Le riunioni possono essere necessarie, ma non sono sempre il miglior uso del tempo del tuo team. Tenere una riunione efficace richiede gestione del tempo, comunicazione e organizzazione. Ciò diventa più difficile quando si gestisce un team misto di lavoratori remoti e in ufficio. Ci sono sfide uniche che derivano da un team disperso, quindi forniremo alcuni suggerimenti per contribuire a rendere il tuo prossimo incontro molto migliore per tutte le persone coinvolte.


Le riunioni sono il modo in cui le aziende fanno le cose. Se fatti bene, possono aumentare la produttività del team e rendere facile per tutti comunicare e collaborare in modo efficace. Ma le riunioni hanno anche un lato oscuro e l'abbiamo visto tutti. Se non stai attento, le riunioni possono sottrarre silenziosamente ore fatturabili e produttività, il che prosciuga coinvolgimento e profitti. Le cose diventano ancora più difficili quando la tua azienda ha un team misto di lavoratori interni e remoti. Non solo dovrai tenere conto della perdita di segnali fisici e del linguaggio del corpo che derivano dalle interazioni quotidiane faccia a faccia, ma ci vorrà anche molto più lavoro per assicurarti che i tuoi lavoratori remoti si sentano parte della cultura aziendale. Per avere successo, il tuo team deve riunirsi e trovare ciò che funziona meglio per tutti. Ecco 9 suggerimenti per organizzare una riunione efficace che posiziona i membri del team remoto e in ufficio per avere successo.

1. La preparazione è tutto

La preparazione è importante per qualsiasi riunione, ma lo è ancora di più quando lavori con un team misto di dipendenti in ufficio e remoti. Ci sono sfide uniche che sorgono quando alcuni membri del team si trovano in uffici, paesi o fusi orari diversi. La persona responsabile della pianificazione della riunione dovrebbe comprendere le esigenze di tutti i partecipanti e definire un tempo che funzioni. Un ottimo modo per semplificare questo processo è creare un file accordo di squadra. Questo documento condiviso include gli orari migliori per le riunioni, per ogni membro del team e ulteriori informazioni sugli stili di comunicazione, gli strumenti preferiti, ecc. I membri del team possono aggiornare il documento liberamente quando le loro preferenze o disponibilità cambiano.

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Dovrebbero essere condivisi anche tutti i documenti importanti che devono essere rivisti prima della riunione. A nessuno piace passare i primi 15 minuti di una riunione a farsi prendere dalla documentazione che potrebbe essere comunicata in anticipo.

2. Avere un ordine del giorno e attenersi ad esso

Una volta che tutti i membri del team sono pronti per la riunione, è essenziale un programma chiaramente definito. Un'agenda manterrà le riunioni in pista e darà al tuo team un'idea chiara di ciò che deve essere realizzato nel tempo assegnato. Questo aiuta a ridurre i tempi avanti e indietro all'inizio della riunione e consente al team di arrivare a ciò che è importante più velocemente. L'agenda della riunione dovrebbe includere i seguenti elementi per dare a ogni membro del team un'idea precisa di come procederà la riunione:

  • Lunghezza — La quantità di tempo assegnata per la riunione

  • Partecipanti — Tutti coloro che saranno coinvolti e di cosa sono responsabili

  • Elementi da discutere — Di cosa si parlerà nell'incontro

  • Documenti importanti — Qualsiasi informazione che deve essere rivista

  • Il risultato previsto — Cosa vuoi ottenere dalla riunione

Questo non è affatto un elenco completo di ciò che è possibile includere nell'agenda della riunione, ma è un ottimo punto di partenza. Questo aiuta l'intero team a sapere per cosa è responsabile del contributo e consente a chiunque di parlare se la riunione sta andando fuori strada. Assicurati che tutti siano molto chiari sull'ultimo punto: il risultato previsto. Senza questa guida, è facile che le riunioni vadano alla deriva o si perdano in discussioni fuori tema, il che fa perdere molto tempo.

3. Designare un leader per aiutare tutti a rimanere in pista

Ogni riunione dovrebbe avere una persona designata che è responsabile di assicurarsi che la riunione rimanga concentrata. Il leader della riunione dovrebbe assicurarsi che l'ordine del giorno della riunione abbia senso per il tempo concesso e dovrebbe frenare la conversazione se si sposta troppo fuori strada. Quando i membri del team remoto sono inclusi nella riunione, i dipendenti in ufficio devono essere consapevoli di come le conversazioni secondarie e il rumore di fondo possono creare confusione per i partecipanti in linea. L'attenzione durante la riunione soffre quando è troppo difficile sentire cosa dicono le persone. La nomina di un leader della riunione aiuterà anche a ridurre i discorsi incrociati e i silenzi imbarazzanti. La persona incaricata della riunione avrà la capacità di colmare il divario di quei silenzi rifocalizzando il gruppo e impedendo alle persone di parlare tra loro quando ciò si verifica.

4. Invita solo le persone che devono essere presenti

Prendersi del tempo per partecipare a una riunione può potenzialmente avere un effetto negativo sulla produttività. Siamo tutti arrivati a una riunione e abbiamo pensato: "Perché sono qui?" La persona di riferimento per la riunione deve assicurarsi che ogni partecipante si senta un collaboratore, non uno spettatore.

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Contatta tutti i partecipanti; se un membro del team non è in grado di comunicare il motivo della sua partecipazione a una riunione, è probabile che non debba essere presente. Un incontro può essere una perdita di tempo per qualcuno che non ha nulla con cui contribuire. È particolarmente importante proteggere la produttività dei membri dei team creativi che necessitano di lunghi periodi di tempo ininterrotto per completare le loro attività. Anche i dipendenti che ricoprono un ruolo di assistenza clienti diretta richiedono un'attenzione particolare. Quando lavorano da remoto, dovranno comunicare la loro assenza al team e assicurarsi che ci sia un'adeguata copertura.

5. Scopri come comunica ogni membro del team

La comunicazione di squadra non è scienza missilistica, ma richiede una comprensione delle preferenze dei membri del team. Alcuni membri del team saranno diretti nella loro comunicazione, altri potrebbero aver bisogno di tempo per elaborare le informazioni prima di formarsi un'opinione. Organizzare una riunione di successo significa che tutti devono avere il intelligenza emotiva essere flessibili e comunicare in modo efficace con i loro coetanei. I team misti dovranno affrontare sfide quando impareranno a navigare in questi stili di comunicazione, poiché è probabile che si collegheranno con i loro coetanei solo attraverso una piattaforma come Chat di lavoro di squadra o Slack. Gli stili di comunicazione cambiano in modo significativo una volta che il team parla tra loro faccia a faccia. Anche il leader della riunione può aiutare in questa situazione. Quando qualcuno ha bisogno di tempo per elaborare le informazioni prima di prendere decisioni, dovrebbe avere accesso ai materiali della riunione prima che si verifichi la riunione vera e propria. E se è necessario svolgere un brainstorming o altro lavoro di collaborazione, il leader della riunione può assicurarsi che tutti abbiano la possibilità di dare il proprio contributo.

6. Ricapitolare sempre prima di terminare la riunione

Gli ordini del giorno delle riunioni sono spesso molto ambiziosi per sfruttare al meglio il tempo, quindi non è una sorpresa che alcuni dettagli si perdano nel flusso di informazioni. Quando concludi una riunione, assicurati che i partecipanti abbiano dei take away chiaramente definiti. Comunicare questi passaggi successivi alla fine della riunione aiuta a garantire che ogni membro del team se ne vada con attività specifiche e passaggi successivi. Nessuno dovrebbe lasciare una riunione con domande su come procedere. Ogni volta che vengono delineati i passaggi successivi, è importante lasciare cinque minuti al team per porre domande e comunicare le proprie esigenze. I lavoratori remoti ne saranno più colpiti rispetto ad altri, poiché non hanno la stessa capacità di avere una conversazione veloce con tutti coloro che hanno partecipato alla riunione. I lavoratori in ufficio possono prendere qualcuno da parte per una chat veloce molto più facilmente.

7. Invia email di follow-up

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Una volta completata la riunione, tutte le persone coinvolte nella chiamata dovrebbero condividere i propri appunti con il leader della riunione. In questo modo, un'e-mail di follow-up può essere inviata entro 24 ore dalla fine della riunione. Ciò aiuta a rafforzare le conversazioni che si sono verificate e offre a ciascun membro del team un modo per verificare ciò che deve realizzare. Le e-mail di follow-up fungono anche da registrazione scritta delle conversazioni avute durante una riunione. Questo è molto importante per i team misti che non hanno contatti faccia a faccia tra loro, così come per le riunioni che includono un cliente. L'invio di un'e-mail di follow-up con risultati finali, date di scadenza, commissioni, ecc., Aiuterà a mantenere il tuo team in linea con le aspettative del cliente. Può essere utile anche tenere un documento in esecuzione con le note della riunione. Ciò fornirà un contesto storico per il team e darà ai nuovi partecipanti alla riunione un posto per recuperare le conversazioni precedenti.

8. Organizza riunioni per qualcosa di più del semplice lavoro

Essere un membro di un team misto presenta molte sfide diverse sia per i lavoratori in ufficio che per quelli remoti. Sebbene sia importante mantenere le riunioni strategiche e avere uno scopo chiaro, a volte quello scopo dovrebbe essere conoscersi l'un l'altro. Incoraggiare la socializzazione tra i membri del team è qualcosa che è facile da fare quando tutti sono in ufficio, ma i lavoratori remoti devono programmare il tempo per conoscersi. Dare alla tua squadra la possibilità di incontrarsi in più di una capacità lavorativa non solo consentirà più interazioni personali, ma è anche un ottimo modo per sollevare il morale. Lavorare da remoto può essere isolante per alcuni, quindi è importante promuovere una cultura di squadra in ufficio e online.

9. Mettiti insieme IRL

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Molte aziende completamente remote organizzeranno ritiri annuali dove potranno incontrarsi per vedersi di persona. Quando lavori in un team misto, questa può anche essere un'ottima tattica per il team building in modo da poter mantenere la cultura aziendale coerente sia per i dipendenti remoti che per quelli in ufficio. Un ritiro annuale, trimestrale o mensile può aiutare a promuovere le relazioni per l'intero team e non deve essere eccessivo. Concentrati sulla creazione di un momento e di un luogo in cui le persone possono connettersi tra loro a un livello più personale e puoi promuovere una cultura sana per i dipendenti. Incontrarsi di persona offre anche al tuo team un modo diverso di collaborare. I tuoi dipendenti in ufficio e in remoto possono condividere le loro prospettive in un ambiente più coeso ed è divertente!

Conclusione

Quando il tuo team è distribuito tra località e fusi orari, può essere difficile organizzare riunioni efficaci. Tuttavia, con un po 'di pianificazione e direzione, puoi creare riunioni che danno costantemente al tuo team misto la possibilità di ricevere rapidamente le informazioni essenziali e dare loro l'opportunità di lavorare insieme senza problemi. Per migliorare la qualità delle riunioni, assicurati di dare a ciascuna una solida base stabilendo chiaramente l'argomento, l'ordine del giorno e i partecipanti, quindi assegna una persona di riferimento per mantenere tutti concentrati. Mentre la riunione si sta concludendo, assicurati che il gruppo abbia raggiunto i risultati desiderati, quindi prosegui con le azioni e i suggerimenti importanti entro 24 ore. Prestare attenzione a questi importanti dettagli prima, dopo e durante la riunione garantirà che ogni partecipante, presente nella vita reale o virtualmente, si senta come se fosse una parte importante di una squadra esperta.