Di recente abbiamo collaborato con i nostri partner di Gruppo Pravda Media per saperne di più sul loro Metodologia di gestione del progetto StarAlign e come agire utilizzando il lavoro di squadra. Leggi l'ebook completo qui. La fase di ideazione è fondamentale per il successo di qualsiasi progetto, ma spesso non è delineata in modo chiaro o efficiente come dovrebbe essere. Invece, molte persone si immergono nei loro progetti solo con una vaga idea di ciò che stanno cercando di ottenere e ancor meno con un'idea di se l'hanno effettivamente raggiunto o meno. Questo è, come si dice nel business della gestione dei progetti, Non buono. Si traduce in incertezza, porta a un processo decisionale meno efficace e, nel peggiore dei casi, al fallimento del progetto. Per raggiungere il risultato desiderato, tu e il tuo team dovete lavorare insieme nella stessa direzione, cioè verso un obiettivo comune. E per farlo, devi investire nella fase di ideazione. Ecco perché e come. Stabilire i tuoi obiettivi: il perché e il KPI

Fondamentalmente, l'ideazione si riduce a due cose: il perché e il KPI.

Il perché

Il perché è intrinsecamente collegato al principio n. 1 dei cinque principi guida di StarAlign: concentrarsi sull'impatto (aziendale). Pensala in questo modo: se l'impatto sul business è la stella polare della tua attività, il Perché è la stella polare del tuo progetto. Devono andare insieme ed entrambi devono guidarti nella stessa direzione. Ogni progetto deve avere un chiaro perché. È la giustificazione aziendale alla base del lavoro. Devi essere in grado di spiegare chiaramente perché stai facendo il progetto che stai facendo; qual è l'impatto previsto; e come appare la visualizzazione di alto livello. Anche il perché deve essere delineato in modo semplice e facilmente digeribile, in modo che tutti coloro che hanno bisogno di eseguire effettivamente il progetto possano capire lo scopo dietro di esso. Ciò significa niente gergo, niente lanugine: dovrebbe essere specifico e conciso.

Il KPI

Per assicurarti siamo nello specifico, la fase di ideazione deve includere anche l'elemento essenziale KPI. Questo perché se hai in mente un obiettivo specifico, devi sapere dall'inizio come valutare se hai raggiunto con successo quell'obiettivo o meno. Come saprai se hai raggiunto l'obiettivo del progetto? Quali sono le tue metriche? Che aspetto ha il successo di questo progetto? Questo è fondamentale, soprattutto quando stai cercando di distillare un quadro generale obiettivi aziendali dal senior management fino a elementi tangibili e attuabili come progetti e attività per il tuo team. Se la direzione non sa come misurare il successo, significa che non è abbastanza chiara e granulare nel fissare i propri obiettivi e deve tornare al tavolo da disegno per ripensare l'intera faccenda. Per esempio:

Cattivo obiettivo: “Aumento della consapevolezza. "

Buon obiettivo: “Aumento del 50% delle menzioni positive sui social media, sulla base dell'analisi del sentiment di questo specifico strumento ".

Delineare i KPI all'inizio della fase di Ideazione è inoltre indispensabile per garantire che ogni singola persona che lavora al progetto sia allineata e sulla stessa pagina. Entro la fine della fase di ideazione, dovresti essere in grado di rispondere a queste tre domande con un sonoro "sì":

  1. Hai chiaramente definito e comunicato la logica aziendale per tutti gli stakeholder?

2. Hai kPI delineati che consentirà al tuo team di avere una chiara comprensione dell'obiettivo del progetto?

3. Tutti gli stakeholder hanno il capacità di fare una valutazione onesta del successo del progetto utilizzando questi KPI concordati?

Quindi, con questi obiettivi in mente, come si crea una solida struttura attorno a questa fase, spesso soffice? E, una volta mappata, come traduci quella strategia di alto livello in elementi tattici quotidiani? È qui che entra in gioco il lavoro di squadra. Ideare e pianificare negli spazi di lavoro di squadra

Ora che sai quanto è fondamentale avere il tuo perché chiaramente delineato e documentato, sia per la tua azienda in generale che per ogni progetto in particolare, hai bisogno di uno spazio dedicato per fare quella documentazione. Parte del problema con il modo in cui la maggior parte delle organizzazioni definisce la visione e gli obiettivi della propria azienda è che tali discussioni avvengono in riunioni di leadership, thread di posta elettronica, chiamate in conferenza ... sono sparse in più luoghi e spesso non sono chiaramente registrate. Ciò non solo rende difficile avere un'unica fonte di verità per quanto riguarda la visione aziendale complessiva, ma rende anche difficile suddividere gli obiettivi in progetti e oggetti attuabili. accedere Spazi di lavoro di squadra. Teamwork Spaces è il luogo perfetto per delineare gli obiettivi e la visione della tua azienda. Con la modifica collaborativa, i commenti e una perfetta integrazione con i progetti di lavoro di squadra, l'intero team dirigenziale può delineare i piani strategici generali della tua organizzazione. E poiché questi piani si evolvono naturalmente, è facile aggiornarli a ogni iterazione per garantire che rimangano riflessivi e aggiornati. Ciò ti consente anche di mantenere la tua strategia ad un livello elevato, libero dal rumore del lavoro quotidiano essenziale. Con il documento di visione vivente della tua organizzazione nel suo spazio dedicato, sei meglio attrezzato per assicurarti che ogni progetto, in ogni reparto, porti avanti quella visione complessiva. E con l'integrazione tra Spazi di lavoro di squadra e progetti di lavoro di squadra, puoi colmare il divario tra gli elementi strategici e l'esecuzione tattica collegando gli spazi ai progetti (uno o più), incorporando elenchi di attività e altro ancora. Teamwork Spaces è anche un ottimo spazio per i dirigenti per il self-service sugli elementi chiave del progetto. Ad esempio, una pagina dei rapporti sui progressi può includere i dettagli di un piano di mitigazione per un KPI tendente al rosso. Ecco un esempio di come puoi strutturare uno spazio per una migliore ideazione: Copertina: Una descrizione di alto livello della sfida.

Perché pagina: Una spiegazione dettagliata della sfida o dell'opportunità a portata di mano.

Pagina PI: Delinea un modo semplice e chiaro per misurare il successo in questo caso, inclusi obiettivi, misurazioni o KPI, metodologia e strumenti.

Pagina delle parti interessate: Dettaglia tutti coloro che sono coinvolti o hanno influenza sul progetto, il loro ruolo e i dettagli di contatto.

Rapporti sui progressi: Una pagina in cui è possibile pubblicare rapporti periodici sullo stato di avanzamento.

Mantenendo tutti questi elementi strategici essenziali in un unico punto centrale, puoi aiutare a mantenere il tuo team allineato, i tuoi stakeholder aggiornati e il tuo progetto in pista. Vuoi saperne di più? Dai un'occhiata al nostro ebook per ulteriori suggerimenti su come mettere in atto la tua strategia (ben delineata) in Progetti di lavoro di squadra, così come alcune pratiche liste di controllo che puoi usare per assicurarti che il tuo progetto stia procedendo come dovrebbe essere.