Ok, quindi hai letto molto sui vantaggi di gestione del progetto quadro generale e perché è importante per le aziende: attività di servizi professionali in particolare. Ma anche se sai quanto sia prezioso, a volte può essere difficile quantificare esattamente quale sarà l'impatto sui tuoi profitti. Ecco un pratico cheat sheet per aiutarti a capirlo. Utilizza queste cinque formule per calcolare e misurare i tangibili e vedere come la gestione dei progetti su un quadro generale potrebbe influire sulla tua attività e anche su quelle dei tuoi clienti.

1. Calcola la maggiore larghezza di banda che offre ai tuoi project manager

Tra la riduzione del tempo speso alla ricerca di informazioni, la ricerca di informazioni, la replica dei processi e il reporting al cliente, lo strumento giusto può aiutare i tuoi project manager a risparmiare un'enorme quantità di tempo, aiutandoti a fornire di più per il tuo cliente e concentrarti sulla scalabilità i tuoi affari. Chiedete ai vostri project manager di stimare da soli quanti dei loro giorni vengono spesi in totale per svolgere tutte queste attività per progetto. Quindi moltiplicalo per i progetti. Una volta che lo sai, puoi capire quanti di Più progetti su cui potrebbero lavorare.

2. Calcola il tempo che salva la tua squadra

Ci sono due statistiche che tengono svegli la notte i project manager:

  • I knowledge worker trascorrono in media oltre un terzo (36%) della loro giornata alla ricerca e al consolidamento delle informazioni dalle varie piattaforme che utilizzano.

  • Quel che è peggio: quasi la metà delle volte (44%) non lo trovano affatto.

Osserva il personale del tuo knowledge worker - programmatori, ingegneri, designer - e valuta il valore del 36% della spesa totale per il personale in tutti loro. Anche supponendo che non ottengano tutto questo tempo indietro, se si stima di poter ridurre questo, diciamo, il 16%, ciò significa che si avvicina a un quinto del tempo del personale indietro, essenzialmente come aggiungere un altro giorno nel settimana. È molto più tempo per aggiungere valore extra ai tuoi clienti.

3. Stimare la riduzione dei rifiuti

In media 9.9% di ogni dollaro è sprecato a causa delle scarse prestazioni del progetto durante il ciclo di vita di un progetto. Se addebiti sul valore consegnato, è un male per te perché stai mangiando quel costo. Se addebiti su orari e schede attività, è peggio per te perché il tuo cliente deve mangiare quel costo e ha meno fiducia nei tuoi preventivi e nel valore che offri. Dai un'occhiata ai tuoi rifiuti: potresti scoprire di essere al di sopra di questa media. Ma anche se non sei sicuro, se lo prendi come linea di base e poi dimezzi i tuoi rifiuti, ciò significa comunque quasi il 5% di entrate in più per te su ogni progetto. Cosa rappresenta per te il 5% di ogni progetto che gestisci?

4. Migliorare le prestazioni dei dipendenti e ridurre i costi di acquisizione di nuove assunzioni

La fidelizzazione dei dipendenti è un problema particolarmente grave nei servizi professionali. L'Institute of Practitioners in Advertising ha messo tassi di turnover delle agenzie al 31,9%. Mantenere alta la qualità del tuo lavoro quando quasi un terzo della tua forza lavoro lascia ogni anno è difficile. Con ogni assunzione negli Stati Uniti con un costo medio di $ 4000, ciò si traduce in molti costi evitabili. E i dipendenti che rimangono possono essere un problema altrettanto grande. Gli studi lo hanno dimostrato 70% del personale si sente disimpegnato al lavoro — e in un'azienda di servizi, questo problema è ancora più grande. Perché alla fine della giornata, se il tuo staff è demotivato, si vede. E se continuano ad andarsene, invia un segnale ai tuoi clienti che le cose non sono stabili. (Per non parlare del fatto che perdi il tuo miglior talento.) La buona notizia è che lo è stato anche mostrato che le aziende con il 25% più alto sull'esperienza dei dipendenti riportano quasi 3 volte il ritorno sulle risorse e più del doppio del ritorno sulle vendite, rispetto alle organizzazioni nell'ultimo quartile. Nessuno vuole pensare a se stesso nell'ultimo quartile, ma vale la pena esaminare a) la realtà dei livelli di coinvolgimento delle persone eb) quanto gli strumenti che stai utilizzando stanno ostacolando. E questo fattore di coinvolgimento si estende anche ai clienti: più è facile per loro lavorare con te, più è probabile che vogliano ripetere l'esperienza.

5. Carica in modo appropriato con schede attività più accurate

The Harvard Business Review pubblicato alcune ricerche dimostrando che in tutta l'economia il costo di dimenticare di includere determinati lavori nelle schede attività (come leggere le e-mail) è stato stimato in media alle aziende di $ 50.000 per dipendente. Questo è un numero sbalorditivo. Ora questo include alcune delle persone più anziane e più pagate del mondo. Ma la realtà è che quasi ogni azienda perderà qualcosa a causa di questo problema. A seconda del prezzo del tuo lavoro, qualcuno sta perdendo soldi. Inoltre, stai perdendo dati inestimabili sulla durata del lavoro. Assicurandoti di prendere in considerazione tutto il tempo del personale sui progetti, anche i piccoli pezzi di lavoro, ti assicurerai di valutare il tuo lavoro in modo più equo e accurato. È meglio per i tuoi margini. Ed è meglio per i tuoi clienti perché sanno cosa stanno ricevendo. Per saperne di più su come la gestione dei progetti di grandi dimensioni può trasformare la tua attività, dai un'occhiata Il business case per progetti di lavoro di squadra nei servizi professionali. Qual è stata la differenza più grande che hai notato dall'implementazione del software di gestione dei progetti? Fateci sapere nei commenti qui sotto.