Las Olas Tech è un'agenzia di marketing digitale guidata da un team di professionisti del marketing digitale. Dai loro uffici a Miami, Florida (USA), forniscono social media marketing, sviluppo di siti Web, SEO e campagne pubblicitarie in modo che i clienti possano creare connessioni autentiche con il loro pubblico ideale.

Jeff Mendelson, fondatore di Las Olas Tech, vide che la sua azienda stava crescendo oltre i limiti delle funzionalità di Basecamp e aveva bisogno di un software di gestione dei progetti che potesse aiutare il suo team di casa e i lavoratori remoti a organizzare attività, file e comunicazioni da qualsiasi luogo. Si è rivolto a Teamwork Projects per trovare soluzioni e ha visto un aumento significativo della produttività nel suo team e un feedback positivo da parte dei clienti.

“Consiglio i progetti di lavoro di squadra a tutti coloro che ascolteranno: soloprenuers che sono appena agli inizi, aziende non tecnologiche e chiunque abbia bisogno di registrare e tenere traccia delle responsabilità con clienti o clienti chiunque al di fuori della loro posizione.

Le sfide

Per anni Jeff è stato un fan di Basecamp 1.0, utilizzandolo per coordinare le attività del suo team. Era anche un fan del fondatore di Basecamp Jason Fried e della frontiera degli affari che ha descritto nel suo libro Rielaborazione. Ma quando Basecamp è passato alla nuova piattaforma, la funzione di monitoraggio del tempo è scomparsa, il che ha rimosso un componente critico per il flusso di lavoro dell'azienda quando si trattava di gestire i lavoratori remoti.

“Per fortuna, Rielaborazione mi ha insegnato che anche i fondatori di Basecamp non hanno paura di abbandonare funzionalità che non hanno trovato utili, quindi ho deciso di prendere spunto e trovare un'altra soluzione ".

Le priorità per il nuovo software includevano le integrazioni con altre importanti piattaforme SaaS, come Google Drive e Dropbox, poiché si trattava di programmi che il suo team e i suoi clienti utilizzavano frequentemente per creare e condividere file. Jeff desiderava anche funzionalità di tracciamento del tempo e reporting delle attività facili da usare, in modo che il suo team potesse concentrarsi sul proprio lavoro invece di dedicare tempo alla registrazione dei propri progressi quotidiani in complicati software di pianificazione e organizzazione delle attività. Las Olas Tech aveva bisogno di un modo migliore per interagire anche con i membri del team e con i clienti. Basecamp non offriva impostazioni sulla privacy che consentissero loro di condividere file e informazioni importanti senza dare a tutti l'accesso a tutte le conversazioni e le attività all'interno del progetto.

“Un'interfaccia utente intuitiva era in realtà una delle mie principali preoccupazioni per una nuova piattaforma. Volevamo rendere più facile per tutti svolgere più lavoro senza che il software si intromettesse ".

La soluzione

L'onboarding più semplice è stato sicuramente uno dei punti di forza dei progetti di lavoro di squadra. Non appena il team di Jeff ha iniziato a lavorare con il software, stava organizzando progetti che lo utilizzavano e in breve tempo hanno adottato nuove funzionalità nei loro flussi di lavoro. Ora, Jeff si è avvicinato a una (semplice) scienza.

“Per i nuovi dipendenti e clienti, mi piace poterli inviare a video introduttivo di due minuti sul sito Web Teamwork.com. Successivamente, programma una chiamata di 15 minuti per spiegare alcune delle funzionalità che utilizziamo di più, e il gioco è fatto! Fatto e fatto!"

Anche se l'onboarding è stato un gioco da ragazzi, spostare tutti i dati di Las Olas Tech da Basecamp a un'altra piattaforma ha innervosito Jeff. Sapeva di aver bisogno di strumenti migliori, ma non voleva cambiare e perdere tutte le informazioni sul progetto che aveva costruito nel corso degli anni. Fortunatamente, il Importatore di Basecamp inserire tutti i dati direttamente nei progetti Teamwork con pochi clic. Il team è attivo e funzionante sui progetti di lavoro di squadra da cinque anni e ha perfezionato i propri processi. Ogni membro del team sa come impostare permessi su ogni progetto in modo che siano possibili conversazioni pubbliche e private. I clienti che desiderano rivedere i progressi su base regolare possono avere accesso a quelli e per i clienti che desiderano solo aggiornamenti regolari, il team utilizza il funzionalità di reporting in progetti di lavoro di squadra.

“Ottenere aggiornamenti per i clienti o il team è così semplice con gli strumenti in Progetti perché la generazione di rapporti è facile, veloce e indolore ".

Teamwork Projects sta anche semplificando la collaborazione con clienti e membri del team in tutto il mondo. Jeff ha assunto il suo primo responsabile aziendale online presso Las Olas Tech e le ha fatto creare SOP (procedure operative standard) che hanno inserito nei progetti di lavoro di squadra insieme alle attività basate su modelli che hanno creato. Indipendentemente da dove si trovino i membri del team, possono accedere a questi documenti chiave e adattarli secondo necessità man mano che gli aggiornamenti software o i fornitori di servizi cambiano.

“Dico ai miei clienti e ai membri del team che non importa se sei dall'altra parte della strada o dall'altra parte del mondo: per me sei remoto. Abbiamo bisogno di un mezzo efficace per comunicare e collaborare per far funzionare questa relazione, e Teamwork Projects è lo strumento migliore che ho trovato per farlo. "

I benefici

Avere una chiara direzione per i membri del team e un canale di comunicazione migliorato per i clienti ha permesso a tutti di recuperare più ore per un lavoro produttivo. Il tempo sprecato alla ricerca di informazioni o all'inseguimento di conversazioni e-mail è andato e tutti i partecipanti a un progetto hanno le informazioni più aggiornate in ogni momento.

“Il ROI è incommensurabile. Tutti, dal nostro team ai clienti e agli appaltatori, sanno cosa fare, come farlo e come effettuare il check-in. Rende il nostro lavoro quotidiano molto più semplice ".

Elenchi di attività, la gestione delle attività e la trasparenza hanno dato a tutti maggiore responsabilità e altri strumenti per portare avanti i progetti senza molte domande o riunioni di follow-up. Jeff afferma che ridurre il numero di riunioni di gruppo e 1 a 1 è stato un enorme risparmio di tempo.

Quando il team di Jeff si imbatte in domande con i progetti di lavoro di squadra, che si tratti di come funziona una funzionalità o di come possono semplificare ulteriormente i flussi di lavoro, il supporto è sempre disponibile. Poiché i video sono rapidi e specifici, il team non perde tempo a conoscere una nuova funzionalità.

Teamwork Projects tiene insieme Las Olas Tech dal 2012 e con l'espansione delle loro esigenze, anche le funzionalità, le integrazioni e il supporto. Jeff non può immaginare di superare una giornata lavorativa senza di essa.

“Onestamente, Teamwork Projects è l'unico modo per rotolare. Da un semplice elenco di cose da fare alla gestione di progetti più grandi, tiene tutto sotto controllo. Senza di essa, saremmo nel medioevo. "