Autentico è un'agenzia digitale con sede a Houston, in Texas, che si concentra su un approccio olistico e integrato per trovare clienti, catturare la loro attenzione e attirarli sui siti web dei loro clienti. Il loro lavoro comprende motori di ricerca, siti web di settore, social media e altro ancora. Attraverso il content marketing, la SEO, le PR online, la ricerca a pagamento e i social media, Bonafide fornisce informazioni e servizi fruibili che soddisfano le attuali richieste del mercato.

Shareef Defrawi, proprietario e presidente di Bonafide, ha provato diversi strumenti e processi di gestione dei progetti per la sua azienda in crescita, ma alla fine ha scelto Teamwork Projects. Ecco come il software lo ha aiutato a migliorare la comunicazione, a chiarire le scadenze e a consentire al suo team di concentrarsi sull'ottenere più lavoro.

Le sfide

Bonafide è un'agenzia digitale che affronta molti degli stessi problemi di crescita di tutte le aziende di successo: migliorare l'efficienza, gestire le scadenze, semplificare la messaggistica e creare un registro di ciò che è stato realizzato. All'inizio dell'azienda, si sono rivolti a Basecamp per aiutare a gestire le complesse e in continua evoluzione delle esigenze del digitale campagne di marketing che hanno progettato.

“Il modello di semplicità di Basecamp è stato utile all'inizio perché non avevamo bisogno di dedicare molto tempo all'apprendimento del sistema, ma lo abbiamo superato rapidamente. In meno di un anno, abbiamo dovuto cercare un'altra soluzione perché alcuni dei nostri requisiti funzionali di base non venivano soddisfatti ".

La gestione delle attività era una delle limitazioni principali che incontravano con Basecamp perché non offriva funzionalità avanzate per le attività. I membri del team in buona fede avevano bisogno di strumenti che potessero adattarsi a tutti gli incarichi di progetto che facevano, come l'assegnazione di compiti in privato o a un gruppo di persone. E volevano un modo semplice per tenere traccia del tempo in ogni attività in modo da avere un modo per stimare quanto bene stavano rispettando i budget.

Bonafide aveva anche una lunga lista di altri requisiti che avrebbero aiutato a mantenere tutte le attività di gestione dei progetti all'interno di un'unica soluzione software con un'interfaccia utente intuitiva. Non volevano passare a un'app per il monitoraggio del tempo, un'altra per la messaggistica istantanea e un'altra ancora per l'archiviazione di documenti e file.

I membri del team in buona fede hanno ricercato diversi sistemi di gestione dei progetti leader tra cui Asana e Trello per trovare la soluzione migliore, ma ognuno aveva dei limiti che impedivano i loro flussi di lavoro. Dopo aver esaminato altre recensioni online e aver sollecitato i referral dei colleghi, hanno finalmente trovato i progetti di lavoro di squadra.

“La sfida di gestire tutte le parti in movimento di una campagna di marketing digitale collaborando internamente e con i clienti ci ha spinto a cercare una soluzione nei progetti di lavoro di squadra ".

La soluzione

Passare da Basecamp a Teamwork Projects è stato estremamente semplice grazie all'integrazione personalizzata che ha permesso di trasferire tutti i dati in pochi click. Una volta effettuato il passaggio, il team di Bonafide si è praticamente preso cura dell'intero processo di onboarding da solo, senza bisogno di una formazione approfondita.

“L'intero processo è andato davvero liscio. L'adozione è stata rapida e indolore e non credo che abbiamo mai dovuto contattare l'assistenza clienti per chiedere aiuto. "

La prima caratteristica che ha catturato l'attenzione del team sono state le molteplici funzioni delle caratteristiche delle attività, che consente loro di assegnare attività a individui, gruppi di membri del team e clienti. Utilizzando le impostazioni di privacy granulari, i membri del team possono assegnare attività a un cliente senza concedere loro l'accesso a tutti i materiali di un progetto. Le priorità delle attività consentono ai team leader e ai membri di chiarire quali elementi dovrebbero andare in cima all'elenco delle cose da fare, eliminando riunioni lunghe o chiarimenti avanti e indietro. E quando i team leader devono valutare lo stato di avanzamento o la distribuzione del carico di lavoro su un progetto, dispongono di diversi strumenti di reporting che offrono panoramiche del progetto selezionate per scadenza, assegnazioni di attività, tempo impiegato e altro ancora.

“Avere questa flessibilità con le attività offre al nostro team la libertà di dedicare più tempo concentrandosi sul proprio lavoro invece di valutare il progetto per vedere quali passaggi dovrebbero essere successivi ".

Il monitoraggio del tempo è ora molto più accurato e funzionale grazie a Integrazione del raccolto con progetti di lavoro di squadra. Non solo c'è un timer per ogni attività e sottoattività, ma tutto il tempo registrato può essere rapidamente esportato in Harvest per rendere semplice la fatturazione.

“L'intero team ama i progetti di lavoro di squadra! È senza dubbio il nostro strumento di gestione dei progetti preferito sul mercato e il primo elemento sulla mia barra dei preferiti ".

I benefici

Da quando Bonafide ha iniziato a utilizzare i progetti di lavoro di squadra nel 2012, i membri del team hanno notato un notevole aumento dei completamenti puntuali e fluidi dei progetti. Questo aumento dell'efficienza operativa inizia il primo giorno di un nuovo progetto con modelli precaricati e parametri di scadenza caricati. Continua in ogni fase del progetto con strumenti di reporting di facile lettura che forniscono un'analisi rapida e accurata sui progressi di ogni team.

“Ho un facile accesso e visibilità in tempo reale a tutti i progetti in corso in azienda. I progetti di lavoro di squadra mi fanno risparmiare molto tempo perché non devo fare il check-in con il team per gli aggiornamenti. "

Bonafide include i clienti su Teamwork Projects e spesso commentano quanto sia facile utilizzare il software da soli. Ciò consente a tutti di risparmiare tempo: i clienti fanno meno domande su dove trovare documenti o utilizzare il software e i membri del team Bonafide hanno meno interruzioni da questo tipo di domande. I referral stanno arrivando anche a causa della rapidità con cui il team Bonafide può fornire un prodotto finito.

“Quando i clienti possono vedere ogni attività e traguardo, sanno cosa aspettarsi perché fanno parte del processo. Ciò aumenta la loro fiducia in noi, il che porta più elogi del passaparola e affari ripetuti ".

Oggi, Teamwork Projects è completamente integrato nella cultura aziendale, poiché i commenti delle sessioni di strategia di gruppo, la collaborazione improvvisa e il feedback dei clienti possono essere rapidamente convertiti in un'attività o trasmessi al membro del team che può rispondere rapidamente.

“La conclusione è che i progetti di lavoro di squadra semplificano il nostro lavoro. I nostri clienti sono ogni giorno più felici e il software continua a migliorare. Quando trovi una risorsa che consente al tuo team di lavorare in modo più efficiente mentre la tua azienda continua a crescere, rimani con essa ".