Che tu sia un piccolo college o un'istituzione tentacolare, sappiamo che le università devono affrontare una serie unica di sfide. Non è esagerato dire che ogni università è composta da centinaia di squadre. Dalle varie facoltà educative e dal loro personale docente, ai dipartimenti responsabili della pianificazione e della garanzia della crescita dell'università, ai team operativi che mantengono il / i campus / i senza intoppi ogni giorno - ci sono molte parti in movimento da considerare. Quindi, quando ognuna di quelle centinaia di team utilizza uno strumento o un metodo di gestione dei progetti diverso per organizzare il proprio lavoro, le cose possono diventare davvero complicate. Diventa più difficile per i team allinearsi a livello interdipartimentale su progetti importanti; le informazioni essenziali si perdono o si trovano in sei luoghi diversi contemporaneamente; e monitorare il lavoro di ogni squadra (e misurare i risultati) diventa praticamente impossibile. Ma anche se è caotico avere tutti a lavorare su sistemi diversi, è fin troppo comune nelle università e c'è una ragione molto reale per cui. Con così tanti team disparati, tutti con i propri progetti, obiettivi e modi di lavorare unici, è difficile trovare una soluzione valida per tutti che possa accontentare tutti. Non solo, ma la maggior parte dei software di gestione dei progetti obbliga gli utenti a un modo di lavorare inflessibile, adattandoti al tuo lavoro suo capacità, invece del contrario. Di conseguenza, i team si rivolgono a fogli di calcolo e più strumenti per consentire loro di lavorare a modo loro, portando a una minore coerenza, una minore sicurezza e un ritmo di lavoro inefficiente. Suona familiare? Ciò di cui la tua università ha bisogno è uno strumento di gestione dei progetti flessibile e facile da usare che faciliti il flusso di lavoro unico del tuo dipartimento e consenta la comunicazione e la collaborazione interdipartimentale, senza mai compromettere la sicurezza. Ecco come passare allo strumento giusto può aiutare la tua università a migliorare l'efficienza, semplificare i processi interni e continuare a soddisfare le esigenze di ogni team.

1. Rendi più facile la collaborazione tra i reparti

Le università sanno meglio della maggior parte degli altri quanto sia importante condividere la conoscenza per fare progressi. La collaborazione è parte integrante dei progressi. E con uno strumento di gestione dei progetti universale, quella collaborazione diventa perfetta. Sia che tu abbia diverse facoltà accademiche che si uniscono per un progetto di ricerca interdisciplinare, o che i tuoi team di marketing e di coinvolgimento degli alunni vogliano co-ospitare un evento di raccolta fondi, le università prosperano quando le persone hanno il potere di riunirsi ed esplorare nuove idee. Con tutti che utilizzano uno strumento condiviso, non ci sono limiti quando si tratta di lavorare insieme. Collaborare su progetti, proposte, eventi e molto altro ancora diventa semplice e poiché tutti sono sulla stessa piattaforma, il tuo team è libero di concentrarsi sull'innovazione e sui risultati, invece di coinvolgere colleghi e apprendere nuovi software.

2. Semplifica l'onboarding e migliora l'adozione

Quando tutti lavorano su una piattaforma diversa, l'onboarding e l'adozione diventano non solo dispendiosi in termini di tempo, ma spesso anche costosi. Senza la giusta comprensione di come ottenere il massimo dal software di gestione dei progetti, può essere difficile promuovere l'adozione e consentire agli utenti di ottenere i risultati desiderati. Ma l'onboarding personalizzato, adattato alle esigenze e ai flussi di lavoro del tuo team, può essere costoso. Ora moltiplicalo per ogni prodotto utilizzato dalla tua università, per ogni membro del personale e per ogni nuova assunzione successiva ... non ci vuole il dipartimento di matematica per dirti che si sommano rapidamente. E quando squadre di diversi dipartimenti o facoltà vogliono lavorare insieme? Se non utilizzano entrambi lo stesso metodo di gestione del loro lavoro, dovranno imparare a utilizzare un'interfaccia completamente nuova prima di poter anche solo iniziare a collaborare e fare progressi. Con uno strumento di gestione dei progetti universale tra i reparti, puoi ridurre al minimo il tempo e le risorse che devi dedicare all'onboarding. È facile portare i nuovi assunti al passo con i tempi e sapere che li stai dotando degli strumenti di cui hanno bisogno per svolgere il loro lavoro. Non solo, ma con i progetti di lavoro di squadra ci sono sempre opportunità per migliorare le tue conoscenze e continuare ad imparare. Sia che tu decida di farlo partecipa a un webinar con uno dei nostri esperti, cerca nel nostro documenti di aiuto per conoscere una funzione specifica, o contatta il nostro team di supporto 24 ore su 24, 7 giorni su 7 per assistenza con una particolare domanda, Teamwork è sempre qui per supportare te e il tuo team in ogni fase del loro percorso di adozione.

3. Dare a ogni squadra la flessibilità di lavorare a modo suo

Ogni team avrà obiettivi, KPI e modi di lavorare preferiti diversi. Il modo in cui lavora il team di marketing della tua università sarà completamente diverso da come lavorano i membri della tua facoltà e avranno tutti una serie di progetti, responsabilità e obiettivi completamente diversi. I progetti di alcuni team trarranno vantaggio da una maggiore rappresentazione visiva, come le viste del tabellone e Diagrammi di Gantt. Per altri, gli elenchi di attività saranno il modo più efficace per assegnare e tenere traccia del lavoro. E per i team di pianificazione strategica di alto livello, è importante essere in grado di tenere traccia dei progressi di più progetti chiave in diverse aree in una visualizzazione di riepilogo o dashboard personalizzato. Molti strumenti di gestione dei progetti offrono alcune di queste opzioni, ma non tutte. Con i progetti di lavoro di squadra, ogni team e dipartimento può strutturare e visualizzare il proprio lavoro in uno qualsiasi di questi modi e altro ancora, consentendoti di consolidare tutto il lavoro svolto nella tua università in un unico sistema centrale, senza costringere i tuoi utenti a scendere a compromessi su quanto provato. metodi collaudati che funzionano per loro.

4. Mantieni le tue informazioni al sicuro, protette e centralizzate

Quando ogni team lavora con strumenti diversi, è facile che informazioni importanti vadano perse. Non solo questo è frustrante, poiché porta a fili incrociati, progressi più lenti e file replicati che sprecano spazio prezioso, ma il problema è ulteriormente aggravato dal fatto che le università spesso hanno a che fare con informazioni riservate e sensibili. Dai registri degli studenti, ai finanziamenti e alla pianificazione finanziaria, vuoi essere in grado di garantire che solo le persone interessate possano vedere i file e le attività giuste; che stai utilizzando un software affidabile e sicuro di cui ti puoi fidare, indipendentemente da dove lavora il tuo team; e che tutti sappiano dove trovare le informazioni che stanno cercando in un dato momento. Teamwork Projects ti permette di fare tutto questo offrendo sicurezza all'avanguardia su tutta la linea, oltre a impostazioni di privacy granulari che consentono di personalizzare chi vede cosa a quasi tutti i livelli, dai progetti fino alle singole attività. Ciò significa che ogni team e reparto può avere l'accesso giusto per loro, quindi non devi preoccuparti di finire con informazioni in silos a causa di autorizzazioni generali.

5. Garantire la coerenza nei processi a livello universitario

Ci sono alcuni processi che rimarranno gli stessi indipendentemente dalla squadra in cui si trova qualcuno. Ad esempio, supponiamo che un membro del personale desideri richiedere nuove apparecchiature. Che quella persona sia un professore o un dirigente di marketing, è probabile che avrà bisogno di parlare con le stesse persone, come il team operativo, per facilitare la sua richiesta. Disporre di una procedura coerente per importanti processi amministrativi come questi aiuta a renderli più snelli, efficienti e tracciabili. Tutti sapranno esattamente dove andare quando hanno una richiesta, i team operativi o di account non sono più inondati da messaggi in silos e non tracciabili qua e là, e tutte le persone coinvolte hanno maggiore visibilità e responsabilità. E questo non semplifica solo le cose per i membri del team che effettuano ed eseguono tali richieste. Con un sistema di registrazione centralizzato per tutto, semplifica anche la vita ai team incaricati di tenere traccia di cose come spese, attrezzature e anche altre risorse. Vuoi saperne di più su come le università reali utilizzano i progetti di lavoro di squadra ogni giorno?

In che modo la tua università utilizza i progetti di lavoro di squadra? Fateci sapere nei commenti qui sotto.