Indipendentemente dal fatto che tu sia un team leader esperto o nuovo nella gestione di un progetto, dare un feedback può essere spaventoso — soprattutto se devi fornire qualcosa di negativo. Nessuno vuole essere il cattivo, ma per promuovere una squadra ad alte prestazioni, devi dare un feedback apertamente, onestamente e spesso.

Ma non deve essere scoraggiante. Dare feedback è un'abilità appresa e, finché impari a farlo bene, spostando l'enfasi lontano dalle critiche personali e verso azioni e miglioramenti, sia il donatore che il ricevente possono sentirsi positivi e inizierai a ottenere i risultati che tu volere. Ecco tutto ciò che devi sapere per fornire un feedback di cui il tuo team si preoccuperà davvero.

Pensa al feedback come a un processo continuo

È probabile che, quando il tuo team pensa al feedback, la prima cosa che viene in mente sono le valutazioni delle prestazioni. Ogni sei mesi si siedono con te e tu parli di tutto l'ottimo lavoro che hanno svolto prima di passare alle "opportunità" che il dipendente ha di migliorare.

Queste opportunità di revisione sono fondamentali. Ma questo non è un feedback. Il feedback è un processo costante e continuo, non una valutazione occasionale delle prestazioni. Se un membro del team ha mancato una scadenza, ad esempio, è necessario discuterne immediatamente, non durante il successivo ciclo di revisione. La squadra deve migliorare ora, quindi devi dire loro cosa è andato storto e come rimediare.

Lo stesso vale anche per i feedback positivi. Come afferma Peter Bell, Senior Director of Marketing (EMEA) di Marketo, "anche i feedback positivi forniti mesi dopo che l'evento ha perso il suo fascino". Quindi, se un membro del team ha fatto un ottimo lavoro, assicurati di ringraziarlo. (Incolpare la tecnologia per averci ricablato per desiderare una gratificazione immediata.) Quindi non pensare al feedback come a qualcosa da immagazzinare e spifferare due volte all'anno; è un processo, non un evento. E più diventa regolare, meno spaventoso diventa anche.

Accetta il fatto che tutti hanno bisogno (e vogliono) sentire un feedback negativo

Studi mostrano che un feedback efficace porta a un maggiore coinvolgimento della forza lavoro e il 65% dei dipendenti afferma di volere più feedback. Potresti pensare che tutti stiano solo cercando una piccola pacca in più sulla spalla, ma in realtà il feedback più ricercato è in realtà un feedback correttivo (cioè negativo). E, forse meno sorprendentemente, anche se tutti vogliono ricevere un feedback correttivo, nessuno vuole darlo.

Anche il feedback positivo non è sempre percepito come positivo. Come suggerisce lo studio di cui sopra, c'è una percezione persistente che il feedback positivo sia meno utile del feedback negativo, con alcune persone che arrivano persino a interpretarlo come falso. (Torneremo su questo in un minuto.)

L'esitazione a dare un feedback generalmente deriva dal nostro disagio nel fare qualsiasi cosa che possa far star male gli altri. Così spesso, quando accadono cose "minori", ad esempio quando qualcuno si dimentica di seguire un altro team, spesso sembra più facile lasciarlo scorrere invece di chiamare il dipendente e correggere il problema. Ma il risultato è che i dipendenti continuano a commettere gli stessi errori, ignari della presenza di un problema. Non imparano mai, i problemi continuano e l'efficienza diminuisce perché altre persone stanno riprendendo il gioco quando non dovrebbero.

Ed è ancora più controproducente perché probabilmente il dipendente vuole per ottenere un feedback costruttivo.

È un cliché, ma pensa al feedback come a un regalo. Una volta che inizi a riformulare il processo come qualcosa di positivo per tutte le persone coinvolte, anche quando il feedback stesso è negativo, inizia a sembrare meno un compito ingrato.

Fornisci feedback basato sull'azione

Parte del problema nel dare un feedback è la preoccupazione che ciò che dici possa essere considerato un attacco personale. Ma come spiega Leo Widrich, co-fondatore e COO di Buffer, il feedback non riguarda la persona stessa; piuttosto, riguarda il loro comportamento e le loro azioni. Ecco perché il linguaggio utilizzato per fornire il feedback è così importante. Assicurati che ciò che dici si ricolleghi sempre ad azioni e fatti, non alla morale o ai tratti della personalità.

Ad esempio, se stai fornendo un feedback sulla qualità recente del lavoro di qualcuno, non è utile dire "È stato sciatto". Sarebbe molto più produttivo analizzare il significato specifico di "sciatto" in questo caso e come evitare che accada di nuovo la prossima volta. Forse quello che vuoi dire è che il lavoro finito mancava di attenzione ai dettagli e il dipendente deve essere più attento nella fase di verifica o test la prossima volta. O forse "sciatto" significa che erano lassisti nel rispondere a un cliente e dovrebbero essere più diligenti con i loro tempi di risposta e l'amministrazione. Qualunque cosa significhi, spiegalo in termini di azioni, comportamenti e prossimi passi da compiere.

Fai lo stesso anche per i feedback positivi. Contrasta l'idea che il feedback positivo sia falso o inconsistente collegandolo concretamente a comportamenti e azioni che possono essere replicati. Ad esempio, invece di "Hai fatto un ottimo lavoro con quello", potresti fare un ulteriore passo avanti e dire: "Hai fatto un ottimo lavoro con quello - hai lavorato molto bene sotto pressione ed sei stato davvero flessibile di fronte alle mutevoli esigenze. "

Non solo fa sentire bene il dipendente essere riconosciuto per le sue azioni, ma rafforza anche il tipo di comportamento che si desidera vedere in futuro.

Ricorda che niente di ciò che dici - negativo o positivo: è un riflesso della personalità, della morale o dei valori del dipendente. Stai solo valutando le loro prestazioni sul lavoro.

Incoraggia anche il feedback dei colleghi

Il feedback non dovrebbe arrivare solo dall'alto verso il basso. Incoraggia tutti i membri del team a fornire un feedback appropriato. Non solo normalizza il processo di dare e ricevere feedback, che è meglio per tutti, ma può aiutare i dipendenti a ottenere una visione più chiara a 360 gradi delle proprie prestazioni, invece di ricevere feedback dal punto di vista di un manager. Netflix ha costruito una cultura attorno a questo principio formare i dipendenti affinché siano radicalmente onesti insieme. Ciò significa che non importa chi sei; se c'è qualcosa che deve essere affrontato, viene affrontato immediatamente in modo costruttivo con la persona o le persone appropriate. Non c'è corsa ai manager per lamentarsi o parlare alle spalle di nessuno.

Patty McCord, ex Chief Talent Officer di Netflix, ha scoperto che una volta che i dipendenti hanno iniziato a fornire un feedback continuo, onesto e basato sull'azione, sono diventati più attenti alle proprie azioni e comportamenti al resto del team. La conversazione aperta è incoraggiata perché non solo aiuta i dipendenti a crescere ed eccellere in azienda, ma induce le persone a parlare di cose che normalmente non condividono. Ai Netflixer viene insegnato come tenere le emozioni fuori dalle conversazioni e attenersi ai fatti e agli esempi specifici.

Una volta che i membri del team si rendono conto che un ciclo di feedback costante è lì per supportarli, saranno più a loro agio nell'ascoltare ciò che voi e gli altri membri del team avete da dire. Inizieranno a capire che il feedback non significa critica o giudizio personale, è davvero un'apertura a una maggiore comprensione del loro lavoro e delle loro aspettative.

Quando arriva il momento di sedersi e leggere il tuo feedback, qual è il modo più produttivo per discutere di ciò che devi affrontare? Fare domande è uno dei modi migliori per far riflettere e parlare, e apre una sessione di feedback fino a diventare un'esperienza più collaborativa (e meno spaventosa). E oltre a incoraggiare il tuo team a guardare in modo obiettivo al quadro più ampio al di là della loro parte in esso, è anche un modo utile per te come manager per valutare la loro comprensione della situazione in modo da poterla affrontare in modo più produttivo. Ecco alcune domande basate sull'azione e sul comportamento che puoi provare a far pensare e parlare al tuo team:

  • Cosa pensi sia andato storto?

  • Qual è stato il tuo processo decisionale qui?

  • Col senno di poi, cosa avrebbe potuto essere fatto diversamente?

Quindi, quando la conversazione si conclude, termina sempre con un piano. Cosa faranno di diverso la prossima volta? Lascia che te lo dicano con le loro stesse parole così saprai tutti che sei sulla stessa pagina. Se il feedback non era chiaro, parlarne aiuta a dargli un senso e a capire cosa ci si aspetta da loro in futuro.

Chiedi un feedback

È la naturale estensione di tutto ciò di cui abbiamo parlato sopra: come team leader, dovresti anche chiedere feedback.

Se ogni dipendente ne beneficia, ha senso che lo farai anche tu. Quindi chiedi al tuo team un feedback e ascolta cosa hanno da dire.

Hai difficoltà a dare (o ricevere) feedback? Hai qualche consiglio per fornire un feedback produttivo e costruttivo? Ci piacerebbe sentire il tuo feedback sulle nostre opinioni sul feedback (anche se è costruttivo negativo) - faccelo sapere nei commenti qui sotto.