Ellittici è un partner di Google pluripremiato, il cui obiettivo è offrire alle aziende in crescita un vantaggio competitivo indirizzando loro più clienti o lead di qualità superiore. Usano un approccio completamente trasparente che utilizza i dati del cliente per creare un digitale strategia di marketing che ottimizza le opzioni pubblicitarie. Ali White, il direttore di Elliptycs, ha scoperto che con la crescita della sua azienda, il semplice sistema di gestione delle attività e dei progetti che il suo team utilizzava semplicemente non riusciva a tenere il passo con i lavori complessi che l'azienda stava attirando. Ecco come ha utilizzato i progetti di lavoro di squadra per migliorare la loro reattività utilizzando strumenti avanzati di monitoraggio del tempo e coordinare ogni membro del team, cliente, libero professionista o appaltatore coinvolto in un progetto.

“Se c'è uno strumento nel mondo degli affari che ha rivoluzionato il modo in cui lavoro, Teamwork Projects è proprio questo. Ho provato molti altri sistemi di gestione dei progetti nel corso degli anni e non ne ho trovato uno efficace come questo software. "

Le sfide

Quando Elliptycs è stata fondata nel 2016, Ali aveva bisogno di strumenti che lo aiutassero a gestire un piccolo team responsabile di un gran numero di funzioni operative chiave. Fortunatamente, Ali aveva utilizzato Teamwork Projects in due lavori precedenti, quindi aveva una buona idea di quanti modi il software avrebbe potuto aiutare la sua nuova attività sin dall'inizio. In cima alle sue priorità c'erano le caratteristiche che gli permettevano di assegnare compiti, anticipare i colli di bottiglia e quindi valutare accuratamente i carichi di lavoro e l'avanzamento dei progetti. Dopo aver utilizzato i progetti di lavoro di squadra in altri contesti aziendali, sapeva quanto dipendesse dagli strumenti di reportistica incorporati che gli permettevano di analizzare i flussi di lavoro del team e determinare dove avrebbero dovuto investire il loro tempo per i migliori risultati e il ROI.

“Volevo davvero capire cosa c'era nel piatto di ogni membro del team in un dato momento, come stavano procedendo attraverso i loro compiti a portata di mano e cosa era in ritardo per aiutarli a gestire il loro carico di lavoro. "

Una delle esigenze quotidiane più urgenti per Elliptycs era un semplice strumento di monitoraggio del tempo collegato a ciascuna attività o attività secondaria. Senza di esso, Ali sapeva che non sarebbe stato in grado di valutare i progressi verso le scadenze e stimare quanto il suo team avrebbe raggiunto le proiezioni di budget. All'interno delle attività, Ali voleva anche assegnare più attività secondarie, data la profondità e la complessità dei progetti che stavano assumendo. Tenere traccia di ogni singolo utente e avere la flessibilità di assegnare un'attività a più persone che vi stavano collaborando era essenziale per l'assegnazione dei carichi di lavoro e delle responsabilità.

"Gestione dei compiti è stato davvero fondamentale per noi. Sapevo che lavorare con le funzionalità di Projects ha fatto la differenza per l'organizzazione e la visualizzazione dei progetti in un modo che ci ha aiutato a collaborare senza problemi e a rispettare le nostre scadenze ".

La comunicazione era un altro problema complicato che necessitava della giusta soluzione. Molti dei membri del team erano abituati a inviare messaggi tramite e-mail, il che aumentava la possibilità che le informazioni potessero essere incrociate o perse in caselle di posta già piene. Prima di Teamwork Projects, Ali ha visto altri team sprecare ore a cercare e-mail contenenti decisioni o materiale cruciale. Sapeva che Teamwork Projects semplificava anche la collaborazione, dalla messaggistica quotidiana alla condivisione di documenti, mantenendo ogni comunicazione e file in un'unica posizione. Ad Ali è piaciuto particolarmente avere un modo per fornire feedback come markup e annotazioni, ma farlo direttamente su attività e file pertinenti con marketing creativo.

La soluzione

Dopo aver esaminato le sue esigenze e la sua esperienza con Teamwork Projects, Ali sapeva che la soluzione software disponeva dei migliori strumenti di gestione dei progetti per soddisfare le sue esigenze. La sua squadra rapidamente a bordo ai progetti di lavoro di squadra e ho subito visto il valore della struttura dettagliata delle attività. Oggi, Elliptycs utilizza Teamwork Projects per creare vari progetti con rilevanti elenchi di attività, compiti, e attività secondarie. Fanno anche molto affidamento sulla capacità di farlo impostare le dipendenze delle attività, che non erano disponibili nel loro sistema precedente.

“Possiamo fare molto di più con le funzionalità delle attività in Progetti di lavoro di squadra, che ci consentono di impostare progetti e adattarli secondo necessità. Ognuno ha una solida idea delle proprie responsabilità e di come questo si collega all'intero progetto ".

Con il built-in monitoraggio del tempo caratteristica che consente ai membri del team tempo di registro direttamente alle attività, non solo hanno il loro progetto stime sono diventati più precisi, ma ognuno ha una migliore comprensione delle proprie prestazioni personali durante il progetto. Anche la comunicazione è migliorata con commenti che sono legati direttamente alle singole attività, in modo che i membri del team non perdano più tempo a cercare conversazioni importanti. La collaborazione con i clienti è diventata notevolmente più semplice con i progetti di lavoro in team, sia grazie alle funzionalità migliorate sia perché l'interfaccia utente intuitiva consente ad Ali di integrare rapidamente i clienti e tenerli informati durante tutto il progetto. Dall'incontro iniziale in poi, possono avere una visione immediata di ciò che è in cantiere e di ciò che è stato completato.

Utilizzo di progetti di lavoro di squadra per l'inserimento

Ali utilizza i progetti di lavoro di squadra per aiutarlo a pianificare tutto, a partire dalla presentazione ai clienti e dal potenziale incontro di avvio. I nuovi clienti vengono presentati ai progetti di lavoro di squadra in questa riunione iniziale e Ali offre loro un rapido tour per familiarizzare con alcune delle funzionalità più utilizzate come attività, strumenti di reporting, commenti, e allegare file. Man mano che il progetto avanza, i membri del team di Elliptycs utilizzeranno i progetti di lavoro di squadra come parte di ogni check-in, comunicando attraverso la piattaforma o condividendo uno schermo durante una videochiamata.

“Continuiamo a mettere i progetti di lavoro di squadra davanti ai nostri clienti per aiutarli a vedere quanto dipendiamo da esso durante il loro progetto. Questo lo rende una seconda natura, anche senza specifici tutorial o sessioni di formazione. "

Teamwork Projects è stato particolarmente utile quando si comunica con clienti che dispongono di un proprio team IT o di risorse di sviluppo web interne. Elliptycs può facilmente assegnare compiti a questo questi team attraverso i progetti di lavoro di squadra e quindi ottenere avvisi quando quel lavoro è stato completato, eliminando la necessità di frequenti check-in o aggiornamenti mancati. I team di Ali lavorano spesso con altri appaltatori per completare i progetti, sia come partner diretti o perché i loro clienti hanno lavoratori freelance regolari o attività da cui dipendono. Ognuno di questi utenti aggiuntivi è facilmente aggiunto e, con i controlli granulari di Teamwork Projects, le informazioni possono essere condivise o limitate esattamente con gli utenti giusti. Gli elenchi di attività e le attività specifiche possono anche essere limitate alle persone all'interno di un'azienda, eliminando il sovraccarico di informazioni, i problemi di comunicazione o la necessità di duplicare gli elenchi di attività per determinati team o persone.

“L'interfaccia utente user-friendly ci consente di includere tutti coloro che hanno una parte nel progetto, il che rende il nostro lavoro molto più semplice. Come bonus, sembriamo degli eroi per aver trovato un modo per tenere insieme tutti gli utenti e le variabili ".

I benefici

La capacità di tenere traccia del tempo per ogni cliente, progetto e attività ha portato alcuni dei primi ritorni dell'investimento di Elliptycs nei progetti di lavoro di squadra. In qualsiasi momento del progetto, Ali può rivedere quanto tempo è stato speso in modo da non lasciarsi trasportare e superare i costi previsti. Dettagliato rapporti sul tempo registrato consente inoltre ad Ali di individuare i punti più deboli nei loro processi e di individuare dove stanno producendo il ROI maggiore, in modo che possano adattare le proprie risorse di conseguenza.

“Abbiamo risparmiato decine di migliaia di sterline GB individuando aree di spreco e redditività con gli strumenti di monitoraggio del tempo. Rende l'analisi dei costi molto più accurata ".

Man mano che i membri del team hanno visto come e dove possono lavorare insieme in modo più efficace, molti dei soliti blocchi stradali sono caduti. I documenti e le conversazioni sono facili da individuare, tutti possono vedere cosa c'è davanti e le scadenze puntuali sono ormai standard. Flussi di lavoro più fluidi e maggiore trasparenza danno a ciascun collaboratore del progetto maggiore fiducia nel processo, il che rende il lavoro quotidiano più piacevole. I clienti sono così soddisfatti della piattaforma e dell'organizzazione del progetto che Elliptycs non ha avuto problemi a ottenere i referral. Con la crescita dell'azienda, Ali è rimasta impegnata a mantenere in primo piano i progetti di lavoro di squadra. Nuove integrazioni e funzionalità, come panoramica del progetto e modifica in blocco delle attività fornire un valore significativo e ridurre continuamente il lavoro intenso che ruba ore produttive.

"Teamwork Projects dispone di pacchetti di funzionalità per semplificare la gestione del carico di lavoro, del tuo team o della tua azienda. Il software è assolutamente fondamentale per l'attività di Elliptycs perché è così buono. "