Far crescere il tuo team è uno dei casi d'uso in cui l'integrazione tra Teamwork Projects e Teamwork Desk brilla davvero. Dal reclutamento all'onboarding, l'integrazione del tuo helpdesk e delle app di gestione dei progetti ti consente di creare un flusso di lavoro senza interruzioni e ti aiuta a fornire un'esperienza positiva ai candidati dall'inizio alla fine. Ecco come utilizziamo il lavoro di squadra internamente e sfruttiamo l'integrazione tra i prodotti per creare un processo fluido e trasparente in ogni fase del percorso di reclutamento.

Come aiuta

Il reclutamento può essere un processo lungo. Dall'annuncio di lavoro iniziale alla presentazione dell'offerta, trovare la persona giusta per il ruolo può essere arduo. E quando assumi per più ruoli, c'è ancora di più di cui tenere traccia. In qualsiasi momento, devi sapere:

  • Quanti ruoli aperti ci sono

  • Quanti candidati ti sei schierato per ogni ruolo

  • Per quali ruoli devi ancora trovare candidati

  • Lo stato di ogni applicazione (e cosa devi fare per spostarla)

  • A chi devi rispondere o inseguire

  • Se ci sono candidati precedenti in archivio che potrebbero essere idonei per il ruolo

E mentre ti stai destreggiando tra tutto ciò, devi anche assicurarti che ogni candidato riceva una risposta tempestiva. L'ultima cosa che vuoi è che le persone che dedicano tempo e impegno alla tua azienda siano lasciate in sospeso e si sentano frustrate dalla tua attività perché sono bloccate in un limbo. L'utilizzo congiunto di Teamwork Desk, Teamwork Projects e Teamwork Spaces ti consente di sincronizzare tutti gli aspetti della candidatura di un candidato dalla prima email al primo giorno. Rende facile ottenere aggiornamenti a colpo d'occhio su dove si trova tutto, coinvolgere persone di diversi dipartimenti secondo necessità senza compromettere la privacy e dare ai candidati (e ai nuovi assunti) un'ottima impressione della tua azienda. È così che lo facciamo e come puoi farlo anche tu.

Prima di iniziare: una breve nota sulle impostazioni della privacy. Come sempre, per qualsiasi informazione riservata o sensibile, assicurati che le tue impostazioni di autorizzazione siano configurate nel modo giusto in modo che solo le persone interessate abbiano accesso. Per ulteriori informazioni sulle autorizzazioni, controlla questo documento di aiuto per i progetti Teamwork e questo per Teamwork Desk. Se sei un amministratore del sito, puoi anche utilizzare il Impersonare funzionalità per assicurarti che i tuoi utenti possano vedere tutto ciò che dovrebbero e nulla che non dovrebbero.
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Ottenere le applicazioni

Probabilmente lo sai già quanto sia importante il software dell'helpdesk quando si tratta di fornire un'assistenza clienti eccezionale. Ma lo sapevi che ha anche molti vantaggi quando si tratta di comunicare con i candidati? Utilizziamo Teamwork Desk per il reclutamento e l'assunzione perché:

  1. Ti offre il quadro generale di tutte le comunicazioni con un candidato in un thread e in una posizione centrale e condivisa.

  2. Tutti coloro che sono coinvolti nel reclutamento e nell'assunzione possono partecipare a un ticket e rispondere contestualmente, in modo che i candidati non debbano aspettare le risposte.

  3. È facile taggare, filtrare e cercare i biglietti per organizzare la posta in arrivo e trovare rapidamente ciò di cui hai bisogno.

  4. Puoi utilizzare risposte predefinite per garantire coerenza e conformità con le migliori pratiche e risparmiare tempo.

  5. E, naturalmente, funziona perfettamente insieme ai progetti di lavoro di squadra, rendendo l'intero processo più semplice ed efficiente.

Ecco come puoi utilizzarlo per il reclutamento in entrata e in uscita.

Applicazioni in entrata

Se ti candidi a uno dei nostri ruoli aperti in careers.teamwork.com, l'applicazione arriva direttamente a la nostra casella di posta dedicata alle carriere. (Anche se se qualcuno invia la propria domanda all'indirizzo sbagliato, ad esempio ai nostri team di assistenza o di vendita per errore, è semplicissimo per quei team spostalo nel posto giusto per garantire che nulla vada perso.) Da quella casella di posta in arrivo dedicata, i reclutatori e il team delle risorse umane possono iniziare a esaminare le domande, comunicare con i candidati e aggiungere note private, interne ai biglietti, se del caso. Quindi, a seconda dell'applicazione, possono eseguire una serie di azioni direttamente da Teamwork Desk. Per esempio:

  • Se la domanda non va a buon fine:

    Il rifiuto non è mai facile, quindi cerca di renderlo il più indolore possibile. Crea un messaggio empatico per quando devi far sapere a qualcuno che la sua domanda non ha avuto successo e salvalo come

    per usi futuri.

  • Se al momento non hai un'apertura:

    Se ottieni un'applicazione che sembra promettente ma al momento non hai una posizione pertinente aperta, puoi utilizzare i tag per ritrovarla facilmente quando sarà il momento. Prova a creare un tag come "Per dopo" e tagga anche il tipo di team (ad es. "Marketing"), quindi puoi farlo facilmente

    per vedere le applicazioni precedenti quando c'è un'apertura più pertinente.

  • Se l'applicazione ha un bell'aspetto:

    Sìì! È ora di fare il passo successivo. Puoi rispondere rapidamente per programmare una chiamata preliminare o un colloquio in ufficio (le risposte predefinite sono ottime anche per questo). Poi,

    per iniziare a spostare il candidato attraverso il processo di reclutamento, ma tieni questo pensiero, ci torneremo a breve!

Puoi anche vedere se la persona ha già presentato domanda e visualizzare eventuali comunicazioni precedenti selezionando il Storia del cliente tab.

Applicazioni in uscita

Per altri ruoli, potresti dover fare un po 'di caccia alle teste o in uscita reclutamento. Per questo, puoi creare un elenco di attività in Progetti di lavoro di squadra con ogni potenziale candidato come compito e assegnarlo al reclutatore per contattarlo. Quindi, una volta che sei pronto per entrare in contatto con loro, puoi farlo creare un ticket Teamwork Desk direttamente dall'attività con il tuo messaggio, così puoi mantenere tutto sincronizzato tra l'attività e il ticket. Indipendentemente dal fatto che tu stia facendo affidamento sul reclutamento in entrata o in uscita, l'utilizzo di Teamwork Desk per tutte le comunicazioni relative al reclutamento significa che tutta la tua corrispondenza con ciascun candidato sarà conservata in un thread centrale, facile da trovare e non sparsa in più caselle di posta disparate - così il tuo team delle risorse umane e i responsabili delle assunzioni possono sempre vedere il quadro completo in pochi clic.

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Gestione delle applicazioni

Ricordi come abbiamo detto di tenere quel pensiero sopra? Lo stai ancora tenendo? (Torna indietro e riprendilo se ne hai bisogno - aspetteremo.) In Teamwork, usiamo le carte e la Vista lavagna per rappresentare il viaggio di ogni candidato attraverso il processo di reclutamento. Board View è ottimo per darci una rappresentazione visiva immediata di quanti candidati abbiamo in lavorazione in un dato momento e in quale fase del processo si trovano attualmente, oltre a rendere l'intero processo più efficiente grazie alle sue possibilità di automazione . Ecco come funziona.

Creazione di carte

Innanzitutto, ci assicuriamo che ci sia un compito per ogni candidato. Per le persone che hanno fatto domanda tramite Teamwork Desk (come nel processo in entrata sopra), puoi farlo creando un'attività direttamente dal ticket. In questo modo, puoi passare rapidamente dalla loro applicazione iniziale al loro compito in Progetti di lavoro di squadra, dando a tutti il contesto aggiornato di cui hanno bisogno. Puoi anche caricare qualsiasi informazione aggiuntiva sull'attività, come CV, lettere di presentazione, portfolio e altro. Ancora meglio, puoi semplicemente selezionare dagli allegati del ticket per aggiungerli all'attività quando la crei. Quindi, quando crei la tua bacheca, sarai in grado di visualizzare queste attività come carte. Questa carta candidato - o cardidato, si potrebbe dire * - rappresenterà il candidato durante il processo di reclutamento. Ma prima di poterlo fare, devi impostare la tua scheda e dare una casa ai tuoi cardidati **.

Ulteriori informazioni sulla creazione e l'utilizzo delle carte qui, oppure dai un'occhiata al nostro ebook su come strutturare il tuo lavoro nei progetti di lavoro di squadra.

* tu poteva dì questo. Ma probabilmente non lo farai. ** Eh? Eh?

Creare la tua tavola

Se hai già utilizzato Board View (forse per gestire il tuo processo di content marketing), saprai quanto è utile per mappare visivamente il tuo flusso di lavoro. (Completamente nuovo in Board View? Ulteriori informazioni qui.) Le colonne che scegli per il tuo forum dipenderanno dal tuo processo, ma per il reclutamento e l'assunzione potrebbero assomigliare un po 'a questo:

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  • Prospettive da contattare: Per il reclutamento in uscita, puoi impostarlo automaticamente in modo che qualsiasi attività aggiunta all'elenco delle attività di caccia alle teste venga automaticamente visualizzata come una scheda in questa colonna.

  • Colloquio preliminare: A seconda del ruolo, potresti avere una chiamata di selezione o un colloquio preliminare prima di decidere se portare il candidato per un colloquio internamente. Per la maggior parte delle schede candidate che stai creando dai ticket in Teamwork Desk, questa sarà probabilmente la prima colonna a cui verranno indirizzate.

  • Colloquio: Se hanno superato il colloquio preliminare a pieni voti, puoi andare avanti e spostare la scheda nella colonna “Intervista”.

  • Valutazione: Se hai completato il colloquio ma hai ancora più candidati da considerare prima di poter prendere una decisione, puoi spostare la scheda qui nel frattempo, così sai che il colloquio è avvenuto ed è ancora in fase di revisione.

  • Da rifiutare: Se il candidato non è adatto, puoi spostarlo in questa colonna per essere rifiutato e puoi inviare il tuo messaggio tramite Teamwork Desk direttamente dall'attività in Teamwork Projects.

  • Fai un'offerta di lavoro: Quindi hanno superato ogni intervista, sono un ottimo adattamento culturale, e, nelle parole immortali dei Beastie Boys, hanno le capacità per pagare i conti. Spostali in questa colonna quando sei pronto per fare un'offerta di lavoro.

  • Offerta accettata: Dopo aver accettato l'offerta, puoi spostarli in questa colonna in modo da sapere che il ruolo è stato ricoperto e da chi.

  • Onboarding: Con l'avvicinarsi della data di inizio, puoi spostarli in questa colonna e impostare un trigger che crea un nuovo elenco di sottoattività con tutte le attività di onboarding da completare per garantire un inizio fluido e senza stress.

Gestire la tua tavola

Per gestire la tua bacheca e renderla ancora più facile da capire e da usare, puoi utilizzare tag e filtri. Ad esempio, potresti voler utilizzare alcuni o tutti i seguenti come tag:

  • Il nome del ruolo lavorativo per esempio. "Specialista del marketing dei contenuti"

  • Il tipo di reparto o di squadra per esempio. "Marketing"

  • La posizione per esempio. "Boston" o "Remote"

  • Puoi anche impostare un tag come "In archivio" o "Rivedi più tardi" per i candidati che si dimostrano promettenti ma non sono adatti al momento, per qualsiasi motivo.

Quindi puoi filtrare la visualizzazione della bacheca per vedere quanti candidati hai per ogni ruolo aperto, in quale colonna (cioè fase del processo) si trovano, dove devi trovare più candidati e così via. Puoi anche fare uso di trigger per automatizzare il processo ove possibile. Questo è ottimo per aggiornare le date di scadenza, aggiungere tag o notifica agli assegnatari (come gli intervistatori), per garantire che le decisioni vengano prese rapidamente e che nessun candidato cada in trappola. Ti consigliamo di eseguire una rapida scansione della scheda almeno una volta alla settimana, in modo da assicurarti che tutto sia aggiornato e che non ci siano blocchi.

Intervistare i candidati

Dopo aver impostato un'ora e una data per il colloquio, puoi aggiungerlo al loro calendario in Progetti di lavoro di squadra e impostare promemoria per gli intervistatori, in modo che tutti sappiano dove dovrebbero essere e quando. Ma per fornire a tutti un'esperienza di intervista produttiva e, si spera, positiva, i tuoi intervistatori devono essere informati e responsabilizzati sulle migliori pratiche di intervista, le politiche aziendali e i codici di condotta.

Prima dell'intervista

Per assicurarti che ogni colloquio proceda senza intoppi e segua le migliori pratiche, puoi farlo creare uno spazio dedicato in Teamwork Spaces con tutte le informazioni essenziali di cui i tuoi intervistatori hanno bisogno per familiarizzare con, e collegalo al progetto. E per garantire la conformità, puoi contrassegnare alcune pagine come lettura obbligatoria in modo che tutti siano consapevoli di ciò che devono sapere prima di poter iniziare a intervistare. Alcune cose che potresti voler avere nel tuo spazio includono:

  • Elenchi di domande standard per gli intervistatori

  • Documentazione delle migliori pratiche e processi relativi a colloqui e assunzioni

  • Politiche aziendali (ad esempio, ferie annuali, politiche di maternità e paternità, informazioni sui benefici rilevanti e così via), in modo che gli intervistatori siano attrezzati per rispondere a qualsiasi domanda

  • Una panoramica dei valori fondamentali della tua azienda

  • Copie delle specifiche del lavoro

  • Qualsiasi altra cosa che sarebbe utile! Puoi persino ravvivare le tue pagine con una formattazione e immagini fantasiose per renderle più coinvolgenti.

Durante l'intervista

Se vuoi prendere appunti durante il colloquio, la funzione Blocchi appunti consente a più persone di lavorare insieme in modo collaborativo nello stesso documento in tempo reale. Ciò significa che tutti gli intervistatori possono prendere appunti in un documento centrale condiviso, vedere cosa sta scrivendo l'altro ed evitare ripetizioni. In aggiunta a normali impostazioni di privacy granulari disponibili nei progetti Teamwork, puoi anche contrassegna i tuoi taccuini come contenenti contenuti sensibili, che impedisce che il contenuto del Blocco note venga inviato nelle e-mail di notifica.

Dopo l'intervista

Una volta completata l'intervista, gli intervistatori possono lasciare commenti (o collegare il loro taccuino) sulla scheda del candidato con il loro feedback e eventuali consigli. In questo modo, hai una comoda registrazione di come è andato il colloquio, che è particolarmente utile se il richiedente chiede un feedback o se desideri rivedere una domanda in un secondo momento. Dopo aver preso una decisione, puoi spostare la loro scheda nella colonna appropriata: rifiutare, valutare o fare un'offerta di lavoro.

Portarli a bordo

Dopo aver trovato la persona perfetta per il lavoro, è il momento di coinvolgerla. Ma l'onboarding può richiedere un villaggio: dalla loro creazione sul libro paga allo smistamento delle attrezzature e alle carte di accesso, probabilmente avrai bisogno del contributo di un certo numero di team per iniziare. Con Teamwork Projects, puoi impostare un trigger in modo che quando la tua carta candidata si sposta nel file Offerta accettata colonna, genera automaticamente un elenco di attività secondarie da un modello creato in precedenza. Ciò significa che puoi facilmente creare un onboarding modello di elenco attività che copre tutto ciò di cui hai bisogno per far funzionare un nuovo dipendente, senza problemi. Puoi creare l'elenco delle attività per assegnare automaticamente le attività a ruoli o persone specifici, come buste paga, IT e altro, e generare date di scadenza. (Come sempre, usa il tuo miglior giudizio: se devi limitare l'accesso a qualsiasi informazione sensibile nell'attività originale, puoi sempre creare il tuo modello di elenco delle attività di onboarding in un progetto di onboarding separato e dedicato a cui più persone hanno accesso.) Ecco un esempio di come potrebbe apparire il tuo elenco di attività di onboarding:

  • Aggiungi al libro paga

  • Imposta l'indirizzo email aziendale

  • Crea un account Teamwork

  • Organizza l'attrezzatura

  • Scheda di accesso per la porta d'ingresso

  • Organizza il pacchetto di benvenuto per il primo giorno

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Aiutandoli a sistemarsi

Ma il processo di inserimento non si interrompe una volta che hai impostato il nuovo dipendente dalla tua parte. Dovrebbe anche coprire quei primi giorni e settimane cruciali in cui il principiante sta imparando le basi e si sta ambientando nel suo nuovo ruolo. Questa è un'altra area in cui il lavoro di squadra può davvero aiutare. Creando un progetto di esempio e facendo girare un elenco di attività "Per iniziare" per ogni nuovo dipendente (utilizzando quello a portata di mano funzione modello elenco attività ancora una volta, per farti risparmiare tempo), puoi aiutarli a navigare in quei primi giorni importantissimi, guidarli verso le cose più importanti che devono sapere e aiutarli a familiarizzare con gli strumenti che useranno ogni giorno nel processi. In effetti, usare i progetti di lavoro di squadra per aiutare i nuovi principianti a imparare a usare i progetti di lavoro di squadra era uno dei i 4 migliori suggerimenti che abbiamo ricevuto dal pluripremiato PMO di Ella’s Kitchen quando abbiamo chiesto loro quali fossero le loro best practice per il lancio di un nuovo software di gestione dei progetti. Essendo una delle prime "interazioni" con la tua azienda, questo elenco di attività è anche un ottimo modo per spargere un po 'della cultura aziendale tra le cose da fare necessarie. Ad esempio, se ti capita di avere una diapositiva nel tuo ufficio come facciamo noi (#humblebrag), una delle attività per il primo mese potrebbe essere "Scendi dalla diapositiva" (✅). Dovresti adattare l'elenco delle attività alla tua organizzazione e ai tuoi processi, ma ecco alcune idee per aiutarti a far partire la palla:

  • Leggi il manuale aziendale in Teamwork Spaces

  • Acquisire familiarità con i processi e le politiche aziendali in Teamwork Spaces

  • Accedi al tuo indirizzo email aziendale

  • Saluta 5 persone al di fuori del tuo dipartimento

  • Vai a prendere un caffè con la tua squadra

  • Formazione completa sul lavoro di squadra (o partecipa a un webinar "Introduzione ai progetti di lavoro di squadra")

  • Incontra il capo della tua squadra

Flusso di lavoro senza interruzioni

L'utilizzo di Teamwork per gestire il reclutamento, le assunzioni e le attività di onboarding ti consente di creare un flusso di lavoro perfettamente sincronizzato per un processo di assunzione più efficiente e trasparente dall'inizio alla fine. Abbiamo delineato alcuni dei modi in cui utilizziamo Progetti di lavoro di squadra, Desk per il lavoro di squadra e Spazi di lavoro di squadra noi stessi per il reclutamento e l'onboarding, ma ci piacerebbe sapere: è un caso d'uso che hai utilizzato prima? Ci sono altre funzionalità che non abbiamo menzionato e che secondo te tutti dovrebbero conoscere? Fateci sapere nei commenti. Vuoi provarlo tu stesso? Inizia la tua prova gratuita di seguito. (Pssst ... già un utente di Teamwork Projects ma vuoi provare Teamwork Desk o viceversa? Ecco come abilitare la tua prova gratuita di Teamwork Desk per gli utenti esistenti di Teamwork Projects e come avviare la prova gratuita di Teamwork Projects da Teamwork Desk.)