Quando abbiamo collaborato con HubSpot per intervistare gli esperti dell'agenzia le lezioni che hanno imparato dai progetti andati male, quasi tutti quelli con cui abbiamo parlato avevano una storia di ammonimento che coinvolgeva il creep. Questo perché, come suggerisce il nome, può insinuarsi di soppiatto. Un piccolo cambiamento qui, una soluzione rapida là, un nuovo stakeholder che arriva a metà del progetto con alcune idee aggiuntive "minori" - e prima che tu te ne accorga, gli obiettivi si sono spostati, ti vengono chieste cose che non erano originariamente concordato e non sei più sicuro di quale (o di chi) definizione di successo dovresti usare come misura. Ma poiché lo scorrimento dell'oscilloscopio è una pendenza graduale, non un precipizio improvviso, può essere difficile individuare il problema finché non sei già caduto oltre il bordo. E a quel punto, il tuo team avrebbe potuto dedicare ore a cose che non facevano parte del brief concordato - nessuno di loro fatturabile - e bruciato risorse che erano ipotetico da utilizzare altrove. In un ambiente di agenzia, le conseguenze di ciò possono essere catastrofiche. La maggior parte delle agenzie dispone della giusta quantità di risorse ... purché siano state preventivate correttamente. Getta una chiave nel lavoro e può avere un effetto a catena su più progetti e più clienti. Quindi come si naviga nel terreno insidioso dello scope creep? Ecco cosa abbiamo imparato dagli esperti della nostra agenzia.

Sappi quando dare un piccolo extra, ma fissa le aspettative

È abbastanza complicato individuare l'oscilloscopio così com'è, ma complicare ulteriormente le cose? Solo perché qualcosa si discosta dal piano originale non significa che sia un campo di applicazione strisciante. Per cominciare, a volte consapevolmente volere per andare al di sopra e al di là per il cliente, non perché te lo chiedano, ma perché vedi un'opportunità per aggiungere valore extra e stupirlo davvero. "È un'arte, non una scienza", Eric Pratt, Managing Partner di Revenue River ci ha detto. "Abbiamo una buona reputazione per le donazioni oltre il contratto ed è bello poter dare qualcosa in più". Se segui questa strada, devi solo assicurarti che ciò che inizia come un extra non diventi un presupposto su tutta la linea. "Quando lo fai, devi stabilire delle aspettative", ha consigliato Eric. "Il cliente deve capire che sta ricevendo qualcosa; non è una cosa ricorrente, non è il primo di cinquanta regali, è un dare quello noi volere fare per loro. "

Avere le conversazioni cruciali

In secondo luogo, c'è il problema che quello che inizialmente può sembrare uno scivolamento dell'ambito può anche essere semplicemente dovuto a aggiustamenti naturali e previsti nella direzione del progetto mentre procede. "Lo Scope Creep non è sempre responsabile delle fluttuazioni", Christian Welborn, Account Manager di Pietra salata, spiegato. "A volte, le cose sono nell'ambito ma sono modificabili." Eric ha accettato. "I progetti cambiano", ha detto. Per Revenue River, la chiave era iniziare a migliorare nell'identificare dove potevano effettuare le sostituzioni e dove avrebbero dovuto creare ordini di cambiamento. "Quindi diremo: 'Questo è ciò che è incluso e possiamo essere flessibili all'interno di questa scatola'". Avere quelle "conversazioni cruciali", come le chiama Eric, è essenziale, perché tutto si riduce alla comunicazione. In queste situazioni, il team di Revenue River cerca di affrontare la discussione il più apertamente possibile. "Quando ci viene presentata una domanda, diremo qualcosa del tipo, 'Assolutamente - come sai, non faceva parte dell'ambito del nostro progetto, ma siamo felici di farlo per te e accogliamo sempre più lavoro ", Disse Eric. Quindi, tatticamente - e con tatto - si avvicina alla domanda con un atteggiamento di risoluzione dei problemi. "Parleremo al cliente di come vogliono gestirlo: stiamo scambiando qualcosa in modo che non danneggerà i tuoi numeri, lo stiamo aggiungendo, stiamo depriorizzando o spingendo qualcos'altro? Accettalo davvero a testa alta in modo positivo, aperto e non conflittuale ". Alla fine, dice, "non è 'non posso, non ti fottere, questo ti costerà soldi'. È "come troviamo una soluzione a questo problema?" "

Capisci dove stai spendendo le tue risorse

Detto questo, vale la pena riconoscere che sfortunatamente non avrai sempre le risorse o la larghezza di banda per svolgere un lavoro al di fuori dell'ambito iniziale. Ecco perché è così importante per le agenzie monitorare e gestire il proprio lavoro in un strumento di gestione del progetto. Ti consente di riportare il numero esatto di ore, attività e risorse che hai speso per ogni elemento del progetto, nonché di vedere rapidamente quali risorse (se presenti) sono ancora disponibili in un dato momento. Avere questo tipo di informazioni aggiornate, centralizzate e accessibili in tutto il progetto è essenziale quando si tratta di lottare contro l'oscillazione dell'ambito e risparmiare tempo e denaro per la tua azienda. Come la Harvard Business Review consiglia: “Se il tuo sistema di monitoraggio del progetto consente di svolgere lavori non compensati sotto il radar, cambia i sistemi. Trova un metodo che porti tutte le informazioni sul progetto alla luce del giorno, dove possano essere esaminate e discusse ".

Sii sincero con i tuoi clienti

Monitorare il tuo lavoro non aiuta solo i tuoi profitti; ti aiuta anche ad arrivare alle conversazioni con i clienti più preparato quando devi dare un no ben motivato. È naturale che i clienti non vedano l'intera portata del lavoro che il tuo team sta svolgendo dietro le quinte, quindi tirare un po 'indietro il sipario per mostrare il quadro più ampio dal lato della tua agenzia può aiutare a mettere le cose in prospettiva, mostrare loro che tu State entrambi lavorando per lo stesso obiettivo e guadagnate la loro fiducia, anche se non date loro la risposta che avevano sperato. Anche se affrontare l'argomento può essere scomodo, la maggior parte delle agenzie con cui abbiamo parlato ha riferito che i loro clienti erano comprensivi e apprezzati della loro onestà e franchezza. "Può essere difficile respingere o dire a qualcuno di no se qualcosa non è possibile, specialmente nel ruolo in cui mi trovo", Jodie Robinson, Group Account Director presso Partner di velocità, ci ha detto. "Ma se qualifichi che no, le persone sono generalmente più comprensive e comprensive - e lo è sempre meglio che dare un sì imbarazzato e poi sottoporre a mancate consegne o deludere le persone più in là ". Cerchi altri suggerimenti? Scopri ancora più lezioni dagli esperti dell'agenzia nel nostro ebook, When Projects Go Wrong.