Lana Antonova di WebVixxen Design descrive come il software di gestione dei progetti di Teamwork.com le consenta di gestire senza sforzo persone e progetti creativi.


“Dalla prima volta che ho utilizzato Teamwork Projects, ho capito subito che la piattaforma era perfetta per il mio team ".

WebVixxen Design è un'agenzia di design boutique / collettivo di marchi completamente integrato con sede a Venice, California, specializzato in design e branding di fascia alta. Fondata nel 2003, WebVixxen Design incorpora il design del sito web, la fotografia, l'e-commerce e altro nei loro servizi. In questo caso di studio, abbiamo parlato con Lana Antonova, fondatrice e direttrice creativa di Webvixxen Design per scoprire come Progetti di lavoro di squadra le permette di gestire in modo collaborativo il suo team, i clienti e i progetti.

Le sfide

“Avevo bisogno di un modo per mantenere tutte le comunicazioni con i clienti e il team organizzate e sotto lo stesso tetto. È estremamente dispendioso in termini di tempo ordinare centinaia di email e / o diverse app per trovare quello che stai cercando e il tempo è denaro ".

Quando WebVixxen era una piccola startup, semplici strumenti potevano tenere il passo con le esigenze del team, ma man mano che l'azienda cresceva, cresceva anche il numero di conversazioni, attività e materiali che dovevano essere coordinati. Le informazioni e i documenti del progetto erano sparsi su account email, desktop e cloud e Lana era sopraffatta dal processo di gestione dei progetti per la crescente base di clienti della sua agenzia. Dopo aver preso diversi sistemi di gestione del progetto per un test drive, il team di WebVixxen è rimasto deluso. In ogni caso, il software aggiungeva ulteriori passaggi o confusione ai flussi di lavoro invece di risparmiare tempo.

"Altre piattaforme che abbiamo testato erano piuttosto confuse ed eccessivamente complicate. L'interfaccia utente non era intuitiva e c'erano sempre troppe cose da fare. I nostri clienti erano frustrati e questo non ha aiutato la nostra infrastruttura interna. Invece, è stato quasi più lavoro cercare di capire tutti i pezzi. "

Dato che il suo team in crescita stava lavorando a progetti per una base di clienti in rapida espansione, Lana voleva anche la sicurezza di sapere che ogni membro del team aveva tutte le informazioni di cui aveva bisogno in qualsiasi momento.

“Se qualcuno doveva accedere a un file oa un thread specifico, volevo che fosse a portata di mano in un modo molto intuitivo ".

La soluzione

Durante la sua ricerca del software di gestione dei progetti ideale, Lana ha scoperto Progetti di lavoro di squadra nel 2011, e ha subito riscontrato risposte positive dal suo team e dai clienti. I membri del suo team hanno acquisito rapidamente il software e il progresso quotidiano su ogni progetto è accelerato perché commenti e file erano in una posizione centrale, non distribuiti tra e-mail, messaggi di testo e varie app di messaggistica. Proprio mentre WebVixxen stava guadagnando slancio usando i progetti di lavoro di squadra, Lana ha dovuto affrontare un'emergenza nella sua vita personale. Un membro della famiglia aveva un grave problema di salute, che le richiedeva di gestire WebVixxen da un letto d'ospedale in un altro paese.

"Il lavoro di squadra ha salvato la mia attività quell'anno, poiché ha dato al mio team la capacità di gestire i progetti dei clienti senza che io fossi lì con loro. Non potevo immaginare di eseguire WebVixxen da quella distanza utilizzando l'email, poiché a quel punto avevamo oltre 25 progetti attivi ".

Un paio di mesi dopo il ritorno di Lana negli Stati Uniti, WebVixxen ha dovuto affrontare un'altra emergenza che ha dimostrato il valore dei progetti di lavoro di squadra. Il sito web di un cliente è stato violato, costringendo WebVixxen a tornare a una versione precedente del sito perché il loro database è stato cancellato e non sono stati effettuati backup. Mentre Lana e il suo team hanno cercato di ricostruire il sito Web, si sono resi conto che questo cliente aveva scelto di non utilizzare Teamwork perché pensava che l'apprendimento di una nuova piattaforma sarebbe stato troppo dispendioso in termini di tempo. Tutti i file che sarebbero stati disponibili in un unico posto con Teamwork Projects dovevano essere recuperati da diverse piattaforme.

“È diventata una situazione molto complicata sia per i nostri clienti che per il nostro team, cercando di mettere insieme tutto questo e scovando tutte le e-mail, i file, le indicazioni e le altre piattaforme necessarie in cui avevamo discusso di questo progetto. Se avessero usato il lavoro di squadra, ci sarebbe voluto una frazione del tempo, poiché tutto il materiale sarebbe stato in un unico posto. Quindi, per evitare questo scenario, ogni cliente che si iscrive con noi è tenuto a utilizzare Teamwork Projects."

I benefici

Ora che Lana insiste su ogni piccola informazione, dalle richieste originali alla finale design approvazioni - viene aggiunto a Progetti di lavoro di squadra, che consente al suo team di avere una registrazione perfetta di ogni modifica o suggerimento durante il progetto. Progetti di lavoro di squadra ha anche conquistato molti dei clienti dell'agenzia.

“Tutti i nostri clienti amano i progetti di lavoro di squadra. Alcuni di loro l'hanno persino acquistato per uso interno. Aumenta la produttività, l'organizzazione e semplifica la comunicazione in un modo che la posta elettronica semplicemente non può! "

Il lavoro di squadra ha anche aiutato WebVixxen a creare flussi di lavoro più efficienti e coordinati. Il team di Lana sta segnalando significativi risparmi in termini di tempo e denaro grazie al fatto che la collaborazione è diventata semplice e velocissima.

“I progetti di lavoro di squadra consentono al nostro team di collaborare nonostante lavori spesso da più sedi. Stiamo riscontrando meno ritardi e i nostri progetti procedono senza problemi. "

La rimozione di questi problemi ha migliorato ogni aspetto della prestazione del team: morale, flessibilità, creatività e gestione della crescita. Il team di WebVixxen è ora in grado di concentrarsi sul proprio lavoro e fornire un'esperienza eccellente ai clienti, indipendentemente da dove si trovino.

"Non posso affermare con sufficiente forza che Teamwork Projects ha trasformato il modo in cui opera il nostro team. Ha semplificato enormemente il nostro processo e ha reso la comunicazione tra team e clienti più rapida e semplice che mai."