Quando lavori in un'agenzia, non sei solo responsabile della tua attività. Sei anche responsabile dell'attività del tuo cliente. Ciò significa anche che non lavori solo con il tuo team, ma con il loro. Questo può essere arricchente, illuminante e divertente. Ma può anche essere (en) difficile.

Un ottimo rapporto con il cliente è simbiotico. Collabori, comunichi e, in un mondo perfetto, ognuno di voi ottiene qualcosa di positivo dall'interazione.

Ma che dire di quelle volte in cui ti trovi di fronte a clienti più complicati? La loro felicità è ancora fondamentale, ovviamente, ma può essere più difficile mantenere il progetto in esecuzione senza intoppi come desideri.

Anche quando ti trovi di fronte a un cliente difficile, tuttavia, è bene ricordare che stai lavorando entrambi per lo stesso obiettivo: fornire un ottimo risultato per l'attività del tuo cliente.

Ecco i nostri suggerimenti per ottenere il massimo da tre tipi comuni di clienti "difficili", in modo da poter sfruttare al meglio i loro punti di forza e collaborare in modo più produttivo.

Il Nitpicker

Il successo della tua agenzia dipende dalla consegna puntuale di progetti di qualità. In un ambiente di lavoro frenetico, ciò implica un'attenta pianificazione e programmazione per ogni progetto. Ma a volte, ti ritrovi a lavorare con un perfezionista attento ai dettagli. O, beh, un pignolo.

Lavorare con un nitpicker può mettere fuori gioco l'intero programma. Quelle che potrebbero sembrare piccole modifiche a loro - modificare un colore qui, riformulare alcune righe di testo lì - possono rapidamente sommarsi per te, specialmente quando quelle modifiche cadono alla fine del processo. Apportare tali modifiche richiede sempre più tempo di quanto ti aspetti e, se non viene gestito correttamente, può avere un effetto a catena anche sugli altri tuoi progetti.

La forza del Nitpicker: sono emotivamente investiti

Avere quei perfezionisti orientati ai dettagli dalla tua parte è fantastico perché loro quale. Vogliono partecipare alla creazione di qualcosa di veramente interessante. Hai solo bisogno di sfruttare quell'investimento emotivo e usarlo per guidare le parti del processo che contano davvero, non solo le cose casuali rimanenti alla fine.

Cosa fare: creare punti di controllo del feedback

I nitpickers sanno che fai bene il tuo lavoro. Ti hanno assunto per un motivo, quindi non sono interessati a rivedere completamente il tuo lavoro: vogliono solo essere inclusi nel viaggio. Non è sufficiente dare i pignoli l'accesso al software di gestione del progetto (anche se questo è ottimo per dare loro visibilità sul processo e mantenere le cose trasparenti, in modo che possano sentirsi coinvolti in ogni fase). È necessario creare attivamente punti di controllo del feedback per coinvolgerli nelle prime fasi del processo. Ad esempio, potresti dare loro l'opportunità di rivedere in fase di idea, struttura e bozza effettuando specifiche attività di "punto di controllo" nel software di gestione del progetto. In questo modo, puoi usare la loro passione e il loro investimento per affinare un'idea o uno schema e quando danno un feedback, lo vedranno integrato nel processo in base alla progettazione, non solo aggiunto alla fine. Win-win.

L'esperto

Che tu stia intervenendo per colmare una lacuna di conoscenza, una lacuna di competenze o una lacuna di personale, quando si tratta di ciò, il tuo cliente sta assumendo la tua agenzia per fare qualcosa che non potrebbe fare internamente.

Quindi, se non stai facendo un lavoro migliore di quello che potrebbe fare il cliente da solo, sei nei guai.

Di solito non è un problema. Ma ogni tanto incontri un vero esperto: un cliente che sa davvero molto di più sulla sua attività o settore di te. E ti fa paura di fare qualcosa di sbagliato.

All'improvviso, ti ritrovi in un ciclo di feedback spaventoso. Vuoi fare del tuo meglio per loro, ma poiché sono così informati, hai paura di correre un rischio o di commettere un errore. Quindi, passi così tanto tempo a dubitare di te stesso ea discutere su come andare avanti che commetti più errori o, peggio, ti ritrovi completamente bloccato.

La forza dell'esperto: sono incredibilmente competenti

Prendiamo solo un minuto per rivalutare. Sei stato assunto per fare qualcosa in cui la tua agenzia è davvero brava e sei stato associato a un cliente con conoscenze specialistiche (ovvero qualcosa in cui sono davvero bravi). A conti fatti, questo è davvero buono. La cosa migliore di lavorare con un esperto è questo sono un esperto. Una volta che smetti di essere intimidito dalla loro conoscenza e prendi un momento per ricordare a te stesso tutto ciò che tu e la tua agenzia state portando sul tavolo, puoi usare la loro esperienza + la tua esperienza per creare il tuo miglior lavoro di sempre.

Cosa fare: crea un'enciclopedia fai-da-te

Il trucco per gestire l'Esperto è trovare un modo per incorporare le loro conoscenze nel tuo flusso di lavoro. Non vuoi programmare riunioni con loro più e più volte, interrompendo la loro giornata lavorativa e la tua, o inviarli costantemente tramite e-mail, ma vuoi che la loro conoscenza unica sia parte integrante del processo per ogni progetto. È qui che inizi a diventare intelligente e costruisci le loro conoscenze in una risorsa di cui beneficerai non solo te, ma tutto il tuo team.

Per fare ciò, inizia raccogliendo le tue informazioni. Potresti coprire molto di ciò di cui hai bisogno nel tuo incontro di avvio, ma quasi sicuramente avrai domande extra man mano che il progetto progredisce.

Per situazioni come queste, i memo vocali forniscono una soluzione semplice e asincrona per ottenere risposte quando è necessario un ciclo di feedback senza interruzioni. In altre parole: sono un modo pratico per ottenere molte informazioni velocemente, con il minimo sforzo per il tuo cliente e senza dover seguire la stessa pianificazione. Se compili il tuo elenco di domande per il tuo esperto e le invii, possono registrare memo vocali a loro piacimento.

(Ovviamente, non importa quanto siano convenienti i memo vocali, devi comunque essere coscienzioso sull'impegno di tempo che chiedi loro. Probabilmente è ovvio, ma non richiedere costantemente memo vocali durante il giorno ogni volta che hai una piccola domanda e non usarli come sostituto per fare le tue ricerche.)

Una volta che hai ottenuto le risposte alle tue domande più importanti, puoi raccogliere le informazioni più importanti che hai appreso in una "guida di stile" scritta. Utilizza uno strumento di gestione dei contenuti collaborativa o un taccuino in Progetti di lavoro di squadra per creare un'unica fonte di verità, in cui archiviare tutte le conoscenze specialistiche essenziali che hai appreso. (Puoi persino caricare i memo vocali originali nella sezione "File" del tuo software di gestione del progetto per i posteri.)

Memorizzando questo cheat sheet fai-da-te su una piattaforma condivisa, tutti i membri del team possono leggerlo, imparare da esso e aggiornarlo. Presto avrai un documento principale vivo e vitale a cui chiunque può accedere, che ti consentirà di fornire risposte a livello di esperto, senza bisogno di chiedere a un esperto.

Il sognatore disorganizzato

Non è sufficiente per creare un lavoro straordinario. Per avere successo come agenzia, i tuoi clienti devono poter contare sul fatto di avere un ottimo team di persone che si prendono cura delle esigenze della loro organizzazione. Ciò significa ascoltare tutte le loro idee e rispondere a ogni loro richiesta. Nessuna comunicazione può cadere attraverso le crepe.

Ma mentre tu potrebbe essere vigile nel rispondere a tutto, lavorare con un cliente disorganizzato può rendere difficile mantenere la comunicazione.

Il lato positivo è che questo cliente è entusiasta, investito e ha molte nuove idee, ma il lato negativo, non ne mette nessuna nello stesso posto.

Stanno sparando email a destra ea sinistra in thread diversi e a persone diverse; nel frattempo, stanno dando suggerimenti contrastanti da qualche altra parte che sembrano andare contro ciò su cui hai appena concordato.

Non solo questo è travolgente, ma può rendere difficile individuare ciò di cui hanno bisogno da te in seguito e quando ne hanno bisogno.

La forza del Disorganized Dreamer: idee uniche

Può sembrare caos, ma nella follia c'è un metodo; questo tipo di cliente di solito elabora le idee lasciandole rimbalzare l'una sull'altra.

Non stanno cercando di essere difficili, è solo come gestiscono la loro creatività. Per il cliente di tipo Sognatore Disorganizzato, questo di solito significa due cose. Il primo è che hanno difficoltà a mettere le cose dove dovrebbero essere.

Il secondo è che sono bravissimi nel pensiero fuori dagli schemi e nel lavoro creativo. Poiché le loro menti accedono a tutti i tipi di concetti contemporaneamente, spesso sono in grado di offrire nuovi suggerimenti che ti aiutano a produrre un lavoro migliore.

Cosa fare: definire canali di comunicazione specifici

Capitalizzare sulla scintilla creativa del Disorganized Dreamer significa prendersi cura dell'organizzazione per loro, in modo che possano concentrarsi sulle idee, non sull'amministratore. Definendo chiaramente quali tipi di comunicazione appartengono a dove, è possibile rendere automatico il processo organizzativo. In questo modo, non è qualcosa a cui il tuo cliente deve pensare. Definire i canali di comunicazione nelle prime fasi del rapporto di lavoro significa creare un luogo per ogni tipo di feedback. Sebbene tu possa modificare questo modello in base agli strumenti utilizzati dalla tua agenzia, ecco alcuni dei nostri suggerimenti:

  • Le domande sullo stato vanno in Progetti di lavoro di squadra. Quando un cliente vuole sapere se qualcosa è stato fatto o quando sarà fatto, può controllare i progetti di lavoro di squadra e commentare se la risposta non c'è.

  • Il feedback specifico del progetto va all'interno del progetto. Indipendentemente dal software collaborativo utilizzato per i singoli progetti, i clienti dovrebbero essere in grado di lasciare un feedback contestuale all'interno del progetto.

  • Le nuove idee vanno in uno specifico elenco di "idee". Se hai un posto designato per tutte le idee del Disorganized Dreamer, sapranno sempre dove metterle: in un posto separato dove non faranno strisciare l'ambito sui progetti esistenti e dove non si perderanno. Crea un elenco di attività o un taccuino condiviso per tenere traccia di nuove idee per riferimento futuro.

  • Conserva la posta elettronica esclusivamente per informazioni amministrative. Limitare la posta elettronica alle informazioni amministrative elimina una casella di posta intasata e garantisce che ogni problema amministrativo, come la gestione dell'account, riceva l'attenzione di cui ha bisogno.

Una volta sviluppate le aspettative su dove i tuoi clienti comunicano con te, tutti sapranno esattamente dove andare per le conversazioni che stanno cercando e puoi gentilmente indirizzarli al canale corretto se stanno andando fuori strada.

Le tue abilità + le abilità del tuo cliente = la tua arma segreta

Ogni cliente porta qualcosa di diverso in tavola. E quando giochi con i loro punti di forza unici, puoi creare qualcosa di più unico come risultato. Come ottieni il massimo dai tuoi clienti? Fateci sapere le vostre strategie di collaborazione nei commenti qui sotto.