Come creare una (davvero buona) proposta di progetto

Ogni progetto inizia con una proposta.

È la tua presentazione a un cliente che non solo può consegnare il progetto per lui, ma puoi farlo in un determinato periodo di tempo, budget e, soprattutto, ottenere i risultati desiderati.

La creazione di proposte di progetto dettagliate e di successo è fondamentale anche per la tua agenzia non solo per aumentare i tuoi profitti, ma così la tua agenzia ei tuoi clienti sono sulla stessa pagina dal primo giorno 1. Secondo Rapporto 2018 Pulse of the Profession di PMI, alcuni dei motivi principali per cui i progetti falliscono si riducono a una raccolta imprecisa di requisiti, rischi non definiti e stime dei costi imprecise:

Project proposal's project report image

La buona notizia è che tutti di queste cause possono essere superate con una proposta di progetto ben studiata e presentata. Questo perché una proposta di progetto di successo avrà una suddivisione dettagliata dei costi, degli obiettivi, delle tempistiche e degli obiettivi di un progetto che ogni stakeholder deve approvare prima di iniziare.

In questo pezzo, analizzeremo:

  • Cos'è una proposta di progetto e quali sono gli elementi fondamentali?

  • 6 Diversi tipi di proposte di progetto

  • Come scrivere una proposta di progetto che viene approvata

  • Come il software può aiutare a creare proposte di progetto perfette

Cos'è una proposta di progetto e quali sono gli elementi fondamentali?

Una proposta di progetto è una struttura che delinea concetti chiave, obiettivi, costi e tempistiche di un progetto tra un'agenzia e un cliente.

È questo documento cruciale che segnala l'inizio di qualsiasi progetto che finisce per raggiungere la pipeline del tuo progetto, che si tratti di un nuovo cliente o di clienti esistenti, o di lavoro extra per un progetto su cui il tuo team sta già lavorando.

Quando metti una proposta in prospettiva, è senza dubbio uno dei pezzi più essenziali di qualsiasi progetto. È il pezzo di comunicazione che un cliente riceve che delinea chiaramente cosa puoi fare per lui e quanto costerà, ed è la tua migliore possibilità di persuaderlo a scegliere il tuo agenzia con cui lavorare invece dei tuoi concorrenti.

Ogni progetto che scrivi e proponi a un cliente includerà alcuni elementi fondamentali, come:

  • Il problema: Qual è il problema che risolverà il progetto?

  • ⏱️ Sequenza temporale: In quale tempistica sarà completato il progetto? Quando verranno raggiunti determinati traguardi?

  • 💵 Budget: Quanto costerà al cliente?

  • 🥅 Obiettivi: Quali sono gli obiettivi strategici del nostro cliente e in che modo la nostra proposta si allinea con tali obiettivi?

  • 😀 Vantaggio: Quale vantaggio porterà il prodotto completato al cliente? Come aiuterà a risolvere il loro problema principale? Soddisfa l'obiettivo del progetto?

  • 👨‍👩‍👧‍👦 Persone: Chi ci lavorerà e sarà responsabile della consegna del prodotto finito?

  • 📈 Risultati del progetto: Un elenco chiaro e conciso di tutto ciò che verrà consegnato al cliente una volta completato il progetto, comprese le metriche che dimostrano che il progetto ha consegnato ciò che hai promesso.

Oltre a questi componenti principali, c'è anche un'altra parte (spesso trascurata) della scrittura di un progetto di successo: convincere il cliente che il tuo l'agenzia è quella giusta.

In un certo senso, una proposta di progetto dovrebbe essere considerata anche come una proposta di marketing. Dovresti tenere a mente il tuo cliente quando scrivi ogni sezione e continuare a raddoppiare per assicurarti che ogni frase che scrivi affronti i suoi problemi e obiettivi in qualche modo.

Se la tua proposta non riesce a convincere il cliente, rischi di perdere del tutto il contratto di progetto. Un buon modo per padroneggiare il potere di persuasione del tuo progetto è adottare la formula Problem-Agitate-Solve (PAS):

🕵️ Identifica un problema

😠 Agita il problema

✔️ Proponi una soluzione significativa

Autore Dan Kennedy una volta affermato il PAS era la formula di persuasione più potente mai inventata.

“Quando capisci che è più probabile che le persone agiscano per evitare il dolore piuttosto che per ottenere un guadagno, capirai quanto sia potente questa formula ", ha detto.

Supponiamo che il tuo cliente volesse riscrivere la copia sul suo sito web. Potresti usare la formula PAS come tecnica di persuasione nella tua proposta scrivendo qualcosa come:

  • Problema: Per convincere i clienti a comprare, hai bisogno di una copia persuasiva che mostri chiaramente i tuoi servizi

  • Agitazione: Tuttavia, trovare un copywriter in grado di raggiungere questo obiettivo è quasi impossibile grazie alla domanda e provare a scrivere la copia da soli è un compito arduo.

  • Soluzione: Il nostro team di copywriter può creare rapidamente copie per il tuo sito Web che attireranno potenziali clienti e li convinceranno a guardare ulteriormente i tuoi prodotti.

Vedi cosa fa la formula? Prende il problema principale del cliente (non avere una buona copia sul proprio sito web) e gli dà una soluzione.

Il tuo linguaggio persuasivo dovrebbe anche penetrare nella sezione "vantaggi" della proposta, dove delinea chiaramente i risultati che il tuo progetto fornirà al cliente. Ad esempio, il copywriting del tuo nuovo sito web potrebbe aumentare le conversioni del 10% o aumentare le iscrizioni alla newsletter del 5%, quindi assicurati che questi vantaggi siano chiaramente indicati per il cliente.

Come scrivere una proposta di progetto che viene approvata

Conosci già gli elementi chiave di ciò che dovrebbe avere una proposta di progetto di successo: un linguaggio persuasivo, un budget e una tempistica chiari e un problema del cliente che il tuo team può risolvere.

Ora è il momento di vedere dove ognuno di questi pezzi si inserisce in una proposta di progetto di successo. Ogni proposta di progetto che invii dovrebbe avere 6 sezioni diverse:

  1. Informazioni chiave sul progetto

  2. sintesi del progetto

  3. Metodologia

  4. Costi e budget

  5. Testimonianza / Termini e condizioni

Diamo un'occhiata più da vicino a ciò che è necessario includere in ciascuna di queste parti della proposta.

Parte # 1: informazioni chiave sul progetto

Queste sono le ossa nude del progetto, tra cui:

  • Nome del cliente

  • titolo del progetto

  • Lasso di tempo

  • Chi ha scritto la proposta

  • Quale documentazione sarà in appendice

  • Informazioni di contatto per la tua agenzia

Questo è tutto. Breve, tagliente e dolce. Questa parte della proposta non dovrebbe occupare più di una pagina.

Andare avanti...

Parte # 2: Riepilogo del progetto

Successivamente, è necessario scrivere un riepilogo chiaro e conciso di chi sarà coinvolto nel progetto, cosa realizzerà e quanto costerà.

Inizia scrivendo uno o due paragrafi sul background del progetto, ad esempio quale problema risolverà la proposta e perché è importante per il cliente. È qui che puoi utilizzare la formula PAS che abbiamo esaminato in precedenza per convincere il cliente che hai una soluzione al suo problema.

La sintesi del progetto della proposta dovrebbe anche delineare gli obiettivi chiave del progetto, oltre a fornire informazioni su:

  • Chi lavorerà al progetto

  • Quale prodotto / servizio stai fornendo

  • Cosa farà la tua squadra

  • Quali obiettivi e traguardi raggiungerai per il cliente

  • Una cronologia per le pietre miliari e la consegna finale

  • Dove completerai il progetto (da remoto, il tuo ufficio o l'ufficio del cliente)

  • Quanto costerà il progetto

Parte # 3: metodologia del progetto

La metodologia del progetto è la vera carne della proposta.

È dove delinea al cliente, in dettaglio, come raggiungerai gli obiettivi e gli obiettivi che hai delineato nel riepilogo del progetto.

Per rendere questa sezione più facile da digerire per il tuo cliente, ti consigliamo di suddividerla in risultati finali del progetto, attività e una sequenza temporale generale.

🚚 Prodotti finali: Questo può essere un elenco di tutto ciò che il cliente riceverà da te. Ad esempio, se sei un'agenzia di design e il cliente desidera un pacchetto di branding, l'elenco delle consegne includerà loghi, campioni di colore e linee guida per il branding. Ogni deliverable deve essere allegato a una data entro la quale il tuo team lo consegnerà.

📝 Compiti: Una ripartizione dettagliata di quando le attività saranno completate, in modo che il tuo cliente sappia quando può aspettarsi di iniziare a ricevere i risultati. Questo ti aiuterà anche a suddividere quanto tempo richiederà il progetto in modo che il tuo cliente possa vedere come viene speso il budget del progetto. Ad esempio, se prevedi che il tuo team impiegherà 10 ore per progettare un nuovo logo, presentalo come un'attività con il periodo di tempo stimato.

⏱️ Sequenza temporale: La sequenza temporale del progetto traccerà ogni risultato finale dall'inizio al suo completamento. Ciò dovrebbe includere riunioni di avvio, check-in dei clienti e pietre miliari del progetto. Una sequenza temporale è importante perché mostra ai clienti cosa aspettarsi e quando possono aspettarseli. Ad esempio, un'agenzia di progettazione può programmare una riunione di check-in con un cliente dopo che le bozze di approvazione per le linee guida del marchio sono state inviate. Se pianifichi queste due settimane dall'inizio del progetto, il cliente sa quando può aspettarsi di vedere dei progressi dal tuo team!

Parte n. 4: costi e budget

Sebbene tu abbia già fornito al cliente una cifra complessiva su quanto gli costerà il progetto, dovresti anche suddividere ogni risultato finale.

Il budget deve essere erogato per elemento pubblicitario, in modo che il tuo cliente possa vedere esattamente dove verrà speso il suo denaro. Ad esempio, se stai progettando una rivista per un cliente, dovresti fornire una suddivisione per elemento pubblicitario di ciascuna attività, come l'approvazione del concetto, la progettazione e l'adempimento. Una volta che hai finito, dovrebbe assomiglia a questo:

Image of project proposal budget

Se il tuo team ha bisogno di viaggiare o acquistare forniture per il progetto, assicurati di includerle come spese nella tua proposta iniziale, in modo che i costi a sorpresa non colgano il cliente alla sprovvista.

È anche utile spiegare perché hai inserito ciascuno degli elementi pubblicitari nel budget. Non è necessario spendere pagine per questo, solo un breve paragrafo o due che giustifichi le spese (il che aiuta anche a ridurre il numero di domande che riceverai dal cliente!)

Parte # 5: Testimonianza / Termini e condizioni

Ora è il momento di concludere la tua proposta.

Come abbiamo già detto, convincere il cliente a scegliere tu lavorare al progetto è l'obiettivo finale e questa è la tua ultima possibilità per farlo. Meglio ancora, aggiungi una testimonianza brillante di un cliente precedente per aiutarti a conquistarlo, in questo modo esempio di proposta:

Image of project proposal words of encouragement

Quando sono pronti per firmare la linea tratteggiata, traccia i termini e le condizioni utilizzando un quadro giuridico chiaro, conciso. I tuoi T&C dovrebbero includere il materiale che consegnerai al cliente, la quota del progetto, i diritti di trattenimento e il luogo in cui tu e il tuo cliente avete stipulato l'accordo. Ecco un ottimo esempio di una proposta T&C da Bidsketch:

Image of Bidsketch's Project Proposal

Come il software può aiutare a creare proposte di progetto perfette

Elaborare una proposta di progetto di successo può essere un compito piuttosto impegnativo, ma l'uso del software giusto può aiutare.

Poiché ci sono così tante parti in una proposta, è difficile metterle insieme, soprattutto perché i diversi reparti saranno responsabili di ogni parte. Ciò che semplifica il processo è tenere tutto in un unico posto.

Ecco dove piace uno strumento Tabelloni Kanban entrare in gioco.

È possibile utilizzarli per suddividere la proposta di progetto in parti separate e quindi assegnare ciascuna sezione al reparto pertinente. Ad esempio, i costi e il budget dovranno essere stimati e elaborati dal responsabile del team di progetto, mentre i T&C saranno gestiti dall'ufficio legale.

Utilizzando uno strumento come le lavagne Kanban di Teamwork, puoi creare colonne e schede attività separate per ogni parte della proposta, come questo:

Image of Teamwork's Project Proposal

Come puoi vedere, ogni parte del processo, dalle valutazioni del sito web agli obiettivi, riceve la propria scheda, la data di scadenza e viene assegnata a uno specifico membro del team. Una volta che il membro del team inizia a lavorare sul proprio compito, può allegare file, stime dei costi e commenti a ciascuna scheda per tenere tutto in un unico posto.

Quando hanno finito di compilare la parte della proposta di progetto, possono taggare il loro team leader per farglielo sapere.

Tutto ciò che resta da fare è mettere insieme la proposta, inviarla al cliente e, si spera, vincere il progetto!