Quando si tratta di stabilire processi all'interno della tua agenzia digitale, può essere difficile accontentare tutti. I responsabili del team e i project manager vogliono una struttura. Sanno che senza processi concreti, i progetti saranno completati in un impeto di confusione e adrenalina, ei clienti finiranno per delusi.

Ma ciò che funziona per una persona potrebbe non funzionare per un'altra. Potresti scoprire che i tuoi creativi resistono a sistemi, processi o flussi di lavoro, perché non vogliono che frenino la loro creatività. Forse considerano questi modi strutturati di lavorare come oneri amministrativi che li privano del loro tempo e della loro energia creativa.

Ma questo non è vero.

Devi stabilire un flusso di lavoro presso la tua agenzia digitale per evitare il caos totale, per i tuoi project manager, i tuoi creativi e i tuoi clienti. E un ottimo flusso di lavoro dovrebbe consentire la creatività, non limitarla. Il trucco sta nel creare un flusso di lavoro sufficientemente standardizzato da rendere il lavoro più efficiente, ma abbastanza flessibile da adattarsi alla varietà di progetti diversi che la tua agenzia assume.

Ciò significa esaminare da vicino i processi esistenti, mappare le somiglianze come fasi e passare a uno strumento flessibile di gestione del progetto l'accesso e l'utilizzo è facile per ogni membro del team. Ecco come impostare il tuo flusso di lavoro in modo da accontentare tutti.

1. Chiarire le responsabilità

Quando la tua agenzia era composta da poche persone, probabilmente ogni membro del tuo team indossava un paio di cappelli diversi. Potresti aver avuto un solo dipendente responsabile di mantenere tutte le comunicazioni con i clienti, definire tutti i loro progetti e completare ogni progetto dall'inizio alla fine. Ma con la crescita della tua azienda, probabilmente hai ritenuto necessario specializzarti per dare maggiore attenzione a ciascuna area. Ora potresti avere:

  • Manager responsabili della definizione dell'ambito dei progetti e del rispetto delle scadenze.

  • Creativi che costruiscono le campagne di marketing.

  • Account manager che si interfacciano con i clienti.

Questo cambiamento strutturale è dove molte agenzie sbagliano.

Sulla carta, ogni ruolo potrebbe essere definito, ma in pratica, i membri del team spesso trovano poco chiari i loro doveri quotidiani. Senza linee guida specifiche che delineano dove inizia una responsabilità e dove finisce quella successiva, le azioni possono sovrapporsi, creando confusione e duplicazioni degli sforzi.

Ad esempio, le tue creatività dovrebbero concentrarsi su creazione di contenuti, ma invece, sono collegati a thread di posta elettronica per aiutare con gli ambiti del progetto e la regolazione delle scadenze. Non solo crea confusione per loro (come fanno a sapere a cosa dare la priorità?), Ma è un uso improprio del loro tempo e delle loro risorse.

Evita questa incertezza e chiarisci il ruolo di ogni persona attenendoti a quello di McKinsey Mutuamente esclusivi, collettivamente esaustivi (MECE) principio. Questo principio suggerisce che qualsiasi problema aziendale necessita di soluzioni che non abbiano lacune o sovrapposizioni. Questo modello è particolarmente applicabile a ruoli e responsabilità poiché ruoli poco chiari potrebbero significare che ci sono o uno spazio vuoto o una sovrapposizione. Per dirla in un altro modo: o ci sono due persone che fanno lo stesso lavoro, o ogni persona presume che l'altra lo gestirà, creando un divario.

Per evitare ciò, fai un elenco chiaro di tutte le responsabilità per ciascun ruolo, quindi assicurati che siano distinte e tengano conto di ogni caso limite.

Il tuo elenco dovrebbe contenere almeno una risposta alle seguenti domande:

  • Chi ambisce a un progetto?

  • Chi è responsabile del rispetto della scadenza di un progetto?

  • Chi ha l'autorità per cambiarlo?

  • Chi decide quando un progetto è abbastanza buono da essere spedito?

  • Chi comunica con i clienti e quanto spesso?

2. Diagramma il flusso di lavoro

Perfezionare il tuo flusso di lavoro non significa fare una revisione radicale. Infatti, creazione di un flusso di lavoro da zero significherebbe che dovresti cambiare il comportamento di ogni persona in azienda, senza la prova che il cambiamento funzionerà. Invece, vuoi iniziare analizzando il tuo flusso di lavoro esistente e trovando il modo migliore per ottimizzarlo, un passaggio alla volta. Per iniziare, scegli diversi tipi di progetti su cui il tuo team ha lavorato negli ultimi mesi e scrivi il flusso di lavoro per ogni progetto. Un flusso di lavoro generale per un intero progetto potrebbe essere simile a questo:

  1. Crea specifiche di progetto e idee per le campagne

  2. Invia idee e preventivi

  3. Chiedi al cliente un feedback

  4. Creazione di contenuti

  5. Ottieni l'approvazione del manager

  6. Invia la campagna al cliente per l'approvazione

  7. Lanciare

Naturalmente, i flussi di lavoro varieranno per ogni ruolo o reparto, ma il processo è lo stesso. Pianifica il tuo flusso di lavoro passo dopo passo in base a quando un'attività viene trasferita da una persona all'altra. Puoi usare un file strumento di diagramma come Gliffy per creare un modello di processo aziendale.

Diagrammare il flusso di lavoro è un modo semplice per visualizzare l'intero processo creativo, dall'inizio alla fine e individua eventuali colli di bottiglia. Se scopri che la maggior parte del processo coinvolge un progetto che va avanti e indietro tra due persone, potresti dover tagliare alcuni passaggi. Se hai molti processi separati per progetti diversi, prova a elaborare fasi in cui possano adattarsi tutti i flussi di lavoro. Ad esempio, se il team di progettazione non dispone di cicli di feedback interni ma il team degli annunci social sì, puoi creare passaggi più generali per adattarsi a tutti i casi di utilizzo come la "creazione di contenuti".

Questo è un esempio semplificato e sarà diverso per ogni agenzia. La cosa importante è che entro la fine di questo processo, dovresti avere un unico modello di flusso di lavoro che può essere adattato a qualsiasi situazione.

3. Passare a un software di gestione dei progetti flessibile

Il passaggio successivo consiste nel mappare i flussi di lavoro creati nel passaggio 2 in un software di gestione dei progetti sufficientemente flessibile per il lavoro creativo. Scegli uno strumento progettato per consentirti di lavorare nel modo più adatto a te e al tuo team, ad esempio Progetti di lavoro di squadra. Lo strumento giusto ti fornirà tutte le funzionalità necessarie per sistematizzare i tuoi processi, senza aggiungere inutili colli di bottiglia o rallentare la creatività del tuo team. Ecco le caratteristiche principali che dovresti cercare:

  • Una vista del tabellone. Poiché i progetti possono spostarsi avanti e indietro tra le fasi (tra manager e creativo o tra cliente e creativo), ti consigliamo una rappresentazione visiva per vedere dove si trova tutto, così come quanto lavoro è sul piatto del tuo team in un dato momento. (Guarda come utilizziamo le bacheche per creare un flusso di lavoro di content marketing killer.)

  • Modelli di elenchi di attività. Una volta trovato un processo che funziona per te, rendilo ancora più efficiente utilizzando i modelli per eliminare i problemi dalla fase di configurazione. I modelli possono aiutarti ad automatizzare attività ricorrenti regolarmente, facendo risparmiare tempo prezioso al tuo team nella configurazione di ogni progetto.

  • Assegnazione dei compiti per nome o ruolo del progetto. Questa pratica funzione ti aiuterà a chiarire chi è responsabile di cosa. Puoi assegnare compiti a singoli membri del team oppure puoi assegnare compiti a ruoli di progetto come "sviluppatori" o "strateghi SEO", il che significa che tutti i membri del team con quel ruolo saranno assegnati a quell'attività.

  • Diversi livelli di autorizzazione. I team delle agenzie non funzionano come i team di altre società. Ci sono molte più parti interessate coinvolte in ogni fase del processo, che si tratti di manager, colleghi o clienti. Il tuo software di gestione dei progetti dovrebbe avere impostazioni che ti consentano di condividere parti del tuo flusso di lavoro con parti esterne senza dare loro accesso all'intero database. Cerca uno strumento che ti consenta di vedere esattamente ciò di cui hanno bisogno, senza compromettere la riservatezza. (Ulteriori informazioni sulle solide impostazioni di privacy e autorizzazione di Teamwork Projects).

4. Integra tutti i tuoi strumenti in un unico flusso di lavoro

Una volta risolti i nodi del processo e il tuo team sta utilizzando felicemente il tuo software di gestione dei progetti, puoi rendere il tuo flusso di lavoro ancora più efficiente riunendo tutti gli strumenti che utilizzi.

Che tu ne abbia bisogno per attività specializzate o per adattarsi al modo in cui i tuoi clienti amano lavorare, è probabile che dovrai utilizzare qualche altro strumento ogni tanto.

Il collegamento di questi altri strumenti al software di gestione dei progetti ti consente di mantenere le cose senza intoppi. Uso integrazioni (o uno strumento di integrazione come Zapier) per connettere la tua posta elettronica, il sistema di gestione delle proposte, lo strumento di fatturazione e qualsiasi altra cosa utilizzi, in modo da poter gestire tutto ciò di cui hai bisogno da un'unica posizione centrale ed evitare di interrompere la concentrazione cambiando app ogni pochi minuti.

Fai spazio alla creativitàand efficiency

In qualità di agenzia digitale, sai che la creatività è la linfa vitale della tua attività. Devi essere innovativo per mantenere i clienti felici e guadagnare una buona reputazione. Ma è anche necessario disporre di una struttura e di processi in atto per garantire che i clienti ottengano i risultati di cui hanno bisogno, quando ne hanno bisogno.

Un ottimo flusso di lavoro consentirà la creatività, non la limiterà. Può aiutarti a portare trasparenza nella tua attività quotidiana in modo che ogni membro del tuo team comprenda le proprie responsabilità all'interno dell'agenzia.

Con questa maggiore chiarezza e direzione, i tuoi creativi possono concentrarsi sulla qualità dei risultati finali e raggiungere costantemente gli standard elevati che distingueranno la tua agenzia.