Quando è stata l'ultima volta che hai eseguito un progetto che non prevedeva alcun tipo di strumento software? Scuola superiore?

Gli strumenti di gestione dei progetti ci mantengono organizzati, produttivi e collaborativi. Sono il mezzo con cui eseguiamo compiti, assegniamo lavoro e portiamo le nostre iniziative più importanti al traguardo. E ora, con così tante persone in tutto il mondo che lavorano da remoto, è difficile immaginare di fare qualcosa senza di loro.

Ma a volte gli strumenti software pensati per aiutarci a rimanere organizzati e produttivi creano effettivamente nuove sfide e blocchi che rallentano l'esecuzione del progetto, specialmente quando non tutti utilizzano lo stesso strumento. Quindi come puoi rispettare le scadenze del progetto mentre lavori tra strumenti e team? Il lavoro di squadra e Unito offrono la soluzione perfetta.

Integra i tuoi strumenti per velocizzare l'esecuzione

Se utilizzi Teamwork, sei già in vantaggio quando si tratta di esecuzione del progetto. Puoi creare rapidamente attività, scambiare aggiornamenti e feedback e vedere a colpo d'occhio cosa è in pista e cosa resta indietro.

Ma i progetti più grandi nella tua azienda tendono a coinvolgere la maggior parte delle parti interessate. Con più cuochi in cucina, sei destinato a imbattersi in stili e strumenti diversi. Quindi, mentre provi a gestire il progetto dal tuo progetto Teamwork, i tuoi collaboratori stanno facendo lo stesso da Jira, GitHub o Trello.

Perché questo è un problema?

Mentre tutti dovrebbero essere in grado di utilizzare gli strumenti più adatti alle proprie esigenze specifiche, quando si tratta di progetti interfunzionali questo può creare singhiozzi che richiedono tempo:

  • Le informazioni chiave del progetto sono distribuite su più strumenti. Questo crea silos di strumenti che rallentano le cose a passo d'uomo. L'impiegato medio spende circa otto ore ogni settimana solo per individuare le informazioni. Tutto il tempo speso a cercare cose potrebbe essere speso per completare effettivamente le attività. Peggio ancora, quando trovi quello che stavi cercando, potrebbe già essere obsoleto o errato.

  • Gli stakeholder del progetto devono comunicare su canali di terze parti. Nell'attuale ambiente di lavoro, questo tende a portare a catene di email infinite, notifiche Slack costanti o un calendario pieno zeppo di riunioni Zoom.

  • I silos di informazioni e la scarsa comunicazione portano a un disallineamento. Forse due membri del team di progetto stanno raddoppiando il lavoro. Forse le cose si arrestano mentre tutti aspettano l'approvazione. O forse arrivi alla fine del progetto solo per renderti conto che non è quello che aveva in mente il tuo team di leadership.

Come l'integrazione può aiutare

Ci sono alcune potenziali soluzioni a queste sfide. Puoi forzare tutti a utilizzare un unico strumento, ma non è l'ideale per sviluppatori o altri in ruoli specializzati. Puoi pagare qualcuno per passare tutto il giorno a copiare e incollare informazioni su più strumenti, sapendo che non è il miglior uso del loro tempo. Oppure puoi trovare la soluzione di integrazione perfetta.

Quando utilizzi Unito per integrare il lavoro di squadra con altri strumenti, tutti possono lavorare dove sono più produttivi, pur continuando a collaborare con altri stakeholder. Unito garantisce che le informazioni sul progetto siano aggiornate in tempo reale in ogni strumento del tuo flusso di lavoro. La comunicazione, inclusi i cicli di feedback e le approvazioni, può avvenire in modo asincrono all'interno delle attività, riducendo la necessità di riunioni. E i project manager e i leader aziendali possono monitorare i progressi e mantenere l'allineamento dall'inizio alla fine.

Non c'è da stupirsi che 73% dei leader aziendali vedere la facilità di integrazione come uno dei tre principali fattori da considerare quando si sceglie uno strumento di gestione dei progetti.

Come costruire un flusso di lavoro multi-strumento con Teamwork e Unito

Bastano pochi minuti per impostare un flusso di lavoro automatizzato che sincronizzi il lavoro di squadra con gli altri strumenti di progetto.

Inizia creando il tuo account Unito. È disponibile una prova gratuita di due settimane così puoi provare prima di acquistare.

Dopo esserti registrato, verrai indirizzato al designer del flusso di lavoro visivo. Puoi anche accedere al designer facendo clic su "Crea un flusso di lavoro".

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Da lì, fai clic in un punto qualsiasi dello schermo per aggiungere un blocco. Ti verrà chiesto di collegare un account, che ti consente di selezionare Lavoro di squadra da un elenco di strumenti di lavoro comuni.

Accedi al tuo account Teamwork e concedi l'accesso a Unito.

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Quindi specifica quale progetto desideri aggiungere al flusso di lavoro.

Ripeti il processo per i tuoi repository Jira o GitHub, le bacheche Trello o qualsiasi strumento ti colleghi a Teamwork.

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Dopo aver aggiunto tutti i blocchi al designer, trascina e rilascia una linea tra di loro per creare un flusso. Fare clic sul segno più al centro della riga per personalizzare il modo in cui le informazioni viaggiano tra gli strumenti. È possibile impostare mapping di campi specifici, creare regole per filtrare le informazioni e altro ancora.

Quindi salva e chiudi per avviare il tuo flusso di lavoro!

In pochi clic hai collegato tutti gli strumenti di lavoro coinvolti nel tuo progetto, e questo è solo l'inizio. Con Unito puoi mappare e organizzare i tuoi flussi di lavoro più complessi, utilizzando il lavoro di squadra come hub.

Che aspetto ha in pratica? Entriamo in due esempi comuni.

Agenzie che si coordinano con i clienti in uno strumento diverso

Chiunque lavori in un'agenzia ha riscontrato questo problema. Acquisisci un nuovo cliente, stai dando il via a una nuova campagna e incontri immediatamente un blocco stradale: usano uno strumento diverso.

Quindi, sei lasciato a negoziare l'approccio giusto. Il tuo team utilizzerà lo strumento del cliente? Il cliente utilizzerà il tuo? O userete entrambi i vostri strumenti e vi incontrerete giornalmente o settimanalmente per fornire aggiornamenti?

Nessuna di queste opzioni ti aiuterà a realizzare progetti in modo rapido ed efficiente. O coinvolgono la formazione delle persone a utilizzare uno strumento nuovo di zecca che potrebbe non essere adatto al loro lavoro o trascorrono ore e ore in riunioni.

Reinventa il flusso di lavoro del tuo progetto cliente con Teamwork e Unito. Puoi utilizzare Teamwork come hub del progetto, sviluppando tutte le attività e monitorandone i progressi. I tuoi aggiornamenti possono quindi essere sincronizzati con lo strumento preferito dal tuo cliente. Le attività possono essere assegnate e riviste da tutte le parti interessate nello strumento che già utilizzano. Ciò significa ricevere aggiornamenti in tempo reale, cicli di feedback più rapidi e tempi di consegna più rapidi.

Ecco come potrebbe essere il flusso di lavoro di un'agenzia con Teamwork in Unito:

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Team interni che lavorano con sviluppatori o designer esterni

Naturalmente, queste sfide degli strumenti non si verificano solo con i clienti. Sono un evento normale quando si lavora con persone esterne alla propria organizzazione. Questo dolore è spesso sentito quando i team interni cercano supporto esterno per la progettazione o lo sviluppo.

I progettisti e gli ingegneri del software necessitano di strumenti specializzati per eseguire i loro lavori. Non possono semplicemente scambiare strumenti, quindi sono spesso messi in una posizione che richiede loro di copiare e incollare informazioni o fare affidamento su email, chat e riunioni per gli aggiornamenti.

Costruire flussi di lavoro multi-strumento con Unito ti consente di continuare a lavorare fuori dal lavoro di squadra senza mettere a dura prova i collaboratori esterni.

Nel caso degli ingegneri, gli strumenti di controllo della versione come GitHub e GitLab sono parti essenziali del loro toolkit e spesso si affidano a Jira per la gestione dei progetti. Puoi creare facilmente flussi di lavoro per valutare le richieste di sviluppo da Teamwork a Jira, tenere traccia del lavoro mentre si muove attraverso gli sprint di sviluppo e altro ancora. Ciò rende l'intero processo senza soluzione di continuità per entrambe le parti e risparmia grattacapi quando si tratta di condividere le informazioni tra team tecnici e non tecnici. E puoi creare questa connessione con tutti i team o progetti Jira di cui hai bisogno.

Ecco come potrebbe apparire un flusso di lavoro di sviluppo in Unito:

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Ora immagina di dover esternalizzare il tuo lavoro di progettazione per un importante progetto di sito web. I liberi professionisti che contatti per utilizzare le bacheche pubbliche di Trello per condividere informazioni con i loro clienti. Ma il tuo team lavora all'interno di Teamwork e non vuoi che debba passare a Trello per gli aggiornamenti. Quindi, costruisci un flusso di lavoro in Unito sincronizzando la bacheca Trello con il lavoro di squadra. Ciò ti consente di fornire feedback sulle attività di progettazione e comunicare con i tuoi liberi professionisti senza mai lasciare il tuo strumento preferito.

Con questi due flussi di lavoro in atto, puoi chiudere il ciclo. I tuoi designer freelance possono condividere nuovi design di siti web in Trello che si sincronizzano automaticamente con il tuo progetto Teamwork. Se sei soddisfatto di quei progetti, puoi taggarli come pronti per lo sviluppo e Unito creerà automaticamente un nuovo numero in Jira che gli sviluppatori potranno eseguire. Il tuo lavoro scorre senza problemi tra i team e hai una visione a 360 gradi dei progressi per tutto il percorso. Nessun accesso e disconnessione dagli account. Nessun copia e incolla. Magia eh? Noi la pensiamo così!

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Migliora il tuo lavoro di squadra per l'efficienza del progetto

Smetti di lasciare che la disparità degli strumenti rallenti i tuoi progetti. Con Unito e Teamwork, puoi potenziare una migliore collaborazione e comunicazione tra team e strumenti in pochi clic. Provalo Unito e Lavoro di squadra oggi.