Ci sono molti vantaggi per un PMO, indipendentemente dal fatto che la tua azienda sia grande e in forte espansione o piccola e appena agli inizi. Di seguito, ci immergeremo nel mondo del PMO, discuteremo se è giusto per la tua azienda e scopriremo perché così tante organizzazioni stanno salendo a bordo. Innanzitutto, definiamo alcuni termini ...

Cos'è un Project Management Office (PMO)?

PMO sta per Project Management Office. Come nota a margine, a seconda dell'azienda e del livello in cui questi gruppi operano all'interno di un'azienda, la "P" in PMO può stare per Progetto, Programma o Portafoglio. Ma in generale e ai fini di questo articolo, ci atterremo alla buona versione vecchio stile, Project Management Office.

Per dirla semplicemente, i PMO fanno funzionare le cose senza intoppi. Piace capi progetto, sono messi in atto per assicurarsi che i progetti siano fatti bene e in tempo. Ma i PMO hanno un ruolo più generale.

Quando si tratta di gestione del progetto, c'è molta ripetizione. Se sei un project manager, potresti aver notato che ti è stato chiesto di gestire diversi progetti simili in linea con gli obiettivi e le strategie della tua azienda. Il PMO salta su questa ripetizione e somiglianza e rende la gestione del progetto più efficiente ed efficace.

Come lo fanno? I PMO forniscono supporto, tutoraggio, standardizzazione e migliori pratiche nella gestione dei progetti per garantire il successo e migliorare l'efficienza dei progetti intrapresi. Creano linee guida e tengono traccia della ripetizione per garantire che i progetti soddisfino uno standard elevato e siano allineati con le strategie generali dell'organizzazione.

Quindi, i PMO sono un po 'come i monitor di controllo della qualità all'interno dei progetti. Questo gruppo definisce e mantiene gli standard per la gestione dei progetti all'interno della propria organizzazione.

Ma aspetta, c'è di più: i 3 tipi di PMO

Può esserci più di un PMO in un'azienda. Le organizzazioni di dimensioni aziendali tendono ad avere un PMO in ogni reparto e un Enterprise PMO (EPMO) per mantenere gli standard in tutti i reparti e le regioni. Inoltre, ci sono tre tipi generali di PMO:

  • Di supporto: questo tipo di PMO fornisce modelli e documenti che il project manager e il suo team possono utilizzare per gestire i loro progetti.

  • Controllo: oltre a fornire modelli e documenti, questi PMO possono anche verificare un progetto per garantire che i project manager e i team aderiscano ai loro standard e siano eseguiti in base agli obiettivi aziendali dell'organizzazione.

  • Direttiva: questi PMO hanno il più alto livello di autorità su tre. In realtà assegnano i Project Manager ai progetti che poi riferiscono direttamente al PMO.

Non lasciarti ingannare dai titoli. Tutti i PMO dovrebbero essere presenti per supportare l'organizzazione, i suoi project manager e team. Sfortunatamente, in passato i PMO si sono trasferiti nelle organizzazioni e sono diventati Dolores Umbridges che applicano le regole.

Ma un buon PMO lavora con il team e ha in mente il miglior interesse dell'organizzazione. Quindi, indipendentemente dal fatto che un PMO sia di supporto, controllo o direttiva, dovrebbe sempre servire e aiutare il team di progetto.

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Lo staff del PMO: chi fa parte del team?

È necessario un mix di competenze e ruoli per garantire che il PMO riesca a seguire, supportare ed eseguire le strategie della propria organizzazione.

Per una rapida panoramica, il PMO medio in tutte le organizzazioni è composto da circa nove membri totali. Questi membri sono generalmente professionisti di grande esperienza con una media di 10 anni nel loro campo. Circa la metà dei membri del PMO ha anche la propria certificazione PMP. L'altra metà sono leader e manager dell'organizzazione che sono stati assegnati a una posizione di PMO.

Per darti una panoramica, ecco alcune posizioni comuni all'interno di un team PMO:

  • Direttore del PMO: Questo capo capo ha il ruolo più critico. Fornisce supervisione su grandi progetti all'interno di un dipartimento e su tutti i progetti che oltrepassano i confini delle divisioni. Hanno il loro occhio attento su tutte le aree dell'organizzazione e sull'avanzamento dei suoi progetti.

  • Responsabili del progetto e del programma: Mentre i direttori del PMO gestiscono lo spettacolo, crediamo fermamente nel potere di un grande project manager. I project manager sono responsabili del successo dei singoli progetti dall'ideazione alla consegna. Pianificano, preventivano e gestiscono i progetti assegnati e forniscono leadership, guida e supporto al team di progetto.

  • Responsabile di progetto IT: Un PMO ben attrezzato deve avere almeno un membro del team esperto di tecnologia. E la maggior parte dei PMO include un Project Manager IT ufficiale per garantire una transizione fluida dei progetti dal lancio all'uso quotidiano. Questi manager collaborano anche con altri professionisti IT e personale per creare qualsiasi nuovo pezzo o sistema di software necessario per il progetto. Spesso costruiscono e gestiscono siti Web e database e sono responsabili dell'implementazione delle integrazioni software.

  • Team di supporto del progetto: Diverse persone possono integrare e servire i project manager in modo che il lavoro venga svolto. Possono includere un pianificatore di progetto, un pianificatore di progetto e un controller di progetto. Ogni membro del team prende una piccola porzione di un progetto e libera il project manager di concentrarsi sugli aspetti facilitativi e commerciali del progetto.

  • Coordinatore o analista del PMO: Questo ruolo multiforme tiene traccia di metriche come tempo, membri del team e budget. Il coordinatore PMO sovrintende anche al coordinamento della gestione della conoscenza. Questo termine fantasioso significa semplicemente che i PMO devono annotare e memorizzare informazioni importanti in un database di progetto. Quali sarebbero le informazioni importanti per un team PMO? Eventuali record di progetto, standard, metodi e lezioni apprese da progetti precedenti. Se questo membro del team ricopre anche il ruolo di PMO Analyst, si assicureranno che le metriche e gli stati del progetto possano essere sempre prontamente disponibili al project manager tramite presentazioni, grafici e statistiche dettagliate di Excel.

  • Analista del controllo delle modifiche: Alcuni PMO includono un Analista del controllo delle modifiche che può aiutare i team ad adattarsi rapidamente quando gli stakeholder aziendali cambiano idea su ciò che vogliono. Su progetti più piccoli, i team PMO possono cavarsela con alcuni fogli di calcolo che tracciano e controllano le modifiche. Ma per progetti di grandi dimensioni, avere un membro del team dedicato che ti aiuti a cambiare marcia può essere di grande aiuto.

Benefici del PMO

Il ruolo del PMO è vitale. Sono responsabili dell'allineamento dei progetti alla strategia e agli obiettivi generali di un'azienda. Esplorano i rischi, gestiscono i talenti, identificano i benefici attesi di un progetto e mantengono questi benefici dopo la conclusione del progetto.

La creazione di un ufficio di gestione dei progetti può migliorare drasticamente la produttività e portare maggiore chiarezza al processo di gestione dei progetti. Dai un'occhiata a queste sei statistiche sorprendenti per vedere come i PMO stanno aumentando da anni sostanziali vantaggi nel mondo reale:

  • Questi PMO hanno anche migliorato la soddisfazione dei clienti del 27%.

  • Hanno portato un aumento del 25% della produttività.

  • E una riduzione del 25% dei progetti falliti.

  • Da allora, le cose sono solo migliorate. Secondo il Project Management Institute (PMI), 38% più progetti soddisfano i loro obiettivi originali e le intenzioni commerciali in aziende che allineano il loro PMO alla strategia.

  • Avevano anche il 33% in meno di progetti considerati fallimenti.

Per riassumere le statistiche, l'implementazione di un PMO porta più del supporto al tuo team di progetti. Fa risparmiare denaro alle aziende, aumenta la produttività e migliora prodotti e processi. Ecco perché così tante aziende stanno adottando la struttura PMO. I PMO sono un investimento nella tua organizzazione e i leader intelligenti stanno iniziando a prendere piede.

Cosa stanno facendo i PMO con le migliori prestazioni?

Sebbene sia chiaro a questo punto che i PMO aiutano ad aumentare il successo di un'organizzazione e dei suoi progetti, un buon approccio può garantire numeri migliori. Quindi che aspetto hanno i PMO professionisti?

Le pratiche PMO di successo si riducono tutte alla formazione. Insegna a un uomo a pescare e gli darai da mangiare per tutta la vita. Addestra i PM alla gestione e il tuo reddito netto continuerà a crescere.

Secondo Soluzioni PM, oltre il 60% dei PMO ha ora un programma di formazione formale sulla gestione dei progetti. Per inciso, le organizzazioni ad alto rendimento hanno molte più probabilità di avere un programma di formazione rispetto a quelle a basso rendimento (85% contro 38%).

Allora, che aspetto ha questa formazione? Ci sono alcune buone opzioni. La maggior parte dei PMO (circa l'80%) offre una formazione in aula utilizzando formatori interni. Detto questo, sempre più aziende (circa il 50%) utilizzano formatori esterni. E le organizzazioni più grandi utilizzano la formazione online su richiesta.

Tuttavia, la formazione non deve occupare il tuo calendario. In media, queste aziende dedicano circa cinque giorni all'anno alla formazione PM. Durante questi cinque giorni, tuttavia, le organizzazioni ad alte prestazioni utilizzano una varietà di strategie di formazione per il PM - dagli strumenti software e la formazione sulle basi del PM allo sviluppo avanzato delle competenze del PM e alla formazione sulla leadership.

La linea di fondo è questa: i PMO di successo investono nei loro team. Partecipano e dirigono i team di progetto stabilendo linee guida e offrendo modelli, processi e politiche da seguire. I team di progetto hanno bisogno di ottimi PMO che possano offrirli di buono metodologie per aprire la strada. E hanno bisogno di una formazione eccellente che li prepari al successo.

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Un progetto è un progetto, non importa quanto piccolo.

Se stai pensando di implementare un PMO nella tua organizzazione, ti salutiamo. Un PMO di successo ti aiuterà a raggiungere i tuoi obiettivi nei tuoi progetti e la tua azienda nel suo complesso.

Siamo grandi fan e forti sostenitori dei team di progetto, di qualunque dimensione. Un PMO ben attrezzato ti consentirà di fornire supporto e trasmettere competenze ai tuoi project manager e al tuo team. Ma se assumere un altro dipartimento non è adatto alla tua attività in questo momento, ci sono ancora molti modi per mantenere i tuoi progetti in ottime condizioni.

In effetti, abbiamo setacciato il Web, raccolto informazioni preziose dai massimi esperti, raccolto dalla nostra esperienza e creato un elenco di buone pratiche di gestione del progetto puoi iniziare a utilizzare oggi. Dai un'occhiata e inizia a gestire i tuoi progetti come un professionista.

Il PMO funziona

13 anni fa, Paul Lindley decise di voler produrre cibo migliore per i bambini. La sua azienda, Ella’s Kitchen, è decollata e i suoi clienti si sono diffusi in Europa, Canada e Stati Uniti.

Anche se Ella’s Kitchen stava pompando cibo per bambini perfettamente frullato, il loro processo di gestione del progetto era come una forchetta in un robot da cucina. Fino al 2016, lo sviluppo di nuovi prodotti e lo sviluppo di prodotti esistenti erano gestiti dal team di progetto che proponeva una modifica.

Decine di progetti diversi erano in esecuzione contemporaneamente. Ma il team stava cercando di gestire attività, budget, scadenze e dettagli su quasi 150 fogli di calcolo.

Ruoli e responsabilità si confondevano, le persone erano frustrate, i processi non si adattavano ai loro scopi. e i prodotti sono arrivati tardi sul mercato.

Ella’s Kitchen aveva bisogno di un sistema migliore. La società ha formato il team "Fa funzionare le cose senza intoppi" nel 2016, quando si sono resi conto che avevano un disperato bisogno di progetti interorganizzativi da gestire da un team esperto e imparziale man mano che le dimensioni dell'azienda crescevano.

Il loro nuovo team PMO si trasferì ed Ellen Jarrett prese il ruolo di Program Manager. Una delle sue prime mosse è stata quella di ottenere Smoothly da fogli di calcolo e in un software di gestione dei progetti. Ricorda: "Prima di utilizzare Teamwork, ho provato Asana, Basecamp, Write e anche alcuni altri, ma Teamwork è stato una schiacciata".

L'approccio dell'azienda ai progetti è stato rivoluzionato. Negli 8 mesi successivi, le attività scadute sono diminuite in modo significativo. Nel 2018, hanno partecipato agli APM Project Management Awards e hanno vinto il premio APM PMP dell'anno.

Il direttore marketing, Mark Cuddigan, ricorda la trasformazione dell'azienda, spiegando come il loro vecchio sistema di gestione dei progetti fosse "il problema più grande che l'azienda ha dovuto affrontare". Dopo aver presentato il team Smoothly PMO, Ella’s Kitchen è stata nominata una delle 100 migliori aziende per cui lavorare dal Sunday Times.