Vita da surf è da 30 anni l'iconica rivista di surf australiana riconosciuta a livello mondiale. I suoi temi monotematici su surfisti, onde, tecnica, viaggi e tavole da surf offrono ai surfisti di tutto il mondo una prospettiva approfondita che si è sviluppata in una strategia di pubblicazione digitale radicale che sta dando i suoi frutti.

Vita da surf è pubblicato da Aqualuna Media and Creative, una piccola casa editrice indipendente situata nel Queensland, in Australia, che produce anche Cavalli bianchi, un bookazine stile tavolino trimestrale.

Craig Sims è proprietario ed editore di Aqualuna Media e Creativa, ed è anche docente part-time sul tema dei media australiani alla Bond University. Sta completando un dottorato di ricerca sulle preferenze mediatiche del mercato giovanile emergente GenerationZ. Craig ha scelto Teamwork Projects dopo aver cercato modi per ridurre le sue spese generali e semplificare il suo processo di produzione Vita da surf.

“Teamwork Projects è uno spazio collaborativo già pronto che si traduce in maggiore concentrazione, maggiore produttività e risparmi sui costi. Fornisce inoltre un senso di ordine al nostro processo di comunicazione e produzione, che è vitale in un ambiente basato su progetti e scadenze ".

Le sfide

Da allora il mondo dell'editoria ha subito cambiamenti significativi Vita da surf è stato lanciato, soprattutto durante la transizione all'era digitale. Craig era sempre alla ricerca di modi per ridurre i costi senza compromettere la qualità della rivista e potenzialmente perdere lettori, o perché i contenuti non soddisfacevano le aspettative o perché i lettori potevano trovare contenuti gratuiti altrove.

“La carta stampata è un compito difficile in quest'era di ubiquità digitale e per sopravvivere e innovare il primo obiettivo è ridurre i costi generali. Volevamo farlo senza complicare inavvertitamente i nostri processi ".

Uno dei luoghi più ovvi in cui trovare risparmi sui costi era nel processo di pubblicazione stesso, che era pieno di passaggi in cui le informazioni potevano andare fuori luogo, dalle sessioni di brainstorming per idee di articoli attraverso ogni bozza di bozze. La collaborazione sembrava più difficile del necessario, anche quando tutti erano seduti nello stesso ufficio insieme.

“Prima di Teamwork Projects, abbiamo comunicato via e-mail per lasciare una traccia delle nostre decisioni, ma questo era confuso, inefficiente e inefficace su molti livelli. Gli errori erano all'ordine del giorno e il livello di frustrazione durante il periodo di scadenza era alto. "

La soluzione

L'obiettivo principale del team con i progetti di lavoro di squadra era organizzare tutte le comunicazioni in modo che idee e file potessero essere condivisi senza problemi. Per tenere insieme tutti i dettagli, organizzano ogni numero come una raccolta di funzionalità e ciascuna funzionalità nel proprio thread in ordine cronologico, da commenti, immagini, bozze di layout e altro ancora. Eventuali richieste di modifica o revisioni sono contenute in questi thread, non sparse tra e-mail e note.

Poi arriva il momento cruciale. Con l'avvicinarsi della scadenza del numero, aprono un nuovo thread con la prima bozza dell'intera rivista. La redazione sollecita il feedback e apporta tutte le correzioni direttamente lì. Quando tutte queste modifiche sono integrate, viene creato un thread finale, che diventa la bozza finale.

“Il nostro nuovo processo è così fluido e semplice. Non ci è voluto molto al nostro team per imparare a utilizzare i progetti di lavoro di squadra e trovare un modo per utilizzarli che rendesse più facile il lavoro di tutti ".

Dopo aver utilizzato Teamwork Projects per diversi mesi, il team di Vita da surf si sono resi conto che la comunicazione era migliorata così tanto che non avevano più bisogno di un ufficio per collaborare. Hanno deciso di provare a lavorare come un team remoto, abbandonando lo spazio dell'ufficio e risparmiando all'azienda un enorme costo mensile ricorrente.

“Il nostro team principale composto da un editore, un editore, un designer, un direttore di produzione e un responsabile vendite e marketing si trova effettivamente a 15 minuti di auto l'uno dall'altro, ma nonostante questo, lavoriamo tutti da casa e ci "incontriamo" su progetti di lavoro di squadra. Abbiamo prodotto 6 numeri in 15 mesi e ci siamo incontrati di persona come gruppo non più di 2-3 volte ".

I benefici

Vita da surf non intendevano trovare risparmi sui costi così significativi o rinunciare al loro spazio ufficio quando si sono iscritti a Teamwork Projects. Presumevano che avrebbero comunque avuto bisogno dell'interazione di persona ogni giorno per una collaborazione ed efficienza ottimali, ma Teamwork Projects ha ridotto più che errori e e-mail fuori luogo.

“Ora possiamo alzarci dal letto ed essere al lavoro in pochi secondi, non minuti o ore. Non ci rendevamo conto di quante distrazioni in ufficio stessero riducendo la nostra produttività ".

Craig inoltre non prevedeva come le dinamiche del team sarebbero migliorate nell'ambiente dell'ufficio virtuale di Teamwork Projects. Avere la capacità di tracciare tutti i cambiamenti in modo chiaro e in un unico luogo ha ridotto le tensioni che la maggior parte delle case editrici considera una parte normale del lavoro.

Oggi, l'intero team è dedicato al software, dando a ogni persona più tempo per concentrarsi sulla costruzione di ogni problema invece di inseguire messaggi o file. Craig è entusiasta di aver trovato uno strumento che mantiene la sua attività fiorente all'avanguardia nel settore editoriale.

“Ci piace usare Teamwork Projects perché ha un ottimo prezzo, è altamente personalizzabile e ha un framework intuitivo che sembra idealmente adatto al flusso di lavoro di pubblicazione di riviste ".