Raccogli i soldi che la tua agenzia sta lasciando sul pavimento automatizzando le attività non fatturabili: riduci i tempi per rispondere alle e-mail, generare proposte e altro ancora.


La formula della redditività in un'agenzia è semplice. Più ore fatturano i tuoi dipendenti, più soldi guadagni. Ma è difficile massimizzare quelle ore fatturabili quando i tuoi dipendenti sono impantanati almeno 18.9 ore settimanali di attività non fatturabili. Ecco come potrebbe apparire questa ripartizione delle ore non fatturabili.

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Senza un'ottima gestione dei clienti o eccellenti proposte di progetto, l'intera agenzia andrebbe in pezzi, non ci sarebbe lavoro da fatturare. Si è tentati di spingere i propri dipendenti a svolgere di corsa il loro lavoro non fatturabile perché non vieni pagato per questo, ma svolgere bene ogni attività non fatturabile è necessario per mantenere a galla la tua agenzia. Quindi ecco la domanda:

“Come fai a espandere le tue ore fatturabili senza tagliare angoli sulla cura del cliente?

La risposta sia alla massimizzazione della qualità sia alla riduzione del tempo speso in attività non fatturabili è l'automazione. L'automazione riduce qua e là alcuni minuti non fatturabili e crea un sistema in cui i risultati sono coerenti e di prim'ordine. Ecco come puoi utilizzare l'automazione per ridurre 8,5 di queste ore non fatturabili per dipendente, a settimana e aumentare le entrate del 45,37%.

Riduci i tempi di risposta alle e-mail

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La gestione delle relazioni con i clienti spesso non rientra nell'ambito delle ore fatturabili contrattate anche se è una componente necessaria per mantenere eccellenti relazioni con i clienti. Il tempo speso per rispondere alle e-mail incide in profondità nella tua giornata lavorativa. Secondo uno studio del Radicati Group società di ricerche di mercato sulla tecnologia, il numero medio di email inviate al giorno è 35. Se ogni email impiega circa 3 minuti per scrivere, si perde 1 ora e 45 minuti ogni giorno solo l'invio di e-mail. Se questo suona scoraggiante, lascia che ti dia altre brutte notizie. Questa stima non include il tempo speso a leggere le e-mail o a controllarle, ma solo a rispondere. E si presume che i dipendenti controllino la posta elettronica tutto in una volta, quando gli studi hanno dimostrato che le persone di solito consentono alle e-mail di interrompere il loro flusso di lavoro durante il giorno. 35 e-mail x 3 minuti per e-mail = 105 minuti persi al giorno Tempo totale perso: 8,75 ore settimanali

Soluzione: utilizzare risposte e trigger di posta elettronica automatizzati

Riduci il tempo sprecato nelle attività di posta elettronica utilizzando risposte predefinite. Puoi crearli per diversi tipi di comunicazione con il cliente come email di consegna del progetto, follow-up, ordini del giorno delle riunioni e feedback. Sono utili anche per le email che richiedono un tocco personale. Aggiungi alcune piccole modifiche e la risposta predefinita fa ancora la maggior parte del lavoro.

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Puoi fare un ulteriore passo avanti creando un file Grilletto Zapier fra Progetti Teamwork e Scrivania Teamwork. Il trigger genererà una nuova email a un cliente per te se inizi un progetto, ne finisci uno o effettui revisioni su richiesta del cliente. Queste piccole modifiche all'automazione possono ridurre il tempo necessario per inviare un'e-mail professionale da tre minuti a un minuto, migliorando la coerenza e la qualità della comunicazione.

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Tempo totale risparmiato: 2,9 ore a settimana

Rendere sistematiche le proposte di progetto

Le proposte sono essenziali per catturare e mantenere i clienti. Sono una delle attività non fatturabili che fanno perdere tempo a perdere tempo perché richiedono i migliori sforzi e l'energia creativa dei tuoi dipendenti. Tuttavia, il processo è incredibilmente difficile da semplificare. Il lavoro creativo è imprevedibile, quindi è impossibile essere sicuri di quanto tempo ci vorrà per ottenere l'idea giusta. E se i tuoi dipendenti non elaborano con cura l'idea, tutto il loro lavoro potrebbe andare sprecato. Solo perché essi capire perché un'idea è fantastica, non significa che lo faranno i tuoi clienti. Secondo Ali Naqvi, Business Director di Neo @ Ogilvy, possono volerci fino a 6.5 ore per scrivere una proposta, anche quando è efficiente. Per qualcuno con meno esperienza, può richiedere molto più tempo. Tempo totale perso: 6,5 ore a settimana.

Soluzione: utilizzare un sistema di gestione delle proposte

Anche se il lavoro creativo alla base delle proposte potrebbe essere imprevedibile, è importante ridurre le tue attività standard può prevedere. Utilizzando un sistema di gestione delle proposte come Proposify significa che i tuoi dipendenti possono utilizzare i modelli invece di ricominciare da capo. Designando alcuni modelli a livello aziendale e utilizzandoli per ogni progetto, i tuoi dipendenti sapranno sempre da dove iniziare e non perdono tempo a fissare un documento vuoto.

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Con un sistema di gestione delle proposte, le piccole cose che richiedono molto tempo, come la creazione di sezioni, l'inserimento del nome del cliente in ogni slot e l'esportazione per l'invio, vengono eseguite automaticamente. Sul lato client, il processo di approvazione è anche semplificato con firme digitali sicure e un semplice pulsante di approvazione o rifiuto. Secondo i dati di Proposify, questo può far risparmiare tanto ai tuoi dipendenti due ore per proposta. Tempo totale risparmiato: 2 ore a settimana.

Dì addio alle riunioni improduttive

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Nel lavoro d'agenzia, le persone sono spesso escluse dai singoli progetti, quindi sono necessarie riunioni di gruppo per comunicare annunci importanti, obiettivi chiave e informazioni sullo stato del progetto. Anche se i team manager cercano di mantenere le cose semplici e veloci con riunioni di "check-in" o "aggiornamento", in cui ogni membro del team offre un rapido riepilogo della propria lista di cose da fare e degli elementi completati. Sebbene queste riunioni di check-in siano buone idee sulla carta, in pratica non sono fatturabili e spesso rappresentano un'enorme perdita di tempo. Le riunioni senza una specifica agenda dettagliata si trasformano in discussioni collaterali e interrompono il flusso di lavoro dei dipendenti.

A volte la spinta all'efficienza può effettivamente creare inefficienza.

La riunione media dura circa un'ora. Tuttavia, il tempo perso non è solo il tempo trascorso in riunione. Studi hanno dimostrato che interrompere il lavoro mirato è un'ulteriore perdita di tempo, richiedendo ai lavoratori una media di 25 minuti per tornare in pista dopo un'interruzione, oltre ai 15 minuti necessari per preparare la riunione. Tempo totale perso: 1,6 ore a settimana

Soluzione: integra il tuo strumento di gestione dei progetti con Ho fatto questo

Integrazione del software di gestione del progetto con Ho fatto questo ti offre tutti i vantaggi di aggiornare le riunioni senza aggiungere in qualsiasi momento al programma dei tuoi dipendenti. Fatto Questo tiene traccia dei risultati di tutti e li condivide a livello di team, ma integrandosi con Progetti Teamwork, non è necessario aggiornarlo manualmente. Quando selezioni un'attività o tieni traccia del tempo in Teamwork Projects, ho fatto questo registra il lavoro dei tuoi dipendenti. Alla fine della giornata, I Done This invia una sintesi delle attività che tutti hanno completato all'intera azienda, promuovendo una mentalità di squadra e aumentando la responsabilità.

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Tempo totale risparmiato: 1,6 ore a settimana.

Elimina la fatturazione manuale

62% di fatture in digitale pubblicità le agenzie richiedono ai clienti più di 60 giorni per pagare e il 94% impiega più di 30 giorni, secondo un rapporto da FastPay. Anche se alla fine riceverai il pagamento, questo avanti e indietro ti costa tempo prezioso. C'è anche tutto l'inserimento manuale dei dati coinvolti quando la tua agenzia invia le fatture, organizzando il tempo di tracciamento per cliente, poi per progetto e poi inserendolo nel documento di fattura. Questo tipo di lavoro richiede una forte attenzione ai dettagli. Se un dipendente sbaglia una fattura, non puoi contattare il cliente e dire: "Sto scherzando! Ci devi più soldi. " L'organizzazione dei registri di monitoraggio del tempo per cliente e progetto richiede almeno 15 minuti. Quindi la creazione della fattura e l'inserimento manuale delle informazioni richiedono circa 25. Ciò significa 40 minuti per fattura e ogni dipendente probabilmente completa circa 3 progetti a settimana, senza tenere conto di tutte le email di follow-up che devi inviare quando i clienti pagano in ritardo. Tempo totale perso: 2 ore a settimana.

Soluzione: integra il software di contabilità con lo strumento di gestione dei progetti

Integrando il tuo software di contabilità con Teamwork Projects, i registri delle ore dei tuoi dipendenti vengono automaticamente organizzati per progetto e per cliente. Non è prevista l'immissione manuale dei dati, solo pochi clic. Un'integrazione ti consente di esportare le fatture su FreshBooks con il semplice tocco di un pulsante.

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Dall'interno FreshBooks, bastano pochi clic per inviare la fattura. Il cliente può pagare online, ma se non lo fa, puoi impostare promemoria automatici e tariffe per i ritardi. In questo modo, i tuoi dipendenti non dovranno perdere tempo a controllare manualmente le email e ad aggiornare le fatture. Tempo totale risparmiato: 2 ore a settimana.

Conclusione: piccoli cambiamenti, grandi risparmi

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Risparmiare tempo è come risparmiare denaro: ogni piccolo aiuto.

Pochi minuti risparmiati con una qualsiasi di queste soluzioni per risparmiare tempo rendono ogni giorno più facile. Mettili insieme e ogni settimana recupererai un po 'di tempo serio dal tuo programma. Implementando le soluzioni in questo articolo, risparmierai 8,5 ore per dipendente a settimana. Ecco una ripartizione dei risparmi:

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È un intero giorno lavorativo in più per dipendente. Se calcoli la variazione percentuale, la fatturazione di quelle 8,5 ore in più aggiungerà il 45,37% in più alle tue entrate. La parte migliore di questi hack di automazione è che non devi sceglierne solo uno o limitare il loro utilizzo a un solo dipendente. Puoi usarli tutti insieme, in tutta l'azienda. Aiutano a creare un sistema affidabile e di alta qualità per attività non fatturabili e fanno risparmiare ore a tutti. Anche se i numeri potrebbero non essere gli stessi per la tua agenzia, un po 'più lunghi o un po' più brevi per ciascuna attività, i risultati sono gli stessi. L'automazione delle attività non fatturabili ridurrà il lavoro noioso e aumenterà le tue entrate.