Ogni progetto ha bisogno di un piano di gioco.

Nel parlare di gestione del progetto, quel piano di gioco è chiamato esecuzione del progetto, una descrizione passo dopo passo di come manterrai un progetto in pista, rispettando il budget e consegnandolo in tempo. L'esecuzione del tuo progetto dovrebbe includere tutto, dall'ambito del progetto a un piano realizzabile.

Il motivo per cui l'esecuzione del progetto non va sempre secondo i piani spesso dipende dalla pianificazione. UN studio sulla gestione del progetto di Wellingtone rilevato che solo il 55% dei project manager crea un documento di ambito prima di eseguire i progetti e solo il 30% interrompe grandi progetti in attività più piccole con i propri risultati finali e valutazioni, rendendole più difficili da monitorare.

Ora noi non lo farò tirare fuori la linea "non riuscire a pianificare è pianificare di fallire", ma quello che abbiamo volere fare è darti una ripartizione dettagliata su:

  • Che cos'è l'esecuzione del progetto e il suo scopo

  • Perché hai bisogno di un piano di esecuzione del progetto

  • Come creare un piano di esecuzione del progetto

Pronto? Facciamo la pianificazione 👩‍💻

Cos'è l'esecuzione del progetto e qual è il suo scopo?

L'esecuzione del progetto è quando la pianificazione del progetto viene messa in azione e le attività e i risultati vengono monitorati per garantire il successo del progetto.

Tracciare e monitorare ogni elemento del progetto una volta avviato può fare la differenza tra il fatto che affondi o nuoti. Secondo Project Management Institute, le metriche che indicano se un progetto avrà successo si riducono al rispetto del budget, alla consegna delle attività in tempo e al non cadere vittima di un creep dell'ambito.

Potrebbe essere più facile metterla in questo modo: non importa quanto bene pianifichi i tuoi progetti e quanto tempo venga speso nelle riunioni pre-lancio, dovresti prepararti affinché le cose vadano male. Se lo fai, sarai in una posizione migliore per gestirlo e risolverlo in modo che il tuo progetto non venga buttato fuori dai binari.

È qui che entra in gioco l'esecuzione del progetto.

Tiene traccia del tuo progetto in tempo reale in modo da poter risolvere i problemi immediatamente, invece di aspettare fino alla fine del progetto per guardare indietro e individuare dove i soldi sono stati sprecati o il tuo team ha impiegato troppo tempo per raggiungere un traguardo. Come sottolinea John Rossman Pensa come Amazon, le aziende devono agire in tempo reale per evitare qualsiasi problema.

"Oggi, hai bisogno di dati in tempo reale, monitoraggio in tempo reale e allarmi in tempo reale quando sorgono problemi, non metriche sul tempo di ritardo che nascondono i problemi reali per 24 ore o più ", afferma.

"La tua attività dovrebbe funzionare come un reattore nucleare.

"Se si verifica un problema, è necessario esserne consapevoli immediatamente. "

Non importa se il progetto su cui sta lavorando il tuo team è impostato per durare due settimane o due mesi, lo scopo della fase di esecuzione del progetto è lo stesso:

  • Esecuzione del lavoro nell'ambito del progetto

  • Coordinare il lavoro del team

  • Agire in tempo reale per correggere la rotta se il progetto incontra delle difficoltà

  • Gestire costi e budget

  • Mantenere la comunicazione con il cliente

  • Ospitare riunioni di stato regolari per assicurarti che il tuo team sia sulla stessa pagina e il progetto rimanga in programma

  • Consegnare il progetto nei tempi e nel budget

Tieni presente che, indipendentemente dal tempo speso nella fase di pianificazione del progetto, la fase di esecuzione è quasi sempre la parte più lunga del progetto e la più impegnativa. Se il tuo progetto fallirà o sopravviverà, accadrà durante l'esecuzione.

Questo è esattamente il motivo per cui hai bisogno di un piano di esecuzione del progetto.

Perché hai bisogno di un piano di esecuzione del progetto?

Un piano di esecuzione del progetto riunisce tutta la tua attenta pianificazione e la mette in azione.

Consideralo come un piano di battaglia.

Nel tuo piano di battaglia, definirai come eseguire e superare:

✅ I risultati del tuo progetto: Come compiti e pietre miliari. Tutto deve essere rivisto, controllato per errori, testato e ricontrollato.

📈 Indicatori chiave di prestazione (KPI): Questi sono gli indicatori rispetto ai quali misuri i tuoi sforzi, come quanti soldi stai spendendo o quanto tempo impiega il tuo team per completare ciascuna delle sue attività.

🚧 Speedbumps: Cosa succede se qualcuno della tua squadra si ammala? Se il cliente inizia a chiedere cose al di fuori del suo ambito? Se l'edificio prende fuoco? La pianificazione dei rischi in ogni progetto è fondamentale.

Per dirla semplicemente, avere un piano di esecuzione del progetto ti aiuta ad assegnare compiti e responsabilità, a stabilire aspettative e risultati chiari e ti offre un modo per correggere il corso in caso di problemi. Creando un chiaro piano di esecuzione, Colmare le lacune di esecuzione' Todd Williams afferma che i project manager possono evitare le "sei lacune di esecuzione" che impediscono ai progetti di avere successo:

  • Assenza di comprensione comune

  • Sponsor esecutivi disimpegnati

  • Disallineamento con obiettivi strategici

  • Scarsa gestione del cambiamento

  • Corporate governance inefficace

  • Leadership poco brillante

Ora sai cos'è un piano di esecuzione del progetto e perché è così importante: realizziamolo.

Come creare un piano di esecuzione del progetto

Passaggio 1: inizia con una riunione sull'esecuzione del progetto

Una volta terminata tutta la pianificazione iniziale di un progetto, invece di immergerti direttamente, organizza una riunione del team in modo che tutti siano sulla stessa pagina.

Ora, le riunioni di esecuzione del progetto sembrano un file piccolo diverso dagli incontri settimanali standard che hai con la tua squadra. Questo perché c'è molto da fare: devi fornire al tuo team una panoramica dettagliata delle tempistiche, dei risultati finali, dell'ambito e dei budget del progetto.

Tutti i soggetti coinvolti nel progetto, dagli stakeholder ai designer ai team leader, dovrebbero essere presenti alla riunione per vedere come appare la tempistica del progetto e avere la possibilità di discutere eventuali problemi o preoccupazioni che hanno.

Una volta che tutti hanno ricevuto l'invito alla riunione, è necessario finalizzare il piano del progetto.

Il modo più semplice per farlo è con un software di gestione del progetto che monitorerà il progetto in tempo reale una volta avviato. Uno strumento come il lavoro di squadra tiene traccia di tutto, dagli obiettivi e budget di alto livello fino ai rischi e ai risultati finali, e puoi pianificare tutto su un modello.

Puoi dare al tuo team un'idea chiara di cosa aspettarsi con un semplice piano di progetto come questo:

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E, utilizzando il Funzione del carico di lavoro, allocare attività e risultati finali a ciascun membro del team in modo che tutto possa essere monitorato in tempo reale senza sovraccaricando la loro capacità.

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L'inizio della fase di esecuzione del progetto in questo modo consente a tutti di vedere quali attività hanno in arrivo e si assicura che tutti siano sulla stessa pagina dal primo giorno.

Passaggio 2: monitora e controlla ogni rischio

Nessun progetto sarà privo di rischi, non importa quanto pianifichi.

Questo è esattamente il motivo per cui devi aspettarti che si verifichino dei rischi e avere un piano per controllarli quando si verificano.

Se hai una piccola squadra, qualcuno che si ammala potrebbe lanciare una chiave enorme nei lavori. Se la tua squadra lavora da un ufficio, c'è una (minima) possibilità che un incendio possa interrompere il lavoro per settimane. Il modo migliore per prevenire e gestire questi rischi è:

  • Intervistare le parti interessate per scoprire i rischi che hanno influenzato i progetti precedenti dell'organizzazione o del team

  • Identificare i rischi esterni utilizzando un framework di analisi situazionale come PESTEL (politico, economico, sociale, tecnologico, ambientale, legale)

  • Analizza la documentazione di pianificazione del progetto per identificare i rischi intrinseci del progetto

Quindi, crea un elenco di eventuali rischi che potrebbero influire sul tuo progetto e crea un piano per affrontarli. E, come mangiare le verdure, dovresti prima affrontare le parti difficili del tuo progetto. In questo modo, se qualcosa fa succede, è più probabile che tu abbia già completato le cose importanti.

Suggerimento da professionista: Il monitoraggio dei rischi può essere un processo che richiede tempo e rende insensibili. Utilizzando uno strumento come Lavoro di squadra, puoi aggiungere rischi a un elenco quando li scopri, etichettarli con una probabilità e valutare l'impatto che avrebbero sui tuoi progetti. Ecco una rapida carrellata di come funziona:

Passaggio 3: gestisci tutto in tempo reale

Non c'è modo di consegnare un progetto in tempo se non stai monitorando i suoi progressi.

quando Wellingtone ha chiesto alle organizzazioni come hanno tracciato i loro progetti, il 55% ha affermato di non avere accesso a KPI in tempo reale, rendendo impossibile tenere traccia dei risultati e dei budget del progetto. In effetti, molte organizzazioni hanno affermato che stavano ancora creando manualmente rapporti di progetto, il che rende impossibile rilevare i problemi in tempo reale.

È essenziale creare obiettivi misurabili e KPI come il tempo di ciclo, la capacità delle risorse e la variazione del budget durante il processo di pianificazione del progetto. Una volta avviato il progetto, dovresti tenere traccia di questi KPI in tempo reale rispetto ai tuoi obiettivi per assicurarti che il progetto rimanga sulla buona strada.

Gestire il tuo progetto significa anche che devi avere controlli regolari con il tuo team. Suggeriamo due modi per farlo durante la fase di esecuzione del progetto:

👨‍👩‍👦‍👦 Conversazioni giornaliere: 30 minuti veloci ogni mattina per parlare al tuo team di ciò che è in serbo per la loro giornata e dare a tutti la possibilità di parlare di eventuali problemi che stanno avendo. Le conversazioni quotidiane non solo portano un'atmosfera di lavoro di squadra a un progetto, ma creano anche responsabilità: se qualcuno dice che farà qualcosa durante la conversazione mattutina, puoi contattarlo il giorno successivo per assicurarti che lo abbiano portato a termine .

📈 Riunioni sul progresso: Riunioni più lunghe che si svolgono ogni settimana (o mese, se si tratta di un progetto più grande) in cui puoi parlare di scadenze, progressi, pietre miliari e potenziali problemi.

Un'altra parte importante dell'esecuzione del tuo progetto sarà tenere d'occhio scorrimento dell'ambito. A volte un cliente chiederà extra che non erano nello scopo iniziale o spingerà per un carico di modifiche che possono far saltare rapidamente il budget del tuo progetto.

Anche se non puoi ignorare queste richieste (e non dovresti), ci sono modi per gestire il creep dell'ambito quando esegui un progetto che mantiene felice il tuo cliente. Managing Partner presso Revenue River, Eric Pratt, dice che gli piace affrontare le discussioni sugli scope creep il più apertamente possibile.

"Quando ci viene presentata una domanda, diremo qualcosa del tipo: "Assolutamente, come sai, non faceva parte dello scopo del nostro progetto, ma siamo felici di farlo per te e accogliamo sempre più lavoro, " lui dice.

"Parleremo con il cliente di come vuole gestirlo: stiamo scambiando qualcosa in modo che non danneggerà i tuoi numeri, lo stiamo aggiungendo, stiamo riducendo le priorità o spingendo qualcos'altro?

"Abbraccialo davvero a testa alta in modo positivo, aperto e non conflittuale ".

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Passaggio 4: controlla tutto prima che il progetto venga consegnato

Il passaggio finale della fase di esecuzione del progetto è assicurarsi di firmare tutto.

Sta a te come project manager testare, accettare e approvare ogni parte del progetto prima che venga consegnato al tuo cliente. Ricorda, gli errori accadono. Ma sta a te catturarli nella fase finale del progetto, quindi il prodotto finale è privo di errori, bug e difetti.

La buona notizia è che con un piano di esecuzione del progetto ben pianificato, non sarai preoccupato per i risultati finali in ritardo e i budget gonfiati, così avrai tempo per fare i controlli finali su ogni progetto nella tua pipeline.

Per maggiori dettagli su come iniziare con uno strumento di esecuzione del progetto, controlla Lavoro di squadra.