Quando i ritardi di pagamento sono la regola e non l'eccezione, la stabilità della tua agenzia è a rischio. Scopri come mantenere il flusso di cassa con i nostri 5 suggerimenti per convincere i clienti a pagare in tempo, ogni volta. I ritardi nei pagamenti possono mettere a rischio l'intera agenzia. Un enorme 37% delle fatture viene pagato in ritardo e il 16% non viene pagato affatto, secondo a Studio Due.com. . Ciò significa che puoi pianificare di applicare solo una parte delle tue entrate, il restante 47%, al miglioramento e all'ampliamento della tua agenzia. Se non disponi di un sistema per assicurarti che i clienti ti paghino in tempo, stai limitando la tua crescita e sacrificando quasi la metà delle tue entrate. . I pagamenti in ritardo sono frustranti, ma non prenderla sul personale. Il servizio della tua agenzia è solo una delle dozzine di spese di cui i tuoi clienti devono tenere traccia. Le agenzie vengono pagate dopo la consegna del lavoro, quindi i clienti non sono molto incentivati a pagare una bolletta nel minuto in cui viene ricevuta. Molti rimanderanno un conto o se ne dimenticheranno del tutto mentre i tuoi profitti devono sopportare il peso. Ecco le pratiche di fatturazione che ti daranno il flusso di cassa costante necessario per migliorare e far crescere la tua agenzia.

1. Stipulare i termini di pagamento nel contratto

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Un contratto può essere la kryptonite di un'agenzia. Se non stai attento ai tuoi termini, possono portare a aspettative non corrispondenti nel migliore dei casi e, nel peggiore dei casi, a una relazione rovinata. Devi assicurarti di coprire tutto ciò che può andare storto e assicurarti di essere pagato per ogni ora lavorata, anche in circostanze attenuanti. Per rimuovere le aperture per problemi di comunicazione, il contratto dovrebbe includere:

  • Servizi che stai fornendo.

    Includi una panoramica e l'ambito di ogni servizio che offri in modo che i clienti sappiano per cosa stanno pagando. Se includi uno Statement of Work (SOW) che spiega ulteriormente i risultati finali e le tempistiche, dovresti fare riferimento qui.

  • Costo dei servizi.

    Se addebiti ogni ora, tale costo dovrebbe essere suddiviso. Se offri una stima, gli aggiustamenti dei prezzi e il processo per effettuarli dovrebbero essere espressi qui.

  • Logistica dei pagamenti.

    Chiarisci quando verranno ricevute le fatture e quanto tempo hanno i clienti per pagarle. Inoltre, assicurati di annotare tutte le opzioni di pagamento accettabili.

  • Penali per ritardi di pagamento.

    Le persone sono cablate per

    , , quindi utilizza una commissione per il ritardo come un modo per incentivare i clienti a pagare in tempo. La maggior parte delle agenzie addebita tra l'1% e l'1,5%: quanto basta per incoraggiare il pagamento, ma non abbastanza per aggravare i clienti quando vengono commessi degli errori.

  • Penali per mancato pagamento.

    Includere un periodo di tempo (in genere 2 mesi) in cui un cliente deve effettuare un pagamento prima di interrompere il lavoro.

  • Come vengono gestiti i progetti terminati.

    Metti in chiaro quanto preavviso hai bisogno e quanto dovresti essere compensato.

  • Nomina persone specifiche per il progetto.

    Quando non è chiaro chi sia responsabile di cosa, si crea un ambiente di cattiva comunicazione. Per evitare ciò, chiarisci chi è il principale punto di contatto nel tuo team e nel team del tuo cliente.

La prima parte del contratto dice ai clienti cosa aspettarsi da te e l'ultima parte dice ai clienti cosa ti aspetti da loro. Non tralasciare i dettagli essenziali che spiegano casi limite come i progetti terminati. Per una relazione sana e reciprocamente vantaggiosa, entrambe le sezioni devono essere esplicite in modo che i clienti ottengano il lavoro di alta qualità che si aspettano e tu riceva il pagamento tempestivo che la tua agenzia si aspetta. Non tralasciare i dettagli essenziali che spiegano casi limite come i progetti terminati. Per una relazione sana e reciprocamente vantaggiosa, entrambe le sezioni devono essere esplicite in modo che i clienti ottengano il lavoro di alta qualità che si aspettano e tu riceva il pagamento tempestivo che la tua agenzia si aspetta. Tipo Pro: Prenditi il tempo per esaminare il tuo contratto con il tuo cliente, non dare per scontato che abbia letto ogni clausola da solo.

2. Invia fatture dettagliate

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Pensa alla fattura come a un rinforzo delle parti più importanti del tuo contratto. Ogni volta che i tuoi clienti esaminano le loro fatture, potrebbero non ricordare le date di scadenza o le commissioni in ritardo, quindi chiariscilo su ogni fattura stessa. Aggiungi urgenza includendo:

  • La data di scadenza. . Le fatture che includono una data di scadenza sono puntuali. Assegna un nome a una data specifica invece della frase generale "dovuto al ricevimento".

  • Penali per ritardi di pagamento. Le sanzioni pecuniarie per ritardi di pagamento disincentiveranno i clienti a ritardare il pagamento.

  • Un destinatario. Invialo a un contatto il cui contratto è stipulato in modo che ci sia solo una persona con la proprietà sul conto.

  • Opzioni di pagamento. Offri ai clienti diverse opzioni in modo che possano pagare utilizzando il metodo più semplice per loro. Offri loro la possibilità di cambiare le opzioni di pagamento in ogni fattura nel caso in cui decidano che un'altra opzione funziona meglio per il loro flusso di lavoro.

Invece di utilizzare le fatture come promemoria di pagamento, usale per spingere i tuoi clienti ad agire immediatamente in modo da aspettarti pagamenti con una pianificazione affidabile. Tipo Pro: Includi uno sconto del 2% per i clienti che pagano entro due giorni come ulteriore incentivo. È una piccola commissione da pagare per convincere i clienti che normalmente rimandano un pagamento a pagare prontamente.

3. Aumentare la comunicazione intorno alle fatture

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Indipendentemente dal fatto che la tua fattura arrivi in un'e-mail o in una casella di posta fisica, è troppo facile per essere sepolta nella cotta delle attività quotidiane. Aumenta la comunicazione su queste fatture con promemoria anticipati, follow-up e ringraziamenti per tenerli in primo piano per i tuoi clienti. All'inizio della tua relazione con il tuo cliente, discuti i modi migliori per comunicare con lui. Lascia che scelgano come desiderano ricevere promemoria sui pagamenti imminenti. Puoi suggerire:

  • SMS. Le agenzie evitano di inviare messaggi ai propri clienti perché sembra invadente, ma studi hanno dimostrato che oltre il 60% dei consumatori lo desidera. Finché non usi eccessivamente questo canale, i clienti impareranno a vederlo come un'estensione dei tuoi servizi, proprio come fanno con le loro notifiche bancarie SMS o gli avvisi Uber. Puoi utilizzare un servizio come inviare aggiornamenti SMS direttamente dal tuo computer.

  • Voce. Potrebbe sembrare vecchio stile, ma alcuni clienti preferiscono una telefonata mensile per ricordare loro che è in arrivo un conto. Una telefonata è un ottimo modo per fare in modo che le cose importanti, come le fatture in arrivo, tagliano il rumore. Puoi impostare promemoria automatici con servizi vocali cloud come.

  • E-mail. Mentre un'e-mail mensile può essere sepolta in una casella di posta, ogni follow-up riporta quell'e-mail all'inizio della casella di posta. Puoi automatizzare un follow-up email per uscire ogni due giorni con un'estensione email come.

  • Software di fatturazione cloud. Un software simile ti consente di tenere traccia di tutte le fatture passate e future online e di automatizzare i promemoria da inviare quando arriva una fattura.

Non importa quale canale di comunicazione o canali preferiscono i tuoi clienti, a patto che tu comunichi spesso con loro in merito al pagamento. Invitali a scegliere uno o tutti questi canali di comunicazione per riallineare le aspettative. Tipo Pro: Integra il software preferito del tuo team in un unico flusso di lavoro. Ad esempio, usi Progetti di lavoro di squadra come hub dei tuoi progetti e integrare le tue piattaforme di contabilità e posta elettronica, in modo da poter inviare promemoria di pagamento automatico non appena un progetto è completo.

4. Incoraggiare i clienti a impostare i pagamenti automatici

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La maggior parte dei tuoi clienti non perde le bollette di proposito, pensa a una dozzina di altre cose. . È difficile ricordare di accedere lo stesso giorno ogni mese o alla fine di ogni progetto. Imposta il pagamento automatico per i tuoi clienti in modo che il pagamento venga trasferito automaticamente dal loro conto bancario. Ciò risparmierà loro il fastidio di dover accedere ogni mese e ti risparmierà la scomoda conversazione di denaro con un cliente prezioso. Fai le tue ricerche per assicurarti che il sistema di pagamento online scelto gestisca i pagamenti in modo sicuro: qualsiasi violazione della sicurezza verrà compromessa tutti le tue relazioni con i clienti. Servizi come Banda o Google Wallet sono nomi affidabili che i tuoi clienti riconosceranno e di cui si fideranno per gestire i pagamenti ricorrenti. Tipo Pro: Crea una pagina web in cui i clienti possono vedere i pagamenti passati, attuali e futuri, in modo che possano controllare le loro fatture ogni volta che è conveniente per loro. Un software come Blinksale lo fa automaticamente per te e può essere integrato nel tuo attuale software di gestione dei progetti per una maggiore efficienza.

5. Spostare i clienti in un contratto di conservazione

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In teoria, molta sicurezza viene fornita con i fermi per entrambi, clienti e agenzie. L'agenzia viene pagata prima che venga svolto qualsiasi lavoro, eliminando la possibilità di non essere ricompensato per i propri sforzi, e il cliente sa esattamente quante ore di lavoro richiederà un progetto, eliminando ogni tipo di confusione che circonda lo scopo di un progetto. In pratica, tuttavia, i clienti diffidano degli assistenti, credendo che siano contratti che favoriscono le agenzie. La maggior parte dei fermi ha una politica "usalo o perdi", quindi i clienti temono che pagheranno più di quanto ricevono. Ed è una preoccupazione valida: mentre lavori su diverse iterazioni, l'ambito di un progetto può cambiare. I tuoi clienti potrebbero chiederti di dedicare ore extra o potresti finire prima del previsto. Per ottenere il buy-in dai tuoi clienti, devi rendere il fermo vantaggioso per entrambe le parti coinvolte:

  1. Comincia da offrendo uno sconto per il primo passaggio al contratto di conservazione. Qualcosa di appena il 5% può incentivare i clienti che hanno un budget limitato a provarlo.

  2. Offri credito per il lavoro futuro se il progetto non richiede tutto il tempo previsto.

  3. Stipulalo il lavoro straordinario verrà addebitato alla tariffa oraria tipica.

Questi sono tutti punti che dovresti discutere con un cliente non appena suggerisci un fermo e dovrebbero essere chiaramente indicati nel tuo contratto di fermo. Tipo Pro: Sii trasparente su come conti le ore. Utilizza un software di monitoraggio del tempo e informa i tuoi clienti in modo che non dubitino dei numeri che compaiono sul conto.

Usa una comunicazione chiara per i pagamenti puntuali

Molte agenzie passano ore a stabilire i prezzi per i loro servizi, riducendo al contempo i sistemi e le pratiche essenziali che incoraggiano il pagamento rapido. Questi suggerimenti sulla creazione di pratiche di fatturazione migliori ruotano tutti attorno a un'idea: una buona comunicazione renderà i tuoi clienti più propensi a pagarti in tempo. Sii chiaro su ciò che intendi fornire e su come verrà addebitato ai tuoi clienti, quindi facilita loro l'invio del pagamento. Rimarrai sorpreso dalla rapidità con cui questi sforzi creano un flusso di cassa costante! ! La tua azienda utilizza strategie che aiutano a incoraggiare i pagamenti puntuali? Fateci sapere nei commenti.