Gestire un'agenzia può essere un'attività estremamente gratificante. Lavorare con i clienti per formare partnership durature e reciprocamente vantaggiose e utilizzare la tua esperienza per aiutare altre aziende a raggiungere i loro obiettivi: cosa potrebbe esserci di meglio?


Ma gestire tutte quelle parti in movimento pur offrendo un'esperienza cliente di prim'ordine non è un'impresa facile. Ciò è particolarmente vero quando è necessario destreggiarsi tra più progetti su diversi client diversi, senza lasciare che la qualità scivoli su nessuno.

Allora come fanno le migliori agenzie a farlo? Si affidano alla gestione del progetto - e ai project manager - per aiutarli a rimanere in pista, a consegnare il lavoro rispettando il budget e in tempo e ad assicurarsi che ogni cliente sia soddisfatto.

Perché la gestione dei progetti è la chiave per costruire un'agenzia di successo

Quando gestisci un'agenzia, mantenere i tuoi progetti puntuali, rispettosi del budget e nell'ambito dell'ambito è la chiave per creare un'attività efficiente e redditizia.

È qui che entra in gioco la gestione del progetto. La gestione del progetto è il processo di pianificazione, monitoraggio e (sorpresa!) Gestione dei progetti dall'inizio alla fine.

In quanto agenzia, implementare la gestione dei progetti non significa solo risparmiare tempo e denaro. Ti darà anche una visione più chiara di quali progetti sono redditizi, quanto tempo dedichi al lavoro fatturabile rispetto a quello non fatturabile e dove e come vengono spese le tue risorse, in modo da poter ottimizzare i tuoi processi man mano che scala.

Quali sono le migliori metodologie di gestione dei progetti di agenzia?

Esistono quasi tante metodologie di gestione dei progetti quanti sono i progetti da gestire. (Hai bisogno di una rapida panoramica? Consulta la nostra guida a metodologie di project management qui!)

Trovare la metodologia di gestione del progetto che funziona meglio per la tua agenzia richiederà probabilmente un po 'di tentativi ed errori e dipenderà anche da fattori come:

  • Quali sono i tuoi risultati

  • A quali settori ti rivolgi

  • Come i tuoi clienti preferiscono lavorare

Per le agenzie creative, ad esempio, potresti voler iniziare con un ibrido approccio agile che ti consente di rispondere in modo flessibile ai cambiamenti e di ottenere il feedback dei clienti a intervalli regolari.

Per alcune agenzie, la semplice implementazione di una metodologia di gestione del progetto potrebbe non essere sufficiente: è necessario un project manager dedicato nello staff per aiutare a mantenere le cose senza intoppi in ogni dipartimento. Se suona come te, continua a leggere per la guida del nostro field spotter ai project manager delle agenzie.

I 4 tipi di project manager di agenzia

Se guardi 20 annunci per i PM dell'agenzia digitale, troverai una variazione significativa in termini di esperienza richiesta, stipendi offerti, responsabilità e dimensioni dei progetti che ogni agenzia gestisce.

Prima di iniziare a capire in quali aziende hanno lavorato i candidati o per quanti anni hanno lavorato, prenditi del tempo per considerare le esigenze specifiche della tua azienda.

I quattro quadranti sottostanti aiuteranno a chiarire il supporto di cui la tua azienda ha bisogno attualmente, il che renderà più facile trovare un PM che possa fornire alla tua azienda la direzione di cui ha bisogno.

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Il asse operativo / strategico si riferisce al focus che devi fornire al project manager. Stai cercando qualcuno che migliori il modo in cui la tua agenzia gestisce progetti e clienti a lungo termine (strategico) o hai bisogno di una guida con le scadenze quotidiane e il rispetto del budget (operativo)? Il asse hands-off / hands-on rappresenta il livello di coinvolgimento del project manager nella gestione delle attività quotidiane. Hanno bisogno di un intervento quotidiano per aumentare la produzione e lo slancio (pratico) o vuoi che un esperto del flusso di lavoro trovi nuovi modi per migliorare le operazioni generali dell'agenzia (senza intervento)? La maggior parte dei fondatori di agenzie risponderà: "Tutto quanto sopra, per favore". Anche se l'approccio del piatto combinato alle competenze di PM potrebbe sembrare la scelta migliore, è importante comprendere le esigenze specifiche della tua azienda in modo da poter scegliere la persona migliore per guidare la tua azienda verso la sua situazione ideale. In altre parole, non vuoi un PM che abbia 15 anni di esperienza nell'analisi dei dati dei clienti quando hai davvero bisogno di aiuto per rimuovere i colli di bottiglia nei tuoi flussi di lavoro o migliorare la comunicazione con i tuoi clienti. Di seguito, abbiamo descritto il tipo di PM più adatto a gestire il tipo di esigenze delineate in ciascuno dei quattro quadranti. Mentre esamini i candidati, assicurati di capire quali candidati serviranno meglio la tua attività. Ecco come si suddividono i quattro tipi:

  • Patrolman (operativo, pratico) si assicura che ogni progetto sia assegnato, adeguatamente definito ed eseguito in modo tempestivo. Sono gli esecutori del processo dell'agenzia per ottenere il lavoro consegnato al cliente.

  • Risoluzione dei problemi (operativo, senza mani) si occupa di creare e migliorare i flussi di lavoro. Stanno cercando colli di bottiglia, silos di informazioni o altri problemi assicurandosi che il team segua il processo.

  • Incollaggio (strategico, pratico) lavora a stretto contatto con i clienti per garantire che i progetti soddisfino i requisiti desiderati. Gestiscono i progetti tenendo conto delle esigenze del cliente per mantenere il rapporto sano.

  • Analista (strategico, senza mani) è un esperto in processi e funzioni di agenzia. Si immergono nei dati operativi per trovare nuovi modi per aumentare la produttività e i profitti nell'intera agenzia.

Ora che hai un'idea di come funziona ciascuno di questi ruoli, diamo uno sguardo approfondito a ciascuno per scoprire perché la tua azienda potrebbe aver bisogno (o evitare) di quel tipo di manager.

Quando hai bisogno di un Project Manager Patrolman

I premier poliziotti fungono da direttore dell'orchestra. Capiscono il ruolo di ogni persona e cosa deve essere fatto per portare a termine il progetto. Controllano costantemente i membri del team per assicurarsi che le pietre miliari siano completate in tempo, nel rispetto del budget e secondo le specifiche. Ciò consente a tutti gli altri di concentrarsi sul rendere il lavoro eccezionale.

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[fonte] Indicatori della necessità di un PM poliziotto:

  • Le scadenze del progetto non vengono rispettate.

  • I progetti sono spesso definiti in modo errato e devono essere adattati.

  • I progetti spesso non rientrano nel budget.

  • I membri del team segnalano costantemente orari imprecisi.

  • I clienti si lamentano del fatto che il progetto non procede senza intoppi.

Se la tua squadra sta funzionando abbastanza bene entro termini e budget, assumere un poliziotto può far sentire i membri del tuo team microgestiti o sottovalutati per le loro capacità organizzative e automotivazione.

Quando hai bisogno di un Project Manager per la risoluzione dei problemi

Il PM per la risoluzione dei problemi organizza il tuo team attorno a un processo stabilito per centralizzare le informazioni e monitorare i progressi del team. Quando il PM nota che il processo non viene seguito, è responsabile dell'identificazione dei blocchi stradali e del miglioramento del flusso di lavoro per mantenere tutti allineati. In altre parole, il compito dello strumento di risoluzione dei problemi è aiutare un gruppo di persone a lavorare insieme senza problemi come una squadra, riducendo al minimo i problemi di comunicazione e il tempo perso.

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[fonte] Indicatori della necessità di un PM per la risoluzione dei problemi:

  • I progetti non seguono un processo di agenzia.

  • Le informazioni importanti sul progetto sono spesso perse o difficili da trovare.

  • Gli incarichi falliscono.

  • Le attività ripetitive non sono automatizzate.

I team con una buona comunicazione, flussi di lavoro e morale probabilmente non hanno bisogno di uno strumento di risoluzione dei problemi, che potrebbe interrompere involontariamente il flusso positivo che il tuo team ha già

Quando hai bisogno di un project manager di collegamento

L'obiettivo principale del PM di collegamento è quello di interfacciarsi con i clienti, costruire la fiducia allineando le aspettative all'inizio di un progetto e tenendoli informati per tutto il ciclo di vita del progetto. Il PM di collegamento mantiene alta la soddisfazione del cliente gestendo revisioni creative, approvazioni, metriche delle prestazioni, cicli di test e mantenendo il team dell'agenzia informato del feedback dei clienti.

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[fonte] Indicatori della necessità di un PM di collegamento:

  • I clienti restituiscono costantemente il lavoro per più revisioni.

  • I clienti se ne vanno improvvisamente senza commenti o feedback.

  • I clienti non sono inclusi nel processo, con conseguenti sorprese indesiderate e scadenze mancate.

  • Hai clienti preziosi ma che richiedono tempo che impediscono ai membri del tuo team di concentrarsi sul proprio lavoro.

  • Basi le decisioni su paure infondate piuttosto che su dati, portandoti a commettere errori come sottocarico per i progetti.

Se la tua azienda ha già un buon rapporto con i clienti, assumere un PM di collegamento potrebbe far sentire i tuoi clienti come se non avessero più uno stretto legame con gli sviluppatori o i designer che gestiscono i loro progetti.

Quando hai bisogno di un analista Project Manager

Un analista PM è un project manager di grande esperienza con una profonda conoscenza del business dell'agenzia e si concentra sul miglioramento della redditività esaminando i costi del progetto, le prestazioni del progetto e le stime del progetto. Se la tua agenzia sta lavorando sodo e generando entrate, ma non sembra riuscire a realizzare un profitto decente, un analista PM scava nei tuoi dati operativi per identificare e risolvere i punti problematici che potrebbero influire sui tuoi profitti.

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[fonte] Indicatori della necessità di un analista PM:

  • Stai generando entrate, ma non sai perché non stai realizzando un profitto

  • Sottovaluti costantemente i costi e le ore del progetto.

  • Hai un rapporto fatturabile basso.

Devi aumentare i tuoi margini senza aumentare le commissioni. Mentre ogni azienda potrebbe utilizzare un aiuto per identificare dove potrebbe rafforzare i flussi di lavoro e le pratiche di fatturazione, le aziende che sono destinate a crescere potrebbero aver bisogno di qualcuno più visionario che le guidi verso una maggiore redditività.

Assumi un PM in base alle esigenze di oggi, ma con un occhio al futuro

Il termine project manager può essere un generico: dal taskmaster al client manager all'analista delle operazioni. Quando prendi in considerazione i candidati PM, non cercare un generalista tuttofare o lasciarti abbagliare dal talento appariscente. Inizia considerando innanzitutto le esigenze immediate della tua azienda. Trovare il giusto tipo di project manager diventerà molto più facile quando capirai come identificare il tipo di PM che ha una comprovata esperienza nel fornire risultati che possono aiutare la tua azienda a superare le sue sfide. Non solo sarai in grado di identificare rapidamente i migliori candidati, ma avrai anche ottime possibilità di selezionare qualcuno che ti aiuti a risolvere problemi a breve termine dandoti strumenti per pianificare il futuro. Quando utilizzi questo processo per trovare un PM adatto alla tua agenzia, otterrai risultati migliori e il tuo nuovo PM sarà in grado di dedicarsi al lavoro che corrisponde alle sue competenze. È una vittoria per tutti.

Quali sono gli strumenti di gestione del progetto dell'agenzia di cui hai bisogno per avere successo?

Che tu abbia un PM dedicato o meno, i giusti strumenti di gestione dei progetti possono aiutarti a garantire che la tua agenzia segua le migliori pratiche di gestione dei progetti.

Con Teamwork, puoi tenere traccia di tutto il tempo e le risorse spesi per i progetti, collaborare in modo interfunzionale e persino coinvolgere i tuoi clienti nel progetto con il nostro esclusivo Utenti client funzionalità, in modo da poter lavorare insieme in modo più efficiente.

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