Farotech è un'agenzia di marketing digitale completa e orientata alla crescita che implementa un approccio sistematico alla generazione di lead, nutrimento e conversione utilizzando un web design scalabile, strategie inbound all'avanguardia e sviluppo di video creativi. Si trovano fuori Philadelphia (USA), ma servono clienti in tutto il paese. In questo caso di studio, abbiamo parlato con Scott Harris, Direttore del marketing digitale, del motivo per cui Farotech ha scelto Progetti di lavoro di squadra dopo aver lottato per trovare un software di gestione dei progetti accessibile che fornisse le funzionalità di cui avevano bisogno. Oggi utilizzano i progetti per migliorare la trasparenza del team e semplificare attività che richiedono molto tempo come il monitoraggio del tempo e la fatturazione.

“Teamwork Projects è uno strumento efficace per la gestione di un'azienda all'interno di qualsiasi settore lavorativo. L'ho consigliato personalmente ad aziende in settori completamente estranei al marketing digitale ".

La sfida

Nel 2015 Farotech gestiva i progetti e la produzione attraverso un sistema interno che funzionava bene, ma era stato controllato da un unico programmatore che aveva lasciato l'azienda. Era necessario apportare aggiornamenti e miglioramenti, ma i team erano bloccati perché nessun altro dipendente poteva gestire il backend del software personalizzato.

“Quando abbiamo utilizzato il nostro sviluppatore interno per creare il nostro sistema, non abbiamo pensato alle conseguenze di una persona che detiene l'accesso all'intero processo. Ha davvero rallentato i nostri flussi di lavoro e lo slancio quando quella persona non era qui per far funzionare tutto ".

Prima di progettare il proprio sistema, il team di Farotech dipendeva da una raccolta assemblata di fogli di calcolo complicati e da una scomoda piattaforma di gestione dei progetti che non era in grado di gestire il grande volume di attività nel loro programma di produzione. Farotech non solo aveva bisogno di strumenti di gestione del progetto completamente nuovi, ma aveva bisogno di un modo per consentire a chiunque, dal top management ai membri del team entry-level, di apportare le modifiche necessarie senza un gatekeeper. Affinché ciò accadesse, sapevano che il software doveva essere facile da imparare in modo che chiunque potesse essere esperto in esso in pochi giorni.

“Sapevamo di non poterci permettere di rimanere bloccati senza gli strumenti di gestione dei progetti di cui avevamo bisogno, quindi ci siamo concentrati sulla ricerca di software che chiunque potesse utilizzare. Il facile inserimento e l'accesso a tutto il team erano importanti tanto quanto le funzionalità avanzate ".

La soluzione

Dopo aver valutato diverse soluzioni software di gestione dei progetti, Farotech ha selezionato Progetti di lavoro di squadra per i materiali di supporto alla formazione, l'interfaccia utente intuitiva e la flessibilità di adattare flussi di lavoro e processi alle loro esigenze. Potrebbero mettere via i loro fogli di calcolo e strumenti organizzativi limitati e avere tutti i loro documenti, attività, materiali di riferimento e processi contenuti in un'unica piattaforma.

“Teamwork Projects è stata una scelta ovvia grazie alla sua facile curva di apprendimento e alla possibilità per chiunque in azienda di prendere le redini e gestire il backend o il flusso di produzione all'interno del software ".

Internamente, Farotech utilizza Teamwork Projects per inserire un programma di produzione mensile ricorrente che guida molti dei loro progetti. Le funzionalità del modello di Projects consentono al team di ridurre i tempi di configurazione per ogni nuovo progetto e standardizza i processi necessari per i progetti personalizzati. Utilizzando le funzionalità di importazione in blocco, il team è stato anche in grado di risparmiare tempo creando elenchi di attività. Potrebbero inserirli tutti su fogli di calcolo e quindi trasferirli in Progetti, completi di assegnazioni per le attività necessarie.

“Con questa scorciatoia, abbiamo un modo semplice per creare e assegnare una quantità enorme di risultati finali senza dover ripetere molte operazioni noiose di immissione di dati. Ora tutti sanno esattamente cosa devono fare e la nostra pianificazione è stata semplificata. "

Anche la fatturazione consumava molto tempo poiché il reparto fatturazione doveva raccogliere e tabulare tutte le ore investite nel progetto da ciascun membro del team. Con gli strumenti di tracciamento del tempo integrati di Teamwork Project, le voci di tempo vengono calcolate automaticamente per attività e sottoattività in qualsiasi parte di un progetto. La fatturazione è stata ridotta a pochi clic ed è anche molto più accurata.

“Ora possiamo fatturare e pagare con precisione i fornitori e il monitoraggio del tempo ha anche migliorato l'accuratezza dei preventivi che forniamo ai clienti. I progetti di lavoro di squadra ci aiutano a risparmiare denaro e a portare più soldi ".

I benefici

Quando Farotech ha iniziato a vedere i risparmi derivanti dall'utilizzo di progetti di lavoro di squadra nel processo di fatturazione, ha deciso di fare un passo in più per ristrutturare completamente il processo di quotazione. Gli strumenti di monitoraggio del tempo hanno permesso loro di scoprire quanto tempo stavano effettivamente investendo nei progetti e quindi di adeguare le tariffe per riflettere più accuratamente il valore del loro lavoro.

“Prima di Projects, stavamo facendo troppe congetture sulla fatturazione. Ora disponiamo di dati che ci consentono di quotare e fatturare direttamente i lavori e di sviluppare una struttura dei prezzi efficace per i nostri servizi ".

Altri input automatizzati o semplificati hanno anche ridotto il faticoso lavoro che i membri del team Farotech devono completare per scambiare informazioni o far progredire i progetti. Ora che tutti in azienda sono stati coinvolti nei progetti di lavoro di squadra, stanno vedendo miglioramenti significativi nella semplificazione dei flussi di lavoro e nella riduzione dei colli di bottiglia.

“Abbiamo recuperato così tanto tempo dalla nostra settimana lavorativa. Finalmente abbiamo un sistema in grado di gestire il volume delle nostre attività e il programma di produzione. La possibilità di importare una grande quantità di attività elimina la necessità di creare attività manuali e ci consente di mantenere un programma di produzione continuo ".