Nel nostro post finale che evidenzia il nostro Industria del mese, Contabilità, ci stiamo concentrando su come utilizzano i professionisti della contabilità Progetti Teamwork. Abbiamo intervistato Orla Linehan di Dottori Commercialisti Fidelia a Cork, in Irlanda, negli ultimi due post (questo e questo) sul suo lavoro e su come utilizza i progetti Teamwork per gestire il suo carico di lavoro. Oggi condividiamo la nostra intervista con Louise McLoughlin di conti e-BAS a Torquay, Victoria, Australia, sulle sue esperienze. Orla e Louise utilizzano entrambi i progetti Teamwork per organizzare le loro attività e gestire il lavoro dei clienti. In questo post finale della nostra serie di contabilità, Louise condivide il modo in cui utilizza i progetti Teamwork nella contabilità e alcuni suggerimenti su come sfruttarli al meglio in modo che possiamo condividere con te come i contabili utilizzano i progetti Teamwork.

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Custode dei libri

I libri mastri non si mantengono, per quanto li fissiamo desiderosi che accada, il che rende i contabili essenziali per la gestione quotidiana delle finanze di un'azienda. Trovare il giusto equilibrio tra la tenuta dei libri contabili e la gestione di un'impresa può essere difficile come piccola impresa che cerca di fare tutto o come multinazionale che mantiene registri con più zeri di una grande vincita alla lotteria. È qui che un custode dedicato dei libri o, per lo meno, un esperto che controlla i libri ogni mese garantisce un flusso sano di tenuta dei registri finanziari. D: Quando hai iniziato a utilizzare i progetti Teamwork? UN: Nel 2010 ho trovato Progetti Teamwork e ho provato. Entro i primi 10 minuti, sapevo di aver trovato il prodotto per me. Era ricco di funzionalità ma facile da usare. Aveva tutto quello che stavo cercando e anche di più. Come con qualsiasi software, il suo vero valore si realizza solo quando viene utilizzato correttamente. Quando ho iniziato a usarlo, ho trascorso circa due settimane imparando a utilizzare le funzionalità e facendo alcuni test. Quando ero felice, ho iniziato a configurarlo nel modo che meglio si adattava alla mia attività. Lo uso ancora oggi. Questo software mi ha letteralmente restituito la mia sanità mentale! Ho ripreso il controllo del mio carico di lavoro. Il mio crescente elenco di clienti non mi spaventava più perché finalmente lo stavo gestendo, o meglio, Teamwork Projects lo stava gestendo per me come un membro dello staff in più, un paio di mani in più se vuoi, facendo il lavoro pesante mentre io vado avanti il lavoro. Perfetto!

Utilizzo dei progetti Teamwork

La gestione di più reparti, aziende o libri mastri può essere scoraggiante, proprio come può essere la gestione di più progetti e attività, motivo per cui Teamwork Projects è una soluzione sorprendentemente ideale per mantenere il lavoro di contabilità. Inevitabilmente, alcune caratteristiche e funzioni saranno più essenziali per alcuni utenti rispetto ad altri e alcuni elementi saranno quelli che fanno risparmiare tempo reale. Descrivi il modo in cui tu e il tuo team utilizzate Teamwork.com? Louise: In primo luogo, ho più di 30 clienti. Ho impostato ognuno di loro come un "Progetto". Ogni cliente ha elenchi di attività specifici impostati per lui nel proprio progetto; alcuni sono ricorrenti, quindi ho utilizzato la funzione "ripetizione" (utile per attività di conformità che si ripetono come deposito BAS, deposito IAS, deposito pensione e libro paga regolare) - questo automatizza il nostro sistema e fa in modo che non dimentichiamo di fare nulla per qualsiasi cliente - mai! Ho un dipendente e un paio di appaltatori e sono tutti impostati nei progetti Teamwork, assegnati ai propri clienti che ho specificato. Fanno il lavoro e usano il timer in modo che tutto il tempo sia registrato e possa essere fatturato ogni due settimane da Teamwork.

Personalizzazione della piattaforma

Con i dettagli e i livelli delle attività all'interno di Teamwork Projects arriva anche la versatilità per strutturare il tuo account in modo personalizzato. Non solo il tuo logo, ma anche la costruzione di progetti, compiti e funzioni per agire come tuo assistente prendendosi cura dei tuoi clienti come parte del team. In che modo Teamwork Projects ti aiuta a organizzare le tue attività e i tuoi progetti? Louise: I progetti Teamwork, come qualsiasi altro software di gestione del progetto, è progettato per riunire la tua forza lavoro e lavorare in modo più efficiente come un team su progetti specifici. L'idea principale è riunire tutti i progetti e il personale che ci sta lavorando in un unico luogo, in modo che tutte le informazioni rilevanti siano conservate in un'area centrale piuttosto che in più applicazioni. Questo è fantastico se hai progetti reali su cui lavorare! Non avevo progetti da completare nella mia attività perché si tratta di un'attività di servizi (anche se avevo alcuni progetti di sviluppo aziendale e sì, questi sono stati aggiunti al mio portale TW). Anche se non ho progetti su cui lavorare, ho clienti da assistere. Ho deciso che i miei progetti in TW sarebbero stati i miei clienti e viceversa. Questo post del blog spiega come mi sono avvicinato alla creazione del mio account.

Portali clienti

Il fulcro della suite software di Teamwork.com è che i tre prodotti attuali funzionano perfettamente insieme e consentono a una comunità di condividere internamente attività, progetti e conoscenze per collaborare con successo. Louise ha lavorato con gli elementi di Teamwork Projects per ritagliarsi esattamente ciò che si adatta a lei e ai suoi clienti. Come hai impostato i tuoi progetti Teamwork per soddisfare le particolari esigenze dei tuoi clienti? Louise: Creo “portali clienti” per ogni cliente. Ho una funzione di accesso sul mio sito Web e ogni cliente può accedere al proprio portale che in realtà è il proprio progetto Teamwork. Chiedo a ogni cliente di caricare lì tutti i file relativi al loro incarico di contabilità e chiedo anche di inviare messaggi a me o ad altro personale tramite il loro portale - in questo modo, tutti i dati relativi a un particolare cliente rimangono in un unico posto. Conservo anche i moduli fiscali presentati dai clienti ecc. Nei loro portali: in questo modo, se vogliono una copia, devono solo accedere e prenderla. Chiedo inoltre ai clienti di aggiornare i propri dettagli aziendali in caso di modifica, tramite il loro portale, in modo che funga da CRM live che so essere sempre aggiornato. Infine, faccio in modo che i clienti utilizzino il loro calendario per inserire le date delle riunioni che vorrebbero avere con me. Quello che mi piace di più di fare questo è che tutti i dati dei clienti sono conservati in un unico posto - non devo cercare in cinque diversi sistemi per trovare le informazioni di cui ho bisogno - è tutto in Teamwork Projects. Il modo in cui imposto i portali client è descritto in dettaglio in due post del blog, questo post del blog in particolare spiega il processo. Louise, come altri contabili, gestisce i libri di più clienti, il che significa che non solo ha bisogno delle proprie capacità, ma anche di un sistema che la aiuti a organizzare e collaborare. La sua padronanza degli strumenti all'interno di Teamwork Projects le ha permesso di personalizzare completamente la sua configurazione per servire al meglio il suo lavoro e le esigenze dei suoi clienti. Se stai prendendo in considerazione Teamwork.com per la tua attività o ti sei registrato ma stai ancora cercando di imparare i trucchi e i suggerimenti per ottenere il massimo dal tuo account, dai un'occhiata ad alcuni i nostri video utili o contattaci con le tue domande. Se operi nel settore della contabilità o della contabilità, quale caratteristica ami di più in Teamwork Projects? Ci auguriamo che il nostro giugno vi sia piaciuto Industria del mese riflettori su Contabilità e contabilità. Il prossimo mese l'attenzione sarà focalizzata come le agenzie di web design utilizzano i prodotti Teamwork.com. Restate sintonizzati per la nostra serie in tre parti per tutto il mese di luglio. Nel frattempo, per saperne di più sui progetti Teamwork o passare direttamente alla nostra prova gratuita di 30 giorni, clicca qui.