tl; dr: Man mano che il tuo team di marketing cresce, competenze ed esperienze critiche spesso non vengono condivise, creando lacune nella conoscenza e nel coordinamento all'interno del team. Ciò rallenta il tuo team, poiché la mancanza di allineamento rende difficile testare e iterare rapidamente le campagne in un ambiente in continua evoluzione. Per risolvere questo problema, è necessario configurare sistemi di condivisione della conoscenza. Questi non sono solo nuovi strumenti: sono processi e opportunità chiave che aiutano il tuo team a prosperare. Questi sistemi consentono di scalare le competenze dei membri senior e aiutano a condividere le esperienze quotidiane dei colleghi.


Un giorno, dopo anni di lavoro fianco a fianco con i membri del tuo team più stretti, ti ritrovi a lavorare con la tua azienda. Mentre ti guardi intorno, ti rendi conto di non riconoscere metà delle persone nella stanza. Mentre i membri del tuo team di veterani parlano di progetti in corso, una nuova voce suona o una nuova faccia sorride. Nel tentativo di conoscere le stelle nascenti della tua azienda, inizi una conversazione, solo per scoprire significative lacune di conoscenza. La consapevolezza che hai avuto grande cura di trasmettere alle tue prime assunzioni di marketing è andata persa. Ora, quando menzioni le campagne che hai creato o quel famigerato cliente che ha insegnato alla tua squadra la pazienza, tutto ciò che ottieni è uno sguardo vuoto. Un memo non letto qui e un incontro mancato lì sembrano irrilevanti nello schema più ampio delle cose. Ma le lacune di conoscenza servono come indicatori che il tuo team è sulla buona strada per lo sviluppo mentalità da silo—uno stile di lavoro che è dannoso per la capacità di un team di marketing di testare, iterare e migliorare la propria strategia digitale complessiva.

Il prezzo della conoscenza perduta

Esistono due tipi di scambio di conoscenze in un determinato team di marketing: dall'alto al basso, dove i membri del team imparano da anni di esperienza di persone più anziane e peer to peer, dove i dipendenti imparano dagli errori e dai successi quotidiani dei colleghi membri del team. La mancanza di entrambi può rallentare notevolmente la tua squadra. I buchi nella conoscenza top-down si traducono in:

  • Periodi di onboarding più lunghi, aumentare il tempo di accelerazione e la guida costi di onboarding anche più alto.

  • Più errori, consumare il tempo dei singoli membri del team e di coloro che li circondano.

  • Mancanza di impegno, poiché i nuovi assunti sentono che nessuno li sta preparando per il successo. Ciò diminuisce la motivazione e aumenta le possibilità che il nuovo assunto se ne vada, come 86% degli impiegati attestare che la loro decisione di rimanere o partire presso un'azienda avviene durante il periodo di onboarding.

Le lacune nel trasferimento di conoscenze peer-to-peer si traducono in:

  • Ripeti il lavoro, poiché diversi operatori di marketing potrebbero finire per lavorare su soluzioni diverse allo stesso problema.

  • Più incertezza, come professionisti del marketing non sanno se quello che stanno facendo è la migliore pratica.

  • Povera comunicazione, poiché i professionisti del marketing non possono allinearsi o prendere decisioni perché non stanno prendendo in considerazione gli stessi dati: un problema 96% dei dipendenti cita come un fallimento sul posto di lavoro.

Questi problemi iniziano in piccolo, ma col tempo si moltiplicano per creare un ambiente di lavoro che manca di collaborazione e fiducia. Se trascuri di creare reti di condivisione delle informazioni, il posto di lavoro promuoverà un atteggiamento “ognuno per sé” che infonderà ogni progetto. Ambienti in cui la conoscenza non è finita per le aziende a costi condivisi $31 miliardi all'anno. Per evitare che si sviluppino lacune di conoscenza nel tuo team, devi adottare un approccio deliberato alla creazione di sistemi per l'onboarding, la formazione e condivisione continua delle informazioni.

Annotare cosa, come e perché

I primi mesi di qualsiasi lavoro di marketing vengono spesi solo per assorbire informazioni. I nuovi assunti, che abbiano o meno esperienze precedenti, devono conoscere la situazione, comprendere i valori e le priorità della tua azienda e, infine, comprendere gli elementi essenziali di come funziona ogni processo e perché è stato impostato. In qualità di membro più esperto del team, sei la persona nella posizione migliore per insegnare loro. Sai come il tuo team fa inbound marketing, ma anche perché il tuo team ha scelto di concentrarsi sul marketing in entrata. Conosci il recente re-brand e i motivi per cui. Conosci ogni singola persona acquirente e il motivo per cui esistono. La trasmissione di queste informazioni è fondamentale per fornire un contesto ai nuovi dipendenti e consentire loro di mettere in discussione i sistemi e i modelli se ritengono che non funzionino. Trasmettere queste conoscenze fondamentali è facile quando il tuo team è composto da poche persone. Ma man mano che il tuo team cresce, devi toglierti dalla testa la tua esperienza e competenza e trasformarlo in un hub di informazioni centralizzato a cui tutti possono accedere senza che tu sia il gatekeeper personale.

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Man mano che la tua squadra cresce, devi toglierti dalla posizione di custode della conoscenza vitale.

Per fare ciò, devi iniziare a scrivere che cosa fai e perché. Creando un accesso a livello aziendale alla documentazione che trasmetterà questa conoscenza e impostando metodi per coinvolgere il tuo team con quella base di conoscenza, puoi assicurarti che tutti nella tua azienda abbiano le informazioni di cui hanno bisogno per avere successo.

Rendi accessibile la tua esperienza

Per trasferire le informazioni in modo efficace e accurato, crea una base di conoscenza a cui possono accedere i nuovi membri del team di marketing senza la tua partecipazione o supervisione. Esistono numerosi strumenti di documentazione cloud gratuiti ea pagamento, come Quip, Tettra, o Dropbox Paper, che consentono al tuo team di avere accesso a una knowledge base centralizzata. Mentre cerchi una piattaforma, devi prendere in considerazione queste domande:

  • È facile trovare quello che stai cercando? Esiste una buona funzione di ricerca che scansiona sia il corpo che l'intestazione per le parole chiave? Esiste una buona gerarchia di ricerca che mostra i risultati in base alla pertinenza? Esistono funzionalità di tagging?

  • È facile condividere la documentazione? Esistono collegamenti univoci che possono indirizzare immediatamente alla parte pertinente della documentazione?

  • È facile collaborare e aggiungere documentazione? È possibile commentare o fare @ menzioni? Può più di un membro del team contribuire quando vengono scoperte lacune nei documenti?

Una volta che smetti di essere il custode di questa conoscenza, assumi un nuovo ruolo: il custode. Quando il tuo team si ridimensionerà, i processi cambieranno e tu, insieme ad altri manager, avrai più esperienza da aggiungere ai documenti. Impegnati ad aggiornare regolarmente questi documenti, poiché i documenti che diventano obsoleti o imprecisi diventano rapidamente inutili e il tuo team tornerà al punto di partenza. Prendi l'abitudine di contribuire alla documentazione ogni volta che viene creato un nuovo processo o viene definita una nuova strategia. In alternativa, trova il membro più attento ai dettagli del tuo team e delegalo a gestire questi documenti. Assegna loro la responsabilità di controllarli mensilmente e di indirizzare loro nuovi membri del team ogni volta che se ne presenta l'opportunità.

Imposta i punti di accesso alla tua knowledge base

La maggior parte delle persone non coglie l'opportunità di leggere un manuale, il che spiega perché 95% di gadget tecnologici restituiti lavoro. Per rendere utile la tua knowledge base, devi incoraggiare l'interazione continua con essa. Per fare ciò, prendi una pagina dal manuale del team del prodotto. Tratta i tuoi nuovi membri del team come nuovi utenti e coltiva il coinvolgimento fornendo informazioni pertinenti dalla base ai membri del team a rate regolari. Puoi farlo tramite:

  • Procedure dettagliate di strumenti o processi. Creare video di onboarding che combinano registrazioni e illustrazioni, rendendo più accessibile il processo di raccolta di tutte quelle nuove informazioni. Puoi creare una serie di video "imperdibili" sulla tua azienda, sul tuo prodotto e sui tuoi clienti. Rendi le informazioni vitali facilmente disponibili con un collegamento ai documenti della conoscenza in modo che possano saperne di più.

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  • Progetti guidati. Consenti ai membri del team di imparare attraverso progetti di ricerca pratici. Suddividi ogni progetto in benchmark e chiedi loro di consultare i documenti della conoscenza per soddisfare ogni benchmark.

  • Newsletter di onboarding. Ogni settimana, riutilizza alcune delle informazioni nei documenti della conoscenza in una newsletter. Puoi fornire ulteriori letture sull'argomento per incoraggiare i membri del team a imparare di più rispetto a ciò che è contenuto nei documenti.

Comunque tu scelga di coinvolgere nuovi membri del team, assicurati che tutto li rimandi sempre alla knowledge base, in modo che si sentano a proprio agio nell'usarla come risorsa su base giornaliera.

Aumenta la fluidità della nuova conoscenza

L'ambiente di marketing è in continua evoluzione, quindi i migliori esperti di marketing sono ossessivi nell'eseguire esperimenti. Fanno ricerche, cercano opportunità di innovazione e testano le loro ipotesi. Questo può essere grande quanto il lancio di una campagna AdWords da $ 3000 / mese o piccolo come i titoli dei test A / B. Quando interagisci quotidianamente con tutti in azienda, è facile scambiare insegnamenti e affrontare insieme grandi problemi. Man mano che l'azienda cresce, la percentuale di persone con cui interagisci diminuisce, quindi i membri del team perdono la capacità di imparare da tutti i loro colleghi. La conoscenza è bloccata all'interno di silos di 2 o 3 persone, causando il lavoro ripetuto e creando attriti tra i membri del team che traggono conclusioni sulla base di esperienze diverse.

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Nei primi giorni in cui ti interfacciavi con tutti, la conoscenza è condivisa. Successivamente, i silos si sviluppano naturalmente con l'aumentare dell'organico.

Per abbattere questi silos, è necessario creare sistemi che creino trasparenza in modo che tutti possano vedere cosa sta succedendo all'interno di un progetto o di una campagna e sistemi che aumentano la collaborazione.

Rendi pubblico tutto il lavoro

“Trasparenza "è una parola d'ordine che può essere ascoltata nella maggior parte delle startup. Sia i manager che i membri del team sono incoraggiati a condividere i loro obiettivi, i loro progressi ed eventuali scrupoli o ostacoli lungo il percorso. Ma gran parte del lavoro dei dipendenti è ancora nascosto nelle caselle di posta o in fogli Excel privati. Per aumentare l'accesso dei membri del team alla conoscenza, rendere pubblico tutto il lavoro. Ciò significa utilizzare strumenti condivisi per ogni fase del flusso di lavoro che lascia una traccia cartacea per tutto. Puoi configurare:

  • Una casella di posta condivisa per la comunicazione esterna. Imposta un indirizzo condiviso come marketing@tuaazienda.io o ciao@tuaazienda.com e concedi a tutto il tuo team l'accesso a qualsiasi messaggio inviato a clienti o utenti. Con Scrivania Teamwork puoi creare tutte le caselle di posta richieste dal tuo team.

  • Elaborazione di testi e fogli di calcolo trasparenti strumenti per creazione di campagne di marketing. Puoi utilizzare uno strumento come Quip o Google Docs and Sheets per tenere traccia di ogni progetto in corso.

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Quip

  • Un account condiviso per ogni piattaforma social. Crea account condivisi su ogni piattaforma che non dispone di capacità di collaborazione e condividi le password con il tuo team. Puoi usare uno strumento come 1Parola d'ordine, LastPass, o TeamPassword per memorizzare tutte le tue password in un luogo sicuro.

  • Uno strumento di gestione dei progetti a livello di team. Usare un strumento di gestione del progetto come Teamwork Projects per mantenere tutti consapevoli dei compiti e delle priorità in un dato momento.

Quando tutti hanno accesso al lavoro che viene svolto, non è necessario che abbiano accesso a una persona specifica per ottenere un aggiornamento o risolvere un problema. Possono esaminare la traccia cartacea di ogni progetto precedente per imparare dal lavoro dei membri del proprio team.

Crea opportunità di collaborazione

Proprio come una knowledge base di facile accesso apre le porte alla comunicazione e alla condivisione della conoscenza istituzionale, una piattaforma per la condivisione delle informazioni sul progetto corrente aumenta esponenzialmente la collaborazione. Se desideri massimizzare la produttività e le interazioni positive del team, crea opportunità per i membri del team di condividere attivamente i loro risultati più importanti con il resto del team. Puoi farlo impostando:

  • Forum o chat room, dove le persone possono condividere esperimenti che hanno eseguito, storie di clienti o articoli che hanno letto. È possibile nominare un "leader della discussione" per stimolare la conversazione su informazioni particolari. Un leader di discussione è qualcuno che possiede quel particolare canale o chat room e aiuta a mantenere la discussione focalizzata e cerca sempre di aggiungere qualcosa alla conversazione.

  • Presentazioni settimanali che hanno uno o due relatori che raccontano al resto del team qualcosa su cui stanno lavorando e perché è significativo. La startup di hosting video Wistia detiene "notti di narrazione,” dove tutti i loro dipendenti rimangono fuori orario e condividono le cose che hanno imparato durante il loro tempo in azienda.

  • Brainstorm di gruppo, in cui uno o due membri del team condividono un recente ostacolo o problema e il resto del gruppo presenta idee su come questo problema potrebbe essere evitato in futuro.

Queste opportunità incoraggeranno il team a condividere ciò che ha appreso e anche a dare credito a chi è dovuto. I membri del team che condividono i loro risultati si sentiranno riconosciuti mentre assumono la proprietà delle loro scoperte.

Non lasciare che la crescita trattiene il tuo team

Affinché il tuo team di marketing mantenga lo slancio e la concentrazione mentre cresce, tutti devono lavorare dallo stesso playbook. Senza sistemi di condivisione delle informazioni, nessuno è sincronizzato o concentrato sugli stessi obiettivi che non lo sono comunicare su ciò che vogliono ottenere o su ciò che devono fare per arrivarci, quindi stanno formando le proprie conclusioni. Un aumento dell'organico rallenta il tuo team di marketing mentre risolve un piano d'azione o spreca tempo a creare scenari basati su informazioni incomplete.

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Ma se tutti i membri del tuo team di marketing sono esposti allo stesso materiale (imparare e crescere insieme), un aumento dell'organico significa che c'è forza nei numeri. Una nuova campagna di marketing può avere l'input di più membri del team, anziché di uno solo. Un rebranding può ottenere feedback da tutta la squadra, piuttosto che da pochi giocatori. Con la conoscenza e la visione condivise, il tuo team sarà più agile, scoprirà insieme nuove strategie di marketing e migliorerà e itererà rapidamente per trovare il modo più efficace per far crescere il tuo marchio.