Prova a cercare su Google le "best practice per la gestione dei progetti" e ti verranno presentati migliaia di risultati. Vagliare tutti questi risultati è una prospettiva estenuante, giusto? Eppure, i dati del Project Management Institute Pulse of the Profession 2020 il sondaggio ha rilevato che l'11,4% dell'investimento viene sprecato a causa di una cattiva gestione del progetto.

Ecco perché è così importante mantenere aggiornate le tue capacità e conoscenze. E nello spirito di lavorare insieme (magnificamente), vogliamo renderti le cose facili. Abbiamo preso i pezzi migliori da tutti quei risultati di ricerca e li abbiamo inseriti nelle sette migliori best practice per la gestione dei progetti.

Incorporare questi suggerimenti nel tuo prossimo progetto, porterà le tue capacità di gestione del progetto al livello successivo. Quindi iniziamo.

1. Sviluppare un brief di progetto

Quando si tratta di project management, la chiarezza è la chiave del successo. Dai il via al tuo progetto con un chiaro riassunto del progetto che include le definizioni dei seguenti elementi:

  • Portata e obiettivi

  • Prodotti finali

  • Ciclo di vita del progetto

  • Pietre miliari

  • Criteri di successo

Usa il brief del progetto per coinvolgere tutte le parti interessate, inclusi i clienti e il team di progetto. Un brief ben definito fornisce un senso dell'orientamento sin dall'inizio e assicura che la squadra rimanga in pista. Trascorrere del tempo in questo primo passo critico ora potrebbe farti risparmiare grossi mal di testa più avanti lungo la linea.

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2. Costruisci un piano di progetto

Una volta che hai il brief del progetto, puoi trasformarlo in un piano di progetto a tutti gli effetti. Il piano di progetto descrive in dettaglio tutti i passaggi necessari per consegnare il progetto nei tempi e nel budget. Suddividere il piano in fasi facilita la gestione e il mantenimento della visibilità. Assicurati che il tuo piano di progetto copra quanto segue:

  • Ruoli e responsabilità dei membri del team

  • Pietre miliari come date chiave, risultati finali, budget, compiti e personale

  • Identifica le dipendenze tra le attività che devono essere eseguite in ordine.

Quando sviluppi il tuo piano di progetto, sii consapevole del carico di lavoro dei membri del team. Il tuo progetto può perdere slancio prezioso se si sviluppano colli di bottiglia.

E una volta finalizzato il piano, utilizzare un software di gestione del progetto come Lavoro di squadra per gestire i carichi di lavoro e monitorare i progressi.

3. Comunicare in modo chiaro e coerente

La comunicazione regolare è il fondamento di project management di successo. Assicurati che le comunicazioni interne avvengano tramite un'unica piattaforma. La messaggistica istantanea, soprattutto se integrata nel software di gestione dei progetti, è la scelta preferita da molti. Immediato e diretto, la chat di gruppo è un'ottima piattaforma per risolvere problemi o domande e supporta un processo decisionale più rapido.

Qualunque sia la piattaforma che utilizzi, stabilire e mantenere chiari canali di comunicazione così tutte le parti interessate, compresi i clienti, sono tenute informate e aggiornate.

E quando si tratta di cameratismo e di uno scopo comune, non c'è nulla che possa sostituire le comunicazioni faccia a faccia, anche se quelle facce potrebbero essere un po 'pixelate per il prossimo futuro. Organizza riunioni di progetto regolari (di persona o tramite videochiamate) per esaminare i progressi, aumentare la trasparenza, e migliorare la responsabilità.

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4. Gestire gli scostamenti e intraprendere azioni correttive

Man mano che il progetto avanza, sorgeranno inevitabilmente problemi, che richiederanno aggiustamenti alle tempistiche, ai budget o alla gestione delle attività. È fondamentale affrontare queste variazioni frontalmente. Consentire loro di scorrere potrebbe rilasciare un effetto domino che influisce sul successo del progetto.

Tieni traccia delle variazioni all'interno del team. In questo modo il team sviluppa una comprensione del motivo per cui le cose non stanno per essere pianificate, in modo che tu possa impedire che si ripetano. Quindi, intraprendere qualsiasi azione correttiva necessaria. Ad esempio, se il progetto viene monitorato per superare il budget, potrebbe essere necessario rivedere l'ambito. E se il progetto richiede più tempo del previsto, potrebbe essere necessario portare più risorse o riconsiderare la tempistica di consegna.

Non riuscire a intraprendere un'azione tempestiva e decisiva per affrontare le variazioni è spesso il motivo per cui i progetti falliscono.

5. Gestisci il rischio

Ogni progetto implica la gestione del rischio. I rischi sono eventi che potrebbero danneggiare il tuo progetto. Quando pianifichi il tuo progetto all'inizio, prenditi il tempo per identificare tutte le cose che potrebbero andare storte e quindi considerare il potenziale danno, in modo da poter capire quali sono i rischi più importanti da evitare. Se possibile, cercherai di evitare tutti i rischi, ovviamente, o almeno di ridurne l'impatto.

Fai attenzione ai rischi durante il ciclo di vita del progetto poiché possono sorgere in qualsiasi momento.

6. Tenere sotto controllo lo scorrimento dell'ambito

Uno dei rischi da considerare è scope creep. Il tuo progetto potrebbe avere dei confini chiari all'inizio, ma questi confini possono diventare piuttosto fluidi una volta entrati nella fase di esecuzione. Prima che tu te ne accorga, l'ambito del progetto è stato ampliato. E il pericolo è che il budget, la tempistica o i risultati finali possano essere influenzati.

Assicurati che i clienti e le parti interessate comprendano le implicazioni di apportare modifiche. E se l'ambito deve cambiare, aggiorna il piano e fallo sapere a tutti.

7. Tenere una riunione di approvazione

Nell'entusiasmo di portare il progetto oltre il limite, questo passaggio finale viene spesso trascurato. Tuttavia, è importante fare un debriefing dopo ogni progetto per riflettere su successi e battute d'arresto. Una volta completato il progetto, condividi con i colleghi le lezioni di gestione del progetto apprese o le intuizioni su come migliorare, in modo che tu possa imparare dall'esperienza.

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