In questo post, esamineremo le principali funzionalità di comunicazione in Teamwork e come utilizzarle per migliorare l'efficienza, ridefinire le priorità del lavoro e rivendicare il tempo per il tuo team.


Ogni volta che parliamo ai clienti dell'impatto che il lavoro di squadra ha avuto sulla loro attività, una delle cose fondamentali che sentiamo ripetutamente è quanto sia migliorata la loro comunicazione. Poiché ora tutte le loro comunicazioni possono essere eseguite tramite Teamwork, ogni istanza ha più contesto, tracciabilità e scopo, consentendo loro di ridurre il volume di posta elettronica e portando a un enorme aumento dell'efficienza. Allo stato attuale, molte persone trascorrono metà della giornata lavorativa solo a discutere la propria casella di posta elettronica. È facile dedicare tanto tempo alla gestione delle tue email quanto lo fai effettivamente al lavoro, ed è ancora più facile lasciarsi distrarre da domande o attività che non sono necessariamente una priorità quando lo fai. Con Teamwork, puoi capovolgere quel copione. Invece di lasciare che la comunicazione determini il tuo lavoro, come spesso accade quando si risponde in modo reattivo alle e-mail e alle richieste in arrivo, puoi usarla per ottenere risultati. Dando priorità al lavoro e all'elenco delle attività e alla comunicazione in giro loro, ti stai assicurando di dare sempre la priorità a ciò che deve essere fatto e di lavorare per fornire risultati tangibili. Ecco la nostra guida alle migliori pratiche per i diversi tipi di funzioni di comunicazione in Teamwork: cosa sono, quando usarle e come puoi usarle in tandem per aiutarti a comunicare in modo più chiaro, conciso e premuroso.

1. Chat incorporata e canali di progetto

Teamwork ha una funzione di chat istantanea incorporata, che ti consente di conversare facilmente con il resto del tuo team e dell'organizzazione da qualsiasi luogo all'interno di Teamwork. Ciò fornisce anche la possibilità di impostare i canali del progetto. Un canale del progetto è un canale di chat che puoi creare direttamente da un progetto e include automaticamente tutti gli utenti del progetto. Questo è l'ideale quando si avvia un progetto e si desidera allineare tutti, condividere gli aggiornamenti durante i progressi e chiedere un feedback immediato al momento.

Ottimo per:

  • Feedback immediato

  • Rapido processo decisionale di gruppo

Non così eccezionale per:

  • Condivisione di informazioni critiche sul progetto

  • Chiedere alle persone di fare delle cose (creare invece un'attività!)

2. Messaggi di progetto

La funzione messaggi è un ottimo modo per distribuire importanti informazioni sul progetto. Idealmente, useresti messaggi per la comunicazione che non richiedono feedback immediato o che non richiedono una risposta. I messaggi consentono agli utenti del progetto di rivedere tutte le informazioni importanti condivise sul progetto e sui documenti o collegamenti associati all'interno. È anche un buon posto per avere una discussione più ponderata, poiché le persone possono dedicare del tempo a riflettere sul feedback prima di rispondere. Ecco alcuni suggerimenti per strutturare il tuo messaggio:

  • Rifletti sul titolo del messaggio. Dovrebbe essere diretto, al punto e chiarire ai lettori di cosa tratta il messaggio.

  • Un thread dovrebbe essere dedicato a un solo argomento. Se qualcuno solleva un'altra discussione, è meglio spostare questa conversazione nel posto appropriato, altrimenti la conversione va fuori punto e il filo del messaggio non diventa più un luogo affidabile di registrazione.

  • Pensa attentamente a chi dovrebbe essere incluso nel thread del messaggio. Se non sei sicuro, crediamo nella comunicazione eccessiva piuttosto che nella comunicazione insufficiente; se diventa troppo, la persona può "silenziarsi" smettendo di seguire.

  • Prova a numerare i tuoi punti. Questo può aiutare a evitare confusione chiarendo chi sta parlando di cosa. Qualsiasi risponditore può quindi tornare con riferimento al punto 1, punto 2 e così via.

  • Tieni tutto insieme. Se stai inviando la documentazione per la revisione, salvala nell'area dei file o dei link del progetto per assicurarti che tutti abbiano accesso.

  • Rendi chiari i passaggi successivi. Sii molto chiaro se è necessaria un'azione di follow-up o un feedback, una data di scadenza incombente o qualsiasi altra urgenza.

Ottimo per:

  • Condivisione di aggiornamenti importanti con le principali parti interessate

  • Distribuzione delle informazioni chiave sul progetto

Non così eccezionale per:

  • Feedback rapido o processo decisionale

  • Chiedere alle persone di fare delle cose (creare invece un'attività!)

3. Commenti attività

I commenti sulle attività sono essenziali per la comunicazione quotidiana, in particolare per quanto riguarda i pezzi di lavoro. Commenti ti consente di comunicare con il contesto chiedendo chiarimenti o richiedendo maggiori informazioni, o addirittura avvisando qualcuno che l'attività è stata completata. In questo modo, puoi tenere insieme tutta la comunicazione relativa a ogni singola opera.

Ottimo per:

  • Chiarire i dettagli dell'attività

  • Fornire aggiornamenti su attività specifiche

  • Tenere un registro delle discussioni relative a un lavoro specifico

Non così eccezionale per:

  • Distribuzione di importanti informazioni sul progetto

  • Ottenere un feedback immediato

4. Reazioni emoji

Sebbene siano meglio conosciuti per l'elemento di divertimento che apportano a qualsiasi forma di comunicazione, gli emoji possono anche far risparmiare molto tempo quando si tratta di scrivere risposte. Il tuo team può utilizzare gli emoji per riconoscere rapidamente di aver letto o visto un messaggio, senza dover formare un inutile percorso di risposta.

Ottimo per:

  • Segnalazione di approvazione o accordo

  • Indica che hai letto qualcosa

  • Mostrare ai colleghi che ami il loro lavoro

Non così eccezionale per:

  • Fornire informazioni ad attività o commenti specifici

5. Rispondi via e-mail

A volte, semplicemente non puoi evitare la tua posta in arrivo. Ad esempio, potresti avere a che fare con stakeholder esterni che non hai ancora aggiunto come collaboratore al tuo account Teamwork. In questa situazione, ti abbiamo anche reso facile interagire rapidamente con il tuo lavoro in Teamwork senza lasciare la tua casella di posta in arrivo (puoi leggere ulteriori informazioni su come eseguire questa operazione qui e qui). Ciò è utile anche quando controlli la posta elettronica in viaggio tramite il telefono.

Ottimo per:

  • Interagire con attività e messaggi in movimento

Non così eccezionale per:

  • Creazione di un aggiornamento da inviare alle principali parti interessate

  • Allegare documentazione importante

Come utilizzi queste funzionalità di comunicazione in Teamwork? Condividi i tuoi casi d'uso e i migliori suggerimenti per la gestione del rumore nei commenti qui sotto.