Peter Coppinger, CEO di Teamwork.com, spiega come le riunioni individuali aiutano le aziende in rapida crescita a rimanere in contatto e cosa è necessario ricordare per avere successo nella tua attività.


Se due anni fa mi avessi chiesto: "Dovresti fare uno contro uno nel Lavoro di squadra?", Avrei detto che erano inutili impegni aziendali. Saprai dagli altri miei post che cerchiamo di evitare il più possibile riunioni non necessarie qui a Teamwork.com. Ma ora mi rendo conto che con più di 100 persone, abbiamo assolutamente bisogno di incontri one-to-one.

Cosa sono esattamente gli uno contro uno?

Ben Horowitz descrive 1: 1 come "la riunione del dipendente piuttosto che la riunione del manager". Questo è l'incontro in forma libera per tutte le questioni urgenti, idee brillanti e frustrazioni croniche che non si adattano perfettamente ai rapporti sullo stato, alle e-mail e ad altri meccanismi meno personali e intimi ". Questi incontri manager-dipendenti sono una parte essenziale dell'architettura di comunicazione di un'azienda. Se vuoi capire una cosa per renderli più efficaci, è questa: lascia che sia il dipendente a guidare la riunione.

I vantaggi delle riunioni individuali

Solo nell'ultimo anno Teamwork.com è cresciuto a un ritmo astronomico. Una delle sfide che accompagnano questa crescita è garantire che manteniamo una cultura di comunicazione efficace in modo che le buone idee e le frustrazioni non rimangano inascoltate. L'introduzione di regolari riunioni individuali guidate dai dipendenti aiuta tutti a rimanere informati su come i dipendenti si sentono riguardo al loro lavoro quotidiano, al loro sviluppo professionale e all'azienda. È importante che i team leader e i membri abbiano la possibilità di incontrarsi regolarmente in riunioni individuali invece che solo in occasione di revisioni annuali, che possono sembrare formali e scoraggianti, o in grandi riunioni, dove può essere difficile esprimere opinioni individuali. Questi incontri più brevi e informali offrono ai membri del team l'opportunità di dare suggerimenti e discutere potenziali problemi con il loro team leader senza sentire troppa pressione. In definitiva, questi incontri riguardano la felicità di ciascuno dei singoli membri del nostro team, qualcosa a cui teniamo profondamente.

Come eseguire efficacemente uno contro uno

Riunioni individuali efficaci sono possibili solo se tutte le persone coinvolte capiscono che si tratta della "riunione dei dipendenti". I dipendenti, piuttosto che i responsabili del team, devono stabilire l'agenda e utilizzare questi incontri come un'opportunità per dare voce alle frustrazioni o alle idee brillanti che hanno. Le linee guida seguenti provengono direttamente da un post del blog interno in cui ho fornito ai membri del team alcuni punti di discussione suggeriti che potrebbero rivedere e prendere in considerazione prima di una riunione individuale per renderla più efficace.

L'agenda dovrebbe essere qualcosa del genere:

  • Argomenti dei dipendenti (prova a portare alcuni elementi di discussione alla riunione, come domande sui progetti in corso)

  • Domande aperte come:

    • Quali sono le tue sfide quotidiane?

    • Sei soddisfatto dello sviluppo della tua carriera?

    • Trovi il lavoro soddisfacente?

    • Qualcos'altro nella tua mente?

    • Pensi di ricevere abbastanza sostegno nel tuo ruolo?

    • Cosa posso fare per offrirti più supporto?

    • Stai notando problemi di processo che devono essere risolti?

  • Cosa hai imparato ultimamente? (sviluppo professionale)

  • Discuti il feedback del capo del tuo team.

Linee guida aggiuntive

  • Uno contro uno non è una riunione di aggiornamento dello stato.

  • Uno contro uno non è solo un'opportunità per sparare al vento; se hai poco da discutere, dovrebbero finire rapidamente. (Persone remote, ci rendiamo conto che questa potrebbe essere l'unica opportunità per sparare al vento ma dovrebbe essere fatto dopo la riunione.)

  • Per favore, togli tutte le tue frustrazioni dal petto - non lasciare che i problemi peggiorino.

  • Non limitarti a scaricare i problemi: porta suggerimenti e soluzioni se possibile.

  • Non vogliamo trasformare i nostri migliori sviluppatori (e altri leader) in manager a tempo pieno; l'uno contro uno dovrebbe essere davvero breve, dolce e facile.

  • Puntiamo a un incontro uno contro uno almeno ogni due settimane su tutta la linea.

Vogliamo che ogni dipendente qui sappia che viene ascoltato, che stiamo cercando di risolvere eventuali frustrazioni e rendere questo un luogo in cui ami lavorare - ci interessa!

Quello che abbiamo imparato da uno contro uno

Dopo aver usato uno contro uno in Teamwork.com negli ultimi due mesi, possiamo già vedere un cambiamento positivo nelle dinamiche del nostro team. I problemi vengono identificati e discussi prima che diventino problemi e aiutano a costruire relazioni più solide tra i responsabili del team e i membri del team. Mentre continuiamo a crescere, sono fiducioso che le riunioni individuali ci aiuteranno a evitare i blocchi stradali nella comunicazione e ad assicurare che il nostro team rimanga connesso con più di 100 dipendenti come lo eravamo con 10. Se desideri condividere i tuoi pensieri su incontri individuali o suggerimenti per organizzare questi incontri in modo più efficace, assicurati di lasciare un commento qui sotto.