La creazione e la gestione di un team remoto richiede con successo alcune considerazioni e strumenti speciali: ecco cosa abbiamo imparato.


Crediamo nell'assunzione delle persone giuste, ovunque si trovino. Per noi questo significa reclutare e assumere dipendenti remoti. Solo perché qualcuno non si trova fisicamente nel quartier generale non significa che non sia perfetto per il nostro team. In questo momento, Teamwork.com ha 15 dipendenti remoti in 8 paesi diversi e sono una parte vitale del nostro team.

Una volta che abbiamo iniziato ad assumere in remoto, abbiamo dovuto creare una cultura che abbracci i dipendenti remoti perché la cultura è fondamentale per una collaborazione efficace. Se i dipendenti non si sentono coinvolti nelle persone con cui lavorano e nell'azienda nel suo insieme, è facile per loro perdere di vista il motivo per cui il loro lavoro quotidiano è importante.

E quando i tuoi dipendenti non sono geograficamente connessi, una vivace cultura aziendale non si verifica solo per impostazione predefinita. Devi crearlo in base alla progettazione.

Progettare una cultura significa creare un ambiente in cui le persone si fidano dei propri compagni di squadra e si sentano in grado di svolgere il proprio lavoro al meglio. Si sentono responsabili nei confronti delle persone con cui lavorano e motivati a fare la loro parte.

Utilizzando la nostra esperienza, abbiamo stabilito un sistema in tre fasi che ci ha aiutato a creare un fiorente team remoto dove tutti si sentono connessi indipendentemente da dove si trovano.

Ecco come funziona:

1. Costruire relazioni attraverso il tempo faccia a faccia

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La dura verità: quando si crea un qualsiasi tipo di cultura aziendale, non c'è nulla che possa sostituire il tempo faccia a faccia.

Progetto Aristotele di Google ha creato uno studio che ha diviso 699 persone in gruppi più piccoli e ha dato loro compiti da svolgere. Alcuni di questi piccoli gruppi completavano gli incarichi più rapidamente di altri e c'erano ragioni concrete per farlo. Sebbene tutte le migliori squadre avessero diverse "norme di gruppo" o tipi di cultura, tutte avevano una cosa in comune: le squadre di maggior successo hanno ottenuto il punteggio più alto in termini di "sensibilità sociale media". In altre parole, avevano un livello più alto di comprensione di come si sentivano i membri del team.

Comprendere le persone con cui lavori ti consente di collaborare in modo positivo ed efficiente. Tuttavia, cogliere spunti importanti o "Leggere la mente negli occhi", come lo chiamano, è impossibile quando non sei nello stesso posto. L'utilizzo della chat video per le riunioni è il primo passo, ma non è l'intera soluzione. I ritiri aziendali e gli incontri sono sorprendenti, ma possono essere costosi e di solito sono rari. Ottenere quel tempo faccia a faccia con i lavoratori remoti non è impossibile, ma devi prendere provvedimenti concreti per coltivarlo nella tua agenzia.

Soluzione: tempo in-house iniziale

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In Teamwork.com, ogni nuovo membro del team trascorre tre mesi internamente per conoscersi meglio. Avviare nuove assunzioni con il resto del team prima che inizino a lavorare in remoto li immerge completamente nella cultura aziendale. È un momento cruciale, perché costruire quelle relazioni stabilisce quella "sensibilità sociale" di cui tutti i team hanno bisogno per lavorare in modo efficiente.

Non è una regola rigida che ogni dipendente rimanga per tre mesi interi (alcune persone hanno obblighi familiari), ma anche un po 'di tempo iniziale faccia a faccia aiuta a creare una cultura in cui i compagni di squadra sono coinvolti l'uno nell'altro.

Soluzione: chat video sui social

Pianificare del tempo, come i colloqui sul water cooler, per i membri del team remoto per chattare con altri compagni di squadra tramite chat video può aiutarli a sentirsi coinvolti nelle persone con cui stanno lavorando. Le connessioni faccia a faccia tra i compagni di squadra avvengono organicamente all'interno di un ufficio, ma è molto più difficile che ciò avvenga naturalmente con qualcuno che è fisicamente rimosso dallo spazio dell'ufficio.

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Rendi questi discorsi sul dispositivo di raffreddamento dell'acqua una politica aziendale ogni due settimane (piuttosto che una raccomandazione) e programmali sul calendario. Ciò garantisce che quelle connessioni importanti avvengano effettivamente e non vengano rimandate a favore di altri lavori. Società di consulenza La vita incontra il lavoro raccomanda inoltre di programmare sessioni sociali a livello di team, oltre a colloqui sul dispositivo di raffreddamento dell'acqua tra individui. Suggeriscono happy hour virtuali o coffee break, che sono orari programmati (ma non obbligatori) per il legame a livello di squadra. In questi videoritrovi di chat video a livello di team, non è consentito parlare ininterrottamente: è solo una bella occasione per i membri del team di conoscersi.

2. Dai un'occhiata alla loro giornata lavorativa

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Dopo aver costruito relazioni, devi assicurarti di avere una visione completa della giornata lavorativa di ogni dipendente. Quando qualcuno è seduto in ufficio con te, è facile vedere il duro lavoro che sta facendo e come fa il possibile per un cliente esigente. Se restano fino a tardi, lo saprai. Se stanno lottando con un progetto difficile, puoi vederlo sulla loro faccia.

Ma un dipendente remoto non viene ricompensato allo stesso modo per andare oltre. È impossibile vedere tutte le piccole cose che fanno per il successo dell'agenzia, quindi gran parte del loro lavoro passa inosservato e, con esso, i loro contributi possono essere trascurati.

La trasparenza nelle giornate dei dipendenti remoti non riguarda il controllo del loro flusso di lavoro, ma lo sviluppo di una cultura in cui i membri del team si sentano apprezzati e responsabili. In Teamwork.com, ogni trimestre vengono assegnati i premi "Teamwork Legend". Questo è un modo per mostrare il nostro apprezzamento per i nostri colleghi, prendendo nota di qualcosa di impressionante e mettendo in risalto l'ottimo lavoro di qualcuno.

I risultati, grandi e piccoli, accadono ogni giorno e l'idea alla base di questo è di premiare le persone per il loro contributo all'azienda, ai loro team, al prodotto e all'azienda. "Teamwork Legends" ottiene un certificato e (se ha sede in Irlanda) 50 € One4All buono regalo o (se sono remoti) $ 50 di merce tecnologica su Amazon. Ecco alcuni strumenti su cui facciamo affidamento per creare consapevolezza su ciò di cui hanno bisogno le nostre "leggende" e su quali contributi stanno offrendo ogni giorno:

Soluzione: monitoraggio in tempo reale

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Non è necessario fatturare a ore affinché la tua agenzia possa farlo trarre vantaggio dal monitoraggio del tempo. Non si tratta di essere il "Grande Fratello" e di gestire al meglio i tuoi dipendenti. Si tratta di ottenere informazioni dettagliate sulla loro giornata lavorativa, in modo da poterli ricompensare in modo appropriato.

Integrare Progetti di lavoro di squadra con un'app come TimeDoctor ti darà una visione completa e in tempo reale del flusso di lavoro dei tuoi dipendenti. Puoi controllare in tempo reale a quale attività stanno lavorando i progetti di lavoro di squadra e ottenere rapporti giornalieri o settimanali su come tutti trascorrono il loro tempo. L'integrazione di TimeDoctor è flessibile, quindi puoi vedere molti (o pochi) dettagli sui risultati giornalieri dei membri del tuo team.

Ancora una volta, non si tratta di monitorare i tuoi dipendenti, si tratta di essere in grado di vedere quando hanno bisogno di una mano o come puoi aiutarli a renderli più produttivi. Quando qualcuno è in ufficio, puoi dire: "Ehi, cosa stai facendo? Bisogno di qualche aiuto?" in modo informale. Ma per farlo con un lavoratore remoto, devi eseguirne il ping in chat che può sembrare più invadente. Guardare i rapporti dei tuoi dipendenti, in tempo reale o alla fine della settimana, significa che sai di più su dove hanno bisogno del tuo aiuto senza che debbano chiedertelo.

Soluzione: scegli gli strumenti giusti

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L'utilizzo di strumenti collaborativi promuove la trasparenza del flusso di lavoro perché puoi vedere esattamente cosa stanno facendo i tuoi dipendenti in un dato momento. Ancora una volta, non si tratta di sorvegliarli, ma di dare loro il credito che meritano per il lavoro che svolgono. Poiché gli strumenti del flusso di lavoro forniscono trasparenza per tutti, i tuoi dipendenti non si sentiranno come se li stessi "controllando" inutilmente o gestendoli in modo microscopico. In effetti, vedere ciò su cui stanno lavorando tutti gli altri in azienda li ispirerà a lavorare di più. Ecco alcuni dei nostri tipi di strumenti preferiti per una collaborazione trasparente:

  • Software per la gestione dei progetti. Uno strumento di gestione del progetto come Progetti di lavoro di squadra tiene un registro online di chi è responsabile di cosa, in modo che nessuna attività scivoli via e tutto viene eseguito in tempo.

  • Sistemi di collaborazione per documenti. Il sistema di collaborazione documentale di Quip ha un feed, in cui puoi vedere a cosa stanno lavorando tutti nella tua azienda in un dato momento.

  • Strumenti di chat. Chat di lavoro di squadra è un modo rapido e sincrono per comunicare con tutto il tuo team. Utilizzando uno strumento di chat è possibile ottenere risposte a domande rapide senza e-mail avanti e indietro.

3. Fornisci loro informazioni sul "quadro più ampio"

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Una volta che hai costruito relazioni e ti sei dato una finestra sul lavoro dei tuoi dipendenti, devi dare loro una finestra sulla tua. Le agenzie hanno il secondo tasso di turnover più alto di qualsiasi settore (30%). Per mantenere i tuoi dipendenti investiti e i tuoi tassi di turnover bassi, i tuoi dipendenti devono vedere il "quadro più ampio" dell'azienda. La trasparenza nella crescita dell'azienda li aiuterà a capire il loro ruolo nel far funzionare l'agenzia e ad assicurarsi di non smettere alla prima possibilità di uno stipendio maggiore. Poiché le conversazioni sugli obiettivi a livello di team non possono avvenire naturalmente a pranzo o al refrigeratore d'acqua per i lavoratori remoti. Il tuo lavoro è coltivarli.

Soluzione: uno contro uno

Il monitoraggio degli obiettivi personali a lungo termine può aiutare i tuoi dipendenti a sentirsi coinvolti nell'azienda e a renderli più propensi a restare nei paraggi. Ad esempio, se la tua agenzia cerca costantemente di acquisire nuovi clienti, un obiettivo potrebbe essere una proposta cliente a settimana, due contratti chiusi al mese e venti all'anno.

Consigliamo chat video mensili individuali in cui puoi sederti con i tuoi dipendenti e discutere se stanno raggiungendo i loro obiettivi. Questi incontri individuali non sono revisioni formali e spaventose delle prestazioni: sono strumenti per fornire informazioni su come i tuoi dipendenti possono portare il loro lavoro al livello successivo.

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La pianificazione di questi incontri personali ti aiuta a tenerti in contatto con ciò di cui i tuoi dipendenti hanno bisogno per raggiungere i loro obiettivi, ma fanno anche sapere ai tuoi dipendenti che il loro successo è importante per te. Dato che sanno che sei dalla loro parte, avranno maggiori probabilità di rimanere con la tua agenzia.

Soluzione: riunioni a tutte le mani

Le riunioni settimanali a tutte le mani motivano il tuo team monitorando gli obiettivi a livello di team. Riuscire a ricapitolare la settimana con i lavoratori remoti in chat video è un modo semplice per creare connessioni personali. Ogni persona viene a conoscenza di successi e frustrazioni in tutto il team invece di sentirsi separati nei silos dei progetti dell'agenzia.

Noi usiamo Ingrandisci per la chat video perché, a differenza di altre app di chat video, ci consente di vedere tutti contemporaneamente. Sembra più un incontro di persona che altre app che abbiamo provato. Un grande incontro a tutte le mani dovrebbe consentire alcuni momenti per riconoscere il grande lavoro individuale e poi inserirlo nel contesto del progresso dell'agenzia nel suo complesso. Ad esempio, se ti congratuli con qualcuno per aver concluso un contratto chiave, indica quante offerte sono state chiuse quest'anno (e se stai raggiungendo gli obiettivi del team). Sebbene possa non essere essenziale per i dipendenti conoscere le metriche di successo, condividerle può aiutare a creare cameratismo e motivare tutti a lavorare sodo per il successo dell'agenzia.

Resta in contatto con membri del team appassionati in tutto il mondo

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Quando molte aziende parlano dei vantaggi della creazione di un team remoto, parlano di come amplia il pool di talenti da cui possono attingere.

Per noi è qualcosa di più. In Teamwork, quando assumiamo qualcuno in un altro paese, non portiamo solo i migliori talenti, ma portiamo persone che la pensano allo stesso modo che condividono la nostra visione da tutto il mondo. La nostra solida cultura aziendale trascende la posizione fisica perché vogliamo assicurarci che le persone più appassionate possano farne parte, indipendentemente dal fatto che provengano da Cork o dalla California. Se pensi che ti piacerebbe far parte della squadra, abbiamo un sacco di ruoli aperti per i quali puoi candidarti oggi.

Hai avuto un grande successo nel costruire la cultura aziendale con dipendenti remoti? Ci piacerebbe sentire i tuoi suggerimenti nella sezione commenti qui sotto!