Le biblioteche aziendali sono la norma negli studi legali, ma lontane dallo standard in altri campi, eppure sono un approccio pratico e attento al budget alla conoscenza condivisa e alla gestione delle risorse.

Le biblioteche possono ospitare libri tecnici, guide editoriali di riferimento, campioni di materiale o persino archivi di guide utente. Siamo fan delle biblioteche per ufficio ed entusiasti di condividere i vantaggi che stiamo godendo di una biblioteca per ufficio qui in Teamwork.com HQ.

Ecco che stai scrivendo o codificando come se non ci fosse un domani, quindi devi controllare qualcosa. Le informazioni non sono online, quindi hai bisogno di quel libro che hai visto leggere il tuo collega all'inizio della settimana. Vai nel suo ufficio e lei non c'è e il libro è sparito.

In posti normali, potresti andare nel panico, ma se hai una biblioteca dell'ufficio dedicata, sapresti che il libro è probabilmente di nuovo sullo scaffale e puoi prenderlo in prestito e portare a termine il lavoro come un capo.

Non è una bella sensazione sapere esattamente dove si trova qualcosa di cui hai bisogno? Bene, questo non è l'unico vantaggio per una biblioteca sul posto di lavoro, eccone altri tre:

1. Risparmia denaro. Invece di acquistare lo stesso libro per ogni dipendente che potrebbe aver bisogno di consultarlo, puoi acquistarne uno (o due se è il libro più in voga dai tempi della carta a fette) per una libreria condivisa. Questo fa molto per i libri tecnici, medici o legali che costano un bel penny in primo luogo.

2. Informazioni coerenti. Hai la certezza che il tuo team utilizza le stesse informazioni sulle risorse e, quindi, non informazioni in conflitto per lavorare su un progetto collaborativo. Ciò è particolarmente importante nell'era dei siti Web utilizzati per guide di riferimento senza controlli ed equilibri da fonti più consolidate e modificate.

3. Costruire una risorsa e uno standard. La creazione di una biblioteca aziendale o dipartimentale, anche se è solo una libreria in un corridoio, è anche la costruzione di un bene per tutti i dipendenti e il mantenimento delle priorità. Dice a tutti che i dipendenti accurati, informati e istruiti sono rispettati e supportati. Questo, a sua volta, dà il tono ai progetti per portare lo stesso standard di eccellenza.

Il valore di una biblioteca risiede nei contenuti stessi e nel fatto che siano adatti alle esigenze del tuo posto di lavoro e alla tua azienda o al tuo dipartimento.

Il primo passo è decidere se si desidera creare una biblioteca a livello aziendale per tutti i libri condivisi o più biblioteche dipartimentali. Se l'obiettivo della tua azienda è condiviso e la maggior parte dei dipendenti lavora su progetti e attività simili, una grande libreria condivisa potrebbe essere la strada da percorrere. Tuttavia, per i dipartimenti con materiali di riferimento drasticamente diversi, le biblioteche dipartimentali sono utili.

Qui ci sono Teamwork.com HQ, abbiamo due librerie. Una biblioteca al centro dell'ufficio ospita tutti i libri per sviluppatori con gemme di programmazione (accanto alle pistole Nerf, a proposito), mentre una raccolta più piccola di guide di scrittura e grammatica è ospitata nel reparto marketing.

Questo funziona molto bene per noi, ma ogni azienda ha esigenze diverse, quindi considera ciò di cui hai bisogno dalla tua libreria prima di fare il salto. Il compito di creare una libreria potrebbe non essere così arduo come previsto. Quando sei pronto, segui questi semplici passaggi:

1. Crea un posto centrale per i libri e ideare un sistema per organizzarli, ad esempio tramite linguaggio di programmazione, stile grammaticale o genere. A volte un sistema non può essere completamente realizzato fino a quando non guardi i libri e vedi le tendenze negli argomenti. Questo è anche il momento in cui dovresti decidere se hai bisogno di un sistema di check out.

2. Chiedere al personale di lasciare i libri di proprietà dell'azienda presso la libreria. Ciò consente loro di portare da casa quelli che sono stati presi in prestito. Dopo alcuni giorni di restituzione di un lento rivolo di libri, cammina per l'ufficio e raccogli tutti i libri della biblioteca rimanenti che non vengono utilizzati attivamente.

È una buona idea informare tutti i dipendenti che lo stai facendo con 48 ore di anticipo e di nuovo qualche ora prima in modo che non pensino che tu sia proprio come l'Hamburglar con i libri.

3. Organizza i libri, lasciando un po 'di spazio in più su ogni scaffale in modo che non sia difficile rimuovere o sostituire un titolo. È anche una buona idea avere un cestino o una scatola su uno scaffale con le stampe delle guide di stile interne e dei manuali utente necessari, come per le pistole Nerf.

È una tua scelta se desideri un blocco appunti per consentire alle persone di firmare libri, in un'azienda più piccola non è essenziale.

Ora che sei convinto di aver bisogno di una biblioteca per ufficio e sai come realizzarlo, potresti avere un desiderio inspiegabile di andare a fare shopping per pannelli in legno scuro e una sedia in pelle con schienale alto in modo da poter fingere che la tua biblioteca sul posto di lavoro sia proprio fuori del gioco da tavolo Clue.

Non tutti saranno a bordo con una raccolta di libri condivisa e molti libri risiederanno ancora in singoli uffici, ma spesso ciò è positivo per i libri speciali utilizzati solo da alcuni membri del team. Nel tempo, la biblioteca principale crescerà e diventerà una vera risorsa.

Quale libro sarebbe un must nella biblioteca del tuo posto di lavoro?