Una gestione efficace è fondamentale per il successo di qualsiasi progetto.

Senza un piano, le cose possono sfuggire rapidamente al controllo. E nessuno vuole essere il cervo sotto i fari quando un cliente chiede "quel documento che hai promesso" perché si è perso sotto una pila in aumento di altri doveri.

I progetti di design sono particolarmente indisciplinati poiché riuniscono una serie di persone diverse, qualificate e qualificate.

Ammettiamolo, le menti creative hanno il potenziale per scontrarsi con i parametri del cliente.

Per i project manager, c'è una lotta per trovare il punto debole tra il rispetto delle scadenze e la promozione della creatività.

Cos'è il Design Project Management?

La gestione del progetto di design si riferisce alla gestione di qualsiasi tipo di progetto di design. Fa quello che dice sulla latta. Può trattarsi di un rifacimento del sito Web, del branding di una nuova azienda, della creazione di un logo o della produzione di più risorse di progettazione.

Se è coinvolto un elemento di design (ovvero più reiterazioni di un concetto creativo), dovrai supervisionare tutte le parti in movimento e incoraggiare la creatività rispettando anche le rigide istruzioni e linee guida del cliente.

Se stai immaginando un clown da circo che si destreggia con cinque piatti, tre bastoni e due punti di fuoco, non sei troppo lontano dal segno.

Ma, già lì siamo molte componenti diverse di un progetto di design, gestirlo non deve essere un incubo.

Perché la gestione dei progetti per i team di progettazione è diversa

I progetti di design non sono come gli altri progetti.

È probabile che siano necessarie più modifiche e revisioni rispetto ad altri tipi di progetti, semplicemente perché il design è una disciplina così soggettiva.

Richiede anche la collaborazione di più competenze e fonti di input. C'è il pericolo reale che troppi cuochi rovinino il brodo o, in termini di design, troppi creativi rovinino il modello.

Rimanere organizzati è fondamentale se vuoi incoraggiare la creatività a prosperare mantenendo intatte le scadenze ambiziose.

“Le organizzazioni uccidono abitualmente la creatività con scadenze fasulle o incredibilmente strette ", dice Teresa Amabile, professoressa alla Harvard Business School. “Le prime creano sfiducia e le seconde causano burnout. In entrambi i casi, le persone si sentono ipercontrollate e insoddisfatte, il che invariabilmente danneggia la motivazione ".

Trovare un compromesso tra struttura e libertà creativa è difficile. Ma i migliori project manager di design sono in grado di camminare su questo filo del rasoio molto sottile per facilitare un team felice e creativo e garantire che i clienti ottengano ciò che desiderano.

Project Management per Design Leads: come gestire un progetto di design

Hai appena ricevuto un nuovo brief di progettazione e il tuo team non vede l'ora di iniziare.

Cosa succede dopo?

Capire come lavora il tuo team di progettazione

La combinazione di molte menti diverse rende difficile adottare un approccio lineare alla gestione del progetto per i professionisti del design.

Il tuo illustratore potrebbe fare il suo lavoro migliore nel cuore della notte, rinchiuso nel seminterrato, mentre il tuo direttore artistico potrebbe essere un mattiniero che ottiene il suo miglior lavoro appena prima della lezione di yoga delle 7:00.

Scopri i punti di forza del tuo team, capisci come funzionano al meglio e inseriscili nel tuo piano.

Puoi dare loro un sondaggio o un questionario per rispondere o, se il tuo team è piccolo, condurre incontri individuali con ogni persona.

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La struttura del progetto

L'inizio: pianificazione e preparazione

La fase di pianificazione potrebbe essere solo la fase più importante di tutte.

Come disse una volta Benjamin Franklin: “fallire la preparazione equivale a prepararsi a fallire."

È necessario tenere conto di tante parti in movimento durante un determinato progetto di design, altrimenti le cose inizieranno a scivolare attraverso le lacune.

Inizia chiedendo:

  • Quali sono gli obiettivi del progetto?

  • Cosa vuole il cliente?

Quindi puoi passare alla creazione di un file piano di progetto di design.

Qui è dove esegui un inventario delle attività (entrambe grandi e piccolo - a volte le attività più piccole vengono spazzate sotto il tappeto) e inseriscile tutte in un programma che si adatta alle tue esigenze e a quelle del tuo cliente.

  1. Elenca ogni attività - stiamo parlando sia di attività relative alla progettazione che di altri elementi costitutivi vari (ti stiamo guardando, lunedì mattina chiama Zoom). Includi anche modelli, prime bozze, seconde bozze e progetti finali.

  2. Definisci il tuo budget - qui è dove devi allineare le aspettative del cliente con ciò che il tuo team può fare (e fai sapere al tuo team quanto deve spendere il cliente). Le cose possono andare selvaggiamente fuori controllo se un designer creativo si lascia andare con Procreate e senza budget.

  3. Assegna compiti - chi farà cosa? Dovrebbe essere abbastanza facile distribuire le attività, ma ricorda di sfruttare i punti di forza della tua squadra.

  4. Mappa le nostre tappe principali - pietre miliari agiscono come scadenze morbide durante un progetto. Ti aiutano a vedere se sei sulla buona strada o meno. Pensa a quando presenterai il feedback, quando avranno luogo i tuoi check-in a metà strada e quando quel logo sarà finalmente finito in modo da poter passare alla grafica dei social media.

  5. Crea un programma - collegare tutto in posizione con un file programma che delinea chi farà cosa e quando lo farà.

  6. Configurare cartelle e portali di comunicazione - creare nuove cartelle nel programma scelto per garantire che tutti abbiano accesso a tutto in un unico posto. È inoltre possibile utilizzare questo tempo per creare nuovi canali di comunicazione appositamente per il progetto.

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Il centro: l'esecuzione del piano

Se pianifichi bene un progetto, l'esecuzione dovrebbe essere un gioco da ragazzi.

Naturalmente, ci saranno sempre dei singhiozzi lungo la strada, ma un solido piano di progetto di design sarà abbastanza flessibile da inghiottirli.

A questo punto, il progetto è in corso, il tuo team sta lavorando insieme e vengono realizzati i progetti. È la parte più eccitante del progetto, ma può anche essere la più difficile da gestire.

Ecco di cosa si tratta:

  • Comunicazione con stakeholder - non offendere i tuoi clienti. Rimani in contatto e comunica regolarmente con tutte le persone coinvolte. Errori ed errori si verificano a causa di problemi di comunicazione (o no comunicazione), quindi stroncalo sul nascere rimanendo sempre aperto.

  • Ospitare check-in e riunioni regolari - siamo tutti stufi di infinite chiamate Zoom, ma i check-in regolari sono fondamentali per mantenere tutti sulla stessa pagina. Basta un rapido giro per dare al tuo team la possibilità di condividere ciò su cui stanno lavorando, dove si trovano e cosa stanno facendo dopo.

  • Progettazione di asset - duh! Questa è la parte principale dello spettacolo, ma il più delle volte è la parte più facile da gestire. Dopotutto, hai creativi qualificati sul caso e un brief a cui lavorare. La parte difficile è ottenere tutte le risorse consegnate in tempo e apparire come dovrebbero.

The End: Wrapping Up

Puoi almost tirare un sospiro di sollievo: il progetto è quasi finito e sei quasi al punto in cui puoi avvolgerlo in un piccolo inchino pulito e archiviarlo per sempre.

Ma la gestione del progetto di progettazione grafica non termina una volta che il brief è stato soddisfatto.

In effetti, le conseguenze di un progetto sono il momento perfetto per capire cosa ha funzionato, cosa non ha funzionato e come puoi guidare una nave più fluida la prossima volta.

Questa parte dei processi prevede:

  • Fornire risorse - assicurati che il tuo cliente abbia accesso ai file giusti nella giusta dimensione (e assicurati che nessuna risorsa sia passata attraverso le lacune).

  • Feedback e debriefing - unisciti alla tua squadra e rifletti su cosa è andato bene e cosa avrebbe potuto essere migliore. Ci sono stati incidenti lungo il percorso che potrebbero essere evitati la prossima volta?

Affinare il processo di gestione del progetto di design è la chiave per creare un'esperienza brillante in futuro per entrambi i tuoi team e clienti.

Dopotutto, chi non lo fa vuoi che i clienti se ne vadano con una molla al passo, gridando la grande esperienza che hanno avuto?

Software di gestione dei progetti di progettazione

Continuiamo a parlare delle diverse parti in movimento di un progetto di design, ma c'è un motivo: ci sono così molte parti mobili differenti. Alcuni a cui non penserai nemmeno finché non sarai immerso fino alle ginocchia in un progetto senza fine in vista.

Indica il fidato software di gestione del progetto piombando per salvare la giornata.

Oggi, la tecnologia e gli strumenti avanzati hanno tutto il necessario per eseguire la gestione dei progetti di design in modo efficace. C'è uno strumento per tutto, sia che tu abbia bisogno di un supporto per la comunicazione o di un luogo in cui archiviare i file.

Il software di gestione del progetto di progettazione che potresti prendere in considerazione include:

  • Strumenti di comunicazione che ti consentono di rimanere in contatto con i clienti e di discutere di affari interni con il tuo team. Avere accesso a tutte le conversazioni in un unico posto elimina la necessità di scorrere indietro infiniti thread di posta elettronica.

  • Gestione del tempo o strumenti di monitoraggio del tempo che ti dicono esattamente quanto tempo ha impiegato una determinata attività e se il tuo team è in linea con le scadenze stabilite. Questo ti aiuta anche a tenere traccia del tuo budget registrando le ore fatturabili che un designer ha speso per un'attività

  • Strumenti di gestione delle risorse che ti consente di sapere quali designer hanno le capacità e quando e se hanno le giuste competenze

  • Strumenti del calendario che consentono a tutte le persone coinvolte di avere una panoramica visiva di cosa sta succedendo e quando. Questo aiuterà il tuo team a gestire il proprio tempo ed eviterà di lavorare nel vuoto.

  • Archiviazione di file che consente a tutte le persone coinvolte di accedere ai file in un unico posto. Ancora una volta, questo elimina il rischio che una risorsa venga persa nella posta in arrivo di John o che Lucy funzioni a causa dell'iterazione di simulazione sbagliata.

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Come i team di progettazione possono evitare una cattiva gestione dei progetti

Male gestione di progetto è la maledizione di qualsiasi progetto di design. La tua squadra si affida a te per guidare la marcia e dare loro la direzione. Senza questo, non saranno in grado di flettere il loro creativo succhi nel modo desiderato.

Quindi, se vuoi evitare il disastro, segui questi suggerimenti.

Rivedi prima internamente

Porta tutti sulla stessa pagina prima incontri il cliente. L'ultima cosa che vuoi è un momento imbarazzante nella sala del consiglio perché non hai discusso o esaminato le risorse in anticipo.

Collabora piuttosto che creare nel vuoto

Rendi più facile la collaborazione del tuo team. Questo non solo aumenta il morale e rende il progetto più piacevole, ma evita anche i casi in cui qualcuno sta lavorando alla bozza sbagliata o sta facendo le proprie cose al di fuori del brief.

Il lavoro di squadra semplifica la collaborazione sincronizzando i calendari, fornendo aggiornamenti regolari sullo stato del team e tenendo tutti aggiornati in ogni momento. Puoi aggiungere commenti alle attività e inviare messaggi per assicurarti che tutto il tuo team sappia cosa sta succedendo in tempo reale.

Pianificazione in tempo di buffer

Se sei un project manager da un po ', saprai che le cose raramente accadono in tempo. I clienti potrebbero impiegare più tempo per la revisione del previsto; i membri del team potrebbero essere ammalati; il progetto potrebbe dover ruotare alla luce delle nuove tendenze - nulla può succedere.

Pianifica il tempo di buffer per assicurarti di non essere così all'altezza. La creatività è difficile da spremere ai designer stanchi e affaticati.

Ecco un suggerimento: con Lavoro di squadra puoi impostare la capacità di ogni membro del team all'80% tramite la funzione Carico di lavoro. In questo modo, tutti hanno un buffer integrato per quando entra in gioco l'inevitabile portata.

Evita il sovraccarico delle comunicazioni

La comunicazione è importante, ma c'è una linea sottile tra il destra quantità di comunicazione e microgestione. Richiedere al tuo team di controllare ogni minuto di ogni giorno è travolgente e dannoso per la loro creatività.

Evita la comunicazione eccessiva aggiungendo il tuo team e i tuoi clienti Lavoro di squadra e consentendo loro di vedere da soli gli aggiornamenti sui progressi del progetto.

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Rispetta e difendi l'orario di lavoro effettivo

La tua squadra è importante. I loro bisogni sono importanti. I clienti sono noti per lo scope creep. Gestire tutte queste cose è difficile, ma è fondamentale che tu rispetti e difendi l'orario di lavoro effettivo della tua squadra.

Non pianificare le chiamate quando hanno bloccato il tempo per essere creativi e assicurati di fornire loro grandi blocchi di tempo ininterrotto per lavorare.

Cammina sul filo del rasoio tra struttura e creatività

Questa è forse la parte più difficile della gestione di un progetto di design. I creativi sono rinomati per essere selvaggi e liberi, e lo è il tuo lavoro per dominarli. Dai alla tua squadra la possibilità di correre con un'idea, ma sii lì per rallentarli se deviano troppo fuori strada.

Mantieni i clientiand Creatives Happy With Exceptional Design Project Management

Gestire un progetto di design è divertente ma mai facile.

Richiede la costruzione di una struttura solida attorno a una ricerca creativa, qualcosa che è difficile nel migliore dei casi, anche quando non c'è un cliente supponente dall'altra parte.

La chiave è garantire che tutti siano sulla stessa pagina giocando con i punti di forza della tua squadra, programmando anche le attività più piccole e mantenendo la comunicazione aperta.