Che utilizziamo o meno un software di gestione dei progetti, lavoriamo tutti in team. Ma un numero allarmante di noi pensa che i nostri team non stiano lavorando bene insieme. Quasi quattro su 10 i dipendenti dicono che le persone nella loro azienda non collaborano abbastanza. Alcuni lottano con la comunicazione, mentre altri semplicemente non hanno i giusti processi in atto. Per altri, è una questione culturale. Mentre le sfide della collaborazione variano a seconda dell'azienda, la soluzione è la stessa: software di gestione dei progetti intelligente. Ma cosa rende centralizzato software di gestione del progetto così importante? E come fanno i leader a scegliere e implementare quello che ha senso per la loro attività?

Il senso degli affari del software di gestione dei progetti

Secondo a Studio Total Economic Impact ™ (TEI) condotto da Forrester Consulting, l'utilizzo di software di gestione dei progetti consente di risparmiare tempo, ridurre gli errori e aumentare la collaborazione. Ciascuno di questi vantaggi consente di risparmiare denaro all'azienda. Analizziamolo:

Risparmia tempo

In ogni progetto ci sono più ruoli. UN campagna di marketing ha bisogno di uno stratega, un esecutore testamentario e un analista, come minimo. Un'iniziativa di sviluppo del prodotto ha ancora più persone coinvolte: il proprietario del progetto, un project manager, sviluppatori, designer, specialisti UX e altro ancora. Anche i singoli contributori lavorano in team. Uno scrittore freelance riceve argomenti da scrivere dai partner dell'agenzia. Queste agenzie impiegano editori per controllare il suo lavoro e hanno bisogno che le persone caricino il contenuto su un blog o una piattaforma di social media. Pensa a come il software di gestione dei progetti semplifica questi flussi di lavoro. Modelli personalizzabili sono enormi risparmiatori di tempo. Anche l'archiviazione dei documenti è utile. Gli elenchi di attività sono semplici ma essenziali.

Meno errori

Gli errori si verificano quando la collaborazione è debole. Diamo un'occhiata a tre tipi specifici:

  • Proprietà poco chiara

Ogni attività ha bisogno di un proprietario. Ma è difficile convincere la gente a farlo pensa come proprietari, e molte squadre lottano per tenere traccia di chi possiede cosa. Con il progetto più ampio, tutti sanno che è il project manager o l'account manager che è responsabile. Ma chi sarà responsabile dei dettagli essenziali? L'analista dovrebbe essere incaricato di raccogliere i dati durante la campagna di marketing o dovrebbe essere responsabilità dell'account manager? Ci si dovrebbe aspettare che lo scrittore freelance apporti modifiche o l'editore interno si occuperà di queste modifiche?

  • Scadenze mancate

Senza un software di gestione dei progetti, la maggior parte delle persone si limita a inviare tramite e-mail le scadenze. Anche quando la scadenza è in grassetto o evidenziata, è facile non vederla. Cosa succede se l'e-mail viene persa nello spam? E se la scadenza è nascosta in basso nel messaggio? E se il destinatario semplicemente non controlla la sua posta molto spesso? Il software di gestione dei progetti mostra esattamente chi è responsabile della fornitura di cosa e quando. Quando tutto il lavoro viene monitorato in un'unica piattaforma, non ci sono mai dubbi su dove i membri del team possono trovare i dettagli delle scadenze.

  • Istruzioni mancate

Anche quando le scadenze e la proprietà sono chiare, a volte le persone forniscono istruzioni scadenti. L'editor desidera che lo scrittore utilizzi la parola chiave a corrispondenza esatta o funzionerà una variante? Altre volte, le istruzioni sono buone e l'esecuzione carente. Forse l'editore era chiaro, ma lo scrittore semplicemente non leggeva così in fondo nella catena di email. Questo tipo di dettagli è perfetto da inserire nel software di gestione dei progetti. L'idea è che tutti i membri del team dovrebbero essere in grado di trovare tutte le informazioni di cui hanno bisogno in un unico posto. E quel posto non dovrebbe essere un Slack o un'e-mail sepolta in profondità in una catena di messaggi vecchia di mesi.

Più collaborazione

Quando tutti possono vedere il lavoro di tutti gli altri, ci sono più possibilità di feedback. Più feedback significa più possibilità che vengano fuori grandi idee, il che significa un risultato migliore per tutti. La chiave è una forte esperienza del cliente. Il software di gestione dei progetti dovrebbe semplificare la visualizzazione di problemi in sospeso, suggerire soluzioni e notificare a tutti i cambiamenti chiave. UN ottima interfaccia utente assicura che venga utilizzato. Cosa potrebbe avere più senso per gli affari di un lavoro migliore completato in meno tempo? Ora che conosci il business case del software di project management, la domanda successiva è: cosa dovresti cercare?

Scegliere uno strumento di gestione del progetto per il tuo team

L'investimento più costoso è quello che il tuo team non utilizza. Ecco perché la scelta di un software di project management significa bilanciare funzionalità e usabilità. Il tuo software di gestione dei progetti dovrebbe realizzare quattro cose in modo trasparente:

Pianificazione

Se il progetto non è pianificato bene, non può essere realizzato bene. Ci sono alcune cose che vuoi essere sicuro di cercare in un software di gestione dei progetti:

  • Visibilità dall'alto verso il basso

Quali sono le parti fondamentali del tuo progetto? Ripensando a quella campagna di marketing, forse c'è una componente SEO, una componente social media e una componente attivazione live. Ciascuno di questi programmi ha molte attività secondarie, ma i leader devono solo vedere il quadro generale. Non dovrebbero dover fare clic su mille menu semplicemente per ottenere i tratti generali. Assicurati qualsiasi stakeholder del progetto possono ottenere le informazioni di cui hanno bisogno in modo rapido e semplice.

  • Granularità

I singoli contributori hanno bisogno dei dettagli fini. Con quale parola chiave dovrebbero creare contenuti? Su quali piattaforme di social media pubblicheranno? In caso di dubbio, analizzalo ulteriormente. Quanti post a settimana sono necessari per piattaforma? Quanto è importante rispondere a ogni commento su Twitter e Facebook? E queste risposte dovrebbero includere una sorta di invito all'azione?

  • Robusta gestione dei ruoli

Ancora più importante, chi sarà responsabile di ogni compito? Affinché il progetto venga portato a termine, tutti devono sapere come la gomma incontra la strada. Il software di gestione del progetto dovrebbe essere in grado di associare non solo un team, ma nomi e scadenze specifici a ogni progetto.

Collaborazione

La collaborazione è la ragione principale del software di gestione dei progetti. Tutti devono lavorare insieme senza problemi affinché il progetto abbia successo. Quali caratteristiche sono più importanti per una forte collaborazione?

  • Etichettatura

Non importa il progetto, sorgono commenti e domande. I ruoli cambiano. Gli utenti dovrebbero essere in grado di taggarsi a vicenda nelle note associate ad attività specifiche. In questo modo, chiunque acceda a tale attività può visualizzare domande e risposte in sospeso.

  • Messaggistica istantanea

A volte, andare avanti in un progetto significa avere una rapida discussione in team. Averlo al telefono è inefficiente, lascia le persone fuori dal giro e rischia di perdere le note. Il software di gestione dei progetti richiede la messaggistica istantanea. Non esiste un modo più semplice per condurre una chat veloce, raggiungere un consenso e assicurarsi che la conversazione venga registrata nel caso in cui le domande sorgano in seguito.

Consegna

Cosa succede quando i membri del team finiscono le loro parti del progetto? Un ottimo software di gestione dei progetti dovrebbe visualizzare quei dettagli e i passaggi successivi. Per questo, ci sono alcune caratteristiche chiave:

  • Barre di avanzamento

Quale parte del totale rilascio di un prodotto è finito? Come è il marketing porzione in arrivo? E nella parte del marketing, le immagini sono pronte per la revisione? Le barre di avanzamento dovrebbero consentire ai leader di ottenere facilmente le risposte per rispondere a queste domande. Gli strumenti a colpo d'occhio li aiutano a vedere chi potrebbe aver bisogno di supporto, chi sta andando avanti come pianificato e chi è in anticipo sul programma.

  • Notifiche

Una volta terminata una parte fondamentale del progetto, come lo sapranno gli altri? Le dipendenze rendono critiche le notifiche: se qualcuno sta solo aspettando di iniziare la propria parte, deve sapere immediatamente se è il suo turno di intervenire. Notifiche dovrebbe essere personalizzabile. Se le persone hanno finito con la loro parte di un progetto, non hanno bisogno di aggiornamenti costanti al riguardo. Disattiva le notifiche che non sono più rilevanti per rimanere produttivo e concentrato.

  • Strumenti di feedback

Il lavoro può sempre essere migliorato. Cerca un software di gestione dei progetti che renda semplice la revisione e la richiesta di revisioni. Alla gente piace dare feedback in modi diversi. Alcuni revisori potrebbero voler scrivere un commento di testo. Altri potrebbero voler allegare l'audio di una conversazione in conferenza sul risultato finale. Altri ancora potrebbero voler aggiungere uno screenshot.

Segnalazione

La rendicontazione è l'ultima parte di un progetto, ma è forse la più importante: cosa può imparare il team dall'iniziativa da applicare al lavoro futuro? Il software di gestione del progetto dovrebbe visualizzare alcune metriche chiave per contributore e progetto:

  • Tempo totale investito

  • Numero di attività completate

  • Numero di attività in ritardo, avviate e in scadenza oggi

  • Scadenze del progetto perse e rispettate

Anche in questo caso, la personalizzazione è importante. Se ci sono altre metriche il tuo team vuole tenere traccia, ad esempio, dell'importo investito in ogni progetto, anche il software di gestione del progetto dovrebbe accogliere quelli. Per lo meno, dovrebbe includere richieste per l'immissione di dati su quelle metriche extra. Sai cosa ti serve nel software di gestione dei progetti. La parte difficile è l'attuazione.

Come implementare il software di project management

Il cambiamento è difficile. Dopo aver selezionato il software di gestione dei progetti giusto per il tuo team, il passaggio successivo è integrarlo nei tuoi flussi di lavoro. Inizia da:

1. Comprensione del sistema attuale

Se non capisci dove sono i punti deboli nel flusso di lavoro attuale del tuo team, farai fatica a sostenerli. Cerca non solo punti lenti, ma anche vuoti di comunicazione e problemi di qualità. Con il tuo team, traccia come viene realizzato un progetto ipotetico dall'inizio alla fine. Chi dà origine al progetto e che tipo di sollecito forniscono al team più ampio? Il team di sviluppo adotta un approccio a cascata? Sono loro pensatori di design agili? Mentre i compiti fluiscono da persona a persona, dove si verificano le lacune di comunicazione? Usa un sondaggio anonimo per questo in modo che i membri della squadra si sentano a proprio agio a parlare di luoghi in cui la palla viene spesso lasciata cadere. Anche se il lavoro scorre bene, dove potrebbe essere migliorata la qualità del lavoro? Qualcuno potrebbe non ricevere istruzioni adeguate, le sue scadenze potrebbero essere troppo brevi o potrebbe essere più adatta per un altro ruolo. Fino a quando non mapperai tutto in un file piano di gestione del progetto, può essere difficile vedere dove sono i flussi di lavoro da incolpare per problemi di qualità e dove i singoli contributori non sono all'altezza.

2. Dando molti avvertimenti

Una volta che sai cosa è necessario cambiare, saprai quanto potrebbe essere drastica la revisione. Impostare le scadenze di implementazione di conseguenza. Il passaggio da un software di gestione del progetto a un altro, ad esempio, potrebbe richiedere solo al team di apprendere una nuova piattaforma. Ma il passaggio da un sistema di sola posta elettronica a una piattaforma software per la gestione dei progetti è un grande cambiamento. Non trascinare intenzionalmente le scadenze, ma dai un avviso di almeno due settimane. Metti in chiaro che tutti scopriranno insieme il nuovo strumento. Condividi una demo video in cui i membri del team possono guardare un esperto utilizzare lo strumento e immaginare come potrebbero cambiare i propri flussi di lavoro.

3. Nomina di un project manager

Ogni progetto, compreso uno switch del software di gestione del progetto, necessita di un leader. In un piccolo team, potrebbe essere il CEO. Ma nella maggior parte dei team, un file responsabile del progetto è necessario. Chi dovresti scegliere per gestire il passaggio? Cerca qualcuno con:

  • Attenzione ai dettagli

L'implementazione di un nuovo software di gestione dei progetti ha molte parti in movimento. La leadership ha bisogno di aggiornamenti regolari, le domande dei lavoratori hanno bisogno di risposte, i costi devono essere gestiti, gli account devono essere nuovamente autorizzati e altro ancora. I perfezionisti sono ottime scelte per questo ruolo. Si assicurano che nulla scivoli attraverso le fessure, anche quando quelle crepe si allargano e si spostano di giorno in giorno.

  • Puntualità

Uno dei peggiori esempi che è possibile impostare durante l'implementazione di un nuovo software di gestione dei progetti è il mancato rispetto delle scadenze. Anche se si verificano battute d'arresto, dovrebbero essere l'eccezione piuttosto che la regola. Cerca qualcuno che non presenti mai il proprio lavoro in ritardo. L'implementazione di un nuovo software in tutta l'azienda è una grande sfida, ma dovrebbe essere all'altezza del compito.

  • Comunicazione

Se c'è una cosa che è vera per qualsiasi implementazione di software di gestione dei progetti, è che ci sono molte dipendenze. Le persone vogliono sapere: quando sarà pronto per l'uso il nuovo software? Quale livello ha scelto l'azienda? Come verrà condotta la formazione a livello aziendale? Qualcuno che è chiaro e fiducioso è la scelta giusta qui. Dovrebbe essere in grado di trasmettere il messaggio attraverso la scrittura, la conversazione, le registrazioni video e altro ancora.

  • Gestione dello stress

L'implementazione del software di gestione dei progetti è difficile. Ci saranno giorni in cui le persone vorranno arrendersi e tornare al vecchio sistema. Il project manager ha bisogno di forza capacità di gestione dello stress. La persona fredda e raccolta in ufficio dovrebbe ottenere il lavoro. Dovrà gestire bene le sue emozioni e mantenere un tono di voce calmo, indipendentemente dal fuoco che deve essere spento.

4. Chiedere il contributo del team

La leadership nella torre d'avorio non è il modo per far passare senza problemi un software di gestione dei progetti. Se una scadenza per l'implementazione non è fattibile, il team dovrebbe sentirsi a proprio agio nel dirlo. Se non è possibile che un determinato sistema funzioni nella pratica, anche questo dovrebbe essere comunicato. Ancora una volta, i sondaggi anonimi sono una buona opzione se il feedback può essere preso nel modo sbagliato. Il gruppo dirigente dovrebbe ringraziare tutti per i loro suggerimenti, anche se non hanno intenzione di andare avanti con alcuni di loro.

5. Concentrandosi sulla formazione

La formazione è fondamentale a qualsiasi switch del software di gestione del progetto. I membri del team hanno già molto da fare: aspettarsi che imparino a utilizzare un nuovo sistema software da soli semplicemente non ha senso. Blocca un'intera giornata per allenarti a livello di squadra. Sì, i giorni di formazione sono costosi per l'azienda. Ma cosa è più costoso è una squadra che spreca ore, giorno dopo giorno, a capirlo mentre procede. In caso di dubbio, chiedere al fornitore del software di gestione del progetto di fornire una demo a livello di team. Quindi, chiedi a tutti di provare da soli. La maggior parte delle persone impara facendo ed è molto più produttivo per tutti lavorare insieme sulle cose. Questo aiuterà a sviluppare quelli importanti capacità di gestione del progetto il tuo team ne trarrà vantaggio.

6. Rimanere in contatto con il provider

A proposito del fornitore del software, rimani in contatto. Ricorda, non tutti i potenziali intoppi si presenteranno durante la giornata di allenamento. Man mano che le persone esplorano il software e lo utilizzano per nuovi tipi di progetti, sorgono nuove domande. Chiedere alla società di software di gestione del progetto una specifica fonte di risposte. In molti casi, sarà un account manager, documenti di aiuto o webinar. Dare le sue informazioni di contatto al team più ampio in modo che si sentano a proprio agio nel porre direttamente le domande "stupide". Chiedete anche una qualche forma di a Foglio delle FAQ in modo che i membri del team possano rispondere a quante più domande possibili. La scelta e l'implementazione del software di gestione dei progetti non è un progetto da poco. Conosci le tue esigenze, fai acquisti con pazienza e pensa al lancio. E se tutto il resto fallisce, ottieni supporto dallo stesso team del software di gestione del progetto. Sanno meglio di chiunque altro quale grande sfida può essere. Vuoi scoprire quanti soldi uno strumento di gestione dei progetti potrebbe far risparmiare alla tua azienda? Ottieni una copia del file Rapporto Total Economic Impact ™ (TEI) per saperne di più.