Hai clienti che ti contattano fuori orario e sebbene il tuo team risponda immediatamente una volta entrati, i tuoi primi tempi di risposta e di risoluzione sono semplicemente imprecisi ei tuoi clienti sono insoddisfatti? Oppure offri più livelli di supporto ma non riesci a monitorare o fatturare in modo efficace il servizio aggiuntivo? Bene, ora puoi.

Teamwork Desk ha appena introdotto l'orario lavorativo. Sappiamo che ottenere le metriche corrette sul rendimento della tua attività può essere difficile quando non puoi generare rapporti accurati sulla tua settimana lavorativa. Il tuo team potrebbe non funzionare 24 ore su 24, 7 giorni su 7, quindi non dovresti basare le tue metriche su una settimana 24 ore su 24, 7 giorni su 7. Con l'introduzione dell'orario lavorativo puoi:

  • Crea facilmente rapporti sugli esatti orari di apertura della tua azienda

  • Segnala accuratamente la velocità con cui il tuo team risponde e risolve i problemi

  • Offri diversi livelli di servizio a pagamento e aumenta le tue entrate ricorrenti

  • Gestisci le aspettative dei clienti sui tempi di risposta per quando ti contattano fuori orario impostando intervalli di tempo realistici: includi semplicemente la variabile dell'orario di lavoro nelle risposte predefinite e nelle risposte automatiche in modo che i clienti sappiano quando il tuo team sarà in grado di soddisfare la loro richiesta.

  • Imposta automaticamente le risposte da inviare quando l'ufficio è chiuso o il personale è in ferie (non è necessario attivare / disattivare la risposta automatica)

Come imposto il mio orario lavorativo

All'interno di Teamwork Desk puoi creare gruppi personalizzati di orari di lavoro per il tuo sito e quindi utilizzali tramite trigger e variabili. Il set iniziale di ore lavorative create viene automaticamente applicato a tutti i nuovi ticket come orario lavorativo predefinito. Se vengono creati orari di lavoro aggiuntivi, sarà necessario impostare i trigger per applicare eventuali pianificazioni aggiuntive.

Per attivare l'orario di lavoro operativo, vai alle impostazioni di Teamwork Desk e vai alla scheda Generale. Da qui seleziona Orario lavorativo dal menu di navigazione a sinistra e fai clic su Crea orario lavorativo.

Puoi quindi assegnare un nome e un fuso orario all'orario di lavoro predefinito. Successivamente, seleziona l'opzione Personalizzato e seleziona i giorni e gli orari appropriati all'interno di quei giorni che si applicano specificamente alla tua attività. Qui puoi anche impostare le date delle festività che sovrascriveranno l'orario di lavoro impostato in quei giorni.

Dopo aver creato e applicato l'orario di lavoro, verranno aggiunti all'elenco degli orari di lavoro esistenti sul tuo sito. Hai anche la possibilità di modificare le impostazioni predefinite e applicarle alle ore attualmente non impostate come predefinite.

Per identificare il numero di trigger che attualmente utilizzano una determinata pianificazione, accedere alla colonna Trigger che visualizzerà un conteggio del numero totale di trigger. Facendo clic su un trigger puoi quindi andare direttamente alle impostazioni del trigger.

Le variabili utilizzate all'interno di questi trigger ti consentono di condividere orari di lavoro accurati per la tua casella di posta o per la configurazione del team, assicurando che i clienti che ti contattano al di fuori dell'orario predefinito ottengano una risposta predefinita appropriata o che il ticket venga inoltrato se necessario.

Come si utilizza efficacemente l'orario di lavoro?

Puoi utilizzare il tuo orario lavorativo personalizzato in trigger, risposte predefinite e risposte automatiche.

Ogni insieme di ore lavorative creato per il tuo sito avrà un ID univoco corrispondente. Questo ID verrà utilizzato come punto di riferimento nelle risposte predefinite e nelle risposte automatiche in tutti i casi in cui desideri includere l'orario lavorativo.

Quando si creano risposte predefinite o risposte automatiche, è sufficiente fare clic sull'opzione Inserisci variabile nell'editor e selezionare Orario lavorativo dall'elenco a discesa delle variabili. La variabile dell'orario di lavoro verrà aggiunta all'editor. Evidenzia la sezione che fa riferimento all'ID dell'orario di lavoro e aggiungi l'ID rilevante dell'orario di lavoro. Ora i tuoi clienti saranno rapidamente informati sugli orari di apertura della tua azienda e avranno maggiore chiarezza sui tempi di risposta previsti.

Oltre alle risposte predefinite e alle risposte automatiche, puoi anche utilizzare l'orario di lavoro in condizioni e azioni quando crei trigger per le tue caselle di posta. È importante ricordare che il primo insieme di orari di lavoro creati viene automaticamente applicato a tutti i nuovi biglietti e se vengono creati orari di lavoro aggiuntivi, sarà necessario impostare i trigger per applicare tali pianificazioni.

Nella sezione Condizioni del trigger, l'orario di lavoro può essere utilizzato con la condizione della data di creazione del biglietto e da qui puoi scegliere tra una varietà di tipi di condizioni di orario di lavoro come entro / non entro l'orario lavorativo e è / non è nei giorni festivi. E nella sezione Azione dei trigger, puoi anche utilizzare l'orario lavorativo impostando l'azione su Applica orario lavorativo.

L'utilizzo dell'orario di lavoro nella sezione di creazione del trigger per intensificare e informare gli agenti su ticket importanti è inestimabile per le aziende che offrono supporto fuori orario poiché ora puoi assicurarti che i tuoi clienti ricevano una risposta tempestiva e puoi fatturare questi livelli aggiuntivi di supporto .

L'orario lavorativo è ora disponibile per i clienti Premium e Enterprise Teamwork Desk, quindi assicurati di utilizzarlo a tuo vantaggio. I clienti che hanno aderito alla beta per l'orario lavorativo hanno visto miglioramenti immediati con un cliente che ha detto:

Finora adoro la funzione Orario di lavoro. Ci ha davvero aiutato a ottenere un quadro più accurato della quantità di biglietti in sospeso.

Come sempre, se hai domande o commenti, faccelo sapere nella sezione commenti qui sotto o contattaci a desk@teamwork.com.