È facile guardare al software di gestione dei progetti attraverso l'obiettivo di un unico obiettivo: progetti di maggior successo.

È vero: 77% dei progetti ad alte prestazioni sono costruiti con software di gestione dei progetti. Le aziende che utilizzano software di gestione dei progetti sono migliori nel rispettare i tempi, nel budget e in cima alle esigenze degli stakeholder.

Queste cose creano una migliore esperienza del cliente e una redditività più forte. Ma ricorda, gli acquirenti sono umani. La domanda chiave: quella che abbiamo trovato spinge le persone a farlo premere il grilletto sul software di gestione del progetto — è questo: cosa può fare per la mia squadra?

Come vincono i team con il software di gestione dei progetti

In diversi modi, il software di gestione dei progetti semplifica la vita dei team. Ecco cosa aspettarsi:

1. Più tempo

Il tempo è la risorsa più preziosa di ogni team di progetto. Meno tempo devi dedicare a un progetto, prima puoi avviarne un altro.

Il software di gestione dei progetti aiuta il tuo team a essere più efficiente. Il software può completare piccole attività, come ricordare ad altri le scadenze, che altrimenti dovresti eseguire manualmente. Integrazioni consentono di accedere a tutti gli strumenti necessari da una posizione centrale, invece di dover saltare tra le finestre del browser per accedervi separatamente.

2. Meno stress

Quando lavori di più in meno tempo, tu e i tuoi compagni di squadra potete dedicare più tempo a voi stessi. Pause frequenti hanno dimostrato di ridurre lo stress, aumentare la creatività, migliorare il benessere e rafforzare i legami di squadra. Considera una passeggiata a metà giornata o anche un pomeriggio libero per premiare il tuo team per un progetto ben fatto.

3. Approfondimenti per il miglioramento

I team di progetto sono sempre alla ricerca di modi per migliorare. Che si tratti di individuare aree del progetto in cui i progressi sono lenti, il che potrebbe indicare una base di codice difettosa, o membri del team in difficoltà, il software di gestione del progetto rende tutto più semplice.

Cruscotti personalizzabili ti consentono di monitorare le metriche che ti interessano di più da una singola pagina. Un collaboratore che impiega più tempo del previsto per le attività potrebbe aver bisogno di ulteriore supporto. Le ore fatturabili che superano il budget potrebbero indicare uno sfasamento dell'ambito.

4. Comunicazione più forte

I problemi di comunicazione sono costosi per l'azienda, ma possono anche rendere infelice il team. Quando l'input di tutti viene registrato in un unico punto in modo che l'intera squadra possa vederlo, i problemi di comunicazione si verificano molto meno frequentemente.

Tuttavia, il software di project management di oggi non mantiene solo un feed di commenti sul progetto: per domande veloci e conversazioni più lunghe, può:

  • Archivia i file e condividili facilmente con altri

  • Integrazione con i servizi di messaggistica istantanea

  • Facilita la chat video quando una conversazione di testo non la interrompe

Il software di gestione dei progetti riconosce che non a tutti piace comunicare allo stesso modo. Alcuni preferiscono la messaggistica diretta; altri preferiscono partecipare a una chiamata per porre domande e ricevere feedback. I moderni strumenti di gestione dei progetti offrono ai membri del team una scelta.

5. Migliore organizzazione

Hai mai perso il brief di un progetto in una montagna di foglietti adesivi e carta straccia? Il software di gestione dei progetti può eliminare il disordine e archiviarlo in un'unica posizione ricercabile. Le integrazioni con GSuite e altri servizi consentono di accedere anche a documenti archiviati altrove.

I team di progetto possono collegare tali documenti con attività specifiche utilizzando schede di flusso di lavoro. Le schede del flusso di lavoro ti consentono di definire i passaggi di un progetto in dettaglio. Molti team li usano come elenchi di cose da fare, con schede per organizzare le attività in base al loro livello di avanzamento. Questa funzione consente ai manager di vedere e tenere traccia dei progressi di tutti i loro progetti in un unico posto.

6. Chiarimento del ruolo

Niente promuove il burnout come l'incertezza sul lavoro. Chi è responsabile di quali parti del progetto? Il designer dovrebbe inventare i flussi di utenti dell'app, ad esempio, o è il lavoro dello specialista UX?

Nel software di gestione dei progetti, ogni attività può essere assegnata a una persona specifica. Tutti possono vedere quei compiti, quindi non c'è mai una domanda su chi sta facendo cosa e la collaborazione è un gioco da ragazzi. Ciò rende anche più facile per i manager ritenere responsabili i membri del team e riconoscere il lavoro al di sopra e al di là.

7. Reporting semplice

Ah, la riunione trimestrale: quando il team di progetto è pronto a riferire i suoi risultati ai leader dell'azienda e stakeholder del progetto. Senza un software di gestione dei progetti, ciò significa elaborare manualmente i numeri, mettere insieme una presentazione e indovinare cosa vogliono vedere i leader.

Quando il CEO può semplicemente entrare nella piattaforma di gestione del progetto, il reporting è semplice. Oltre a una visione di alto livello dell'avanzamento del progetto, il software di gestione del progetto può mostrare quante ore il team ha investito, dove è stato speso quel tempo e quali aree di lavoro rimangono.

Alla fine della giornata, sono le persone che fanno incontrare i progetti. Gli strumenti giusti aumentano la loro efficienza, migliorano la qualità del lavoro e riducono i livelli di stress. Non c'è da stupirsi che il software di gestione dei progetti sia così popolare.