Questo mese ci stiamo concentrando sulla nobile professione di contabile e nel post di oggi vi presenteremo Orla linehan di Cork-based Dottori Commercialisti Fidelia che utilizza Teamwork.com nella sua azienda.

Ci siamo seduti con Orla davanti a una tazza di caffè per chiederle come i contabili utilizzano Teamwork.com. In questo post del settore del mese, tratteremo di come la professione contabile è cambiata con la popolarità dell'email, cosa ama di più del suo lavoro e quali elementi aiutano lei e il suo team a servire meglio i loro clienti. Poi, alla fine di questo mese, avremo un secondo post su come utilizza i progetti di lavoro di squadra nel suo lavoro, inclusi i favolosi consigli di voi, nostri lettori!

Contabilità come utile soluzione dei problemi

Orla ama la sfida di usare la matematica per risolvere problemi o enigmi nel suo lavoro di contabile. Alcuni potrebbero pensare che il lavoro del contabile possa essere noioso, ma Orla lo vede come un'attività del cliente e che stanno cercando di farlo funzionare e avere successo. Ciò alimenta il suo interesse per la risoluzione dei problemi e il superamento delle sfide. Come molti contabili, Orla è un po 'un supereroe detective della riconciliazione finanziaria.

Cosa ami del tuo lavoro?

Bordo: “Il lato risolutivo delle cose. Ho promesso a mia madre di non essere mai una noiosa contabile e di parlare solo di audit. Rende più facile parlare con i clienti. "Quello che facciamo per le start-up è che siamo sempre presenti in modo che possano chiamarci in qualsiasi momento senza incorrere in un nuovo addebito. A volte sono legati alle tasse, a volte alle imprese e a volte è solo per rassicurarli che sono sulla strada giusta. Ci piace far parte del loro team di consulenza. "

Lavora ovunque, in qualsiasi momento

Sebbene la maggior parte delle cose possa essere fatta da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento, Orla ammette che preferisce lavorare nel suo ufficio a causa della concentrazione. Il team di tre, Orla, Dennis e Karen, presso Fidelia Chartered Accountants, lavora insieme ma ha anche i propri obiettivi e specialità nel lavoro. Nel loro spazio ufficio condiviso c'è una dinamica produttiva che bilancia pace focalizzata, discussione collaborativa e sciocchezze occasionali.

Fintanto che il lavoro viene svolto, le ore ei giorni sono irrilevanti tranne che al momento della scadenza delle imposte.

Come decidi quando e dove lavorerai in modo da avere un equilibrio tra lavoro e vita privata

Bordo: “La giornata deve essere dalle nove alle cinque e mezza. Puoi entrare tutti i giorni e se tutto è finito giovedì, la settimana è finita. Finché il lavoro viene svolto, va bene. "

Com'è condividere uno spazio di lavoro con altri due? Come hai fatto a funzionare per avere un piano ufficio open space?

Bordo: “Siamo in tre nell'unico vero ufficio, cosa insolita dato che ero abituata ad avere il mio spazio. È bello potersi fare domande a vicenda, anche se generalmente non lo facciamo perché non avremmo fatto nulla. È bello avere altre persone lì per lavoro o per farsi una risata. "

Gestione della posta elettronica

Oggi più che mai si fa affidamento sulla richiesta di risposte immediate con la posta elettronica. Il volume è sbalorditivo e Orla dice che spesso porta a un ciclo improduttivo di andare avanti e indietro quando anche solo alzare il telefono potrebbe risolverlo in dieci minuti. La sua politica "Basta prendere il telefono" è accreditata con una maggiore produttività dell'ufficio. Inoltre riservano orari specifici per controllare la posta elettronica ed evitare di sbirciarla al di fuori di tali orari.

In che modo la tecnologia ha cambiato il tuo modo di lavorare?

Bordo: “La cosa più importante è la quantità di email che riceviamo. Quando ho iniziato, avremmo ricevuto una lettera e avremmo avuto tre settimane per rispondere. Nessuno batterebbe un occhio se fossero state quattro settimane. “Le dichiarazioni dei redditi dovevano essere tempestive, anche se esistevano poche sanzioni per la presentazione tardiva poiché era fatta per carta e posta. Ora quasi tutte le comunicazioni, sia con le entrate che con i clienti, avvengono online tramite posta elettronica o sistemi online. Ciò che sta accadendo è che c'è una pressione per rispondere entro cinque minuti ".

Trovi la posta elettronica efficace o inefficace come strumento di comunicazione?

Bordo: “Abbiamo dovuto implementare limiti per controllare la posta elettronica solo per cinque minuti alla volta. Abbiamo anche una politica chiamata "Basta prendere il telefono". Rimani bloccato in un incubo di posta elettronica in cui pensi di parlare di una cosa e loro di un'altra, mentre una telefonata di cinque minuti risolverebbe il problema.

“Ho avuto thread di posta elettronica in cui sono lunghi 20 messaggi e noi due stiamo parlando di cose completamente diverse. È così veloce che le persone non pensano sempre al contenuto, ma se stai scrivendo una lettera sei più specifico prima di inviarla. "

Gestione del tempo

Oltre all'orario quotidiano e gestione dei compiti, come i tempi di posta elettronica limitati, Orla e il suo team hanno fissato un giorno specifico "Completa le cose" in cui hanno comunicato ai propri clienti che i contabili hanno un audit giorno e risponderà il giorno successivo, ma può essere chiamato per problemi urgenti.

Dice che è stato un enorme successo. Gestiscono l'archiviazione di documenti arretrati, l'ordinazione di forniture e qualsiasi altra attività che non viene eseguita perché non avvantaggia immediatamente un cliente, quindi viene rimandato di un giorno, poi di una settimana e poi di più.

Quali sono le tue maggiori richieste di gestione del tempo?

Bordo: “Abbiamo molte scadenze da rispettare e, in alcuni casi, Revenue pone immediatamente delle multe in caso di presentazione tardiva. Avevamo bisogno di qualcosa per gestire i ritorni e le attività ricorrenti. Con 30 ritorni alla volta è molto da gestire. Non so davvero come facessero prima della tecnologia. "

Ti senti a tuo agio con la tecnologia quanto con i numeri?

Bordo: “Sì. Abbiamo ricevuto il nostro primo computer quando avevo otto anni. È stato il primo computer della città. Mio padre ha visto cosa stava arrivando. "

Collaborare con i clienti

Orla crede che la sua azienda sia un'estensione delle aziende dei clienti. È come essere un CFO per più aziende, da start-up inesperte a grandi stabilimenti di lunga data. I clienti possono fare la propria contabilità e gestire i propri account, quindi i contabili rivedono i file degli account condivisi ogni mese per assicurarsi che siano sulla buona strada. Questa collaborazione moderna è resa possibile dal cloud, ma basata su buoni numeri vecchio stile e risoluzione dei problemi.

Qual è la tua filosofia di lavoro?

Bordo: “Ci piace sentire di far parte del team finanziario del cliente. Anche se ci chiamano solo poche volte all'anno, sanno che c'è qualcuno che può aiutarli con la loro domanda, sia che si tratti di questioni fiscali o di start-up. "

In che modo il cloud ha cambiato la tua capacità di servire i clienti?

Bordo: “Anche gran parte del software di contabilità viene eseguito sul cloud, quindi siamo in grado di collaborare di più con i nostri clienti in modo che entrambi possiamo accedere e vedere cosa sta succedendo con i set di dati.

“Abbiamo clienti che fanno la maggior parte della contabilità quotidiana, quindi accediamo alla stessa cosa per esaminarla ogni mese. È il modo in cui lavora la maggior parte dei contabili oggigiorno. Ci sono così tante opzioni software là fuori ora che dobbiamo sapere come usarle tutte. Il lato IT della contabilità è cambiato così tanto ".

Ora che hai incontrato Orla e hai imparato di più sulla risoluzione dei suoi enigmi contabili, desideriamo conoscere il tuo lavoro in contabilità perché stiamo scrivendo un altro post su come i progetti di lavoro di squadra, il desk di lavoro di squadra e la chat di lavoro di squadra vengono utilizzati nel processo di contabilità.

Nel nostro prossimo post, intervisteremo Louise McLoughlin di conti e-BAS a Torquay, Victoria, Australia, sulle sue esperienze.

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