In questo caso di studio, scopri come l'agenzia di sviluppo web DotSee sta utilizzando Teamwork Projects per pianificare e gestire i loro progetti, migliorare la comunicazione con i clienti e coordinare la fatturazione.


“Avevo bisogno di un modo uniforme di comunicare con i clienti e registrare le loro richieste, commenti, osservazioni e persino richieste di modifica. Di tutti i prodotti che ho valutato, i progetti di lavoro di squadra si sono dimostrati i più veloci, semplici e convenienti. "

Sotiris Filippidis è uno sviluppatore, consulente e fondatore di DotSee, un'agenzia specializzata nello sviluppo di Umbraco CMS e DNN Community Platform. Ha più di 20 anni di esperienza e ha lavorato per varie aziende come sviluppatore, capo progetto, project manager e CTO.


Le sfide


“Lavoro con clienti finali, project manager e sviluppatori e ognuno ha le proprie abitudini di comunicazione. Alcuni amano la comunicazione vocale, altri si divertono a creare thread infiniti di messaggi di posta elettronica e altri mi inviano fogli di calcolo con cose da fare su Dropbox. Ho persino avuto clienti che discutevano delle specifiche con me su Facebook Messenger! "

Prima di usare Progetti di lavoro di squadra, Sotiris lo stava trovando sempre più difficile gestire le comunicazioni con più client su più piattaforme — un mal di testa che molte agenzie in crescita conoscono. Sotiris sapeva che aveva bisogno di trovare un'unica piattaforma che gli permettesse di fare due cose: 1) gestire i progetti di sviluppo web della sua agenzia e 2) semplificare la comunicazione con i clienti. Tuttavia, una volta che Sotiris ha iniziato a valutare le opzioni, l'ha scoperto gli strumenti che ha provato avevano limitazioni di funzionalità o erano troppo costosi a causa della loro struttura dei prezzi per utente.

“Per le persone come me, è molto importante poter aggiungere chiunque, a qualsiasi progetto, con qualsiasi ruolo, in qualsiasi momento. Lavoro con persone diverse per progetto e non potrei permettermi i prezzi di altre app che addebitano per utente al mese ".

Sotiris sapeva esattamente di cosa aveva bisogno: uno strumento con un'interfaccia utente (UI) che i suoi clienti non avrebbero trovato travolgente, ma abbastanza robusto da soddisfare le sue esigenze sia di sviluppatore che di project manager. Dopo aver provato almeno una dozzina di opzioni, Sotiris ha sentito parlare di Teamwork Projects da un cliente che lavorava nel settore del software e utilizzava lo strumento per gestire il proprio carico di lavoro. A differenza degli strumenti di gestione del progetto che aveva esplorato in precedenza, Progetti di lavoro di squadra lo ha conquistato per com'è "più veloce, più intuitivo e altro ancora ricco di funzionalità rispetto a qualsiasi altra piattaforma. E essere in grado di farlo aggiungere utenti illimitati senza costi aggiuntivi è sicuramente un grande vantaggio. "


La soluzione


DotSee ora utilizza i progetti di lavoro di squadra per pianificare e gestire l'intero carico di lavoro, comunicare con clienti e coordinata fatturazione. Il built-in, multifunzionale funzione di monitoraggio del tempo non solo registra il tempo speso per le attività, ma può essere abituato generare fatture e rapporti per i clienti. Uno dei maggiori vantaggi dell'utilizzo di Teamwork Projects per DotSee è che ha comunicazione con il cliente ottimizzata senza che Sotiris debba investire tempo, denaro o energia per convincere o insegnare ai clienti a utilizzare il software.

“Lascio la scelta di utilizzare il lavoro di squadra ai clienti - se non vogliono usarlo, possono semplicemente rispondere alle e-mail di notifica inviate da Teamwork Projects e quelle vengono aggiunte automaticamente a Teamwork. Posso tenere traccia di tutto perché anche se il client mi invia un semplice vecchio messaggio di posta elettronica con una richiesta, utilizzo il file Plugin di Chrome per convertirlo in un'attività di lavoro di squadra e tenere traccia del tempo. "

Sebbene Sotiris non costringa i suoi clienti a utilizzare i progetti di lavoro di squadra, ammette di ricordare gentilmente loro quante informazioni sono a loro disposizione con pochi clic.

“Di solito i clienti entrano in gioco quando capiscono che organizzare le informazioni nei progetti di lavoro di squadra con i suoi potente funzione di ricerca in realtà consente loro di risparmiare molto tempo rispetto alla ricerca attraverso infiniti thread di posta elettronica. Di solito basta UN login per essere convinti! "

Teamwork Projects ha anche semplificato la fatturazione per DotSee, rendendo la fatturazione e il pagamento più semplici e accurati sia per Sotiris che per i suoi clienti.

“io sempre esportare il tempo in un foglio di calcolo al termine e inviarlo al cliente in modo che possa vedere come è stato speso e addebitato in dettaglio il tempo ".

I risultati


In qualità di proprietario di un'agenzia, il tempo è denaro per Sotiris e Teamwork Projects gli fa risparmiare tempo ogni giorno. La funzione di monitoraggio del tempo aiuta a creare rapporti e fatture istantanei, mentre la potente funzione di ricerca gli consente di individuare informazioni cruciali in pochi istanti. Soprattutto, la comunicazione con i clienti del suo team è centralizzata, quindi non deve mai chiedersi dove sia un messaggio importante.

“Quando un cliente mi chiede qualcosa che è stato fatto un paio di anni fa, cerco in Teamwork un thread invece di setacciare e-mail e / o chat. Trovo quasi sempre quello che cerco e Sono pronto a rispondere al cliente in una frazione del tempo di cui avevo bisogno prima del lavoro di squadra. "

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