Amiamo sempre ascoltare come le aziende di tutto il mondo utilizzano il lavoro di squadra per trasformare i loro flussi di lavoro e aiutare i loro team a diventare più felici e più produttivi. Quindi, quando abbiamo saputo che l'implementazione dei progetti di lavoro di squadra ha aiutato i nostri amici di Ella's Kitchen a farlo e vai a vincere un Premio PMO dell'anno dell'Associazione per il Project Management, sapevamo che dovevamo saperne di più su come lo facevano. Abbiamo parlato con Ellen Jarrett, Head of PMO (o come amano chiamarlo, il team Make Stuff Run Smoothly!) Di Ella's Kitchen delle loro 4 migliori pratiche per il lancio di un nuovo software di gestione dei progetti e dei loro migliori suggerimenti per realizzare progetti di lavoro di squadra Lavoro per te.

1. Fallo tuo

La prima cosa che ha fatto il team di Ella’s Kitchen quando ha iniziato a utilizzare Teamwork Projects? Personalizzato! "La personalizzazione dell'aspetto di Teamwork Projects è stata una vittoria davvero immediata per noi", ha detto Ellen. Immediatamente, hanno messo il marchio del loro marchio su tutto, dall'impostazione del colore del banner al loro "rosso Ella’s Kitchen", aggiungendo il loro logo in modo che apparisse in tutto il sito e utilizzando il carattere interno dell'azienda. "Quando accedi al nostro sito Progetti di lavoro di squadra, non sembra che fosse già pronto. Sembra che sia stato progettato appositamente per noi come il nostro sistema di gestione dei progetti online, e penso che sia veramente fondamentale ", ci ha detto Ellen. Rendere il sistema accattivante e familiare ha assicurato che il nuovo strumento non intimidisse gli utenti; invece, sembrava un'estensione della propria squadra. (Si riferiscono anche ai progetti di lavoro di squadra internamente come "Operatore regolare”! Non ci siamo mai sentiti così cool.) Un altro modo in cui hanno utilizzato la personalizzazione per migliorare l'adozione fin dall'inizio è stato disattivare le funzionalità che non utilizzavano immediatamente. "Cose che non usavamo all'inizio, come i collegamenti o il monitoraggio del tempo, le abbiamo disabilitate in modo che quando le persone accedevano per la prima volta al sistema, vedessero solo le schede che abbiamo effettivamente utilizzato", ha spiegato Ellen. "Ha eliminato la complessità e ha contribuito a mantenerla chiara e semplice." "Senza queste opzioni di personalizzazione, non credo che avremmo avuto un'esperienza di inserimento così facile con Teamwork Projects", ha detto. Fallo da solo:

2. Fornire formazione pratica

Una volta impostato il sito nel modo che preferivano, hanno iniziato a organizzare sessioni di formazione interattive per mettere tutti a bordo e a proprio agio nell'utilizzo dei progetti di lavoro di squadra. "Non avevamo più di 10 persone alla volta nelle nostre sessioni di formazione e abbiamo chiesto loro di portare con sé i loro laptop", ha detto Ellen. Nella sessione, il team di Smoothly ha spiegato i motivi per cui stavano installando il sistema in primo luogo e quali vantaggi avrebbe portato. Una volta l'hanno fatto ha spiegato la logica alla base del cambiamento, sono passati al lato pratico. Il team di Ella’s Kitchen ha organizzato un progetto dimostrativo di formazione che ha utilizzato durante le sessioni, con attività pre-assegnate di "Partecipazione a una sessione di formazione" già impostate per ogni partecipante. Come parte della formazione, ogni persona doveva accedere al sistema, modificare la data di scadenza della propria attività e altro ancora, infine spuntarla per mostrare che era stata alla sessione. Per Ellen, l'essenziale era che i partecipanti in realtà usato il sistema nella sessione di formazione. "È importante abbattere la barriera del primo accesso e utilizzo di un sistema. Una volta fatto, hanno potuto vedere quanto fosse facile da usare. " La combinazione di delineare come li aiuterà a ottenere risultati migliori e di farli provare in prima persona si è rivelata vincente. "Ricordo l'eccitazione, ricordo un ronzio", ha detto Ellen. "Ricordo che diverse persone dicevano 'Oh guarda!', E 'Oh wow, non è così intelligente', ed è stato davvero bello vedere che altre persone condividevano il nostro entusiasmo per il sistema." Fallo da solo:

3. Ottimizza l'esperienza di ogni utente

Quando si configurano gli account per i nuovi membri del team, le persone Smoothly vogliono garantire che ogni utente abbia un'esperienza coerente. Per fare ciò, iniziano mettendosi nei panni dell'utente durante la creazione dell'account. "Usiamo la funzione Impersonate per entrare come quell'utente e impostare la sua vista", ha detto Ellen. Da lì, possono personalizzare alcune cose, oltre a essere sicuri che il nuovo antipasto sta vedendo tutto ciò che dovrebbero vedere (e nulla che non dovrebbero). "È fantastico per essere sicuri che vengano aggiunti ai progetti giusti. A Ella’s Kitchen, a meno che non si tratti di un progetto riservato riservato - che possiamo avere a volte - ci piace averlo in modo che tutti possano vedere tutti i progetti ", ha detto Ellen. "Ma a meno che non facciano parte del team di progetto per quel progetto, li renderemo osservatori." (Hanno scoperto che questo li aiuta a ridurre il rumore.) "Personalizziamo anche l'email del rapporto giornaliero per mostrare solo un certo numero di giorni di attività, oltre a scegliere l'ora in cui viene inviato." Tutto ciò aiuta a fornire un ahem, esperienza fluida. Significa che il nuovo utente non è sopraffatto dalle notifiche sui progetti per i quali non necessita di aggiornamenti, non è inondato di e-mail che lo stressano invece di tenerlo in pista e sono pronti per il successo fin dal l'inizio. Fallo da solo:

4. Fare revisioni regolari

Ogni sei mesi, il team Smoothly invia un sondaggio a tutto il personale sulla gestione dei progetti presso Ella's Kitchen. In esso, chiedono ai loro colleghi:

  • Quali sono le maggiori sfide con i progetti?

  • Cosa sta andando bene?

  • Cosa ne pensate degli incontri del team di progetto?

  • Cosa potrebbe essere migliorato nel processo?

Questo sondaggio aiuta il team a identificare le aree su cui il loro processo e sistema possono avere un impatto. "Ovviamente se c'è qualcosa intorno a cose come la comunicazione, le tempistiche e così via, i progetti di lavoro di squadra saranno il nostro posto predefinito dove andare per apportare quei miglioramenti", ha detto Ellen. I sondaggi aiutano il team a misurare la soddisfazione del team con i propri processi, nonché a migliorare continuamente. "Avremo idee ogni sei mesi su ciò di cui abbiamo bisogno per migliorare o massimizzare", ci ha detto. "Ci teniamo inoltre aggiornati con le e-mail e i post del blog di Teamwork Projects, così possiamo essere i primi a conoscere le nuove funzionalità rilasciate", ha spiegato Ellen. "Ci teniamo a leggerli e vedere se c'è qualcosa di nuovo che possiamo introdurre". Ma prima di fare cambiamenti importanti, tornano al loro Principio di Best Practice n. 2 per assicurarsi che lo faccia in un modo che porti con sé l'intero team. “Prima di lanciare qualsiasi cosa che possa cambiare sostanzialmente il nostro uso del sistema, facciamo sempre entrare le persone in una stanza e lo spieghiamo - e lo mostriamo! - a loro prima ", disse Ellen. "Penso che sia importante per mantenere le persone a bordo e assicurarsi che comprendano i vantaggi di ciò che stai presentando." Fallo da solo:

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Ci piace sentire come i team utilizzano i progetti di lavoro di squadra, soprattutto quando i risultati parlano da soli. (Oltre al premio, il team Smoothly ha registrato enormi aumenti del punteggio NPS, visibilità, comunicazione e soddisfazione generale di Ella’s Kitchen - woohoo!) In che modo il tuo team ha affrontato le sfide legate al lancio di un nuovo software di gestione dei progetti? Fateci sapere nei commenti qui sotto.