Scopri come GNGF, un'agenzia di marketing a servizio completo, ha utilizzato Teamwork Projects per stabilire un flusso di lavoro di marketing per guidare la crescita.


“Otteniamo un'enorme quantità di risparmio di tempo dall'integrazione di tutto nel minor numero di strumenti possibile. Progetti di lavoro di squadra è diventata la versione vivente del nostro processo. " Chris Casseday è direttore delle operazioni presso GNGF (Fatti notare, fatti trovare), un'agenzia di marketing su vasta scala che lavora esclusivamente con i clienti del settore legale. L'azienda utilizza un integrato marketing approccio per aiutare avvocati e studi legali a costruire ogni aspetto della loro presenza online in modo che i team legali possano concentrarsi sulla gestione delle loro pratiche legali.

Le sfide

quando GNGF iniziato nel 2011, utilizzavano Basecamp come strumento di gestione delle attività per il loro lavoro di marketing digitale. Quando l'azienda ha iniziato a crescere, Chris e il suo team hanno capito che avevano bisogno uno strumento capace di qualcosa di più della semplice gestione delle attività. Ciò che ha spinto a questa realizzazione è stato che la società ha iniziato a notare che gran parte della sua crescente base di clienti aveva le stesse esigenze di progetto, con le attività per questi progetti abbastanza standardizzate. L'azienda ha riconosciuto che per assumere più clienti e completare i progetti per questi clienti secondo uno standard elevato, avevano bisogno di trovare una soluzione di gestione dei progetti che potesse offrire quattro caratteristiche specifiche che Basecamp non poteva fornire al momento: 1) Progetto e modelli di attività “La nostra offerta di servizi era molto coerente tra i nostri clienti. Avevamo un progetto iniziale seguito da un lavoro mensile basato sulla conservazione che per lo più aveva le stesse attività ogni mese. Volevamo uno strumento che avesse modelli di progetto e attività per rendere la creazione dei nostri progetti coerente per adattarsi al nostro processo ". 2) Attività ricorrenti “Molte delle nostre attività di conservazione mensili ricorrevano ogni mese. Quindi volevamo un'attività che, una volta spuntata, si creasse di nuovo il mese successivo, simile a una richiesta di appuntamento ricorrente nel calendario ". 3) Priorità dei compiti “Alcune attività erano fondamentali da svolgere ogni mese e altre erano piacevoli da svolgere, quindi volevamo assegnare una cosa da fare rispetto a una cosa carina. All'epoca non c'era il concetto di priorità nel Basecamp ". 4) Dipendenze delle attività “Molte delle nostre attività avevano delle dipendenze tra di loro. Non si poteva sviluppare fino a quando non si disponeva di un progetto e non si poteva consegnare fino a quando non fosse passato attraverso il QA, ecc. Non c'era modo di forzare le dipendenze in Basecamp. " Una volta che GNGF ha saputo di cosa avevano bisogno da una soluzione di gestione del progetto, hanno incontrato un altro ostacolo: qualsiasi alternativa al campo base che hanno valutato troppo semplice per le loro esigenze o eccessivamente complesse. “All'epoca, con le soluzioni di gestione dei progetti basate su cloud, sembrava esserci qualcosa di complesso diagramma di Gantt stile di allocazione delle risorse o il tipo Basecamp. "

La soluzione

Dopo aver ricercato e considerato le opzioni disponibili, GNGF si è imbattuto in Teamwork Projects e ha deciso di effettuare il passaggio per due motivi: "I progetti di lavoro di squadra avevano tutti i file caratteristiche stavamo cercando. Abbiamo inviato via email alcune domande al team di supporto e abbiamo ricevuto risposte molto veloci, quindi anche questo ha aiutato. " Negli ultimi 6 anni, Teamwork Projects è stato di GNGF strumento di scelta per la crescita—contribuendo ad accelerare e snellire i loro processi. Chris ha detto che la sua azienda è rimasta fedele a Teamwork Projects a causa del software capacità di integrate with the other core tools that GNGF uses.

“Ho visto in prima persona presso altre aziende la rapida proliferazione di diversi strumenti. Abbiamo deciso subito di incentrare la parte operativa della nostra attività sul minor numero di strumenti possibile. Utilizziamo Google Apps per la posta elettronica e il calendario, Salesforce come punto di vista centrale dei nostri potenziali clienti e clienti, Box per tutti i documenti e utilizziamo i progetti di lavoro di squadra per la gestione di progetti e attività, la priorità del carico di lavoro e il monitoraggio del tempo ".

I risultati

Uno dei motivi per cui GNGF è stato in grado di farlo aumentare il numero di clienti così rapidamente è dovuto ai dettagliati progetti di lavoro di squadra progetto e modelli di elenchi di attività caratteristiche. Invece di perdere tempo nella configurazione di ogni nuovo progetto o elenco di attività, questi modelli hanno già livelli di priorità, dipendenze e impostazioni di privacy predefinite. Anche le attività e le sottoattività sono notevolmente semplificate perché vengono assegnate automaticamente ai membri del team corretti. “I nostri progetti di lavoro di squadra sono diventati la versione vivente del nostro processo. Invece di documentare eccessivamente i processi in un luogo a cui poche persone faranno riferimento, il processo risiede nei nostri modelli di progetto. " Chris dice che la sua azienda ha utilizzato il funzione di monitoraggio del tempo per analizzare le prestazioni, ridurre le inefficienze e gestire il carico di lavoro in modo più efficace, così le scadenze sono sempre rispettate.

“Sebbene utilizziamo più di un modello di conservazione mensile e non fatturiamo in base alle ore, vogliamo comunque assicurarci di sapere dove stanno andando le nostre ore. Vogliamo assicurarci di non dedicare troppo poco tempo a un cliente rispetto a un altro e vogliamo sapere quanto sta andando al lavoro del cliente rispetto al lavoro interno, ecc. Abbiamo avuto problemi all'inizio del monitoraggio del tempo in modo coerente. Il lavoro di squadra lo rende molto facile, però il monitoraggio del tempo è integrato direttamente nell'app. "

Razionalizzato, flussi di lavoro che fanno risparmiare tempo rendere Progetti di lavoro di squadra il chiaro vincitore per le esigenze di gestione dei progetti di GNGF e l'impegno del personale di supporto di Teamwork.com aumenta la fiducia di Chris nel prodotto.

“Ci sono molti caratteristiche che Teamwork ha integrato immediatamente, quindi i nuovi utenti dovrebbero davvero approfondire e vedere come massimizzare il loro utilizzo dello strumento. Il prodotto è di prim'ordine, ma il team di Teamwork.com è l'intangibile che vale più di quanto paghi."