Collaborare a un progetto significa far lavorare insieme l'intero team per assicurarsi che venga consegnato.

Sembra piuttosto semplice, vero? Non così veloce, perché è più facile a dirsi che a farsi.

La collaborazione del progetto richiede lavoro. Devi mettere il tuo team sulla stessa pagina e devi anche assicurarti che tutti coloro che lavorano al progetto abbiano le capacità, le competenze e gli strumenti per lavorare insieme e portare a termine il progetto.

È essenziale trovare un modo per fare tutto questo, come dimostrano gli studi 75% delle squadre vedere la collaborazione come molto importante, ancora 86% degli impiegati incolpare la mancanza di collaborazione per i fallimenti sul posto di lavoro.

Per ovviare a questo problema, devi capire cos'è la collaborazione di progetto e come implementarla con successo nel tuo team. Questa guida analizzerà:

  • Cos'è la collaborazione al progetto e perché è importante?

  • I vantaggi di un efficace processo di collaborazione al progetto

  • I migliori suggerimenti per la collaborazione al progetto

  • Perché hai bisogno di un software di gestione dei progetti collaborativo

Iniziamo a collaborare 🤝

Cos'è la collaborazione al progetto e perché è importante?

La collaborazione di progetto è il luogo in cui un team condivide le conoscenze, lavora insieme a un progetto e collabora per aumentare la produttività.

Se è fatto bene, la collaborazione del progetto può rivoluzionare l'impatto del ritmo di lavoro del tuo team. Può consolidare il tuo team e creare entusiasmo nel lavorare insieme per realizzare un progetto. Ma mantiene anche tutti sulla stessa pagina: assicurandosi che sappiano chi sta lavorando su cosa, quando si avvicina una scadenza per una pietra miliare e creando un ciclo di feedback in modo che possano risolvere eventuali problemi man mano che un progetto avanza.

Aprire le porte a una comunicazione fluida è una parte fondamentale della collaborazione del progetto. Consente a tutti coloro che lavorano a un progetto di condividere la propria prospettiva, esprimere le proprie esigenze e, infine, acquisire un senso di appartenenza al progetto su cui stanno lavorando.

Uno studio McKinsey ha anche scoperto che l'utilizzo di strumenti come le tecnologie sociali per aumentare la collaborazione può migliorare la produttività e le interazioni di un team del 20-50%.

Image of stats on project collaboration

“Le aziende che hanno un'elevata percentuale di lavoratori di interazione possono realizzare enormi miglioramenti della produttività attraverso una comunicazione interna più rapida e una collaborazione più fluida ", ha rilevato lo studio.

Ulteriore ricerca ha scoperto che la collaborazione può abbattere i silos all'interno dei team, il che può aprire la porta alla collaborazione interfunzionale, in cui le persone che lavorano in ruoli diversi uniscono le forze per lavorare su un progetto.

Il che ci porta al prossimo punto: perché la collaborazione al progetto è importante? 🤔

La risposta è per due ragioni: può aumentare la produttività e aumentare l'innovazione. Quando il tuo team ha accesso a strumenti di collaborazione interna facili da usare, non solo rende più facile parlare tra loro, ma rende anche il loro processo di lavoro più efficiente.

Quello è esattamente che cosa Illumina Interactive realizzato quando il carico di lavoro dell'azienda ha iniziato a salire.

 Teamworkr has helped Illumina Interactive's project collaboration

L'azienda, una società di produzione e sviluppo di eLearning a servizio completo con sede a Boston, utilizzava strumenti e documenti disparati per tenere traccia delle risorse, dei programmi e delle scadenze del progetto. Il presidente Michael Getz dice che non avevano nemmeno un unico luogo per tutta la documentazione o il materiale del loro progetto.

“Anche se avevamo server dedicati, una intranet ed extranet, i file venivano archiviati in più posizioni e cartelle e ogni project manager aveva il proprio sistema di archiviazione speciale ", afferma Getz.

“Ha funzionato, ma ogni giorno passavamo troppo tempo alla ricerca dei materiali di cui avevamo bisogno ".

Ancora peggio, il team non aveva modo di collaborare tra loro o con i clienti, affidandosi alla posta elettronica e a un file server condiviso per conservare file e messaggi. Spesso significava che le e-mail erano sepolte nelle caselle di posta e che i clienti e i membri del team trovavano difficile fornire feedback su un progetto.

Sapevano di aver bisogno di un sistema migliore per collaborare.

Quindi, hanno investito in uno strumento di collaborazione al progetto in modo da poter mantenere tutte le parti in movimento di ogni progetto sotto lo stesso tetto. Utilizzando Teamwork, Illumina Interactive può ora lavorare insieme in tempo reale su ogni progetto, allegare documenti ad attività specifiche, in modo che non debbano andare a cercare nelle loro caselle di posta e mantenere ogni attività organizzata utilizzando Kanban Tavole:

Image of Kanban board view project collaboration

I membri del team e i clienti possono anche apportare modifiche ai file di progetto senza passare a un'altra piattaforma per salvare o trasferire i file, risparmiando ore ogni settimana.

"Non possiamo immaginare di tornare al caos della posta elettronica e dei fogli di calcolo come strumenti per la gestione di tutto," Dice Getz.

"Il software ha completamente cambiato il modo in cui operiamo, in meglio."

I vantaggi di un efficace processo di collaborazione al progetto

La collaborazione al progetto è prima di tutto un processo e un'azione.

Ecco perché la collaborazione al progetto può essere suddivisa in due parti: processo e partecipazione. Se inizi con il processo, in cui tutti i progressi del progetto, la comunicazione e i file vengono conservati nello stesso posto e offri al tuo team un luogo centralizzato per comunicare e condividere idee, allora la loro partecipazione inizierà.

Una volta che i due pezzi si uniscono, il tuo team raccoglierà i frutti della collaborazione del progetto, come:

🚀 Maggiore produttività: un framework di collaborazione di progetto significa che le attività di progetto possono essere pianificate in modo uniforme nel tuo team in base alla capacità, piuttosto che scaricare un membro del team con più lavoro di quanto possa gestire. Con tutti che lavorano su un carico di lavoro equilibrato, la produttività può aumentare. 🗣️ Migliore comunicazione: la collaborazione del progetto crea un luogo centralizzato in cui tutti coloro che lavorano a un progetto possono parlare di un progetto, condividere idee e aggiornarsi a vicenda sui progressi. Ciò è particolarmente importante tra i team che lavorano in remoto. ✅ Risoluzione dei problemi più rapida: la collaborazione del progetto elimina fastidiosi thread di posta elettronica e riunioni lunghe. Invece lo sostituisce con un modo per risolvere i problemi in modo istantaneo e trasparente. Questo non solo fa risparmiare il tuo team a riunioni infinite, ma significa anche che i problemi vengono risolti più velocemente e hanno meno possibilità di far deragliare il progetto stesso. 💰 Taglio dei costi: la collaborazione del progetto riduce il numero di strumenti, piattaforme e persino spazi fisici necessari al tuo team per completare un progetto. Invece di affittare spazi per riunioni o utilizzare una serie di strumenti diversi per comunicare, un buon processo di collaborazione del progetto consente al tuo team di comunicare e lavorare insieme digitalmente utilizzando una piattaforma centrale.

Abbiamo parlato del fatto che una comunicazione più semplice è uno dei principali vantaggi della collaborazione al progetto, ma la verità è che va oltre. La collaborazione di progetto crea un hub in cui tutto ciò di cui il tuo team ha bisogno per fornire un progetto, dai file alle istruzioni e agli aggiornamenti sullo stato di avanzamento, è tenuto sotto lo stesso tetto.

Poiché il tuo team può accedere a tutto da un'unica posizione, la collaborazione del progetto li rende più efficienti e offre loro una visione accurata dello stato di avanzamento del progetto.

Come una squadra ha risolto la sua lotta per la condivisione delle informazioni

Una delle maggiori sfide per i proprietari di piccole imprese è la condivisione delle informazioni e YMtech sentiva lo stress di non avere un punto di accesso centralizzato.

Image of YM-Tech project collaboration

Sia che le informazioni si spostassero dai manager ai membri del team, dai membri del team ad altri membri del team o dai membri del team ai clienti, le informazioni cruciali venivano rilasciate lungo il percorso. Sapevano di aver bisogno di una posizione centrale di facile accesso per scambiare idee e aggiornamenti, poiché il team passava troppo tempo a ripetere le stesse informazioni o a cercare i dettagli di cui avevano bisogno.

“Senza un'adeguata comunicazione, abbiamo avuto un vero problema di produttività ", il fondatore dell'azienda Yuri Miloslavsky dice.

Le conversazioni e i file erano ovunque: nelle e-mail, nelle app di messaggistica o nei documenti e non c'era molta coerenza su dove si trovavano o quando era necessario l'ultimo aggiornamento. Tenere insieme le garanzie collaterali come note e collegamenti ai media è stata un'altra sfida.

Così, YMtech ha investito in Teamwork.

Utilizzando Spazi Teamwork, YMtech ha creato una posizione centrale per archiviare note e informazioni sulla riunione in un formato coerente e ben organizzato.

Image of Teamwork Spaces project collaboration

Yuri ei membri del suo team possono ora tenere una registrazione migliore delle discussioni interne e rivolte ai clienti e quindi condividerle facilmente. Non importa chi abbia avuto il contatto iniziale con il cliente, le conversazioni di follow-up di Yuri sembrano professionali e ben preparate.

“All'interno del nostro team, il formato delle note della riunione ci ha aiutato a passare dall'idea all'azione molto rapidamente ", ha detto Yuri.

"Tutti escono dalla riunione sapendo esattamente cosa devono fare dopo ".

Utilizzando uno dei widget, gli editor possono incorporare istantaneamente un file Elenco attività Teamwork in un documento. Yuri usa questa caratteristica per dare ad ogni progetto più chiarezza e direzione. La scelta di Teamwork Spaces come piattaforma dedicata per la collaborazione dei contenuti e la condivisione delle informazioni ha eliminato molte delle difficoltà dalla comunicazione, sia per gli scambi interni che per i clienti.

“Tutto nel business cambia, che si tratti di politiche HR, revisioni di progetti, processi di sviluppo o standard di settore.

Nel momento in cui puoi documentarlo, puoi implementare e incorporare quel cambiamento con tutti i tuoi stakeholder: questo è un progresso ".

I migliori suggerimenti per la collaborazione al progetto

Oltre a creare un luogo in cui il tuo team può collaborare, puoi anche utilizzare alcuni trucchi per assicurarti che il processo di collaborazione del tuo progetto abbia successo.

Primo, se hai intenzione di organizzare riunioni di progetto, assicurati che siano necessarie. È fondamentale controllare i progressi del tuo team, ma invece di trascinarli in lunghe riunioni, puoi utilizzare un software di collaborazione per i progetti per gestire visivamente i progressi o un canale di messaggistica per fare stand-up quotidiani. Ad esempio, puoi automatizzare i messaggi quotidiani di stand-up nel canale Slack di un progetto e chiedi ai membri del tuo team di rispondere con ciò su cui stanno lavorando:

Image of Team Standup improving project collaboration

In secondo luogo, assicurati che le attività del progetto siano distribuite uniformemente in base alle capacità e alle competenze del tuo team. Assegnare attività ai membri del team con le giuste competenze è fondamentale, poiché significa che le attività verranno completate correttamente. Ma dovresti anche fare attenzione per assicurarti che la capacità di tutti non sia sovraccarica. Se i membri del tuo team sono sovraccarichi di attività, rischi che le attività vengano completate in ritardo e alla fine il tuo progetto venga buttato fuori rotta.

Ingegnere del software Ardy Gallego Dedase afferma che è anche importante che i team dispongano di un canale di comunicazione dedicato per i tuoi progetti.

“Utilizza questo canale per condividere informazioni come documenti e annunci importanti e per porre domande e condividere idee ", lui dice.

“È meglio porre domande sul progetto nel tuo canale condiviso e chiedere a qualcuno di rispondere direttamente all'interno di quel thread.

“Ciò ti consente di condividere facilmente la risposta se qualcun altro fa la stessa domanda. "

Dedase suggerisce anche di rendere pubblico il canale, in modo che tutti nella tua azienda possano tenere d'occhio lo stato di avanzamento di ogni progetto, il che rende il processo di collaborazione del progetto più trasparente.

“In questo modo sarà più facile per le persone pertinenti trovare e iscriversi al tuo canale ".

Perché hai bisogno di un software di gestione dei progetti collaborativo

Ecco il kicker.

La creazione di un processo di collaborazione di progetto produttivo e di successo richiede il giusto kit di strumenti, motivo per cui investire in un software di gestione dei progetti collaborativi è essenziale. Con il software di collaborazione online, il tuo team può lavorare su progetti, risolvere problemi e condividere aggiornamenti quotidiani sui progressi, indipendentemente dal fatto che si trovi a Bali o a Boston.

Il software di collaborazione al progetto è disponibile in molte forme.

Abbiamo già menzionato Slack; un canale di messaggistica in cui è possibile condividere file e aggiornamenti con i membri del team. E probabilmente hai utilizzato strumenti come Google Documenti e Zoom per coordinare e lavorare sui progetti con il tuo team in tempo reale.

La bellezza del software di collaborazione al progetto è che riunisce tutti gli strumenti che utilizzi per lavorare insieme e li collega a una posizione centralizzata. Pensala come una scheda madre del progetto.

GIF Project Collaboration

Uno strumento di collaborazione al progetto come Teamwork è esattamente questo: un luogo in cui ogni parte di un progetto è tenuta sotto lo stesso tetto. Teamwork rende più facile per tutti vedere a quali progetti stanno lavorando, comunicare con il proprio team e pianificare in anticipo. Puoi creare bacheche in stile Kanban per ogni attività e includere chi le sta lavorando, file di progetto importanti e date di scadenza in ciascuna scheda:

Image of board view project collaboration

Ha anche una suite completa di strumenti come gestione dei progetti, helpdesk, chat di gruppo, CRM e collaborazione sui contenuti in modo da poter lavorare, incontrare e collaborare con i membri del team nello stesso luogo.

Se il tuo team ha bisogno di un luogo centrale per condividere idee e cercare feedback in modo da poter prendere decisioni di collaborazione, Teamwork è la scheda madre del tuo progetto.

Per maggiori dettagli su come iniziare con uno strumento di collaborazione al progetto, consulta Teamwork.