La gestione dei progetti è lo strumento definitivo per smentire tutti i peggiori stereotipi sui team creativi. Ci aiuta ad essere organizzati in modo impeccabile. Rende il nostro lavoro più quantificabile. E rende ciò che facciamo più facile da capire da una prospettiva del cervello destro. Certo, se c'è una diapositiva nel tuo ufficio, non c'è nulla che la gestione del progetto possa fare quella.

Naturalmente, la realtà è che molte persone creative sono grandi organizzatori e comunicatori e sono più che in grado di lavorare in modo simpatico con clienti non creativi. Ma la gestione del progetto va oltre, consentendo sistematicamente un approccio al lavoro chiaro e organizzato.

Questa guida ti guiderà attraverso tutto ciò che devi sapere sulla gestione del progetto creativo, dai suoi processi e sfide al ruolo di un creativo responsabile del progetto.

Il nostro obiettivo è che tu lasci gli strumenti per utilizzare la gestione dei progetti per fornire progetti creativi, dal processo alla piattaforma.

Cos'è la gestione del progetto creativo?

La gestione dei progetti creativi fornisce una struttura per portare a termine il lavoro creativo. Ecco alcune delle caratteristiche distintive del processo:

    • Il team di progetto definisce i risultati che il progetto deve fornire. Potrebbe trattarsi di qualsiasi cosa, dai progetti di app alle risorse della campagna. Questi risultati sono spesso indicati come risultati finali.

    • Il lavoro del progetto è suddiviso in compiti. Questi sono assegnati a membri del team specifici, a cui viene chiesto di completare l'attività entro una certa scadenza. Ad esempio, in un progetto per progettare un cartellone pubblicitario, potresti assegnare un'attività per progettare la creatività a un grafico e un'altra attività per scrivere la copia dell'annuncio a un copywriter e così via.

    • Le persone coinvolte nel progetto sono pensate come "stakeholder del progetto'. L'intero team di progetto, inclusi gli stakeholder interni ed esterni, collabora liberamente al progetto all'interno della stessa piattaforma di gestione del progetto. Se sei un'agenzia creativa, probabilmente saranno inclusi i tuoi clienti.

    • Tutti si aggiornano a vicenda sui propri progressi attraverso riunioni regolari del team. In qualità di team creativo, dovresti cercare di renderlo una caratteristica stimolante dei tuoi progetti, quindi non essere timido nel coinvolgere attività condivise o persino giochi.

    • Il team lavora attraverso un ciclo di vita del progetto. Iniziazione> Pianificazione> Esecuzione> Signoff.

Questi punti in realtà graffiano solo la superficie di ciò che è la gestione del progetto. Per maggiori dettagli, leggi il Guida al lavoro di squadra per la gestione del progetto.

Gestione del progetto nel ciclo di vita del progetto creativo

Il processo di gestione del progetto si evolve attraverso le fasi del ciclo di vita di un progetto creativo. Dall'impegno iniziale alla conclusione creativa, svolge un ruolo specifico in ogni fase.

Un modo semplice per suddividere il ciclo di vita della gestione dei progetti creativi è:

  1. Iniziazione

  2. Pianificazione

  3. Esecuzione

  4. Cancella la sottoscrizione

Fase # 1: iniziazione

Il progetto creativo inizia quando il team e il suo cliente accettano di lavorare insieme per raggiungere un obiettivo particolare. Potrebbe essere il design di un sito web, potrebbe essere una campagna pubblicitaria: il punto è che tutti i principali attori concordano su ciò che sta per accadere.

Durante l'avvio, il team del progetto annota il suo obiettivo chiave in una carta del progetto, che dovrà essere firmata dai principali stakeholder. Il team può quindi impostare il processo di gestione del progetto e prepararsi alla pianificazione.

In questa fase, è fondamentale definire attentamente gli obiettivi del cliente e l'ambito del progetto. Cosa vuole esattamente il tuo cliente che tu fornisca e come lo consegnerai esattamente? Dovresti anche discutere di come verranno monitorati e riportati i progressi del progetto e con che frequenza comunicherai con il tuo cliente durante il progetto. Ti suggeriamo di incoraggiare il tuo cliente a rimanere in contatto esclusivamente tramite la tua piattaforma di gestione del progetto, in quanto ciò garantirà che la comunicazione sia trasparente e sempre all'interno del contesto del progetto.

Fase 2: pianificazione

La seconda fase del ciclo di vita del progetto, la pianificazione, consiste nel definire il lavoro che andrà nel progetto e nell'assegnarlo come attività ai membri del team interessati.

Per fare ciò, il team di progetto dovrebbe identificare in modo collaborativo i passaggi che saranno necessari per raggiungere l'obiettivo del progetto. In alcuni casi, le attività possono essere suddivise tematicamente tra diversi gruppi all'interno del team, ad es. Creativo / Marketing / Sviluppo.

Un altro passo importante durante la pianificazione è identificare le tappe del progetto. Queste sono date obiettivo che rappresentano un importante punto di riferimento sulla strada per il completamento del progetto, ad es. "Tutte le creatività pubblicitarie firmate". Questa misura di alto livello del progresso del progetto può essere preziosa per le parti interessate senior, che possono avere solo il tempo di controllare il progetto fugacemente di tanto in tanto.

La fase di pianificazione prevede anche di stabilire chi è disponibile a lavorare sul progetto, quante ore sono necessarie per risorsa e così via. In alcuni casi, potresti identificare la necessità di esternalizzare parte dell'ambito del progetto a una terza parte, come un libero professionista o un'altra agenzia creativa. Questo processo è chiamato "pianificazione della capacità".

Fase 3: esecuzione

La gestione del progetto diventa davvero unica durante la fase di esecuzione di un progetto creativo.

I membri del team possono collaborare alle attività all'interno di un software di gestione del progetto, contrassegnandoli come "completi" mentre progrediscono nel progetto. Il software dovrebbe consentire loro di tenere traccia del tempo che dedicano a ciascuna attività, in quanto ciò ti aiuterà a identificare le incidenze dell'oscillazione dell'ambito durante il progetto e presentare una fattura dettagliata e accurata al cliente una volta completato il progetto.

Mentre i membri del tuo team vanno avanti con il loro lavoro di progetto, il processo di gestione del progetto tiene traccia di tutte le parti mobili del progetto. Un buon metodo per il monitoraggio del flusso di lavoro consiste nell'utilizzare una visualizzazione bacheca kanban, in cui le attività sono rappresentate da schede, che possono essere spostate lungo una serie di colonne che indicano lo stato dell'attività, ad es. In corso, Revisione con il cliente, Approvato. Questo approccio rende facile individuare i colli di bottiglia, in modo da poterli risolvere prima che diventino un problema serio.

Altre opzioni per monitorare i progressi del team includono visualizzazioni come Diagrammi di Gantt e le tempistiche del progetto.

Ci possono essere momenti durante la fase di esecuzione in cui un membro del team scopre di non poter completare un'attività a causa di un ostacolo che ha incontrato. In questi casi, possono segnalare il "blocco" che si frappone, in modo che i loro compagni di squadra possano aiutarli a trovare una soluzione.

Fase 4: approvazione creativa

Questa è la fase in cui il cliente firma il progetto creativo, che lo contrassegna come finito.

Il processo di gestione del progetto è inestimabile durante l'approvazione creativa, poiché può rendere quantificabile il lavoro del team creativo.

Tutta la documentazione del progetto, così come una registrazione di tutte le attività del progetto, può essere archiviata in un software di gestione del progetto e presentata al cliente al momento della firma.

Quando tutte le feste sono felici, il progetto finisce e scoppiamo il proverbiale spumante!

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La gestione del progetto creativo è compatibile con il mio progetto?

Qualsiasi tipo di lavoro creativo che richiede persone e lavoro per essere organizzato può trarre vantaggio dalla gestione del progetto.

Ecco alcuni esempi di progetti creativi che vengono comunemente consegnati utilizzando la gestione del progetto:

  • Disegno grafico

  • web design

  • Produzione commerciale / pubblicitaria

  • Produzione video

  • Branding

La gestione del progetto può essere utilizzata per organizzare tutte le persone e i processi che contribuiscono alla creazione di una risorsa creativa. In un progetto per realizzare un video esplicativo, includere il regista, gli animatori 3D, gli sceneggiatori e così via.

Qualunque cosa faccia il tuo team creativo, la gestione del progetto potrebbe essere la soluzione che tiene insieme i tuoi progetti e li mantiene concentrati sui loro obiettivi.

Cosa fa un project manager creativo?

Il processo di gestione del progetto creativo è solitamente guidato da un project manager. Se questa persona è uno specialista nella gestione di progetti creativi, potrebbe essere considerata a responsabile del progetto creativo. Questo è fondamentalmente il file Rizzo alla tua Pink Ladies.

Le responsabilità principali di un project manager creativo includono:

  • Guidare i clienti attraverso la pianificazione del progetto.

  • Integrazione dei membri del team sulla piattaforma di gestione del progetto. Nella maggior parte dei casi, ciò significa impostare ogni membro del team con un profilo su una piattaforma digitale sicura e basata sul web, quindi insegnargli come usarlo.

  • Formare i manager del team sull'approccio di gestione del progetto specifico che verrà utilizzato per consegnare il progetto. Questo è spesso indicato come il metodologia di gestione del progetto.

  • Condurre riunioni del team sull'avanzamento del progetto.

  • Garantire che il team si attenga al processo di gestione del progetto.

  • Aiutare i membri del team a navigare intorno ai "blocchi". Un blocco potrebbe essere tutto ciò che impedisce a qualcuno di portare a termine un'attività, dalla mancanza di materiali necessari a un problema tecnico.

  • Creazione di rapporti sui progressi per le parti interessate pertinenti.

  • Partecipare alla valutazione del progetto.

Non tutti i progetti creativi hanno bisogno di un project manager. In effetti, molti team creativi non hanno problemi a condividere la responsabilità della gestione del progetto in tutto il team. Se decidi di andare senza un project manager, assicurati che tutte le responsabilità chiave della gestione del progetto siano state assegnate ai membri del team. Un buon approccio per i team creativi che lavorano insieme regolarmente è che la leadership della gestione del progetto ruoti all'interno del team da progetto a progetto. Ciò aiuta a mantenere fresca la dinamica in un team e offre a ogni membro del team la possibilità di apprendere la gestione del progetto da una prospettiva di leadership.

Considerazioni speciali nella gestione dei progetti creativi

Un progetto creativo è molto simile a qualsiasi altro: ha successo solo se il team mantiene i risultati previsti compiti, risultati finali e metriche di successo. Il modo migliore per raggiungere questi obiettivi è attraverso un processo standard di gestione del progetto.

Detto questo, ci sono alcune considerazioni speciali nei progetti creativi, che potresti dover affrontare per aiutare le cose a funzionare senza problemi per il tuo team di progetto. Diamo un'occhiata ad alcuni punti chiave da considerare.

Misurare il successo creativo

Durante la fase di pianificazione di un progetto creativo, il team di progetto dovrà identificare i criteri di successo per ogni deliverable del progetto. Queste sono le metriche che verranno utilizzate per misurare quanto completamente gli obiettivi del progetto sono stati raggiunti.

Come misurare il successo può essere un argomento controverso tra i team creativi. Tuttavia, i seguenti approcci di solito possono darci i criteri di successo di cui abbiamo bisogno per la gestione creativa del progetto:

  • I criteri di successo sono stabiliti dal cliente. I progetti creativi sono spesso consegnati da un team creativo, per conto di un cliente. Ad esempio, un marchio potrebbe chiedere a un'agenzia creativa di creare alcune nuove immagini che verranno utilizzate nei suoi annunci. In questi casi, il cliente spesso imposta i criteri di successo del progetto. Questi potrebbero essere basati sulle prestazioni, ad esempio “Le immagini dovrebbero far sentire positivo e appetito almeno il 70% dei membri del focus group dei consumatori. " D'altra parte, i criteri di successo che un cliente imposta per un team creativo potrebbero essere semplicemente basati sulle specifiche: “Le immagini devono essere X, Y e Z. " I team creativi devono essere scrupolosi nella definizione di criteri di successo specifici e misurabili per i progetti creativi su cui lavorano per i clienti. Inoltre, eventuali requisiti critici per il progetto dovrebbero essere scritti nel contratto tra il team e il suo cliente.

  • Fattori commerciali. Molti progetti creativi hanno obiettivi commerciali essenziali per la loro redditività. Ad esempio, se stavi progettando una nuova pagina di destinazione per la tua agenzia, in genere richiederesti un aumento del tasso di conversione dai visitatori alle richieste, al fine di rendere il progetto di successo. I fattori commerciali si traducono molto facilmente in criteri di successo, ad es. “Aumenta il tasso di conversione della pagina di destinazione dallo 0,5% all'1%. "

  • Fattori di produttività. Alcune persone e team creativi usano la gestione dei progetti come un modo per essere più organizzati e aumentare la loro produttività. In questo scenario, il criterio chiave di successo è semplicemente portare a termine le attività.

  • Fattori creativi. Come team creativo, vorrai che il tuo lavoro sia fedele alla tua identità, così come a quella del tuo cliente. Questo aspetto del successo del progetto può essere misurato attraverso metriche come il livello di aderenza alle linee guida del tuo marchio o quanto bene le percezioni pubbliche dei risultati del progetto corrispondono all'identità del tuo marchio.

Per molti team di progetto creativi, la forma più completa di successo si ottiene attraverso una combinazione di fattori commerciali e creativi. Conseguire fattori commerciali mentre si ottengono risultati inferiori a fattori creativi potrebbe influire sul senso di identità del team e sulla sua reputazione, mentre la mancanza di fattori commerciali potrebbe comprometterne la fattibilità. I team creativi dovrebbero essere sicuri di impostare tutti i fattori di successo che si applicano durante pianificazione del progetto.

Soddisfare la necessità della firma del cliente

Lo stato di successo dei progetti creativi è spesso soggetto al consenso del cliente. Ad esempio, se il grafico di un team sta per creare un poster, ci sono più passaggi per il processo di gestione del progetto che semplicemente assegnare una singola attività al designer. Invece, dobbiamo assegnare il compito di creare il poster e sottoponendolo al cliente per l'approvazione. Inoltre, fornire tale autorizzazione diventa un'altra attività, che in questo caso viene assegnata al cliente.

Alcune piattaforme di project management offrono modi per accelerare questa caratteristica tipica dei progetti creativi. Ad esempio, in Teamwork, puoi creare un elenco di attività, che contiene sia l'attività eseguibile (ad es. Creare un'immagine), sia l'attività di firma, che dovrebbe essere assegnata allo stakeholder pertinente. Tu e il cliente potete anche utilizzare i commenti all'interno di ciascuna attività per registrare direttamente il loro feedback, in modo da poter fare riferimento alla conversazione in futuro.

In altri casi, potrebbe essere necessario facilitare l'approvazione mediante la creazione di un'attività totalmente separata per lo stakeholder rilevante. Questo approccio è relativamente inefficiente, ma può portare a termine il lavoro.

Gestione flessibile del progetto

La natura del lavoro creativo e i suoi fattori di successo richiedono spesso un approccio flessibile. Dalla scrittura di una copia che risuona, alla cattura dell'essenza di un soggetto in forma video, tende ad essere più per eccellenza creativa che saltare attraverso una certa serie di cerchi.

Con questo in mente, a volte dobbiamo adottare un approccio flessibile alla gestione dei progetti creativi. Ciò potrebbe significare essere relativamente flessibili sulle scadenze per determinati compiti; fornire al team una piattaforma di gestione dei progetti che possono utilizzare tramite qualsiasi dispositivo, anziché solo i computer in ufficio; concessione di autorizzazioni alle parti interessate per modificare aspetti della configurazione del progetto; o qualunque altra cosa serva per dare spazio al processo creativo.

I vantaggi dell'utilizzo di software di gestione dei progetti per la gestione creativa dei progetti

Come accennato nella sezione precedente, attività e progetti creativi a volte richiedono un alto grado di flessibilità. La destra piattaforma di project management può instillare questa qualità cruciale nel processo di gestione del progetto.

Nel caso del lavoro di squadra, la flessibilità è garantita da una varietà di funzionalità, tra cui:

  • La capacità di assegnare il lavoro ai team, piuttosto che ai singoli. Ciò incoraggia i membri del team a trovare le proprie soluzioni creative alle attività. Riduce anche il potenziale di microgestione, che alcuni team creativi trovano soffocante.

  • La nostra funzione Carico di lavoro, che fornisce una panoramica della disponibilità di ogni membro del team e consente la facile assegnazione delle attività.

  • Opzioni per creare flussi di lavoro personalizzati, unici per il tuo modo di lavorare.

È probabile che ogni team creativo abbia le proprie esigenze quando si tratta gestione di progetto. Quindi, maggiore è la flessibilità che hai nella tua piattaforma di gestione dei progetti, meglio è.

Ovviamente non si tratta solo di flessibilità. Questa non è una sorta di convenzione dei contorsionisti.

Un altro vantaggio chiave del software di gestione dei progetti è che può fornire modi per tenere traccia del tempo speso per singole attività all'interno di un progetto. Quando arriva il momento della fatturazione, puoi utilizzare i record del monitoraggio del tempo per spiegare al cliente perché il lavoro ha richiesto esattamente tutto il tempo.

La gestione del progetto può anche fornire uno spazio utile per collaborare con i clienti nel contesto. Questo modo di lavorare insieme aiuta a garantire che tutto il lavoro del progetto venga acquisito e salvato in un luogo facile da trovare.

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3 P per iniziare con la gestione creativa del progetto: piattaforma, persone, processo

A questo punto, speriamo che tu abbia imparato una o due cose su come funziona la gestione creativa dei progetti. È un processo che non è privo di sfide, soprattutto perché un approccio gestito può essere uno shock culturale per alcune persone creative.

Se sei interessato a far iniziare al tuo team la gestione dei progetti creativi, ti consigliamo di adottare un approccio "3 P". (E sì, abbiamo inventato quel nome: com'è quello per la brillantezza creativa?)

La prima P nelle 3 P sta per Platform. Quale piattaforma di gestione dei progetti digitali utilizzerai per fornire i tuoi progetti creativi?

Saremmo naturalmente lieti se lo facessi prova il lavoro di squadra gratuitamente, ma comprendiamo che possiamo sembrare un consulente di parte su questo punto particolare. In ogni caso, assicurati di scegliere un software di gestione dei progetti che sia abbastanza flessibile da promuovere un approccio creativo e abbastanza intuitivo da consentire a tutti di partecipare facilmente.

La seconda P è People. Chi sarà responsabile della gestione del tuo progetto creativo?

Se fai parte di un piccolo team creativo, è probabile che uno dei membri del team esistente guiderà la gestione del progetto. Questa persona (o queste persone, se la responsabilità è condivisa) dovrà apprendere gli elementi essenziali della gestione del progetto e guidare i propri compagni di squadra attraverso il processo. L'intuitività della piattaforma di gestione dei progetti diventa particolarmente importante in questo tipo di configurazione. Team o progetti creativi più grandi possono essere in grado di assumere un project manager creativo, che guiderà il team in ogni fase del ciclo di vita del progetto.

Infine, la terza P sta per Processo. Quali sono le specifiche del processo di gestione del progetto che utilizzerai per realizzare il tuo progetto creativo? Il processo scelto dovrebbe essere completamente documentato e reso disponibile ai membri del team come parte della documentazione del progetto archiviata sulla piattaforma di gestione del progetto.

Con la piattaforma giusta, le persone giuste e il processo giusto, sarai pronto a sfruttare il tuo potenziale creativo attraverso la gestione del progetto.