Progettazione di siti Web in Irlanda, con sede a Waterford, Irlanda, è specializzata in marketing e branding online e digitali per aziende di tutto il mondo. Nick Butler, CEO, ha fondato l'agenzia nel 2010 per concentrarsi sulla sua passione per rendere il sito web di ogni cliente unico, adatto ai motori di ricerca e coinvolgente, massimizzando al contempo le percentuali di clic, le conversioni di vendita e il ritorno sull'investimento. Collaborando all'interno del team e con i migliori grafici, specialisti SEO e professionisti del marketing del paese, l'Ireland Website Design ha affrontato una fase di crescita e ridimensionamento poiché è diventata una delle società IT più rispettate e consolidate

“I progetti di lavoro di squadra hanno avuto un enorme impatto positivo qui in Irlanda Website Design. Semplicemente non riesco a immaginare di tornare a un tempo senza di essa per la vera paura di perdere la trazione professionale e la crescita che abbiamo realizzato ".

Le sfide

In quanto team composto da molti membri, ciascuno con le proprie specialità e competenze, Ireland Website Design necessitava di un metodo per centralizzare e collaborare in modo più efficace. Nick aveva bisogno di trovare una piattaforma che organizzasse i progetti e le attività nuovi ed esistenti dell'azienda in modo che potessero essere visualizzati e affrontati come una squadra. Con un'ampia gamma di attività, il team aveva anche bisogno di modi per semplificare i processi ripetuti per il web design e lo sviluppo, lo sviluppo di app mobili, i servizi SEO, la gestione dei contenuti e il copywriting, nonché il design grafico. Inoltre volevano interfacciarsi senza problemi con consulenti freelance di tutto il mondo. Il team di progettazione del sito Web irlandese necessitava di visibilità e accesso a livello di team, idealmente con piena trasparenza in modo che i clienti potessero seguire il lavoro sul loro progetto. Attività dettagliate ed elenchi di attività erano necessari per assicurarsi che nessun elemento del progetto fosse mai perso o dimenticato. Volevano inoltre che ogni attività avesse opzioni di assegnazione per la responsabilità. Nel complesso, l'Ireland Website Design era alla ricerca di software che potesse aiutarli a creare flussi di lavoro dettagliati e completi e opzioni di attività per supportare il flusso di lavoro del team in modo tale da incoraggiare la qualità del lavoro e dei processi per i propri clienti. Nick voleva in particolare assicurarsi che ogni membro del team avesse la possibilità di rimanere aggiornato quando lavora da remoto o in viaggio.

La soluzione

Nick sapeva che quando la sua agenzia entrava in una fase di crescita, aveva bisogno di guidare il suo team verso un approccio di gestione dei progetti più strutturato e completo, quindi ha iniziato a cercare online. Dopo lunghe ricerche, ha stabilito che Teamwork Projects era una buona partita. L'Irlanda Website Design ha iniziato a utilizzare i progetti di lavoro di squadra per semplificare e ottimizzare i propri processi interni e l'output esterno. Con un team composto da membri con diverse specialità e competenze, hanno gestito una serie complessa di attività nell'ambito dei loro progetti. Oggi, le riunioni del team sono più facili perché l'intero team è esperto nelle priorità dell'azienda, nelle fasi del progetto e nei passaggi rilevanti per avere una giornata lavorativa produttiva.

“Utilizzando i progetti di lavoro di squadra, posso vedere a colpo d'occhio su cosa sta lavorando ogni singolo membro del team in un dato momento. Posso anche visualizzare eventuali commenti o note tra il team e i rispettivi clienti. "

Teamwork Projects fornisce un senso di trasparenza del progetto sia per i membri del team interno che per i clienti esterni. I clienti possono vedere il reale tempo registrato sulle attività supportare i loro progetti e, anche dopo che un progetto completo è stato completato, i registri delle attività e le note registrate per tutta la durata del progetto vengono archiviati per essere rivisti quando necessario. Inoltre, il project manager può pianificare quali risorse saranno necessarie in futuro e se sono necessari membri aggiuntivi del team per soddisfare il carico di lavoro imminente.

“Teamwork Projects offre una rete di sicurezza in quanto il personale può monitorare le proprie procedure e liste di controllo per assicurarsi che ogni "casella" sia spuntata. Ora è in uso un processo scalabile e ripetibile per scoraggiare l'errore e mantenere la coerenza. Abbiamo trovato molto più facile tenere riunioni di squadra poiché tutti sono esperti e inclusi su ciò che sta accadendo con l'azienda, in quali fasi si trovano i progetti e quali sono i passaggi rilevanti per avere una giornata lavorativa produttiva. "

I benefici

Combinare i progetti di lavoro di squadra con il loro processo interno aiuta l'Irlanda Website Design a risolvere molti problemi di flusso di lavoro interno, trovando anche alcuni vantaggi inaspettati. Per assicurarsi che nessun dettaglio venga dimenticato, ogni attività all'interno di un ambito di progetto più ampio è dettagliata con fasi dettagliate e attività secondarie, scadenze e descrizioni dettagliate. Ogni compito assegnato deve essere contrassegnato come completato al termine, tutto ciò che è eccezionale è immediatamente visibile come un'attività incompleta. L'Irlanda Website Design dipende dall'uso di registri del tempo per progetto e per attività per il proprio obiettivo di gestione del tempo e produttività, ma anche per la comunicazione con il cliente. Quando un cliente chiede quante ore una fase specifica del suo creazione di un sito web o il design del logo ha avuto luogo, l'azienda può mostrare loro l'ora e le date esatte in cui sono state eseguite le attività specifiche del progetto. Con tutte le attività e gli elementi del progetto delineati in Progetti di lavoro di squadra, Nick può vedere istantaneamente su quali attività sta lavorando ogni singolo membro del team in un dato momento e osservare le note e commenti tra il team e i clienti. Ora è in grado di dedicare più tempo a coltivare lead, modificare e perfezionare la loro canalizzazione di vendita e marketing e viaggiare per incontrare colleghi del settore e potenziali clienti. Avendo accesso ai progetti di lavoro di squadra sul suo laptop e all'app sul suo dispositivo mobile, Nick non è mai fuori portata e può rimanere informato con notifiche e promemoria. Questi strumenti consentono inoltre ad altri membri del team di essere immediatamente informati dell'assegnazione di un compito o dell'approssimarsi della scadenza. Le integrazioni consentono anche l'efficienza tra i flussi di lavoro correlati, come l'utilizzo da parte di Nick dell'integrazione di Microsoft Excel.

“Indipendentemente da dove mi trovo o da cosa sto facendo, avere progetti di lavoro di squadra sul mio laptop o dispositivo mobile nella sua forma di app significa che non sono mai veramente lontano dall'essere sul polso dell'azione di ciò che accade in Irlanda Website Design ".

Uno dei principali vantaggi di Teamwork Projects è il modo in cui le aziende possono utilizzare le funzionalità per creare strumenti dettagliati e sistematici a supporto dei propri processi di lavoro. Da quando ha adottato i progetti di lavoro di squadra, Ireland Website Design ha notato un aumento della qualità del lavoro grazie alla coerenza e alle procedure approfondite implementate. Teamwork Projects consente al personale di monitorare le proprie procedure e liste di controllo per assicurarsi che ogni casella sia spuntata. Con i modelli di elenco delle attività e le funzionalità delle attività ricorrenti, il processo scalabile e ripetibile aiuta a scoraggiare gli errori e mantenere la coerenza. Ciò ha portato a un notevole aumento della gestione del tempo e della qualità del lavoro professionale. Anche i referral sono aumentati poiché i clienti hanno notato il lavoro di alta qualità e l'eccellente follow-through delle attività promesse e completate.

“Ci siamo sempre sentiti come se stessimo reinventando la ruota. Non avevamo un metodo o una serie di processi chiari che potessero aiutare a delineare tutti i passaggi all'interno di un progetto e fornire responsabilità a tutti gli stakeholder. Teamwork Projects è uno strumento essenziale per qualsiasi azienda moderna alla ricerca di una piattaforma di gestione dei progetti e delle attività semplice ed efficace che non le deluda. "