Hai mai sentito l'espressione due teste sono meglio di una? Beh è vero! Le riunioni di gruppo efficaci avvengono perché riunisci le persone per discutere un'idea o un problema e le diverse prospettive ed esperienze di tutti i presenti possono aiutare ad affrontare il problema da più angolazioni. Anche se non importa l'intenzione o l'obiettivo, a volte le riunioni sono inefficaci. Quanto segue fungerà da guida per tutte quelle persone che soffrono di terribili incontri alimentari. Penso che sia giusto dire che siamo stati tutti seduti a quelle riunioni contando i secondi, sperando che qualcosa - qualsiasi cosa - accadesse per ravvivare l'ora che hai passato ad ascoltare qualche argomento banale che girava in tondo. Una volta mi sono seduto in fondo a una sala ad ascoltare quattro uomini che cercavano di organizzare una riunione. Non c'era ordine, non c'era un programma chiaro, non c'era niente. Era il caos. L'incontro è durato tre ore e non c'era ancora un piano d'azione per il futuro quando hanno chiuso l'incontro. È stata la più grande perdita di tempo che abbia mai speso! Desidero tornare indietro di quelle tre ore della mia vita. Per questo motivo, sono determinato ad aiutarti a non perdere ore anche tu. Le persone spesso dimenticano di cosa si tratta. La mia idea di un buon incontro di lavoro consiste in poche persone chiave essenziali che discutono un'idea con l'obiettivo di creare un piano d'azione per il futuro. L'unione di più idee e prospettive può portare a una strategia più completa e sofisticata.

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1. Piano Piano Piano Per prima cosa, se vuoi tenere una riunione devi sederti e scrivere di cosa vuoi discutere e cosa vuoi risolvere (cioè qual è lo scopo della riunione). La pianificazione e la preparazione sono fondamentali per riunioni efficaci. Prepara una lista di controllo per la riunione, inclusi tutti gli argomenti di cui vuoi discutere e quanto tempo devi dedicare a ciascuno di essi.

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2. Comunica l'agenda ai tuoi colleghi Inviare un'e-mail o un messaggio ai colleghi per parlare della riunione. Fornisci i dettagli ovvi, come date, orari e luogo, quindi allega l'ordine del giorno proposto e fai sapere loro cosa vuoi che preparino per la riunione. Consiglio di distribuire queste informazioni almeno due giorni prima della riunione per garantire che tutti possano essere pronti.

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3. Primi incontri, all'inizio della settimana Non essere una di quelle persone che hanno una riunione il lunedì mattina alle 9:00 o il venerdì sera alle 17:00! Vuoi che tutti ti odino? No? Ok bene! Lunedì mattina alle 9 la mente delle persone è ancora in modalità di sospensione. Venerdì sera avrai zero concentrazione e zero creatività. Tuttavia, le riunioni delle 10 sono le migliori, dando alle persone il tempo di prendere il caffè e di rileggere gli appunti per la riunione. L'orario di inizio della riunione alle 10:00 garantisce praticamente che nessuno sia in ritardo per la tua riunione! Suggerisco che le riunioni dovrebbero essere solo all'inizio della settimana: lunedì, martedì o mercoledì. Ciò significa che il contenuto della riunione rimarrà nella mente delle persone per tutta la settimana e saranno in grado di colpire il terreno subito. Gli ordini del giorno delle riunioni del venerdì sera vengono spesso dimenticati dal lunedì mattina! Il giovedì non dà alle persone abbastanza tempo per portare a termine il lavoro. Primi incontri, all'inizio della settimana: questa è la chiave per la massima produttività!

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4. Gli incontri brevi sono la strada da percorrere! Idealmente, tutte le riunioni dovrebbero durare meno di 30 minuti. Stabilisci un periodo di tempo per la durata della riunione, determina e rispetta un orario di inizio e di fine specifico e considera il tempo che sospetti impiegherà il gruppo a discutere ogni argomento e implementarlo. Le riunioni sono sessioni di brainstorming glorificate con momenti decisionali incorporati. Sebbene siano molto importanti, non sprecare tempo inutile con loro!

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5. Inizia come intendi andare avanti Il tono che è stato fissato all'inizio dell'incontro sarà mantenuto per tutto. Sii sempre positivo! Concentrati sulle soluzioni, non sui problemi. Non farti impantanare o farti prendere dal panico. Ciò porterà a riunioni negative, affrettate e inefficaci. Inizia e finisci sempre con una nota positiva!

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6. Spazio scelto con cura Assicurati che la riunione si svolga in un ambiente adatto alle dimensioni e alle esigenze del gruppo. Avere un mix di aiuti visivi mantiene le cose interessanti. Vorrei sempre incoraggiare la disponibilità di uno schermo TV per comunicare eventuali video / immagini, ecc. Necessari per la riunione. Tutto ciò che ispira energia cinetica è fantastico! Avere cose come lavagne bianche, dove le persone possono comunicare le loro idee, dà un'aria di realizzazione perché le idee e i piani vengono scritti e il progetto viene effettivamente avviato. Sbarazzati dei tavoli! Che scopo hanno davvero? Per riunioni brevi (5-10 minuti), che dire delle riunioni permanenti? Neanche le sedie (tranne quelle che hanno bisogno di alzarsi)! Qualunque cosa sia, le persone in piedi si sentono più produttive. Quando le persone sono in piedi ci sono meno dilettanti! Ovviamente, stare in piedi per 30 minuti sarebbe scomodo, quindi per riunioni più lunghe avere sedie comode. Usiamo sedie a sacco qui su Teamwork.com.

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7. Se sei tu a comandare, per carità sedia! Guida la riunione. Consenti alle persone di esprimere le loro opinioni, ma sappi quando fermare le divagazioni e le discussioni. Assicurati che tutti diano voce a un'idea: non accettare una o due voci ad alta voce che inseguono gli altri. Qualcuno deve assumersi la responsabilità per assicurarsi che tutti gli argomenti importanti siano discussi, tutte le idee rilevanti siano ascoltate e il tempo non venga sprecato. Prepara una lista di controllo di ciò che vuoi ottenere in un dato periodo di tempo durante la riunione e controlla le cose nel corso della riunione. Gestione del tempo e gestione delle persone. Questo è il tuo lavoro di presidente! Lo scopo delle riunioni è condividere idee e collaborare, porre domande e trovare soluzioni. Il tuo compito come presidente è comunicare in modo efficace ai membri del team qual è il loro scopo per il futuro. Le attività e gli scopi possono spesso essere persi nella traduzione tramite posta elettronica e la maggior parte delle volte i piani migliori derivano da una discussione di gruppo in quanto raccoglie il meglio delle idee di tutti. La gestione del tempo è uno dei motivi principali per cui così tanti incontri sono così abominevolmente orribili e noiosi, quindi se prendi qualcosa da questo blog preparati e pianifica i tuoi incontri! Se dovessi ravvivare il tuo prossimo incontro in un modo, quale sarebbe? Non sto cercando di dirti come pensare, ma una parola ... piñata. Ti piace imparare come essere più produttivo o collaborare meglio? Iscriviti al blog ad alte prestazioni di Teamwork.com.