“Il cambiamento è inevitabile, tranne che da un distributore automatico. " Robert C. Gallagher L'introduzione di nuove tecnologie in un team a volte può essere scoraggiante, quindi abbiamo raccolto i nostri migliori suggerimenti per introdurre con successo i progetti di lavoro di squadra in un team o in un'organizzazione. Potrebbe sorprenderti sapere che la prima cosa da fare è semplicemente parlare con il tuo team e gettare le basi per nuovi processi, una carta del team, diritti di amministratore e come affrontare la formazione. Quindi, prima che tutti i membri del tuo team inizino a creare progetti e attività, consigliamo i seguenti 10 passaggi: 1. Domande per lo sviluppo di una piattaforma di comunicazione e collaborazione Quando inizi a utilizzare i progetti di lavoro di squadra, il tuo team inizierà a impostare le scadenze per le attività e collaborerà senza e-mail. Prima di questo, ora è un buon momento per fare una revisione dei tuoi attuali processi e canali di comunicazione. Nel loro libro "Team impegnati‘ (2016), Moussa, Boyer e Newberry delineano le domande suggerite per lo sviluppo di un "protocollo di comunicazione e collaborazione". Questa è una grande opportunità per il team per discutere quali erano i precedenti processi improduttivi e come gestiranno ora il loro lavoro e le loro attività utilizzando i progetti di lavoro di squadra. Nello specifico, Moussa, Boyer e Newberry suggeriscono le seguenti domande:

  • Cosa dobbiamo fare con i nostri strumenti?

  • Quali strumenti stanno già utilizzando i membri del team nel loro altro lavoro?

  • Qual è l'ordine di preferenza per il metodo di contatto (e-mail, telefonata, testo, messaggio di chat)?

  • Quando usiamo quale strumento?

  • Qual è la nostra aspettativa per i tempi di risposta a e-mail, telefonate, SMS e messaggi di chat?

  • Quali sono le nostre convenzioni di denominazione per file ed e-mail?

Ad esempio, considera come utilizzi attualmente tutti: il calendario del team, i fogli di lavoro e la posta elettronica. Pensa al motivo per cui utilizzi questi strumenti nel modo in cui lo fai, a cosa funziona e cosa no. In Teamwork Projects, il calendario viene utilizzato per riunioni, ferie, assenze per malattia, appuntamenti, formazione, ecc., Ma non per le scadenze. Invece, le scadenze possono essere assegnate a ciascuna attività o traguardo. 2. Protocollo di comunicazione Insieme alla piattaforma di comunicazione e collaborazione, vale anche la pena discutere come il team affronterà le caratteristiche specifiche dei progetti di lavoro di squadra come messaggi, commenti, notifiche e-mail, taccuini e attività scadute. Suggeriamo quanto segue come punto di partenza:

  • Definizione di come affrontare messaggi e commenti. L'importante distinzione tra messaggi e commenti è che i messaggi sono generali mentre i commenti sono specifici per un'attività. I messaggi non dovrebbero essere visti come sostituti dell'email. Allo stesso modo, quando lasci un commento, decidi come affrontare la notifica alle persone. Tutti nel tuo team vogliono essere avvisati? Considera di avvisare solo le persone che devono agire direttamente sul tuo commento.

  • Per le notifiche e-mail, chiedi a ciascun membro del team di pensare alla configurazione di filtri e cartelle nel proprio account di posta elettronica per dividere e conquistare, poiché è facile essere sopraffatti quando si ricevono molte notifiche per commenti, nuove attività, eventi e messaggi.

  • Riconosci che è difficile abbandonare le cattive abitudini. Ci saranno email vacillanti e quando ciò accadrà concordate su come vi guiderete a vicenda sulla retta via. Se qualcuno dice che ti invierà un'e-mail, una frase utile da usare è: "Potresti creare un'attività per me invece per favore". Inoltre, se ricevi un aggiornamento via email su un'attività, prova a non rispondere al tuo compagno di squadra tramite un'email separata. Invece, puoi commentare l'attività stessa o premere la risposta alla notifica e-mail e il commento verrà aggiunto all'attività.

  • È importante ricordare a tutti che Teamwork Projects si basa sull'apertura e sulla trasparenza.

  • Decidi come affrontare le attività in ritardo / in ritardo. Ad esempio, le persone saranno in grado di modificare le date di scadenza stabilite da qualcun altro? O come affrontare la spinta a una persona che non ha completato un'attività in tempo? È consigliabile discutere e concordare in anticipo questi argomenti.

3. Chi è il super-organizzatore della tua squadra? Ogni squadra ha una persona che è un super-organizzatore. Amano vedere le cartelle nominate correttamente e tutto al posto giusto. Questa persona è perfetta per creare e organizzare progetti, categorie e tag. Chiedi loro di iniziare a utilizzare lo strumento prima in modo che possano iniziare a pensare a come trasferire il carico di lavoro corrente. È molto più facile per una persona iniziare a creare progetti prima di consegnarli al team. 4. Il nostro hub "Inizia" Il posto migliore in cui tutti possono iniziare a imparare come utilizzare i progetti di lavoro di squadra è qui sul nostro Iniziare centro. Puoi trovare semplici informazioni su tutte le nozioni di base: dashboard, progetti, milestone, elenchi di attività e attività, messaggi e commenti, file, monitoraggio del tempo, la sezione Tutto, il calendario e le persone. 5. Dare accesso ai clienti La trasparenza è al centro dei progetti di lavoro di squadra. Alcune aziende e agenzie daranno ai clienti l'accesso ai progetti. Se questo è qualcosa che stai pensando di fare, è importante che il tuo team sappia che, come standard, i clienti avranno piena visibilità di tutto all'interno di questo progetto. Tuttavia, puoi modificare in modo specifico l'opzione di privacy su ciascun elemento. 6. Cos'è un progetto? La bellezza di Teamwork Projects è che è così flessibile! Qualunque cosa pensi debba essere un progetto, può essere un progetto. E ricorda che puoi avere più di 1 progetto alla volta. 7. Integrazioni C'è un intero mondo di possibilità sebbene le integrazioni con le app che il tuo team potrebbe già utilizzare. Teamwork Projects è costruito e progettato per funzionare perfettamente con un'ampia varietà di applicazioni, ad esempio Hubspot, Box, Google Drive, Dropbox e Harvest. Per vedere l'elenco completo clicca qui. 8. Tempi di formazione Un altro consiglio è quello di dare tempo e spazio adeguati per il periodo di addestramento. Il momento migliore per iniziare l'allenamento è quando il team ha un po 'di respiro tra i progetti, se possibile! Allo stesso modo, se il tuo team ha una scadenza ravvicinata, potrebbe non essere il momento migliore per introdurre con successo nuove tecnologie! 9. Accesso amministratore È importante considerare chi necessita dell'accesso come amministratore poiché gli amministratori dispongono di un accesso aggiuntivo e possono modificare le impostazioni sul sito. Considera anche cosa succederebbe se l'amministratore lasciasse l'azienda. Cosa potresti mettere in atto in modo che l'accesso dell'amministratore (nomi utente e password) sia facilmente accessibile? Allo stesso modo, è altrettanto importante pensare a come le nuove persone verranno addestrate su come utilizzare i progetti di lavoro di squadra. Un suggerimento qui sarebbe di inviare loro un collegamento al file Iniziare hub ma anche per avere un po 'di formazione pratica da un collega. 10. Hai una domanda? Prova la Knowledge Base o contattaci Il base di conoscenza è un hub dedicato con guide di formazione e video di formazione. Utilizzando il pulsante di ricerca, esegui una ricerca per la tua query. Abbiamo anche un fantastico team di supporto, con una valutazione regolare della soddisfazione dei clienti che puoi vedere su Rapporto sulla felicità del cliente. Se c'è qualcosa di cui vuoi saperne di più, scrivici semplicemente andando su questa pagina https://www.teamwork.com/support. Se segui i passaggi precedenti, siamo certi che contribuirà a gettare solide basi per una rapida adozione e un'implementazione di successo dei progetti di lavoro di squadra. Se hai altri suggerimenti o consigli su come hai introdotto i progetti di lavoro di squadra nel tuo team o organizzazione, ci piacerebbe saperne di più: support@teamwork.com, e potresti vedere i tuoi suggerimenti elencati in questa pagina!