C'è una differenza tra un progetto digitale e uno tradizionale.

Quando diciamo digitale, parliamo di progetti come progettare un sito web, creare un'app o pianificare ed eseguire un'intera campagna di marketing.

Questi tipi di progetti non sono affatto più facili dei progetti tradizionali, infatti, le parti in movimento costante e la loro fluidità possono effettivamente renderli molto più difficili da pianificare e gestire.

Questo è il motivo per cui le tattiche tradizionali di gestione dei progetti non sono sempre efficaci.

La differenza tra la gestione dei progetti digitali e la gestione dei progetti tradizionali

Ci sono molte somiglianze tra i progetti digitali e quelli tradizionali: entrambi richiedono che i team lavorino insieme ed entrambi necessitano di risorse consegnate in tempo, nell'ambito e nel budget.

La gestione per entrambi prevede la conduzione di riunioni, l'organizzazione delle risorse, la creazione di garanzie collaterali e il monitoraggio generale delle singole attività. Roba molto semplice.

La differenza è che la gestione dei progetti digitali avviene prevalentemente online. Implica la combinazione di più tecnologie e richiede una conoscenza approfondita del mondo online.

Le cose cambiano così rapidamente nella sfera digitale, quello digitale la gestione del progetto è spesso un'arte per bilanciare le esigenze del progetto con le tendenze emergenti.

Le fasi di un progetto digitale

Approfondiremo questo aspetto più avanti, ma per darti una panoramica di ciò che comporta un progetto digitale, lo abbiamo suddiviso in quattro fasi chiave:

  1. Iniziazione - ciò implica far decollare un progetto e accogliere i clienti nel modo giusto per garantire il successo del progetto

  2. Pianificazione - ciò comporta la mappatura delle scadenze, dell'ambito e della distribuzione delle attività ai professionisti pertinenti

  3. Esecuzione - questa è la parte in cui vengono creati gli asset chiave

  4. Incartare - ciò comporta la consegna dei risultati finali e il debriefing con tutte le parti coinvolte

In molti modi, questo non è diverso da un tradizionale panoramica della gestione del progetto. Ma quando si inseriscono strumenti e tecnologie nel mix e si aggiungono avanti e indietro di modifiche e revisioni, diventa un po 'più complesso.

La gestione del progetto digitale lo è così importante, però.

La ricerca mostra che i marchi che investono in comprovate pratiche di gestione dei progetti rifiuti 28x less money rispetto a quelli che non lo fanno.

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Metodologie di Project Management

Ci sono tre principali metodologie di project management:

  • Cascata: una forma tradizionale di gestione del progetto che prevede la suddivisione di un progetto in fasi sequenziali, in cui ogni fase inizia solo una volta completata la fase precedente

  • Agile: suddivide i progetti in più fasi e sostiene la collaborazione costante e l'iterazione continua in ogni fase

  • Magra: derivante dagli anni '50, questa forma di gestione del progetto massimizza il valore e riduce al minimo gli sprechi

Metodologie di gestione più avanzate includono scrum, kanban e persino scrumban (una combinazione dei due).

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Gestire ogni fase di un progetto digitale

UN progetto digitale di successo si riduce alla gestione di esso.

Con così tante parti in movimento, è facile perdere traccia di ciò che è stato fatto e di chi sta facendo cosa. Può essere travolgente pensare a un progetto digitale nel suo insieme, motivo per cui ha senso scomporlo in fasi facili da digerire.

Fase 0: iniziazione

L'inizio inizia prima che un progetto digitale abbia inizio correttamente. Comporta la preparazione di documenti e la raccolta delle risorse necessarie per completare il progetto a un livello soddisfacente.

Questa fase può anche comportare chiamate di scoperta, assunzione di appaltatori e acquisizione di nuovi clienti.

Documentazione e preparazione delle risorse

Le fasi di preparazione di un progetto digitale a volte sono importanti quanto le fasi di esecuzione. Dopotutto, le cose possono peggiorare rapidamente se il contratto che metti insieme perde un elemento importante o se non dai al cliente tutte le informazioni di cui ha bisogno per garantire che il progetto vada avanti senza intoppi.

Quando pensi alla documentazione e prepari le risorse necessarie prima dell'inizio di un progetto, considera cose come:

  • Un contratto robusto

  • Creazione di nuove cartelle e file digitali

  • Creazione di un nuovo progetto nel tuo strumento di gestione dei progetti

  • Una proposta del cliente che delinea ciò che deve essere fatto e una panoramica di quando sarà fatto

Onboarding

L'onboarding di successo è la chiave per un progetto digitale fluido.

Questa è la parte in cui fornisci ai tuoi clienti tutte le informazioni di cui avranno bisogno per la durata del progetto, inclusi gli strumenti che utilizzerai, come funziona la tua azienda, chi sarà il loro principale punto di contatto e metodi chiave per comunicazione.

Potrebbe anche essere necessario assumere nuovi appaltatori che devono avere familiarità con gli strumenti che utilizzi e i processi con cui lavori.

Assemblare una squadra

La parte finale della fase di iniziazione è l'assemblaggio di un dream team di progetto. Ciò implica assicurarsi di avere il talento e le capacità giusti per lavorare su un progetto e far sapere a ciascun membro del team scelto cosa ci si aspetta da loro.

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Fase 1: pianificazione

Una volta completato l'onboarding e tutti i documenti sono stati inviati e firmati, è possibile passare alla fase successiva della gestione del progetto digitale: pianificazione.

È qui che risolvi tutti i nodi e pianifichi in anticipo per assicurarti che tutte le risorse vengano create in tempo e nel modo giusto.

Crea un elenco di attività

Ci sono molto delle attività che compongono un progetto e puoi superarti rapidamente se non hai una forte comprensione di cosa sono o, cosa più importante, in quale ordine devono essere svolte.

Inizia scrivendo un elenco di attività, entrambe grandi e piccolo - che si uniranno per creare l'intero progetto. Assicurati di includere elementi come recensioni e chiamate dei clienti poiché, anche se non ci sono risultati tangibili, costituiscono una parte importante del processo.

Imposta un budget

Sebbene il budget aumenterà inevitabilmente nella fase di avvio, è solo quando inizi a mappare le attività coinvolte che puoi ottenere informazioni specifiche. L'impostazione di un budget non include solo il costo di creazione delle risorse, ma implica anche la definizione del budget per i materiali, gli appaltatori e qualsiasi extra che possa sorgere.

Fai una pianificazione del progetto

È qui che si riunisce la fase di pianificazione.

Prendi il tuo elenco di attività e assegna loro la priorità in base a ciò che deve essere fatto prima affinché altre attività si svolgano. Di solito c'è un flusso organico nel modo in cui i progetti si svolgono, ma spesso aiuta a segmentare il progetto in fasi e quindi a creare blocchi di attività per ciascuna di queste fasi.

Assegnazione di attività

Ora che hai un elenco di attività e una sequenza temporale per esse, puoi assegnare ogni elemento al membro del team giusto. Assicurati che il team riceva una notifica su chi sta lavorando su cosa e che siano date scadenze realizzabili per completare le loro attività.

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Fase 2: esecuzione

La fase di esecuzione della gestione del progetto è la più completa. Questo è quando le cose iniziano ad andare avanti e il progetto inizia a concretizzarsi.

Gestisci attività

È fondamentale tenere d'occhio le attività che vengono svolte e in che fase si trovano i membri del team del progetto. È qui che è utile disporre di un solido strumento di gestione che fornisce una panoramica del progetto e dei tempi stimati per la consegna delle risorse.

Soprattutto su progetti più lunghi, è importante che effettui regolarmente il check-in e controlli le attività già svolte. Questo ti assicurerà di continuare ad andare avanti senza intoppi

Collaborazione

Spesso, ci sarà una serie di diversi stakeholder con cui devi collaborare in un progetto digitale. Potrebbe trattarsi di appaltatori, membri del team, clienti o altre parti, ed è importante che collaborazione è ben gestito affinché il progetto funzioni senza problemi.

Ciò implica la scelta delle giuste piattaforme su cui collaborare, fornire un modo semplice per i collaboratori di comunicare e ospitare controlli regolari per scoprire i livelli di soddisfazione di ciascun collaboratore.

Gestione del tempo

Spesso sorgono problemi durante un progetto digitale.

Forse ci vuole più tempo del solito per trovare l'appaltatore giusto, o forse il primo ciclo di modifiche non è stato accolto bene come speravi.

È qui che la gestione del tempo gioca un ruolo importante. Oltre a fornire intervalli di tempo anche per le attività più piccole, aiuta a considerare il tempo extra per le cose che potrebbero andare storte.

Segnalazione

La creazione di rapporti regolari sui progressi e sulle risorse consegnate garantisce che tutte le parti coinvolte possano vedere cosa è stato fatto e cosa deve ancora essere fatto. Mantiene tutti informati e aiuta a consolidare i passaggi successivi.

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Fase 3: conclusione

Hoorah, hai quasi finito il tuo progetto! Ma non lasciarti andare a questo punto. In effetti, concludere e portare a termine un progetto è spesso importante quanto le fasi iniziali.

Creare e consegnare i risultati finali

Per prima cosa, dovrai consegnare o esaminare i risultati finali e le risorse creati durante il progetto digitale. Mantenerlo organizzato renderà questo processo molto più semplice ed eviterà qualsiasi contrattempo imbarazzante quando si condivide il lavoro con i clienti o con i membri del team.

Rivedi e modifica

C'è un'alta probabilità stakeholder vorrà apportare alcune modifiche ai risultati finali. Questo è il momento in cui il processo di revisione e modifica prende il sopravvento e dovrebbe essere gestito come un mini-progetto separato rispetto a quello principale. Puoi tornare indietro attraverso le fasi precedenti anche per questa parte del processo.

Debriefing

Coinvolgi tutti insieme per portare a termine il progetto. Incoraggia gli appaltatori, i collaboratori e le parti interessate a identificare cosa è andato bene e cosa potrebbe essere migliorato la prossima volta.

Gestire un progetto digitale è un processo di apprendimento e più approfondisci gli alti e bassi, più facile diventerà in futuro.

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Software e strumenti per la gestione dei progetti digitali

La gestione di un progetto digitale è notevolmente semplificata quando si incorporano strumenti e software utili. Questo può aiutare la collaborazione dando a tutti coloro che ne hanno bisogno l'accesso a elenchi di attività e scadenze.

Secondo ricerca di PWC, il software di gestione dei progetti digitali aumenta le prestazioni: infatti, il 77% dei progetti ad alte prestazioni si affida al software di gestione dei progetti.

Gli strumenti che potresti prendere in considerazione per la gestione del tuo progetto digitale includono:

  • Strumenti di collaborazione: semplificare l'accesso e la modifica delle risorse da parte di più parti interessate

  • Strumenti di comunicazione: incoraggiare la comunicazione tra i membri del team e fornire un luogo in cui domande e feedback siano ben accetti

  • Strumenti della scheda attività: definire i tempi per ciascuna attività e fornire una panoramica di quali attività sono attualmente in corso e di ciò che deve ancora essere completato

  • Strumenti della lista di controllo: spuntare digitalmente le attività completate e fornire ai membri del team l'accesso alle attività completate

  • Strumenti di gestione delle risorse: creare uno spazio sicuro per l'archiviazione delle risorse e l'accesso a tutti i membri del team e alle parti interessate

  • Strumenti del calendario: impostare date per le attività in modo tangibile che tutti possano vedere e accedere

Gestione avanzata dei progetti digitali

Padroneggiare la gestione del progetto digitale è un processo; non accade dall'oggi al domani. Invece, è un compito costante di modificare, misurare, monitorare e sperimentare per vedere cosa funziona e cosa no.

Crea un flusso di lavoro semplificato

Dopo aver realizzato diversi progetti digitali, avrai una buona idea di cosa funziona bene e cosa no. Modifica i tuoi flussi di lavoro dopo ogni progetto per ottimizzare il modo in cui monitorare e svolgere le attività.

Ottieni input da tutti i membri del team e rendi il processo collaborativo: in effetti, puoi trattarlo come un progetto digitale in sé.

Migliora la produttività del progetto e del team

Per far andare avanti un progetto, è importante che tutti siano il più produttivi possibile. Ciò significa tenere sempre aggiornati tutti i collaboratori, fornire feedback regolari e fornire ai membri del team gli strumenti di cui hanno bisogno per avere successo.

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Costruire ottimi rapporti attraverso la gestione dei progetti digitali stellari

Una gestione di progetti digitali di successo richiede che tutte le persone coinvolte assumano un ruolo attivo nel processo.

Quando puoi pianificare, eseguire e concludere i progetti in modo esperto nel periodo di tempo desiderato e nel budget stabilito, creerai senza sforzo relazioni stellari con clienti, parti interessate, appaltatori e membri del tuo team.