Ti sei mai chiesto come siano le persone più potenti della terra in realtà fare così tante cose? 🤔

Persone come Bill Gates ed Elon Musk non hanno avuto un grande successo nelle loro vite per caso. Lo hanno fatto organizzando ogni ora di ogni giorno, programmando il loro tempo in modo che siano produttivi e raggiungano i loro obiettivi.

Questo modo di pensare è il punto cruciale della gestione delle attività. Dopotutto, tutti hanno la stessa quantità di ore nella loro giornata, ma è il modo in cui organizzi quelle ore che determina quanto effettui effettivamente.

Il modo in cui organizziamo le nostre giornate lavorative si riduce alla strategia. Alcune persone si atterranno a un elenco di cose da fare, mentre le aziende potrebbero trovarlo più utile da usare strumenti di gestione delle attività per organizzare i propri calendari. In effetti, le aziende che utilizzano tecniche come la gestione delle attività spendono 28x meno soldi rispetto a chi cerca di realizzare progetti senza un vero piano o strategia.

In questo articolo, faremo un tuffo in profondità in:

  • Cos'è la gestione delle attività?

  • Perché dovresti iniziare a pensare alla gestione delle attività

  • Tre diversi modi per gestire le attività

  • I vantaggi dell'utilizzo di uno strumento di gestione delle attività

  • Come scegliere il giusto strumento di gestione delle attività

Iniziamo a organizzarci 🗂️

Cos'è la gestione delle attività?

La gestione delle attività è dove ogni attività viene pianificata e gestita utilizzando dettagli e scadenze per consegnare i progetti in tempo.

La gestione delle attività non è così complicata come sembra. È solo un modo stravagante di pianificare come vengono gestite le attività dal momento in cui le inserisci in una pianificazione fino al loro completamento. Stiamo parlando di fissare scadenze, collaborare con i membri del team e creare programmi che consentano a te e al tuo team di essere il più produttivi possibile.

Quando è fatto bene, la gestione delle attività ti consente di:

  • Gestisci il tuo carico di lavoro: Guarda cosa c'è sul tuo calendario, a quali elementi devi dare la priorità e quali scadenze hai a disposizione

  • Aumenta la produttività: Quando ogni attività è organizzata, saprai esattamente su cosa devi lavorare e cosa devi fare. Tutte le informazioni per ogni attività saranno in un unico posto

  • Crea canali di collaborazione: La gestione delle attività riguarda la gestione del team. Il tuo team avrà un'idea migliore di chi sta lavorando su cosa e quando ti aspetti che collaborino a un'attività per completarla più rapidamente

  • Sii più efficiente in termini di tempo: Invece di decidere quale attività dovresti fare dopo o cosa è più urgente, la gestione delle attività elimina gli sprechi di tempo per pensare. Saprai sempre su cosa dovresti lavorare.

Ciò che è sconcertante è il numero di aziende che non hanno ancora un processo in atto per organizzare e completare le attività nella loro pipeline. Sondaggio di PMI 2017 sulla gestione dei progetti globali ha rilevato che il 37% dei leader esecutivi ha ammesso che la causa principale del fallimento dei progetti è stata la mancanza di obiettivi e disciplina chiaramente definiti nell'attuazione della strategia.

In altre parole ... non pianificare abbastanza bene.

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Perché dovresti iniziare a pensare alla gestione delle attività

Ti sei mai chiesto come riescano team come Microsoft a rilasciare sempre nuovi prodotti e funzionalità?

Non è un caso che il loro team di 3000 persone di sviluppatori sia così meticoloso da essere in grado di rilasciare versioni completamente nuove di ognuno dei loro progetti ogni tre settimane. I loro compiti sono gestiti fin nei minimi dettagli. Tutti sanno cosa deve essere fatto, chi lo farà e quando le attività devono essere svolte.

Vedi, la gestione delle attività è solo una parte del puzzle generale di gestione di progetto. MetaLab Project Manager Kyria Brown mettilo meglio quando ha confrontato la pianificazione, il completamento e la consegna dei progetti al volo di un aereo.

“Al livello più elementare, a Capi progetto il ruolo è garantire che le cose procedano senza intoppi in modo che i piloti e l'equipaggio di volo possano fare ciò che sanno fare meglio mentre i passeggeri si sentono al sicuro sapendo che non cadranno dal cielo o si schianteranno a metà volo ", dice.

“Nessuno di noi sarebbe un buon pilota più di quanto faremmo buoni designer o sviluppatori, tuttavia, come Project Manager, possiamo essere i pastori dei loro successi e vivere i nostri sogni creativi indirettamente attraverso di loro ".

Però, atterraggio con successo quell'aereo evidenzia i vantaggi della gestione delle attività. La gestione delle attività non solo può aiutarti a vedere da 10.000 piedi ciò su cui stanno lavorando tutti i membri del tuo team, ma ti darà anche un'idea migliore delle loro capacità e delle attività a cui stanno dando la priorità.

La buona notizia è che la gestione delle attività non è esattamente scienza missilistica. In superficie, comporta tre semplici passaggi:

Passo 1. Crea attività: Il primo passo è decomprimere un progetto e creare singole attività per consegnarlo. Una volta che sai quali sono queste attività, puoi trasformarle in elementi utilizzabili creando risultati finali e fissando scadenze

Passo 2. Organizza e dai la priorità: Pensa a ogni ostacolo che potresti incontrare durante il progetto. Un mal di squadra potrebbe far deragliare determinati compiti? Il tuo team ha la capacità di portarli a termine? Pianifica le attività nel programma del tuo team in base a chi ha tempo libero

Passaggio 3. Monitora e aggiorna: È qui che entra in gioco la gestione delle attività. Una volta avviato un progetto, puoi utilizzare la gestione delle attività per monitorare ogni attività e modificare le cose in tempo reale. Se un membro del team è in ritardo, puoi riassegnare un'attività a un altro membro del team o modificare le attività in modo che le attività più importanti vengano eseguite per prime.

Il modo migliore per gestire effettivamente le attività, tuttavia, è ancora oggetto di dibattito.

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Tre diversi modi per gestire le attività

Sappiamo che l'hai già sentito, ma deve essere ripetuto -non riuscire a pianificare significa progettare di fallire.

È ovvio che la gestione delle attività è una parte cruciale della consegna di un progetto di successo, ma spetta a te decidere quale metodo è migliore per il tuo team. I metodi più comuni per la gestione delle attività possono essere suddivisi in tre diverse categorie:

✍️ Manuale: Elenchi di cose da fare, qualcuno?

📊 Elettronico: Fogli di lavoro / app

👩‍💻 In linea: Strumenti di gestione delle attività basati su cloud

La verità è che se non hai un modo per gestire i tuoi compiti, sarà una salita in salita per fare tutto in tempo. Ecco alcuni modi per trasformare quella pila di attività in una sequenza temporale organizzata.

1. Scrivi una lista di cose da fare vecchia scuola 📝

Ahhh, l'elenco delle cose da fare.

È il modo più semplice per gestire le tue attività e la buona notizia è che tutto ciò di cui hai bisogno è carta e penna per crearne uno. Se il tuo elenco di attività è abbastanza leggero o semplice, questo metodo potrebbe essere sufficiente per organizzare la tua pianificazione.

Scrivi semplicemente ogni attività che devi portare a termine, aggiungi una scadenza e spuntale mentre le completi.

Se ti piace l'idea di pianificare le attività su una lista di cose da fare ma vuoi farlo digitalmente, puoi usare un'app come Todoist. Nell'app puoi creare attività, impostare scadenze e avere accesso alla tua lista di cose da fare digitale, indipendentemente da dove ti trovi.

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✅ Le buone notizie: Gli elenchi di cose da fare sono l'equivalente della gestione delle attività rispetto all'off-grid. Non hai bisogno di una connessione Internet o di pagare un'app per organizzare le tue attività.

❌ La cattiva notizia: Gli elenchi di cose da fare sono molto semplici e se gestisci qualcuno diverso da te stesso, non è l'ideale.

2. Usa una lavagna kanban 🧮

Tabelloni Kanban furono sviluppati negli anni Quaranta dalla Toyota. In giapponese, Kanban significa cartello, che è esattamente ciò che è questo sistema di gestione delle attività.

Una lavagna Kanban è fondamentalmente una lavagna per appunti post-it digitalizzata e normalmente assomiglia a questo:

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Gestire le attività in questo modo ti aiuta a visualizzare ogni attività all'interno di un progetto e a suddividerle in colonne. Ad esempio, puoi utilizzare le colonne per rappresentare le fasi del flusso di lavoro di un progetto. All'interno di ogni colonna sarà presente una scheda che rappresenta un'attività individuale.

Supponiamo che il tuo team stia facendo un riprogettazione del sito web. Per portare a termine il progetto, il tuo team dovrà completare attività come la selezione di caratteri tipografici, la raccolta di immagini e la costruzione di un moodboard. Utilizzando uno strumento come Lavoro di squadra, puoi organizzare queste attività in colonne separate su una lavagna Kanban:

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Una volta che il progetto prende il via e il team inizia a lavorare su ogni attività, scenderanno lentamente dalla lavagna Kanban nella colonna completata. I trigger di Teamwork eliminano anche il lavoro manuale dell'amministratore riassegnando automaticamente le attività e modificando le date di scadenza quando un'attività si sposta da una colonna alla successiva.

Tuttavia, le bacheche Kanban fanno di più che mantenere organizzate le tue attività. Può anche aiutarti a individuare i colli di bottiglia e dare l'allarme se le scadenze non vengono rispettate. Se un'attività è in ritardo, il tuo team riceverà automaticamente una notifica e potrai risolvere rapidamente il problema prima che l'intero progetto venga deragliato.

✅ Le buone notizie: Kanban è un ottimo modo per il tuo team di visualizzare ogni attività all'interno di un progetto. Dà a tutti un'idea chiara del carico di lavoro, delle scadenze e di come sta procedendo un progetto.

❌ La cattiva notizia: Per progetti grandi e complicati, i tabelloni Kanban possono darsi da fare e sembrare travolgenti.

3. Utilizzare uno strumento di gestione delle attività 👩‍💻

UN strumento di gestione delle attività è il modo più semplice per i team gestire più progetti subito.

Non solo ogni membro del team avrà accesso al proprio account, ma verrà assegnato il proprio programma, elenco delle attività, e le date di scadenza per ogni compito loro assegnato. È il modo più semplice per i team collaborare e portare a termine i progetti senza dover sprecare ore ogni settimana nella pianificazione delle riunioni.

Avrai anche una vista di 10.000 piedi su ogni progetto nella tua pipeline. Uno strumento di gestione delle attività mostra ogni attività e quale membro del team sta lavorando su di esse in modo da poter stimare meglio la tua capacità per i progetti futuri e puoi anche programmare le persone per lavorare su più progetti contemporaneamente.

✅ Le buone notizie: Gli strumenti di gestione delle attività sono perfetti per i team che devono collaborare a progetti e pianificare attività in base alla capacità.

❌ La cattiva notizia: Questi strumenti probabilmente costeranno un po 'più di carta e penna

I vantaggi dell'utilizzo di uno strumento di gestione delle attività

Quando si tratta di gestire le attività a livello di team, è un po 'diverso dalla gestione di una lista della spesa.

Le piccole imprese che gestiscono attività avranno un aspetto molto diverso dalle aziende con 50 progetti nelle loro pipeline. Anche così, la gestione delle attività utilizzando metodi come fogli di calcolo, lavagne e post-it può essere una ricetta per il disastro.

Nessuno vuole entrare in ufficio lunedì mattina e trovarlo.

Il grande vantaggio dell'investimento in uno strumento di gestione delle attività è che aiuta a realizzare progetti con successo riconoscendolo la gestione delle attività è la gestione del team.

Prima Azienda di telecomunicazioni Strencom hanno iniziato a utilizzare uno strumento di gestione delle attività, stavano cercando di fornire centinaia di progetti utilizzando strumenti tradizionali come e-mail, fogli di calcolo e documenti.

Non solo stavano lottando per consegnare tutti i loro progetti in tempo, ma anche le loro comunicazioni con i clienti ne risentivano. Il direttore delle operazioni dell'azienda, Colum Buckley, afferma che la società ha raggiunto un punto in cui la gestione dei progetti utilizzando e-mail e fogli di calcolo era diventata un incubo totale.

Quindi, hanno iniziato a cercare uno strumento di gestione delle attività che tenesse sotto controllo i risultati, le attività e le scadenze, oltre a coinvolgere i clienti nel processo.

L'azienda ha investito nel lavoro di squadra. Lo strumento non solo offre loro una visione in tempo reale della loro pipeline, ma coinvolge i loro clienti, che non possono monitorare i progressi del loro progetto senza la necessità di un aggiornamento ufficiale da un project manager.

Il risultato?

Strencom ha triplicato il suo punteggio NPS, una metrica utilizzata per misurare la fedeltà dei clienti, in soli cinque anni.

“Non solo stiamo completando più progetti in meno tempo, ma ci stiamo guadagnando una reputazione per la puntualità delle consegne e l'affidabilità ", afferma Buckley.
“La consegna del nostro progetto è ora un vero valore aggiunto, che è positivo per noi nelle operazioni e per tutti gli operatori del settore ".
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Come scegliere il giusto strumento di gestione delle attività

Scegliere lo strumento di gestione delle attività giusto per le tue esigenze specifiche è estremamente importante, quindi devi fare la tua ricerca.

Alcuni strumenti sono di base e altri hanno tutto tranne il lavello della cucina. Quindi, è importante sapere esattamente di cosa hai bisogno prima di investire. Per fare ciò, dovresti compilare un elenco di funzionalità "indispensabili" chiedendoti:

  • Quali tipi di progetti hai normalmente nella tua pipeline?

  • Il tuo team collabora spesso e trarrai vantaggio da funzionalità come notifiche e trigger automatici?

  • Quante persone ci sono nella tua squadra? (questo avrà un impatto su quanto costerà lo strumento)

  • Hai bisogno di funzionalità di reportistica e analisi?

  • Avrai bisogno monitoraggio del tempo caratteristiche?

  • Trarrai beneficio da modelli di progetto per migliorare la tua gestione delle attività?

  • Lo strumento si integrerà nel tuo stack tecnologico esistente?

Qualunque sia lo strumento di gestione delle attività che scegli, assicurati che segua tutte le caselle della tua lista e non vada a ruba!

Per maggiori dettagli su come iniziare con uno strumento di gestione delle attività, controlla Lavoro di squadra.