Wilderness Youth Project è un'organizzazione senza scopo di lucro a Santa Barbara, in California, dedicata a promuovere la fiducia, la salute e l'amore per l'apprendimento permanente attraverso esperienze all'aperto e tutoraggio. Mettono in contatto giovani e famiglie di diversa estrazione con il mondo naturale e li aiutano a sviluppare abilità naturalistiche. I partecipanti riferiscono maggiore fiducia, migliori capacità interpersonali, maggiore competenza fisica e maggiore rispetto per il mondo fisico. Anthony Hickling, coordinatore dello sviluppo del Wilderness Youth Project, ha scoperto Teamwork Projects quando il suo piccolo team aveva bisogno di un sistema di gestione dei progetti online migliorato per gestire un carico di lavoro maggiore. Ecco come ha scoperto i progetti di lavoro di squadra e li utilizza per monitorare più progetti e rimanere in cima alle priorità per ogni giorno o per un intero progetto.

“Il nostro team non è numeroso, ma dipendiamo dalle funzionalità avanzate di Teamwork Projects per completare i progetti in tempo e con ogni dettaglio a posto. Diciamo sempre agli altri quanto siamo felici con i progetti di lavoro di squadra e siamo molto grati di avere accesso a un software così eccellente ".

Le sfide

Prima di passare a Teamwork Projects, il "dipartimento" di sviluppo del Wilderness Youth Project era composto da una persona che utilizzava GQueues, il task manager online di Google, per gestire le attività e i dettagli del progetto. Con la crescita dell'organizzazione e l'aggiunta di un'altra persona al team di sviluppo, Anthony sapeva di aver bisogno di software migliore per stare al passo con le scadenze e con le responsabilità aggiuntive. Anthony e il suo nuovo membro del team sapevano di avere le capacità per coordinare diversi nuovi progetti contemporaneamente, ma dubitavano che GQueues potesse fornire loro il supporto di cui avevano bisogno.

“GQueues non era abbastanza robusto per permetterci di immaginare e dare la priorità a più progetti. Sapevamo di aver bisogno di un software in grado di gestire più elenchi, date di inizio e scadenze, presentandoli in modo chiaro e gestibile ".

In particolare, Anthony desiderava un software con strumenti di reporting che potessero aiutarli a guardare il quadro generale dei loro progetti, non solo elenchi di cose da fare e scadenze. Altro software era troppo semplice o l'interfaccia utente lo rendeva difficile da usare, e Anthony voleva assicurarsi che il suo team di sviluppo di due persone passasse più tempo possibile a lavorare sui progetti, senza registrarne i progressi.

La soluzione

Mentre Anthony esaminava e confrontava le opzioni del software di gestione del progetto, restringeva la scelta a Teamwork Projects e Asana. Alla fine, ha selezionato i progetti di lavoro di squadra a causa della data di inizio e attività secondarie dipendenti caratteristiche.

“Il software di gestione dei progetti è cambiato molto in due anni, ma all'epoca Teamwork Projects era l'unica azienda che offriva attività collegate automaticamente in modo che tutti sapessero quale azione intraprendere ".

Dipendenze delle attività consentire al team di sviluppo di tracciare un intero progetto in una progressione logica e chiara in modo che il team possa visualizzare ogni fase del progetto. Man mano che si verificano inevitabilmente cambiamenti, il team di Anthony può modificare rapidamente il programma e le nuove scadenze vengono adattate automaticamente. Una delle funzionalità preferite del team, il diagramma di Gantt, rende questi cambiamenti ancora più facili. Usano il diagramma di Gantt per ottenere una rapida panoramica di tutti i progetti attivi, quindi fanno clic e trascinano le attività per apportare modifiche.

“Il diagramma di Gantt ci aiuta a ottenere un'istantanea mentale dei nostri compiti e valutare come ci stiamo comportando in relazione a quei piani. Possiamo aggiornare facilmente le pietre miliari e ci piace l'opzione di codificare i progetti con colori a seconda del loro livello di completamento ".

I benefici

Avere una prospettiva così approfondita su ogni progetto non solo ha aiutato il team di Anthony a evitare che i dettagli scivolino attraverso le crepe, ma possono vedere quali fasi dei progetti tendono ad andare senza intoppi, dove ci sono colli di bottiglia e come possono adattarsi istantaneamente per fare le correzioni necessarie. Per il quadro generale o per prepararsi a progetti imminenti, si rivolgono ai diagrammi di Gantt per vedere ogni aspetto su uno schermo. Su base giornaliera, si affidano a Rapporto Giornaliero che arriva ogni mattina via e-mail. Quel breve elenco di priorità li aiuta a tagliare le diverse possibilità che potrebbero distogliere la loro attenzione dalle priorità che richiedono veramente la loro attenzione.

“Teamwork Projects ci ha fornito una piattaforma per visualizzare e comunicare sia gli obiettivi del quadro generale che le attività specifiche. Possiamo valutare le nostre prestazioni, prepararci per i progetti imminenti o semplicemente vedere cosa c'è nel nostro elenco di cose da fare per la giornata ".

Il risultato è che stanno gestendo più progetti di quanto pensassero possibile dal loro team snello e che hanno migliorato le consegne puntuali. Il software ha eliminato le ore di indecisione e aumentato notevolmente la loro produttività. Da allora altre piattaforme software si sono espanse per creare le complesse funzionalità richieste dalla maggior parte dei team di sviluppo, ma il team di Anthony all'interno di Wilderness Youth Projects non ha intenzione di cercare un'altra soluzione. Con Teamwork Projects, hanno tutti gli strumenti per continuare ad aggiungere nuova capacità di progetto e aggiungere altri membri del team lungo la strada, se necessario.

“La maggior parte del software è adeguata per creare elenchi di cose da fare, ma Teamwork Projects fornisce livelli di approfondimento sui progetti in un modo che non abbiamo mai avuto prima. "