Hai mai il vago sospetto che potrebbe esserci un modo migliore per organizzare il tuo team di marketing? Ci sono molte ragioni per cui potresti sentirti in questo modo, da infiniti thread di posta elettronica e stakeholder ingestibili, a difficoltà nel comunicare e fornire campagne in tempo.

La risposta a tutte queste lamentele, come risulta da molti team, è la gestione dei progetti di marketing.

In questa guida, ti illustreremo i dettagli del processo di gestione del progetto di marketing, tra cui:

  • Cos'è la gestione del progetto di marketing?

  • Le fasi del processo di gestione del progetto di marketing

  • In che modo la gestione del progetto aiuta i team a comunicare

  • Come instillare competenze e responsabilità di gestione del progetto in un team di marketing

  • I vantaggi di un approccio al marketing gestito dal progetto

  • Strumenti e piattaforme di gestione dei progetti

Il nostro obiettivo è darti tutte le informazioni necessarie per rendere la gestione del progetto parte dei tuoi processi di marketing quotidiani.

Cos'è la gestione del progetto di marketing?

La gestione dei progetti di marketing è un modo di lavorare che fornisce una struttura per la consegna di progetti di marketing. Può aiutare i team a completare tutti i tipi di lavoro in tempo e budget, dalle campagne di marketing e lanci di prodotti agli audit SEO e analisi della concorrenza.

I principali vantaggi della gestione dei progetti di marketing includono una collaborazione più semplice, un migliore coordinamento tra i membri del team e una consegna più efficiente del lavoro del progetto. Per dirla semplicemente, darà al team più motivi per amare lavorare insieme e meno motivi per imprecare contro il proprio computer. I minimi dettagli della gestione del progetto di marketing variano a seconda degli strumenti di gestione del progetto, della metodologia e delle pratiche specifiche che ogni team sceglie di utilizzare. (Questa può essere un'ottima cosa, se hai membri del team che sono particolarmente attenti ai loro particolari.)

Detto questo, i seguenti punti sono veri per la maggior parte dei processi di gestione dei progetti di marketing:

  • Il progetto si concentra sulla produzione di output specifici, chiamati deliverable. Un deliverable potrebbe essere qualsiasi cosa, da una serie di articoli di blog a una nuova strategia di marketing per un marchio.

  • Il lavoro del progetto è suddiviso in parti gestibili. Ciò include elenchi di attività, attività, sotto-attività e pietre miliari che rappresentano i principali risultati nel percorso verso il completamento del progetto.

  • Il lavoro è gestito all'interno di uno strumento di gestione del progetto. Uno strumento di gestione del progetto è uno spazio di lavoro digitale utilizzato per pianificare e tenere traccia delle attività del progetto e facilitare la collaborazione tra il team.

  • Ogni progetto procede attraverso fasi ben definite, compresa la pianificazione e l'esecuzione. Di solito c'è un periodo di tempo e un budget predefiniti per il progetto.

La gestione del progetto può essere utilizzata per gestire tutti i tipi di attività e campagne di marketing, tra cui:

  • Pay-per-click (PPC)

  • Marketing via email

  • Search marketing (SEO)

  • Ottimizzazione del tasso di conversione (CRO)

  • Content marketing

  • Lanci di prodotti

Un framework di gestione del progetto riunisce tutte le persone e le attività necessarie per realizzare una campagna o un lavoro. Ad esempio, in una campagna del marchio, la gestione del progetto potrebbe essere utilizzata per organizzare uno sforzo di squadra tra grafici, copywriter, ricercatori di mercato e strateghi.

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Le quattro fasi della gestione del progetto di marketing 

La maggior parte dei progetti di marketing può essere gestita in un ciclo di vita del progetto in quattro fasi:

  1. Inizio

  2. Piano

  3. Eseguire

  4. Fine / Valuta

Fase # 1: inizio

All'inizio di un progetto, lo stakeholder commissionante (cioè il cliente) e il progetto chiave stakeholder del team marketing definirà e concorderà gli obiettivi del progetto.

Gli obiettivi possono quindi essere tradotti in obiettivi di progetto, formando la base di a carta del progetto. Il progetto inizia quando questo documento è stato firmato da tutti i principali stakeholder.

Fase 2: pianificazione

Con gli obiettivi del progetto stabiliti, il team può concordare un budget di progetto e identificare i risultati finali.

Un deliverable è tutto ciò per cui il progetto lavora e produce intenzionalmente. I risultati più comuni (e ovvi) utilizzati nei progetti di marketing sono le attività e le campagne di marketing. Alcuni progetti includono risultati finali secondari, come la generazione di dati di progetto che aiuteranno con progetti futuri.

Dopo aver definito i risultati finali del progetto, il team formula un piano del progetto di marketing composto da diversi compiti. Più complesso è il progetto, più compiti avrà bisogno. Ogni attività è assegnata a un membro del team. A volte, i principali stakeholder assegnano compiti ai membri del team; in altri casi, i membri del team si autoassegnano i propri compiti.

È importante, a questo punto, stimare l'ambito del progetto, ovvero l'entità del lavoro coinvolto nel progetto. Ciò aiuterà il team a evitare di pianificare più lavoro di quanto è in grado di fare. Un'attenta stima dell'ambito del progetto è particolarmente importante per i team che lavorano su un fermo o con un budget limitato.

Un altro requisito durante la pianificazione è creare una sequenza temporale del progetto, che descriva la cronologia delle attività che compongono il progetto. Questo può essere rappresentato visivamente attraverso grafici come Diagrammi di Gantt, che può essere aggiornato in tempo reale per dare al team una chiara indicazione dello stato di avanzamento del progetto.

Fase 3: esecuzione

Questa è la fase in cui il team procede con l'implementazione di schema del progetto.

Durante l'esecuzione, saranno responsabili i membri del team che stanno guidando la gestione del progetto gestione dei compiti. Ciò comporta il monitoraggio e la creazione di rapporti sullo stato di avanzamento delle attività, la creazione di nuove attività secondo necessità e la rimozione dei "blocchi", che sono problemi che impediscono l'esecuzione delle attività.

Un modo semplice per tenere traccia dei progressi su determinati progetti di marketing è utilizzare le schede kanban, che danno una reputazione visiva a colpo d'occhio di come sta procedendo un'attività attraverso un progetto. La bacheca kanban ha più colonne, ognuna delle quali è possibile etichettare come una determinata fase di un processo (ad es. Idee, ricerca, scrittura, modifica, pubblicazione). Quando un'attività passa alla fase successiva del processo, la sua scheda può essere spostata nella colonna appropriata. Per ulteriori indicazioni su questo approccio, leggi la nostra guida su Come utilizzare Board View per creare un processo di content marketing killer.

I membri del team responsabili della gestione del progetto dovranno anche monitorare lo stato del progetto durante l'esecuzione. Se il progetto è in ritardo nel tempo o nel budget, questa persona deve scoprire il motivo e cercare una soluzione. Dovrebbero anche fornire aggiornamenti sullo stato, nei rapporti agli stakeholder senior e nelle discussioni con l'intero team durante riunioni periodiche sui progressi.

Fase 4: fine / valutazione

Infine, raggiungiamo il completamento del progetto. Ciò che accadrà in questa fase dipenderà dalla natura della relazione del team di marketing con il progetto. Se il progetto è un lavoro una tantum, potrebbe essere considerato concluso una volta consegnato allo stakeholder committente.

D'altra parte, se il tuo team è un reparto marketing o un'agenzia di marketing che lavora per i clienti su base fiduciaria, la fase finale del ciclo di vita del progetto comporterà probabilmente un processo di valutazione. Ciò è particolarmente importante per il miglioramento continuo delle tattiche della campagna, poiché le intuizioni della valutazione possono essere inserite nei progetti futuri.

In che modo la gestione del progetto aiuta i team a comunicare

Durante l'intero ciclo di vita del progetto in quattro fasi, il team di progetto dovrebbe utilizzare il proprio strumento di gestione del progetto per comunicare.

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Forse la cosa più importante è che i membri del team possono commentare le attività su cui stanno collaborando. Possono taggare altri membri del team nei commenti per coinvolgerli nella conversazione. E soprattutto, tutti i commenti nel thread rimangono allegati all'attività durante il progetto (a meno che non vengano eliminati), il che significa che le conversazioni sulle attività sono accessibili.

Alcuni strumenti di gestione del progetto forniscono ulteriori modi per comunicare ai membri del team, come la messaggistica chat integrata.

Qualunque siano le specifiche delle caratteristiche di comunicazione di uno strumento di gestione del progetto, il punto cruciale è che facilitano tutta la collaborazione del team sul progetto all'interno di un'unica piattaforma. Mentre le e-mail, le telefonate e le conversazioni con lo Zoom possono portare a informazioni importanti fuori posto, uno strumento di gestione dei progetti mantiene tutto in ordine e in un unico posto.

Quali sono le capacità chiave di gestione dei progetti per i team di marketing?

Per implementare la gestione del progetto in modo efficace, dovrai fare due cose:

  • Capacità di gestione del progetto in-still nel team

  • Adatta le responsabilità di gestione del progetto all'interno del team

La maggior parte dei team di marketing sarà meglio servita condividendo tra loro le responsabilità di gestione del progetto, piuttosto che impiegare un project manager. Questo approccio è molto più conveniente e offre a tutti i membri del team l'opportunità di migliorare le proprie competenze.

Se prendi la gestione del progetto "in team", assicurati di utilizzare uno strumento e un processo di gestione dei progetti accessibili. Ciò garantirà ai membri del team di acquisire rapidamente le competenze necessarie e senza richiedere una laurea in scienze missilistiche.

Un modo efficace per dividere le responsabilità di gestione del progetto tra un team è avere la leadership nella gestione del progetto a rotazione tra i membri del team. Un membro del team conduce un progetto, un altro membro del team conduce il successivo e così via. Ciò offre a tutti i membri del team l'opportunità di apprendere il processo di gestione del progetto dentro e fuori quando arriva il loro turno.

Non solo la rotazione della leadership nella gestione del progetto aiuterà ogni membro del team ad acquisire le capacità di leadership nella gestione del progetto; dovrebbe anche migliorare la loro adozione del processo quando agiscono come normali membri del team.

La competenza nella gestione del progetto di un team può essere migliorata anche attraverso la formazione. Ecco alcune delle aree di competenza chiave su cui concentrarsi nello sviluppo professionale:

  • Capacità organizzative. Sebbene la tua piattaforma di gestione dei progetti debba accelerare o automatizzare molte delle attività di organizzazione dei tuoi progetti, la gestione dei progetti richiede comunque una buona organizzazione.

  • Abilità comunicative. Le persone sono il fattore più importante nella gestione dei progetti, quindi ne consegue naturalmente che la leadership nella gestione dei progetti richiede un'ottima comunicazione.

  • Conoscenza delle pratiche di gestione del progetto. La comprensione delle varie pratiche e metodologie di gestione del progetto esistenti aiuterà un team a prendere decisioni informate sul proprio processo di gestione del progetto.

I vantaggi di marketing della gestione del progetto

I vantaggi più evidenti della gestione dei progetti di marketing sono legati alla produttività. Molti team ritengono che un approccio gestito dal progetto li aiuti a:

  • Pianifica meglio

  • Esegui il lavoro più velocemente

  • Tieni traccia delle parti in movimento di un progetto

  • Collabora più facilmente

La gestione dei progetti può anche creare guadagni di efficienza a lungo termine per i team di marketing. Ad esempio, ogni progetto porta con sé una struttura di progetto che può essere ottimizzata e riutilizzata per progetti futuri. Inoltre, puoi utilizzare le lezioni apprese dalla fase di valutazione di un progetto per affinare il tuo processo e il tuo processo decisionale.

Più a lungo un team di marketing utilizza un approccio gestito dal progetto, più intelligenti possono diventare i suoi processi e migliori possono essere i suoi risultati.

Strumenti di gestione dei progetti per i professionisti del marketing 

La prospettiva di aggiungere più strumenti digitali allo stack è sufficiente per mandare un brivido freddo lungo la spina dorsale di molti professionisti del marketing. Ma per facilitare la gestione del progetto, avrai bisogno del giusto strumento di gestione del progetto.

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Ti consigliamo di utilizzare un solo strumento, in grado di gestire tutte le parti in movimento delle tue campagne e qualsiasi altro lavoro che svolgi. Questo è il modo in cui molti dei migliori team di marketing oggi stanno organizzando il loro lavoro, dall'agenzia digitale leader del Galles, Liberty Marketing, al team di marketing del famoso produttore di forniture musicali D’Addario.

Quando si imposta il file strumento di gestione del progetto, tieni a mente il tuo stack di marketing. In particolare, considera quanto bene gli altri tuoi strumenti di marketing possono integrarsi con il tuo strumento di gestione dei progetti. Integrazioni tra strumenti di marketing e strumenti di gestione del progetto possono aumentare l'efficienza e aiutare a ottimizzare i processi sia dal lato del marketing che dal lato della gestione del progetto.

In alcuni casi, l'integrazione di uno strumento di marketing con uno strumento di gestione del progetto è un progetto importante a sé stante. Potrebbe essere meglio utilizzare una piattaforma di gestione dei progetti dotata di funzionalità integrate per un'ampia gamma di integrazioni. Da parte nostra, Il lavoro di squadra è pronto per l'integrazione con decine di strumenti di terze parti, inclusi HubSpot, Slack, MS Teams e Chatify.