Grandi project manager lo fanno sembrare facile. Ma mantenere in movimento tutte le parti in movimento di un progetto non è un'impresa da poco, e questo è solo per un progetto. Man mano che si scala, può diventare quasi impossibile tenere d'occhio tutto ciò che richiede la tua attenzione in più progetti. È qui che entra in gioco Portfolio in Teamwork. Portfolio ti offre il punto di vista ideale per vedere tutti i tuoi progetti una volta in una volta e ottenere rapidamente le informazioni di cui hai bisogno. Che tu stia cercando aggiornamenti di alto livello, rapporti sullo stato in tempo reale per i clienti o un modo rapido per passare rapidamente ai dettagli importanti, Portfolio ti offre una visione a volo d'uccello di dove si trovano attualmente tutti i tuoi progetti.

Quindi, come funziona?

Se utilizzi Teamwork da un po 'di tempo, probabilmente hai una buona conoscenza di come sono strutturate le informazioni. Il TL; DR? Le attività sono la tua unità di lavoro di base e puoi suddividerle ulteriormente in sottoattività. Tutte le attività sono contenute in un elenco di attività ed è possibile associare tali elenchi di attività a tappe. Tutti questi elementi - pietre miliari, elenchi di attività, attività, attività secondarie - vivono all'interno di un progetto e puoi utilizzare più filtri, tag e visualizzazioni per organizzare i tuoi progetti per la massima efficienza. (Vuoi saperne di più? Dai un'occhiata questo post per un'analisi più dettagliata.) Può essere difficile tenere traccia di tutte queste parti mobili quando si gestiscono più progetti. È qui che entra in gioco Portfolio: per fornirti una vista panoramica della posizione di ogni progetto.

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Portfolio prende il concetto intuitivo di Vista tabellone a un livello più strategico. Rappresentando ogni progetto come una scheda, spostandoti attraverso le fasi rappresentate da colonne diverse, puoi visualizzare più progetti a colpo d'occhio, vedere rapidamente in quale fase si trova e visualizzare più dettagli con un solo clic.

Come può essere d'aiuto?

Con tutti i tuoi progetti rappresentati in Portfolio, puoi ottenere informazioni approfondite e agire su più progetti da un'unica posizione centrale. Ecco perché è così importante.

Ottieni informazioni immediate

Portfolio è un ottimo modo per ottenere insight fulminei sui tuoi progetti. Ogni scheda del progetto ha una barra di avanzamento che mostra la percentuale di tutte le attività del progetto completate. Puoi persino passare il mouse sulla barra di avanzamento per vedere quante attività sono ancora rimaste, in modo da poter vedere veramente a che punto sono a colpo d'occhio.

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Da lì, puoi semplicemente fare clic sulla scheda per aprire il riepilogo del progetto e ottenere ancora più dettagli. Sintesi del progetto consentono di analizzare ulteriormente lo stato di avanzamento del progetto: controllare quante attività sono in ritardo o completate, vedere le prestazioni dei singoli membri del team, vedere cosa c'è sulla bacheca delle attività, rivedere l'andamento del progetto e altro ancora.

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Il riepilogo del progetto offre tantissime informazioni utili sul tuo progetto e puoi anche usarlo per visualizzare in dettaglio l'elemento esatto che ti interessa. Ad esempio, se vedi che hai 5 attività che sono attualmente contrassegnate come "In ritardo" sotto "Tutte le attività", puoi fare clic sull'etichetta "In ritardo" e ti verrà presentato un riepilogo di tutte quelle attività.

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Gestisci ogni progetto da un unico posto

Con Portfolio, puoi intervenire rapidamente su più progetti, senza dover passare a tutti individualmente. Questo è ottimo quando vuoi apportare modifiche rapide per mantenere le cose organizzate e aggiornate. Da Portfolio, puoi aggiungere facilmente elementi ai tuoi progetti come:

  • Pietre miliari

  • Compiti

  • File

  • Messaggi

  • Eventi

  • I Quaderni

  • Aggiornamenti

  • Collegamenti

  • Tempo registrato

Troviamo che sia particolarmente utile quando è necessario aggiornare rapidamente alcuni progetti per riflettere un cambiamento nella sequenza temporale o nelle risorse che ha un effetto a catena.

Automatizza i tuoi processi

Vuoi rendere ancora più semplice aggiornare i tuoi progetti in un lampo? Puoi utilizzare Trigger in Portfolio per fare automaticamente il lavoro per te, snellendo i tuoi processi, assicurando la coerenza tra i tuoi progetti (rendendo più facile cercarli, filtrarli e ordinarli in un secondo momento) e recuperare tonnellate di tempo di amministrazione. Proprio come con Board View, puoi impostare trigger che eseguono determinate azioni quando sposti la scheda del progetto in una nuova colonna.

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Alcune cose utili che puoi fare con i trigger includono:

  • Sostituzione, impostazione o rimozione di tag

  • Impostazione di un proprietario del progetto

  • Impostazione delle date

  • Aggiornamento della categoria di un progetto

  • Archiviazione di un progetto una volta completato

Per ulteriori informazioni sull'utilizzo dei trigger in Portfolio, controlla questo post del blog.

Trova più velocemente quello che stai cercando

Con più progetti da discutere, è essenziale per te essere in grado di trovare rapidamente ciò che stai cercando. I filtri in Portfolio rendono ancora più facile organizzare e cercare i tuoi progetti, così le informazioni di cui hai bisogno sono sempre a portata di mano. Puoi filtrare in base a opzioni come:

  • Parola chiave

  • Stato del progetto

  • Mostra / nascondi colonne

  • Tag

  • Azienda

  • Proprietario del progetto

  • Salute del progetto

  • Solo progetti speciali

Ciò ti consente di concentrarti rapidamente su progetti che rischiano di andare fuori strada, tutti i progetti che stai completando per un determinato cliente e altro, a seconda dei tuoi criteri. Se ti ritrovi a utilizzare le stesse combinazioni di filtri più e più volte, puoi risparmiare ancora più tempo salvando quelle impostazioni e condividendo il tuo filtro con il team. (Ulteriori informazioni su come salvare i filtri in questo documento di aiuto.)

Supervisiona le tue operazioni con chiarezza

Con una vista così panoramica di tutti i tuoi progetti, è più facile individuare le tendenze e notare i segnali di pericolo a colpo d'occhio. Essere in grado di scansionare rapidamente tutti i tuoi progetti e tracciarne lo stato ti consente di prevedere i colli di bottiglia prima che si verifichino, agire su potenziali problemi prima che diventino problemi e gestire le tue risorse in modo più efficiente ed efficace.

Per chi è?

Portfolio è perfetto per i project manager, che devono coordinare tonnellate di progetti, tutto il giorno, ogni giorno. È anche ottimo per i team che si confrontano con i clienti e le attività di servizi professionali, perché essere in grado di destreggiarsi tra molti progetti, ciascuno con le proprie parti mobili distinte, è essenziale quando la felicità del cliente dipende da una consegna tempestiva e affidabile. Il portfolio brilla anche quando è il momento di fornire panoramiche a stakeholder, clienti, altri team e altro, perché ti consente di ridurre lo zoom e fornire un rapporto sullo stato del quadro generale. Ma in realtà pensiamo che Portfolio sia perfetto per chiunque abbia bisogno di gestire grandi volumi di progetti, indipendentemente dal titolo professionale, dal tipo di team o dal settore.

Vuoi saperne di più?

Se hai bisogno di aiuto per iniziare con Portfolio, controlla questo documento di aiuto. Inizia a usarlo oggi e vedi come può semplificarti la vita (ei tuoi progetti). Come sempre, se hai domande lascia un commento qui sotto o inviaci una mail a support@teamwork.com. La funzione Portfolio è disponibile sui nostri piani Premium ed Enterprise.