Questo è un guest post di Time Doctor che si integra con i progetti di lavoro di squadra Uno degli aspetti migliori della tecnologia moderna è che offre alle persone la libertà di poter lavorare per far parte di un team remoto da qualsiasi luogo. Sempre più persone si spostano dall'ufficio e lavorano da luoghi remoti: ovunque dalle loro case, ai parchi, ai bar e praticamente ovunque possano ottenere una connessione wifi. A Time Doctor, abbiamo imparato che il trucco per lavorare con successo da remoto è essere sicuri che tu e il tuo team siate produttivi. Può essere davvero facile diventare sempre meno produttivi quando hai la libertà di lavorare quando vuoi e da qualsiasi luogo. La chiave è essere in grado di coordinare la tua squadra da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento. Tutti hanno bisogno di conoscere i propri ruoli e esattamente cosa devono fare per svolgere il proprio lavoro in modo corretto ed efficiente. Tu e il tuo team avete bisogno di disciplina e avete anche bisogno dei seguenti 10 suggerimenti su come il vostro team remoto può essere più produttivo. 1. Cosa, non quando – Molti lavoratori remoti tendono a creare pianificazioni in base a quando ritengono di essere più produttivi. Sebbene possa sembrare una buona cosa, in realtà può essere dannoso. In questo modo, stanno microgestendo il file quando, e non il reale che cosa, che è il lavoro stesso. Quando inizi a concentrarti su che cosa, inizierai a fare molto di più. Il successo di una squadra si basa sui risultati che ottengono, non sull'ora del giorno in cui hanno svolto il lavoro. Alcune persone tendono a lavorare meglio in diversi momenti della giornata, ma non dovrebbero mai limitarsi a quel programma prestabilito, perché in tal caso sono più preoccupate per i loro orari e non per il lavoro che stanno facendo. 2. Sei una squadra – Uno degli svantaggi di essere coinvolti con un team remoto è che spesso ci sono momenti in cui alcuni membri non ricevono messaggi e non sono nel giro. Ogni membro del team deve essere incluso nelle riunioni e riconosciuto pubblicamente per i contributi che ha apportato al team. Non lasciare nessuno fuori dalle riunioni dell'ultimo minuto. Una semplice e-mail o un testo è tutto ciò che devi fare per assicurarti che sappiano che fanno parte del team. È anche importante includere i lavoratori remoti in qualsiasi processo di brainstorming. Se non sono coinvolti, inizieranno a sentirsi isolati e diventeranno meno produttivi nel tempo. Il lavoro di squadra è fondamentale. 3. Prendi un po 'di tempo per affrontare – Può darsi che i membri del tuo team remoto siano sparsi in tutto il mondo. Questo è un ottimo momento per iniziare a utilizzare le videochiamate e le riunioni. In questo modo, tutti possono sentirsi parte delle cose e di essere membri importanti del team. È anche un ottimo modo per tutti per conoscersi meglio. Chiacchierare via SMS va benissimo, ma impari di più sulle persone quando puoi osservare i loro modi di fare e le loro espressioni facciali. Molte aziende stanno iniziando a fare affidamento sulle videochiamate, perché sono in grado di connettersi davvero con i membri dei loro team che vivono in diverse parti del mondo. 4. Tieni traccia del lavoro – Come accennato in precedenza, può essere davvero facile rallentare quando sei un lavoratore remoto. Le persone sono persone e se hanno la possibilità di diventare pigri, la maggior parte lo coglierà. Per questo motivo, è importante avere un modo per monitorare e tenere traccia delle ore di lavoro. In questo modo, i membri del team verranno pagati per il tempo in cui lavorano e l'azienda non pagherà per molti tempi di inattività non necessari. Esistono molti strumenti di monitoraggio del tempo che puoi utilizzare per registrare tutte le ore lavorate. Probabilmente non sarai mai in grado di tenere traccia dei dipendenti in un ambiente virtuale come puoi in un ufficio tradizionale, ma questo andrà molto vicino. 5. La comunicazione dovrebbe essere specifica – Assicurati che tu ei membri del tuo team manteniate sempre aperte le linee di comunicazione. Inoltre, tutti i messaggi dovrebbero essere estremamente chiari, concisi e pertinenti. Rendi i messaggi specifici, ma allo stesso tempo facili da capire. L'utilizzo di app di chat video aiuta in questo, perché puoi davvero trasmettere il tuo messaggio. Skype è gratuito e ci sono anche alcuni ottimi strumenti di videoconferenza, come GoToMeeting e Google Hangouts. Questo ti aiuta a essere in grado di vedere le espressioni facciali e il linguaggio del corpo, in modo da poter avere un'idea di ciò che potrebbero pensare invece di ciò che stanno effettivamente dicendo. 6. Usa gli strumenti giusti – È ora di iniziare a utilizzare app e strumenti che aiuteranno a migliorare la produzione del tuo team remoto. Alcune app potrebbero non essere adatte a te, ma molte lo saranno e dovrebbero essere integrate nella tua piattaforma e utilizzate nei tuoi flussi di lavoro. Cerca app per ogni conversazione. Usa i progetti di lavoro di squadra per aggiornamenti sui progressi di un calendario editoriale Assicurati di utilizzare guide passo passo ben documentate che aiuteranno a formare i colleghi per diversi tipi di progetti. Una volta che hai gli strumenti giusti a tua disposizione, il tuo team può davvero entrare nel lavoro e portare a termine le cose. 7. Approfitta di orari diversi – Per vari motivi, inclusi fusi orari diversi e preferenze diverse, i membri del team avranno orari di lavoro diversi. Potresti pensare che questo rallenterà la produzione. Ma può effettivamente rendere il tuo lavoro di squadra ancora più produttivo. Ad esempio, potrebbero esserci incarichi in scadenza nel cuore della notte. Potresti dormire in quel momento, ma un altro membro della tua squadra sarà al lavoro, portando a termine il lavoro. Un altro vantaggio è che quando le persone hanno orari flessibili, tendono a lavorare di più e più velocemente perché vogliono fare le cose e godere di più tempo libero. Anche i ruoli a contatto con i clienti trarranno vantaggio dalla facilità con cui i clienti possono raggiungere qualcuno in diverse ore del giorno. 8. Sii disponibile quando necessario – L'aspetto più importante della collaborazione è la comunicazione, e questo è qualcosa che può facilmente sfuggire se non stai attento. In un ufficio tradizionale, puoi semplicemente guardare un collega e fare una domanda. Quando lavori da remoto, non è così facile. Non sai sempre quando gli altri membri del team sono online e potresti finire per non comunicare con il team come dovresti essere. Incoraggia tutti i membri del team ad assicurarsi che mentre stanno lavorando abbiano un'app di messaggistica di base e mantengano il loro stato come "disponibile" o "online". In questo modo, tutti sapranno sempre chi è disponibile e chi no. 9. Uscire insieme – Una delle cose peggiori del lavoro da remoto è che a volte può diventare molto solo, anche quando si è impegnati in conversazioni online con i membri del team. Ci saranno momenti in cui vorrai solo parlare di cose non legate al lavoro e semplicemente uscire. Naturalmente, questo non aiuterà nessuno a essere produttivo. Quindi, perché non programmare un vero momento di svago? Anche se questo potrebbe non essere sempre possibile quando ci sono membri del team in altre parti del paese o anche nel mondo, è probabile che ci siano membri del team che si trovano proprio nella tua zona. Prenditi del tempo per conoscerti meglio al di fuori del lavoro. Avere una connessione personale positiva può aiutarti a collaborare con più entusiasmo su questioni legate al lavoro.