Ci sono molti pezzi che devi mettere insieme per far sì che qualsiasi progetto abbia successo e nessuno è più importante del tuo team che ci sta lavorando.

Quel team, il tuo personale, è noto nel linguaggio di project management come risorse.

E gestire il modo in cui desideri che trascorrano il loro tempo sui progetti nella tua pipeline può fare la differenza tra un team produttivo e uno oberato di lavoro.

Secondo il Project Management Institute's Studio Pulse of the Profession 2018, solo il 60% delle organizzazioni utilizza regolarmente tecniche di gestione delle risorse per organizzare le proprie risorse. Lo studio ha anche rilevato che le risorse limitate o in overbooking sono tra le principali ragioni del fallimento dei progetti.

In poche parole: la gestione delle risorse offre ai tuoi progetti maggiori possibilità di successo.

Avere un piano per allocare, gestire e prevedere ciò su cui lavoreranno i tuoi dipendenti non solo significa che puoi assicurarti di avere abbastanza persone per ogni progetto nella tua pipeline, ma anche quelli che stanno lavorando non si esauriranno.

In questo articolo analizzeremo:

  • Cos'è la gestione delle risorse?

  • Quali sono i vantaggi dell'utilizzo della gestione delle risorse?

  • Come un'agenzia ha abbandonato fogli di calcolo e thread di posta elettronica per la gestione delle risorse in tempo reale

  • 3 tecniche di gestione delle risorse per aumentare la produttività

Pronto? Iniziamo a pianificare 👨‍💻

Cos'è la gestione delle risorse?

La gestione delle risorse è un modo per pianificare e gestire il modo in cui le risorse verranno utilizzate nei progetti e prevedere quante saranno necessarie per le attività imminenti in modo da poter consegnare il lavoro nei tempi e nel budget.

Avere un piano di gestione delle risorse lo consente capi progetto per monitorare la capacità delle risorse, i programmi dei progetti e i tassi di utilizzo. In cambio, possono assicurarsi di avere abbastanza persone per lavorare su ogni attività e che il loro team non sia sovraccarico di lavoro nel processo.

Ora, le persone non lo sono solo risorsa che devi gestire. Dovresti anche considerare altre risorse di cui avrai bisogno per i progetti, come:

  • Attrezzatura hardware

  • Strutture

  • Software

  • Budget

  • Tempo

Ma se si suddividono tutte queste risorse, esse rientrano in tre categorie: materiali, persone e costi.

Pensiamo che le tue persone siano la risorsa più preziosa che hai. Non puoi sostituirli se si rompono e non puoi clonare le loro abilità uniche. È fondamentale che tu pianifichi attentamente come destinare il loro tempo e le loro energie a ogni progetto in modo che siano produttivi e contento.

Quali sono i vantaggi dell'utilizzo della gestione delle risorse?

Vantaggio n. 1: previene il burnout

Ogni persona del tuo team è molto più di un numero: è una risorsa con set di competenze che aiutano la tua azienda a realizzare progetti.

Tuttavia, se il loro tempo non è gestito correttamente, è difficile per loro lavorare in modo produttivo e produrre il loro lavoro migliore. Studio del PMI del 2018 ha scoperto che uno dei maggiori problemi per i project manager era il rispetto delle scadenze del progetto. Una gestione efficace delle risorse ti aiuta a evitare questo problema avvisandoti di calendari sovraccarichi in modo da poter riallocare i carichi di lavoro e prevenire il burnout.

Io posso anche:

😃 Mantieni il tuo team più felice e produttivo fornendo loro programmi realistici con cui lavorare ed evita di essere stressato.

💵 Assicurati che i calendari di tutti abbiano una ponderazione uniforme e che le risorse lavorino alla massima produttività per portare a termine i progetti.

👀 Aiuta i project manager a tenere traccia delle pianificazioni e a riempire gli spazi vuoti nel calendario di una risorsa evitando di raddoppiare quello di qualcun altro.

Ci sono anche altri motivi per cui dovresti tenere d'occhio le capacità della tua squadra. Se il tuo team sta già lavorando a un progetto per un cliente e chiede che venga aggiunta un'altra funzionalità o che venga consegnata in anticipo, devi rispondere sì o no.

Il modo migliore per evitare di sovraccaricare i calendari del tuo team è utilizzare uno strumento di gestione delle risorse che tenga traccia delle capacità di tutti. Ad esempio, Teamwork utilizza i membri del team ore lavorative (che sono impostati nei loro profili) per calcolare quanto lavoro c'è nella loro pianificazione e quanto tempo hanno a disposizione.

Se qualcuno è in overbooking, il suo profilo verrà evidenziato in rosso. Per riallocare le attività e liberare il loro carico di lavoro, tutto ciò che devi fare è trascinare e rilasciare.

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Vantaggio n. 2: aiuta a prevedere i problemi

Anche i migliori project manager trovano difficile prevedere i problemi una volta che un progetto prende il via.

La soluzione migliore è disporre di un piano di gestione delle risorse. Un piano può interrompersi ogni giorno (o anche ogni ora) del progetto, quindi sai su cosa lavoreranno tutti e ti aiuterà a evitare la mancanza di risorse prima ancora che il progetto inizi.

Pensa ai problemi quotidiani che possono portare un progetto fuori strada. Cosa succede se un membro del team si ammala durante un progetto? O esce?

La gestione delle risorse rende più facile tenere conto di questi problemi allocando il tempo di riserva per le attività o creando un piano di emergenza per colmare il divario di risorse. Ad esempio, un semplice trucco come lasciare la capacità di tutti all'80% se viene visualizzata un'attività extra può impedire a un progetto di deragliare.

Avere un piano può anche aiutare a prevedere i problemi di budget allocando la tariffa di una risorsa nel loro profilo. Se i tuoi ingegneri del software ti costano $ 100 / ora e il budget del progetto è $ 5000, puoi prevedere prima inizia un progetto che hai solo 50 ore del loro tempo da allocare senza superare il budget.

Semplice!

Vantaggio n. 3: ti aiuta ad allocare le giuste risorse

Immagina questo: ricevi una richiesta di progetto da un cliente e, dopo una rapida scansione del tuo calendario per verificare la disponibilità delle risorse, lo prenoti.

Sembra fantastico, vero? No, a meno che le persone che avevano tempo libero nei loro calendari non abbiano effettivamente le competenze per completare le attività del progetto.

La gestione delle risorse interrompe questo tipo di situazioni prima che si verifichino consentendo ai project manager di filtrare e ordinare le risorse per vedere se hanno le competenze giuste per lavorare su un progetto. Utilizzando uno strumento come Teamwork, i project manager possono filtrare rapidamente le risorse in base al loro set di competenze per vedere se le persone giuste hanno spazio sui loro calendari prima di intraprendere un nuovo progetto.

Ecco una rapida occhiata a come funziona:

Avere una visione accurata di quante persone stanno lavorando a un progetto, chi sono e le loro competenze è una parte preziosa di qualsiasi piano di gestione delle risorse.

Come un'agenzia ha abbandonato fogli di calcolo e thread di posta elettronica per la gestione delle risorse in tempo reale

Come molte aziende con un piano di gestione delle risorse, agenzia di marketing digitale B2B Gruppo Pravda Media una volta monitorato il carico di lavoro utilizzando un mix di riunioni sullo stato, fogli di calcolo e percorsi di posta elettronica.

Il problema non era solo che questo approccio era sparso e prosciugava gran parte del tempo della squadra. Era impossibile avere una comunicazione chiara per ogni progetto e vedere a cosa stavano lavorando tutti.

Quindi, il team ha investito Lavoro di squadra per gestire le sue risorse.

Dice il CEO Kfir Pravda il team ora pianifica i progetti nei diagrammi di Gantt e negli usi I Quaderni per memorizzare note e programmi di riunioni. Usa anche lo strumento filtri funzione per analizzare lo stato di salute di un progetto monitorando l'allocazione delle risorse, potenziali colli di bottiglia e proiezioni di budget per garantire che tutto rimanga in linea.

“Ora sono in grado di fare quello che chiamo "mentoring proattivo", perché ho trasparenza con le attività e i progressi, sono in grado di intervenire e fornire loro indicazioni su tutto, dalle interazioni con i clienti alla risoluzione dei problemi ", afferma. Non perdiamo tempo a cercare informazioni, a capire i passaggi successivi o a ottenere rapporti sullo stato del lavoro di altre persone. Ora siamo tutti allineati al 100% e lavoriamo a pieno regime, spingendoci avanti verso un obiettivo chiaro ".

Gestendo le sue risorse, Pravda sa quando il programma di un membro del team è in overbooking o se un progetto è in ritardo perché tutto è monitorato in tempo reale.

3 tecniche di gestione delle risorse per aumentare la produttività

È chiaro che la gestione delle risorse è un modo potente per monitorare l'avanzamento del progetto e prevedere i problemi. Quindi, è il momento di esaminare alcune tecniche che puoi utilizzare per implementare la gestione delle risorse nei tuoi flussi di lavoro.

1. Allocare le risorse utilizzando i dati 📊

Allocare le risorse significa fare un tuffo nei numeri.

Inizia con i rapporti sull'allocazione delle risorse per ottenere una visione d'insieme di dove lavorano le persone, quanto sono pieni i loro programmi e quali progetti necessitano di una rivalutazione delle loro risorse.

Immagina di lavorare a un progetto per un cliente e che sia quasi finito. Il team è in ritardo e mancano solo due giorni al primo test del software. Una rapida occhiata al pianificazione del progetto mostra che i due progettisti di software che lavorano al lancio hanno effettivamente bisogno di tre giorni interi per essere pronti per il test del software.

cosa fai?

Non è possibile aggiungere altro lavoro alle pianificazioni dei due progettisti di software, poiché stanno già lavorando a pieno regime. Quindi, devi cercare la disponibilità del tuo team per vedere se qualcun altro con le giuste competenze può avere il proprio calendario rimescolato in modo che possa lavorare sull'attività urgente.

Se il calendario di tutti ha un buffer, questi problemi possono essere risolti prima fanno deragliare un progetto. È essenziale che ogni volta che pianifichi un progetto, tu sempre creare un piano di emergenza e lasciare un po 'di respiro nei programmi di tutti nel caso in cui un'attività sia in ritardo o un cliente richieda alcune funzionalità extra.

Ti farà risparmiare un sacco di grattacapi assicurandoti che il progetto venga comunque consegnato in tempo.

2. Aumenta di livello le tue risorse inutilizzate 🙋‍♀️

La gestione del progetto è un atto di giocoleria costante per assicurarsi che i programmi di tutti abbiano un carico di lavoro uniforme.

Tuttavia, è più facile a dirsi che a farsi ed è normale avere risorse sottoutilizzate. Puoi risolvere il problema utilizzando una tecnica chiamata livellamento delle risorse. Innanzitutto, cerca eventuali risorse sottoutilizzate nel tuo team e quindi verifica rapidamente che non lo siano:

  • Lavorare su altri compiti

  • In vacanza o in malattia

  • Dormono perché si trovano in un altro fuso orario

Se non lo sono, è un segno che i loro calendari sono sottoutilizzati ed è ora di riempirli.

Considera che la risorsa potrebbe essere sottoutilizzata perché il loro set di abilità non viene sfruttato. Ad esempio, se hai un grafico nel tuo team e il loro programma sembra un po 'vuoto, dai un'occhiata alle altre loro abilità.

Possono creare contenuti o migliorare le proprie capacità di promozione dei prodotti? 🤔

In tal caso, assegna loro alcune attività come scrivere post sul blog o idee di brainstorming per promuovere un nuovo prodotto o servizio. Non solo trarrai il massimo dal loro calendario sottoutilizzato, ma ti impedirà anche di dover assumere più personale per svolgere i compiti extra 👌

3. Tieni traccia di ogni budget 💰

Più risorse usi, più costerà il progetto.

Rispettare il budget è una delle parti più difficili della gestione del progetto, con meno del 60% dei progetti attenendosi ai loro budget originali. Prevedere esattamente quante persone avrai bisogno per completare un progetto è solo una parte del puzzle. È inoltre necessario tenere sotto controllo l'ambito di un progetto prevedendo problemi e rischi imprevisti.

La buona notizia è che con il giusto strumento di gestione delle risorse, queste attività diventano un file molto più facile. Utilizzando Teamwork, puoi creare budget di progetto basati su:

  • Tempo fatturabile

  • Tempo non fatturabile

  • Tempo fatturato

  • Tempo non fatturato

Una volta avviato un progetto, ogni volta che un membro del team registra il tempo che ci sta lavorando, verrà automaticamente detratto dal budget in base alla sua tariffa. Puoi quindi controllare lo stato di salute del progetto dall'interno della dashboard del lavoro di squadra:

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Il monitoraggio di budget come questo ha due vantaggi.

Il primo è che capirai quanto sia redditizio ogni progetto monitorando il tempo fatturabile del tuo team. Avrai quindi le informazioni necessarie per prendere decisioni basate sui dati su quali clienti di alto valore dare la priorità e fare spazio nelle pianificazioni del tuo team.

Il secondo vantaggio è la trasparenza. Più tieni traccia dei budget del tuo progetto, più accurate saranno le proposte future. Non solo sarai in grado di dare ai tuoi clienti un'idea migliore di quanto costerà il progetto, ma puoi anche fornire loro una tempistica più precisa di quando dovrebbero aspettarsi che venga consegnato.

Pronto per iniziare a gestire le tue risorse?

Trovare un modo per gestire le tue risorse è come un'iniziazione: non importa quanto grande o piccola sia un'azienda, la seguiranno.

La domanda è: quale percorso di gestione delle risorse prenderai?

Sebbene alcune agenzie possano utilizzare una combinazione di fogli di calcolo e thread di posta elettronica per gestire il proprio team, esiste un modo migliore per pianificare i propri progetti. Con software di gestione delle risorse, puoi vedere i membri del team in overbooking, ricevere avvisi se un'attività è in ritardo sulla pianificazione e mescolare le risorse se il budget di un progetto sta per essere esaurito.

La parte migliore del software di gestione delle risorse è che distoglie la tua mente dai fogli di calcolo manuali e la colloca dove deve essere: con il tuo team ei tuoi clienti.

Pronto per iniziare con la gestione delle risorse? Leggi di più su come Il lavoro di squadra può aiutare la tua azienda qui.