La pianificazione del progetto è una parte fondamentale e cruciale della gestione e della pianificazione del progetto. È la strada di mattoni gialli che, se seguita, ti condurrà alla brillante chiusura del progetto in tempo.

Sebbene la pianificazione del progetto possa sembrare un'attività scoraggiante, è un passaggio importante gestione di progetto e la pianificazione e manterrà il tuo progetto di cadere rapidamente dai binari. Ma non preoccuparti. Dopo questa guida, sarai preparato e pronto per creare un programma di progetto perfettamente funzionante e scorrevole che ti invierà a fare clic sui tacchi e tornare a casa per l'ora di cena.

Cos'è esattamente una pianificazione del progetto?

Una pianificazione del progetto suddivide un obiettivo grande in un obiettivo più piccolo pietre miliari e attività con date di inizio e fine in modo che l'intero progetto sarà completato in tempo.

Ma la pianificazione del progetto raramente è semplice come creare una sequenza di eventi. È più come un atto di equilibrio. Dovrai gestire tempo, costi e qualità assicurandoti comunque che i vantaggi del progetto possano essere realizzati.

Non include solo una pianificazione del progetto che cosa deve essere fatto, ma identifica chi deve farlo, come l'attività verrà eseguita e quando sarà completato.

Sfortunatamente, la pianificazione del progetto non è un lavoro unico. C'è un sacco di lavoro di supposizione istruita coinvolto e poi continui aggiornamenti e riorganizzazioni man mano che il progetto progredisce.

Ecco perché è così importante avere un solido team di progetto e persino un ufficio di gestione dei progetti ben attrezzato. Una pianificazione del progetto efficace e che fa risparmiare tempo dipende da stime accurate da parte del team di progetto. Dovrebbero essere adottati approcci diversi ai programmi per diversi tipi di progetti. Ma ciò che hanno tutti in comune sono alcuni passaggi essenziali (li approfondiremo di seguito) e l'affidamento a stime precise sui traguardi del tuo team.

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Perché la pianificazione del progetto è così importante

Proprio come un calendario o una pianificazione personale, la creazione e la gestione di una pianificazione dettagliata per i tuoi progetti farà in modo che nulla vada in fumo o finisca per ritardare la data di scadenza del progetto.

Senza una pianificazione, i progetti vanno in pezzi, specialmente quelli grandi con molte parti in movimento. Per garantire la tua organizzazione e stakeholder che puoi realizzare e mettere in atto il tuo schema del progetto e per mantenere il tuo team sulla stessa pagina, avrai bisogno di una pianificazione dettagliata del progetto. Allora, da dove inizi?

Pianifica per pianificare e programmare nella tua pianificazione

Se sei un drogato di pianificazione come noi e Leslie Knope, probabilmente hai già fatto spazio nel tuo programma, per programmare. In effetti, se parli con un manager, non faranno sembrare questa abitudine così assurda. Creare un piano e una pianificazione per i tuoi progetti è ciò che riguarda la gestione del progetto. È una parte cruciale della tua settimana lavorativa.

La pianificazione del progetto non dovrebbe certamente occupare un aspetto negativo nel tuo pianificatore. Non scriverlo nemmeno nella sezione delle note. Questa attività può richiedere molto tempo (più tempo ci dedichi ora, tuttavia, più fluido e veloce verrà eseguito il progetto in seguito). Quindi fai un favore a te stesso e prendi un po 'di tempo per creare la pianificazione del tuo progetto.

Come creare un programma di progetto a prova di proiettile

1. Metti in ordine tutti i tuoi pezzi

Questo passaggio è il lavoro di preparazione. È come versare tutti i pezzi del tuo puzzle sul tavolo e assicurarti di non perderne metà prima di iniziare a montare. Alcune persone lo chiamano "Schedule Management Plan".

Durante questo passaggio, definirai le politiche, le procedure e la documentazione che influenzeranno la pianificazione del tuo progetto. Dovrai trovare le risposte ad alcune domande riguardanti le contingenze del progetto, le risorse, le dipendenze dalle attività, le procedure organizzative e le parti interessate. Poni queste domande:

  • Quanto sarà grande il tuo contingenza riserva, e come verrà calcolata? Il tuo progetto richiederà un solido piano di emergenza o di riserva?

  • Ce ne sono di grandi risorse la cui disponibilità ha un effetto importante sul programma?

  • E l'ordine dei tuoi passi? Ce ne sono di importanti dipendenze delle attività necessario nel tuo progetto, come, ad esempio, gettare le fondamenta di una casa prima di incorniciare le pareti?

  • Ci sono procedure organizzative messo in atto da un Project Management Office per la creazione e l'aggiornamento della pianificazione?

  • Chi deve approvare il programma e chi ha bisogno di una copia? Chi sono i stakeholder

    coinvolti?

Rispondere a queste cinque domande influenzerà notevolmente la pianificazione del progetto. Utilizzerai le informazioni raccolte per passare al passaggio 2.

2. Definire compiti, attività e traguardi

A questo punto, dovrai iniziare a capire quali attività e azioni specifiche devono essere eseguite per completare il progetto desiderato e i suoi vantaggi. Qui suddividerai il lavoro in modo che sia più facile stimare, programmare, eseguire, monitorare e controllare il progetto nel suo complesso.

Farà un semplice elenco di attività. La cosa più importante in questa fase, tuttavia, è la tua completezza.

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3. Ordina le tue attività in sequenza

Quindi, determina la relazione tra le attività definite. Ti consigliamo di notare cose come, l'attività A può essere completata contemporaneamente all'attività B? L'attività C deve essere completata prima di poter iniziare l'attività D? Alcune attività possono sovrapporsi, altre no.

Mettere le attività in sequenza e annotare la loro relazione reciproca aiuterà il tuo progetto a muoversi in modo efficiente. Se utilizzi uno strumento di gestione dei progetti, sarai in grado di disporre e visualizzare facilmente queste attività e la loro relazione reciproca.

4. Determina le risorse necessarie per le tue attività

Esistono quattro tipi principali di risorse: persone, strumenti e attrezzature, strutture e voci di costo fisso come i subappaltatori. Altre risorse includono risorse finanziarie, imprevisti e retribuzione degli straordinari. In questo passaggio, esaminerai ogni singola attività e determinerai le risorse richieste.

5. Stimare la durata di ogni attività

Successivamente, dovrai determinare il più vicino possibile quanto tempo richiederà ciascuna attività. Per ottenere una stima precisa, puoi guardare indietro a progetti simili. Molti strumenti di gestione dei progetti consentono il monitoraggio del tempo, che ti fornirà i dati necessari per stimare i limiti di tempo per progetti e attività futuri. Oppure puoi trovare il periodo di tempo medio tra la massima durata possibile e la minore durata possibile che pensi possa richiedere l'attività.

Inoltre, durante il processo di pianificazione del progetto, i project manager creano spesso un calendario delle risorse, che mostra quando le risorse saranno disponibili. Ad esempio, la creazione di un sito Web richiede molta collaborazione tra gli sviluppatori front-end e back-end, nonché un team di progettazione. Quando crei un sito web, quindi, devi assicurarti di sapere quando i tuoi sviluppatori e designer sono disponibili e quanto tempo impiegheranno loro per completare le loro attività.

Quando crei la pianificazione del tuo progetto, dovrai notare quando ogni risorsa è disponibile. Chiediti: un finanziamento particolare arriverà in una certa data? Sono necessari strumenti, persone o altre risorse disponibili solo per un determinato periodo di tempo?

6. Identificare il percorso critico

Ora sei pronto per sviluppare la pianificazione più efficiente e accurata per il tuo progetto. Qui inserirai le date di inizio e di fine ufficiali per ciascuna attività.

Esistono diverse tecniche per tracciare le informazioni sulla pianificazione. Ma una delle tecniche più popolari è chiamata il metodo del percorso critico, che, una volta terminato, assomiglia a questo:

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Il percorso critico è il percorso più lungo attraverso la rete delle tue attività. Utilizzando questo metodo, è possibile identificare il tratto più lungo di attività dipendenti e misurarle dall'inizio alla fine.

Perché è utile? Identificherà quali attività, se ritardate anche di un giorno, ritarderanno l'intero progetto e quali attività non influiranno sulla data di fine del progetto se ritardate. Queste informazioni saranno estremamente utili in seguito, quando gestirai il progetto. Ecco un utile tutorial su come tracciare il tuo percorso critico.

Non essere un caposquadra tardivo.

A nessuno piace consegnare un progetto in ritardo. Fin dai tempi della scuola, ci è stato insegnato come finire il nostro lavoro entro un limite di tempo. E ora, come professionista, non puoi farla franca senza perdere la scadenza dicendo agli stakeholder esterni dell'organizzazione che qualcuno ti ha rubato lo zaino.

Creare un solido programma di gestione del progetto può essere impegnativo e richiedere molto tempo. Ma questi sei passaggi ti assicureranno di farlo in tempo.

Per fortuna, non tutto del tuo lavoro deve essere così laborioso. Come adesso, ad esempio, quando stai per ottenere 30 giorni di accesso gratuito a un dispositivo all-in-one software di gestione del progetto.

Niente più scadenze mancate o ritardi frenetici. Goditi un mese di facile gestione del progetto dall'inizio alla fine, su di noi.